easyJOB vs. Die Agenturverwaltung: Für welche Agenturgröße lohnt sich was?

Klares Fazit vorab: Welche Software für welche Agenturgröße?

Wenn du eine Agentur mit 5 bis 25 Mitarbeitern führst und endlich Angebote, Projekte, Zeiten und Rechnungen in einem System bündeln willst, ist Die Agenturverwaltung die passende Wahl. Du startest in wenigen Tagen, zahlst nur für die Module, die du brauchst, und hast sofort Transparenz über Margen und Auslastung. Die Agenturverwaltung ist eine moderne All-in-One-Agentursoftware, die genau für diese Agenturgröße gebaut wurde.

easyJOB wird dann relevant, wenn dein Team deutlich über 30 bis 40 Personen hinauswächst und du komplexe Anforderungen wie Media-Disposition, Lagerverwaltung oder Multi-Mandanten-Strukturen abbilden musst. easyJOB bietet über 35 Jahre Erfahrung in Agentursoftware und über 20.000 Anwender. Diese Funktionstiefe hat allerdings ihren Preis: hohe Einstiegskosten, eine steile Lernkurve und eine Implementierung, die mehrere Wochen bis Monate dauern kann.

Dieser Artikel zeigt dir im Detail, wie sich beide Lösungen nach Agenturgröße, Setup-Aufwand, Kosten und Funktionsfokus unterscheiden. Am Ende weißt du, welche Software zu deiner 10-köpfigen Digitalagentur passt und ab wann sich das Investment in ein vollwertiges ERP-System wie easyJOB tatsächlich rechnet.

Kurzfassung: Für Agenturen mit ca. 5 bis 25 Mitarbeitenden ist Die Agenturverwaltung das wirtschaftlichere und schnelle einsetzbare All-in-One-Lösung. Sie deckt das komplette Projektgeschäft ab, ohne den Overhead eines Enterprise-ERP. easyJOB lohnt sich erst ab ca. 30 bis 40+ Mitarbeitenden mit spezialisierten Prozessen, bei denen die hohe Funktionsdichte den langen Einführungsaufwand rechtfertigt.

Was ist Die Agenturverwaltung? Kurzprofil für Agenturen mit 5–25 Mitarbeitenden

Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native All-in-One-Agentursoftware aus dem DACH-Raum, die sich primär an kleine bis mittelgroße Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitern richtet. Das System vereint alles, was Agenturen im Alltag brauchen, in einer einzigen Plattform:

• Angebot & Kostenvoranschlag: Schnelle Kalkulation im Corporate Design mit Produktkatalog, flexiblen Positionen und KI-gestützten Textvorschlägen.
• Projektmanagement & Ressourcenplanung: Kapazitätsplanung mit Wochen- und Monatsübersicht, Aufgabenboards und Überlastungswarnungen.
• Projektkosten, Controlling & Auswertung: Soll-Ist-Vergleiche, Budgetalarme und KPIs auf Dashboard-Ebene.
• Abrechnung & Finanzen: Rechnungen aus erfassten Leistungen, E-Rechnung, DATEV-Export, Mahnwesen.
• Personalverwaltung & HR: Abwesenheitskalender, Urlaubskonten, Home-Office-Übersicht, Vertretungsanträge.
• Automation & Integration: Schnittstellen zu DATEV, Personio, Kalender, E-Mail Integration und KI-gestützte Belegverarbeitung.

Das Preismodell folgt dem sogenannten Cherry-Picker-Prinzip: Du wählst nur die Module, die du tatsächlich brauchst. Los geht es ab 15 Euro pro Nutzer und Monat im Basic-Tarif, und du kannst Module jederzeit ergänzen. Keine Kündigungsfristen, keine versteckten Kosten. Die Agenturverwaltung hat niedrigere Einstiegskosten im Vergleich zu easyJOB und ist DSGVO-konform in der EU gehostet.

Die Agenturverwaltung ist ideal für Teams, die aus Excel oder Einzeltools herauswachsen. Typisches Szenario: Du jonglierst heute zwischen Trello für Aufgaben, einer Excel-Tabelle für Zeiterfassung und lexoffice für Rechnungen. Die Agenturverwaltung ersetzt diese Insellösungen durch einen durchgängigen Workflow, von der Kalkulation bis zum DATEV-Export.

Was ist easyJOB? Einordnung als Agentur-ERP

Die Agentursoftware easyJOB ist ein etablierter Veteran auf dem Markt. easyJOB ist seit über 35 Jahren am Markt und wird oft als leistungsstarkes ERP-System für Agenturen bezeichnet. Über 20.000 Anwender nutzen easyJOB erfolgreich, vor allem in größeren Strukturen in Deutschland.

Die zentralen Module umfassen:

• Umfassendes Projektcontrolling und Jobverwaltung mit dem sogenannten Jobblatt als Kontrollcenter für Kalkulation, Kosten und Erträge.
• Media-Funktionen (easyJOB media.pro): Medienkalender, Tarifdatenbanken und komplexe Mediabuchungen.
• Material- und Lagerverwaltung, Multi-Mandanten-Fähigkeit.
• CRM, Reporting, Schnittstellen zu Buchhaltungstools, REST API, OCR-Import für Eingangsrechnungen.

easyJOB bietet eine zentrale Steuerung von Zeiterfassung, Projektmanagement und Abrechnung. Die Zielgruppe reicht von mittleren Agenturen bis hin zu Unternehmen mit mehreren hundert Personen, häufig Network- und Media-Agenturen. Besonders relevant wird die Software ab ca. 30 Mitarbeitern aufwärts, wenn eigene Operations- oder IT-Verantwortung vorhanden ist. Der Charakter ist eher der eines Legacy-ERP mit sehr hoher Funktionsdichte und entsprechendem Setup-Aufwand.

easyJOB vs. Die Agenturverwaltung: Vergleich nach Agenturgröße im Überblick

Die folgende Tabelle liefert dir den Schnellüberblick zu Zielgruppe, Kostenlogik, Einführungsdauer und Technologie beider Lösungen.

Für Teams mit 5 bis 25 Mitarbeitern gewinnt Die Agenturverwaltung durch den schnellen Einstieg und niedrigere Komplexität. Für stark wachsende oder sehr komplexe Strukturen ab 40+ Personen mit spezialisierten Anforderungen kann easyJOB die passendere Wahl sein.

Entscheidungsfaktor 1: Agenturgröße, Komplexität und interne Strukturen

Die Teamgröße und der Organisationsgrad deiner Agentur bestimmen, welches System den größten Hebel bringt. Beide Systeme decken den kaufmännischen Agentur-Workflow ab, unterscheiden sich jedoch stark in Komplexität.

5–10 Personen: Der Inhaber macht oft alles gleichzeitig: Akquise, Projektsteuerung, Abrechnung. Es gibt kein eigenes IT-Team und keine dedizierten Operations-Prozesse. Der dringendste Bedarf: raus aus Excel, schnelle Angebote schreiben, Zeiten erfassen, Rechnungen stellen. Für kleine Agenturen empfiehlt sich Die Agenturverwaltung. In dieser Größe wäre easyJOB schlicht überdimensioniert: hohe Anfangsinvestitionen, viele ungenutzte Funktionen und eine steile Lernkurve für kleinere Teams. Ein 8-Personen-Designstudio braucht keine Lagerverwaltung und keine Media-Tarifdatenbank.

10–25 Personen: Hier gibt es erste Projektleitungen, vielleicht eine Operations-Rolle. Ressourcenplanung wird wichtig, Margenmonitoring ebenso. Die E-Rechnungspflicht muss im Griff sein, Retainer und Teilabrechnungen laufen parallel. Die Agenturverwaltung befindet sich exakt in diesem Sweet Spot: Module sind skalierbar nutzbar, Premium-Funktionen bei Bedarf zuschaltbar. easyJOB beginnt hier zwar Vorteile zu zeigen, wenn spezialisierte Funktionen wie komplexe Reports oder Media benötigt werden. Aber der Einführungsaufwand und die Lizenzkosten sind für diese Anzahl an Mitarbeitern oft unverhältnismäßig.

30–100+ Personen: Mehrere Abteilungen (Kreation, Media, Strategie, Event), eigene Projektmanager, komplexe Freigabeketten, ggf. mehrere Standorte. easyJOB ermöglicht individuelle Anpassungen durch modulare Zusatzmodule und zeigt hier seine Stärken: Media-Pro, Lagerverwaltung, Multi-Mandanten, tiefes Controlling. Ein 120-köpfiges Media-Haus mit drei Standorten braucht diese Funktionstiefe. Die Agenturverwaltung kann hier an natürliche Grenzen stoßen, vor allem bei Spezialanforderungen wie Media-Tarifdaten oder Multi-Mandanten.

Gewinner bis ca. 25 Mitarbeitende: Die Agenturverwaltung - speziell für diese Größe entwickelt, kein dediziertes IT-Team nötig, einfache Rechtekonzepte, kurze Wege.

Gewinner ab ca. 40+ Mitarbeitende mit komplexen Zusatzanforderungen: easyJOB - kann die passendere Wahl sein, wenn Media, Lager oder Multi-Mandanten eine Rolle spielen. easyJOB eignet sich besser für komplexe kaufmännische Prozesse.

Entscheidungsfaktor 2: Implementierungsaufwand und Time-to-Value

Für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitern ist die Einführungsdauer oft der entscheidende Faktor. Es gibt kein eigenes Projektteam, das sich drei Monate lang nur um die Software-Einführung kümmern kann.

Die Agenturverwaltung: Die Agenturverwaltung ermöglicht Onboarding in 3 bis 5 Tagen. Die typische Einführung läuft über ein persönliches Onboarding-Gespräch, Datenimport (Kunden, Projekte, Stammdaten), CI-Anpassung und erste Angebote sowie Rechnungen. Vorkonfigurierte Agentur-Templates machen den Start einfach, keine eigene Server-Infrastruktur nötig, alles läuft im Browser. Die einmalige Onboarding-Pauschale liegt bei ca. 1.000 Euro. Konkret bedeutet das: Du kannst noch im selben Quartal Margen-Transparenz und saubere Fakturierung erreichen.

easyJOB: Die Implementierung von easyJOB kann bei komplexen Anforderungen sogar mehrere Monate dauern. Der typische Fahrplan umfasst: Prozessanalyse, Customizing, Testphase, Schulungen, Go-Live. Prozesse müssen sehr detailliert definiert sein, bevor das System produktiv wird. Ein 20-Personen-Team benötigt Wochen für die Schulung bei easyJOB. Die Abhängigkeit von externem Consulting und internen Key-Usern ist relativ hoch. Implementierungskosten für easyJOB liegen zwischen 15.000 und 100.000 Euro.

Was bedeutet das konkret? Stell dir eine 12-Personen-Agentur vor, die auf easyJOB umstellt: Der Projektmanager ist wochenlang mit der Implementierung gebunden, es gibt keine einheitliche Zeiterfassung in der Zwischenzeit, und das Team arbeitet parallel noch mit dem alten System. Bei Die Agenturverwaltung wäre dieses Team nach einer Woche produktiv.

Gewinner: Die Agenturverwaltung - für Agenturen ohne eigene IT und ohne Lust auf monatelange ERP-Einführung ist der Start in Tagen statt Monaten ein klarer Vorteil. easyJOB kann für sehr große Organisationen akzeptabel sein, die ohnehin strukturierte IT-Projekte gewöhnt sind.

Entscheidungsfaktor 3: Kostenmodell und Wirtschaftlichkeit nach Agenturgröße

Die Kosteneffekte unterscheiden sich je nach Teamgröße dramatisch. Bei 10 Personen trifft eine hohe Einmalinvestition auf ein kleines Budget. Bei 50 Personen verteilen sich dieselben Kosten auf deutlich mehr Schultern.

Die Agenturverwaltung: Das Cherry-Picker-Modell erlaubt dir, Module wie Projektmanagement, Stundenerfassung, Abrechnung oder HR einzeln zu buchen. Die Preise sind transparent und monatlich kalkulierbar:

• Basic: 15 €/User/Monat
• Cherry-Picker +3 Module: 25 €/User/Monat
• Cherry-Picker +6 Module: 35 €/User/Monat
• Premium: 45 €/User/Monat

Beispiel: Eine 12-Personen-Agentur, die mit Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Finanzen startet, zahlt im Cherry-Picker-Tarif ca. 300 Euro pro Monat plus eine einmalige Onboarding-Pauschale von ca. 1.000 Euro. Die monatliche Kostenstruktur bleibt vorhersehbar, wächst nur mit dem Team und den gebuchten Modulen. Keine Überraschungen, kein Geld für ungenutzte Funktionen.

easyJOB: Das Lizenzmodell basiert auf Editionen (z. B. „core" vs. „professional") mit individuellen Preisen. easyJOB kostet zwischen 20.000 und 40.000 Euro für 20 Personen. Implementierungskosten kommen noch hinzu: zwischen 15.000 und 100.000 Euro je nach Umfang. Die Lizenzkosten von easyJOB sind oft höher als bei einfachen Tools. Dazu kommen laufende Wartungs- und Beratungskosten, die bei kleineren Budgets deutlich ins Gewicht fallen.

Bewertung nach Agenturgröße:

• 5–10 Mitarbeitende: Ein Beratungsprojekt von mehreren zehntausend Euro für die Einführung ist schlicht nicht wirtschaftlich. Die Agenturverwaltung bietet hier den besten Return.
• 20–25 Mitarbeitende: Die modulare Abrechnung von Die Agenturverwaltung hilft, Cashflow-resistent zu bleiben. Du skalierst Module nach Bedarf, ohne große Vorabinvestitionen.
• 40+ Mitarbeitende: Hier verteilen sich die höheren Einmalkosten von easyJOB auf mehr Nutzer. Wenn die Funktionstiefe tatsächlich gebraucht wird, kann sich das Investment rechnen.

Gewinner bis ca. 25 Mitarbeitende: Die Agenturverwaltung - wirtschaftlichere Variante mit weniger finanziellem Risiko. Ab ca. 40+ Mitarbeitenden mit komplexem Funktionsbedarf kann das Kostenmodell von easyJOB sich trotz höherem Einmalaufwand rechnen.

Entscheidungsfaktor 4: Funktionsfokus und Alltags-Praxis in der Agentur

Nicht die pure Feature-Anzahl entscheidet, sondern ob die Funktionen zu den typischen Workflows deiner Agentur passen. Im Agenturalltag zählt, was täglich genutzt wird.

Die Agenturverwaltung als fokussierte Komplettlösung für den Agenturalltag:

Die gesamte Praxisstrecke läuft in einem System ab: Du erstellst eine Pitch-Kalkulation mit dem Angebotsmodul im Corporate Design, inklusive KI-Textvorschlägen für Positionstexte. Wird das Angebot angenommen, entsteht daraus direkt das Projekt mit Aufgaben, Ressourcen und Kapazitätsplanung. Dein Team erfasst Zeiten, die in Echtzeit gegen die Kalkulation laufen. Budgetalarme warnen dich, bevor die Marge kippt. Aus den erfassten Leistungen generierst du Rechnungen, inklusive E-Rechnung und DATEV-Export. Automationen wie Rechnungsvorschläge bei Retainern, Mahnwesen und KI-gestützte Belegverarbeitung sparen kleinen Teams erheblich Zeit.

HR- und Abwesenheitsmanagement ist direkt mit der Kapazitätsplanung verknüpft: Wenn jemand im Urlaub ist, sieht das sofort jeder in der Ressourcenplanung.

easyJOB: Funktionsvielfalt für hochkomplexe Setups:

easyJOB ermöglicht umfassendes Jobcontrolling von der Kalkulation bis zur Schlussrechnung. Die zusätzliche Tiefe ist in bestimmten Szenarien von Vorteil: Media-Buchungen mit Tarifdatenbanken (Wasmuth), Lagerverwaltung, komplexes Multi-Company-Reporting. easyJOB bietet hohe Skalierbarkeit und Anpassbarkeit durch modulare Zusatzmodule.

Das Problem für kleinere Kreativagenturen: Viele dieser Enterprise-Funktionen bleiben schlicht ungenutzt. Überladene Menüs, längere Einarbeitung und mehr Abstimmungsbedarf bei einfachen Abläufen wie „Angebot → Projekt → Rechnung" machen den Alltag für ein 15-köpfiges Team unnötig kompliziert.

Gewinner für den Agenturalltag bei 5–25 Personen: Die Agenturverwaltung - sie punktet durch fokussierte Funktionen für Angebote, Projekte, Zeiten, Abrechnung, Controlling, HR und CRM. easyJOB kann bei Sonderfällen mit sehr komplexen Prozesslandschaften seine Stärken ausspielen.

Entscheidungsfaktor 5: Bedienbarkeit, Change-Aufwand und Team-Akzeptanz

Bei schlanken Teams entscheidet die Usability oft über Erfolg oder Scheitern der Software-Einführung. Wenn das Tool nicht akzeptiert wird, leidet die Datenqualität und damit das gesamte Controlling.

Die Agenturverwaltung: Die Oberfläche ist modern, minimalistisch und browserbasiert. Klare Dashboards, schnelle Zeiterfassung, einfache Projektanlage. Der typische Schulungsaufwand: wenige Stunden Onboarding, dann selbstständiges Arbeiten. Perfekt für Geschäftsführer und Projektleiter, die „nebenbei" arbeiten müssen und keine Zeit für mehrtägige Trainings haben. Die Agenturverwaltung bietet schnellen Einstieg und niedrigere Komplexität.

easyJOB: Die Benutzerfreundlichkeit von easyJOB wird mit 6,0 bewertet. Zum Vergleich: awork hat eine Bedienbarkeit von 8,0 und ist sehr zugänglich, MOCO erreicht eine Benutzerfreundlichkeit von 9,5 bei der DACH-Tauglichkeit. Die Oberfläche von easyJOB ist stark parametrisierbar, aber dafür komplex: viele Menüs, lange Einarbeitung. Key-User müssen Schulungen besuchen und intern als Multiplikatoren fungieren. Das Risiko: Teile des Teams nutzen das System nur widerwillig oder gar nicht, besonders bei der täglichen Zeiterfassung.

Mach es dir konkret: Wenn 15 Personen täglich 5 Minuten länger brauchen, weil das System umständlich zu bedienen ist, sind das pro Woche über 6 Stunden verlorene Produktivzeit. Intuitive Bedienung hat direkte Auswirkung auf die Datenqualität und damit auf die Verlässlichkeit deines Controllings und deiner Auswertungen.

Gewinner: Die Agenturverwaltung - für Teams ohne Lust auf komplexe ERP-Oberflächen und ohne IT-Know-how gewinnt sie klar bei der Usability. easyJOB kann für Teams mit hohem Schulungs- und IT-Budget geeignet sein, die komplexe Arbeitsweisen gewohnt sind.

easyJOB vs. Die Agenturverwaltung: Welche Lösung passt zu deiner Agenturgröße?

Alle Entscheidungsfaktoren zusammengefasst als konkrete Handlungsempfehlung:

Wähle Die Agenturverwaltung, wenn:

• Deine Agentur zwischen 5 und 25 Mitarbeitenden hat.
• Du heute mit Excel, einzelnen PM-Tools und externer Buchhaltung kämpfst.
• Du in Tagen statt in Monaten starten willst, inklusive E-Rechnung und DATEV-Export.
• Du maximale Transparenz über Projektmargen, Auslastung und offene Posten brauchst.
• Du ein planbares Kostenmodell ohne hohe Anfangsinvestition suchst.

Wähle easyJOB, wenn:

• Dein Team schon deutlich über 30 bis 40 Personen liegt und weiter stark wachsen soll.
• Du komplexe Anforderungen wie Media-Dispo, Lagerlogistik oder Multi-Mandanten steuern musst.
• Du bereit bist, Zeit und Budget in ein vollwertiges ERP-Projekt mit externer Beratung zu investieren.
• Du eigene IT-Ressourcen hast, die Implementierung und laufende Wartung übernehmen.

Für den klassischen Fall „5 bis 25 Personen, Kreativ- oder Digitalagentur im DACH-Raum" ist Die Agenturverwaltung die klare Standardempfehlung. Die Agenturverwaltung lässt sich gut skalieren, wenn das Wachstum ansteht, und die modulare Struktur wächst mit deinem Firmen und Anforderungen mit.

Wie Die Agenturverwaltung konkret hilft, ab 5 Mitarbeitenden aufzuräumen

Vom Vergleich zur konkreten Lösung. So sieht der Wechsel in der Praxis aus:

5–8 Personen: Du kommst von Excel und Trello. Der Fokus beim Start liegt auf Angeboten, Zeiterfassung und Rechnungen. Innerhalb einer Woche hast du deine ersten Angebote im Corporate Design verschickt, dein Team erfasst Zeiten, und du siehst zum ersten Mal auf einen Blick, welche Projekte profitabel sind.

15–20 Personen: Du ergänzt HR-Module, Ressourcenplanung und erweiterte Auswertungen. Kapazitätsüberlastungen werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden. Retainer-Rechnungen laufen automatisiert.

Konkrete Verbesserungen im Alltag:

• Schnellere Angebotskalkulation mit Produktkatalog und KI-Textvorschlägen statt manuellem Tippen.
• Projektmanagement mit Kapazitätsübersicht je Woche, damit Überlastung und Leerlauf sofort sichtbar werden.
• Zeiterfassung, die vom Team akzeptiert wird, weil sie einfach ist, plus direkter Vergleich zur Kalkulation in Echtzeit.
• Automatisierte Rechnungsprozesse, Mahnwesen und DATEV-Export stabilisieren deinen Cashflow.
• Budgetalarme warnen Projektleitungen rechtzeitig, damit zur Neige gehende Budgets nicht zur bösen Überraschung werden.

Nächster Schritt: Die Agenturverwaltung in einer Demo für deine Agenturgröße prüfen

Du führst eine Agentur mit 5 bis 25 Mitarbeitenden und willst endlich Angebote, Projekte, Zeiten und Abrechnung in einem System haben? In einer 30 bis 45-minütigen Demo zeigen wir dir konkret, wie Die Agenturverwaltung für deine Agenturgröße funktioniert: von der Kalkulation über die Ressourcenplanung bis zum DATEV-Export.

Starte mit einem kostenlosen Testzugang und individuellem Onboarding. Buche direkt deinen Termin und überzeuge dich selbst, warum Die Agenturverwaltung die Alternative zu überladenen ERP-Systemen ist, die kleine und mittlere Agenturen tatsächlich im Alltag weiterbringt.

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