Qualiant vs. Die Agenturverwaltung: Welches Tool passt zu welcher Agenturgröße?

Klares Fazit vorab: Qualiant oder Die Agenturverwaltung – was passt zu deiner Agenturgröße?

Du stehst vor der Wahl zwischen Qualiant (LEADING Job) und Die Agenturverwaltung und fragst dich, welche Agentursoftware zu deiner Teamgröße im DACH-Raum passt. Die Antwort hängt weniger von Funktionslisten ab als von deiner Agenturgröße, deiner internen Struktur und dem Budget, das du für Software ausgeben willst.

Die kurze Antwort: Für inhabergeführte Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden ist Die Agenturverwaltung in rund 90 % der Fälle die passendere Lösung, wobei die beste Lösung immer auch von Agenturgröße und Anforderungen abhängt. Sie ist eine cloud-native All-in-One-Agentursoftware, die Angebote, Projektmanagement, Zeiterfassung, Projektcontrolling, E-Rechnung und HR in einem System vereint, ohne Enterprise-Ballast. Qualiant (LEADING Job) ist ein Enterprise-Agentur-ERP für Netzwerkagenturen wie WPP, Omnicom oder TBWA mit 80 und mehr Personen, mehreren Standorten und konzernweiten Compliance-Anforderungen. Für eine 15-köpfige Digitalagentur in Deutschland oder Österreich löst Qualiant ein Problem, das diese Agentur gar nicht hat.

Dieser Artikel dröselt den Vergleich nach Agenturgröße, Komplexität, Einführungsaufwand, Kosten und Alltagstauglichkeit im Detail auf, damit du eine fundierte Wahl triffst.

Was ist Die Agenturverwaltung? Kurzprofil für Agenturen mit 5–25 Mitarbeitenden

Die Agenturverwaltung ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung aus dem DACH-Raum, DSGVO-konform und in der EU gehostet. Sie wurde speziell für kreative Dienstleister entwickelt: Werbeagenturen, Digitalagenturen, Designstudios, PR- und Kommunikationsagenturen sowie Beratungsboutiquen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden, und eignet sich damit für unterschiedliche kreative Branchen.

Die Plattform deckt die komplette Agenturstrecke ab: Angebot und Kostenvoranschlag, Projektmanagement und Ressourcenplanung, minutengenaue Zeiterfassung, Projektcontrolling mit Soll-Ist-Vergleichen in Echtzeit, Abrechnung inklusive E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung), HR-Funktionalitäten und Automation mit DATEV-Export. Alles in einem System, ohne separate Tools für Finanzen, Zeiterfassung und Projektmanagement, sodass Teams Projekte, Auslastung und Kennzahlen besser im Blick behalten.

Das Cherry-Picker-Preismodell funktioniert modular: Die Agenturverwaltung kostet ab 15 Euro pro Nutzer und Monat. Eine 12-Personen-Agentur zahlt mit Kernmodulen ca. 300 Euro pro Monat. Die einmalige Onboarding-Pauschale beträgt ca. 1.000 Euro. Keine Kündigungsfristen und versteckten Kosten.

Ein konkretes Szenario: Eine Digitalagentur mit 8 Personen ersetzt Excel-Listen, dezentrale Zeiterfassung und ein separates Rechnungstool durch Die Agenturverwaltung. Das Onboarding dauert 3 bis 5 Tage. Nach der ersten Woche laufen Kundenlisten, laufende Projekte und erste Soll-Ist-Auswertungen im System. Am Monatsende entstehen Rechnungen und E-Rechnungen direkt aus den erfassten Zeiten, ohne Copy-Paste aus Tabellen. Die Agenturverwaltung hat eine flache Lernkurve und erfordert nur wenige Stunden Schulung, weil die Benutzeroberfläche eine intuitive Nutzung fördert.

Was ist Qualiant / LEADING Job? Einordnung als Enterprise-Agentur-ERP

LEADING Job von Qualiant ist ein Agentur-ERP mit über 30 Jahren Entwicklungsgeschichte, stark vertreten in Österreich und bei internationalen Agenturnetworks. Die Software richtet sich an Unternehmen mit hohen Anforderungen an Audit-Trails, mehrstufige Freigabeketten und globales Reporting.

Typische Kunden: große Netzwerkagenturen aus WPP-, Omnicom-, TBWA- oder Publicis-Gruppen, Media- und Full-Service-Agenturen in der Kreativ- und Media-Industrie mit mehreren Standorten, hunderten Nutzern und strikten Compliance-Vorgaben. Qualiant betont den Einsatz in rund 15 Ländern und langjährige Kundenbindungen.

Die Stärken von LEADING Job liegen in genau diesen Enterprise-Szenarien: extrem granulare Rechte- und Freigabestrukturen, Multi-Mandantenfähigkeit, komplexes Reporting bis auf Sub-Abteilungsebene und Media-Funktionen (LEADING Media, Mediabase) für den Mediaeinkauf mit Tarifdatenbanken. On-Premise-Optionen und dedizierte Server-Setups sind möglich.

Für eine inhabergeführte Agentur mit 10 bis 20 Personen ist dieses Setup überdimensioniert. Die Oberfläche bietet viele Menüs, Formularfelder und Konfigurationsoptionen, die für kleine Teams mehr Ballast als Nutzen bringen. Die Einführung erfordert Workshops, Pflichtenheft, Customizing und Schulungsrunden und bedeutet entsprechend hohen Setup-Aufwand. Dieser Aufwand ist für Netzwerkagenturen mit eigenen IT-Abteilungen sinnvoll; für eine 12-köpfige Kreativagentur ohne ERP-Projektleiter ist er kaum zu stemmen.

Qualiant vs. Die Agenturverwaltung: Vergleich nach Agenturgröße im Überblick

Die Agenturgröße ist einer der entscheidenden Faktoren bei der Toolwahl. Der folgende Vergleich ordnet beide Lösungen nach Teamgröße, Implementierung, Kosten und Technologie ein.

Vergleichstabelle: Für welche Teamgröße eignet sich welches Tool?

Die Agenturverwaltung ist klar für KMU-Agenturen im DACH-Raum optimiert. Qualiant spielt seine Stärken erst bei Konzernnähe und Netzwerken mit dreistelligen Nutzerzahlen aus. Auch der durchschnittliche Investitionsrahmen unterscheidet sich damit deutlich. Für eine typische Agentur mit 10 bis 25 Personen in Deutschland oder Österreich liefert Die Agenturverwaltung den besseren Wert pro investiertem Euro.

Entscheidender Faktor 1: Agenturgröße, Struktur und Komplexität

Die interne Struktur deiner Agentur bestimmt, welche Software tatsächlich zu deiner Arbeitsweise passt. Eine Funktionsliste sagt wenig darüber, ob ein Tool im Agenturalltag funktioniert oder den Tag verlangsamt.

Bei 5 bis 10 Mitarbeitenden macht die Gründerin oder der Gründer Vertrieb, Controlling und Projektleitung gleichzeitig. Eine dedizierte Controlling-Rolle existiert nicht. Die operative Last ist hoch, die Zeit für Verwaltung knapp. In diesem Setup braucht es Software, die Angebote, Zeiterfassung, Projektabrechnung und Rechnungen in wenigen Klicks abbildet.

Zwischen 10 und 25 Mitarbeitenden entstehen erste spezialisierte Rollen: Projektleitung, Account Management, Kreation, Entwicklung. Ressourcenplanung und Kapazitäts-Forecasts werden relevant. Das Team braucht eine Übersicht darüber, wer an welchen Projekten arbeitet und wo Engpässe drohen, damit Verantwortliche Auslastung und Prioritäten besser im Blick behalten. Die Agenturverwaltung zeigt genau das, skill-basiert und im 2-bis-6-Wochen-Horizont, ohne dass jemand dafür ein eigenes Reporting-System aufsetzen muss.

Ab 50 Mitarbeitenden und bei Netzwerkstrukturen sieht die Welt anders aus: unterschiedliche Business Units, zentrale Finance-Abteilung, interne Audits, komplexe Freigabeketten über mehrere Standorte. Qualiant kann in diesem Szenario seine Multi-Mandantenfähigkeit, das globale Reporting und die dezidierten Rollenstrukturen bis auf Sub-Abteilungsebene ausspielen.

Dieselbe Komplexität wird für eine 15-Personen-Agentur zum Overkill. Viele Felder, Masken und Freigabeschritte, die niemand braucht, verlangsamen den Alltag. Die Agenturverwaltung ist bewusst auf die Prozessrealität von 5 bis 25 Personen zugeschnitten: so viel Struktur wie nötig, so wenig Overhead wie möglich.

Gewinner: Die Agenturverwaltung für Agenturen im DACH-Mittelstand mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, weil das Ziel kleinerer Agenturen meist weniger Overhead und mehr operative Klarheit ist und das Produkt für diese Strukturgröße gebaut ist. Qualiant bleibt die Speziallösung für echte Enterprise- und Netzwerk-Szenarien mit hunderten Nutzern.

Entscheidender Faktor 2: Implementierungsaufwand und Time-to-Value

In einer Agentur mit 12 Personen gibt es kein internes ERP-Projektteam. Jede Stunde, die in eine Software-Einführung fließt, fehlt auf der Kundenseite. Billable Hours gehen verloren, Projekte verzögern sich.

Die Agenturverwaltung ermöglicht Onboarding in 3 bis 5 Tagen. Setup läuft über den Browser und ermöglicht damit einen schnellen Start: Module konfigurieren, Kunden- und Projektdaten per CSV importieren, Vorlagen anpassen. Ein Testzugang ist vorab verfügbar. Die vorkonfigurierten Best-Practice-Workflows, Standard-Pipelines für Projekte, Angebotsvorlagen, standardisierte E-Rechnungsausgabe, beschleunigen den Start. Die Agenturverwaltung hat eine moderne, intuitive Oberfläche und erfordert nur wenige Stunden Schulung.

Bei Qualiant sieht der Weg anders aus. Die Einführung folgt einem mehrstufigen Fahrplan: Präsentation, Prozessaufnahme, Pflichtenheft, Customizing, Testphasen, Schulungsrunden, Go-live in Phasen. Für PR-Agenturen beschreibt Qualiant selbst einen „5-Schritte-Fahrplan" mit einem Gesamtzeitraum von zwei Monaten oder mehr. Bei vollständiger Konfiguration mit Media, Multi-Mandanten und Standortintegration kann sich die Einführung über mehrere Monate erstrecken und bietet im Alltag nicht dieselbe unmittelbare Unterstützung ab dem Start.

Die versteckten Opportunitätskosten bei langen Einführungen: Projektleiter verbringen Stunden in Abstimmungsrunden statt in der Kundenarbeit. In der Übergangsphase laufen Daten doppelt. Große Netzwerke akzeptieren das, weil sie viele Spezialfälle abbilden müssen und dedizierte Ressourcen für den Wechsel bereitstellen können.

Gewinner: Die Agenturverwaltung für alle Teams ohne eigenes IT- oder ERP-Projektteam, weil Time-to-Value im Bereich Tage statt Monate liegt. Kleine Agenturen profitieren von der schnellen und unkomplizierten Implementierung. Qualiant punktet nur dort, wo langfristige ERP-Einführungen ohnehin eingeplant sind.

Entscheidender Faktor 3: Funktionsbreite vs. Alltagstauglichkeit im Projektgeschäft

Beide Lösungen bilden Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung ab. Der Unterschied liegt in der Bedienbarkeit und Praxisnähe für kleine und mittlere Teams.

Die Agenturverwaltung bündelt Angebote, Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einer Lösung. Ein Angebot wird direkt in ein Projekt überführt. Die Zeiterfassung läuft minutengenau per Browser-Timer. Erfasste Zeiten fließen automatisch in den Soll-Ist-Vergleich und von dort in die Rechnungsstellung. E-Rechnung, Mahnwesen und DATEV-Export laufen ohne Medienbruch. Echtzeit-Projektstatus-Updates helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Die Automatisierung von Rechnungen spart Zeit und reduziert Fehler.

Nimm ein konkretes Szenario: Ein spontanes Website-Projekt mit Fixpreis. In Die Agenturverwaltung erstellst du das Angebot, überführst es per Klick ins Projekt, das Team erfasst Zeiten, du siehst jederzeit, wo das Budget steht, und am Ende erstellst du die Rechnung direkt aus den gebuchten Leistungen. Drei bis vier Screens, kein Wechsel zwischen Tools.

Qualiant bietet eine hohe Funktionsbreite: Media-Planung mit Tarifdatenbanken, Compliance-Workflows, detaillierte Budgetspiegel, komplexe Hierarchien von Kostenstellen. Diese Breite ist für Mediaeinkäufer in Netzwerkagenturen gebaut. In kleineren Setups führt sie zu vielen ungenutzten Modulen, Feldern und Optionen. Viele Abläufe sind auf formale Audits und mehrstufige Freigaben optimiert, nicht auf schnelle, pragmatische Projektsteuerung in einem Team von 10 bis 20 Personen.

Ein Retainer-Kunde mit monatlichen Abrechnungen? Die Agenturverwaltung ermöglicht automatisierte Prozesse zur Rechnungsstellung: wiederkehrende Rechnungen anlegen, Zeiten buchen, am Monatsende abrechnen. In einem Enterprise-ERP brauchst du dafür oft mehrere Konfigurationsschritte, Freigabeebenen und Formularfelder.

Gewinner: Die Agenturverwaltung für den typischen Agenturalltag im Mittelstand, weil die Funktionen auf tägliche Kernprozesse fokussiert sind. Die Agenturverwaltung bietet Funktionen für Projektmanagement und Zeiterfassung, die genau auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Agenturen zugeschnitten sind. Qualiant gewinnt nur dort, wo hochkomplexe Zusatzmodule wie Media-Management zwingend gebraucht werden.

Entscheidender Faktor 4: Kostenmodell und Wirtschaftlichkeit nach Agenturgröße

Für inhabergeführte Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden ist die Planbarkeit der Kosten entscheidend. Jeder Euro, der in Software fließt, fehlt für Gehälter, Sales oder Wachstum.

Die Agenturverwaltung bietet eine transparente, nutzerbasierte Preisstruktur mit dem Cherry-Picker-Modell: Agenturen wählen exakt die Module, die sie brauchen. Start mit Angeboten, Projekten, Zeiterfassung und Abrechnung; später Ausbau um HR und Automatisierung. Die Agenturverwaltung kostet ab 15 Euro pro Nutzer und Monat. Eine 12-Personen-Agentur mit Kernmodulen zahlt ca. 300 Euro pro Monat. Dazu kommt die einmalige Onboarding-Pauschale von ca. 1.000 Euro. Die Agenturverwaltung hat keine Kündigungsfristen und versteckten Kosten. Die Agenturverwaltung bietet eine modulare Abrechnung nach Nutzung; du zahlst kein Geld für Funktionen, die du nicht einsetzt.

Beispielrechnung für ein ganzes Jahr: 10 Nutzer mit Basis plus 3 Modulen ergeben ca. 250 Euro pro Monat. Plus Onboarding: Jahreskosten liegen bei rund 4.000 bis 5.000 Euro.

Bei Qualiant veröffentlicht der Anbieter keine festen Standardpreise. Neben Lizenzen fallen häufig Implementierungs- und Beratungsbudgets im mittleren fünfstelligen Bereich und darüber an. Für einen Vergleich: easyJOB, ein anderer Anbieter in ähnlicher Größenordnung, kostet zwischen 20.000 und 40.000 Euro für 20 Personen, mit Implementierungskosten zwischen 15.000 und 100.000 Euro. Im Durchschnitt liegen vergleichbare Enterprise-Einführungen damit schnell deutlich über dem Budget kleinerer Agenturen. Qualiant-Projekte bewegen sich in ähnlichen oder höheren Regionen, besonders wenn Customizing, Schulungen und Integration externer Systeme hinzukommen. Diese Investitionen lohnen sich wirtschaftlich erst, wenn viele User und Abteilungen angebunden sind und der Nutzen skaliert.

Für eine 10- bis 20-Personen-Agentur steht diese Kostenstruktur selten in sinnvoller Relation zu Umsatz und Marge. Das Budget sollte in Wachstum, Personal und Kundenakquise fließen, nicht in ein Enterprise-ERP, das mehr leistet, als gebraucht wird; das Ziel ist hier wirtschaftliche Planbarkeit statt Systemüberbau.

Gewinner: Die Agenturverwaltung für alle Agenturen bis ca. 50 Mitarbeitende, da das Kosten-Nutzen-Verhältnis klar auf Seiten einer cloudbasierten, modularen Lösung liegt. Qualiant wird erst auf Enterprise-Ebene wirtschaftlich sinnvoll.

Entscheidender Faktor 5: Bedienbarkeit, Change-Aufwand und Team-Akzeptanz

Eine Lösung ohne Team-Akzeptanz ist wertlos. Die größte Herausforderung in vielen Agenturen: Mitarbeiter dazu zu bringen, Zeiten sauber zu erfassen und Projekte konsequent zu pflegen. Wenn das System zu komplex ist, umgehen sie es, und das Projektcontrolling liefert unbrauchbare Daten.

Die Agenturverwaltung hat eine moderne, intuitive Oberfläche, die bewusst reduziert gehalten ist. Kernprozesse wie Zeiten buchen, Angebote erstellen und Rechnungen ausstellen finden in wenigen Screens statt, nicht in verschachtelten Menüstrukturen. Die Agenturverwaltung erfordert nur wenige Stunden Schulung; auch Nicht-Techies sind nach einer kurzen Einführung arbeitsfähig. Die geringe Hürde verbessert auch die tägliche Unterstützung des Teams im Agenturalltag. Das verbessert die Datenqualität: Wenn das Team das System tatsächlich nutzt statt zu umgehen, stimmen die Reports und die Auswertung des Projektcontrollings.

Die Agenturverwaltung vereinfacht die Zusammenarbeit innerhalb von Teams. Aufgaben, Kommunikation rund um Projekte und Ressourcen-Übersicht, sodass Teams Aufgaben und Status besser im Blick behalten, laufen an einem Ort. Die Cloud-basierte Lösung fördert flexible Zusammenarbeit, egal ob das Team im Büro sitzt oder remote arbeitet.

Bei Qualiant führt die Funktionsfülle zu komplexeren Oberflächen mit vielen Menüs, Formularfeldern und Konfigurationsoptionen. Längere Schulungen und intensiveres Change-Management sind nötig, um Team-Akzeptanz zu erreichen, besonders bei kreativen Rollen, die wenig Geduld für komplizierte Software mitbringen. Zum Vergleich: Die Benutzerfreundlichkeit von easyJOB, einem ähnlich positionierten Legacy-System, wird mit 6,0 bewertet. easyJOB hat eine komplexe Menüführung und lange Einarbeitungszeit. Große Netzwerkagenturen kompensieren das mit eigenen Admins oder Key-Usern; eine Agentur mit 12 Personen kann sich diese Ressourcen nicht leisten.

Gewinner: Die Agenturverwaltung für kleine bis mittlere Teams, weil geringere Komplexität die Nutzung im Alltag fördert und die Datenqualität steigt. Qualiant eignet sich, wenn dedizierte interne Ressourcen für Admin und Schulung vorhanden sind.

Qualiant vs. Die Agenturverwaltung: Welche Lösung passt zu welcher Agenturgröße?

Es gibt keinen pauschalen Sieger, sondern klare Empfehlungen nach Größe und Struktur:

• Wähle Die Agenturverwaltung, wenn deine Agentur zwischen 5 und 25 Mitarbeitenden hat, du aus Excel, Trello und separater Buchhaltungssoftware herauswächst und du Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling und E-Rechnung endlich in einem System haben willst.
• Wähle Die Agenturverwaltung, wenn du in 2026 die E-Rechnungspflicht sauber und ohne zusätzliche Tools abbilden möchtest und dein Steuerberater mit DATEV arbeitet.
• Wähle Die Agenturverwaltung, wenn du innerhalb von Tagen statt Monaten mit einer neuen Lösung live gehen willst und keinen internen ERP-Projektleiter hast.
• Wähle Qualiant / LEADING Job, wenn du eine große Netzwerkagentur oder ein Konzern-Setup mit mehreren Standorten, hunderten Nutzern und strengen Audit- und Compliance-Anforderungen betreibst.
• Wähle Qualiant / LEADING Job, wenn dein Fokus auf hochkomplexen, konzernweiten Strukturen mit zahlreichen Freigabeebenen, Media-Prozessen und Multi-Mandanten-Reporting liegt.

Für 95 % der DACH-Agenturen im Bereich 5 bis 25 Personen ist Die Agenturverwaltung die pragmatischste All-in-One-Software. Sie eignet sich für Agenturen mit einem klaren Fokus auf Einfachheit und Integration. Qualiant bleibt eine spezialisierte Option für Konzerne und Netzwerke, deren Anforderungen erst bei dreistelligen Nutzerzahlen und konzernweiten Prozessen entstehen.

Wie Die Agenturverwaltung Agenturen ab 5 Mitarbeitenden konkret entlastet

Der typische Startpunkt: Ein Gründerteam mit 5 bis 8 Personen, der erste Hire in der Projektleitung, zunehmender Verwaltungsdruck. Excel-Listen für Budgets, ein separates Tool für Zeiterfassung, Rechnungen per E-Mail und Word-Vorlage. Die Agenturverwaltung wird speziell für kreative Dienstleister entwickelt und löst genau dieses Chaos – ob für Agenturen, Studios oder Beratungen.

5–8 Mitarbeitende: Start mit den Modulen Angebot und Kostenvoranschlag, Projekte und Zeiterfassung sowie Abrechnung und Finanzen. In der ersten Woche: Übernahme bestehender Kundenlisten, Anlage laufender Jobs, erste Soll-Ist-Auswertungen zu kritischen Projekten. Ergebnis: Ende des Monats entstehen Rechnungen und E-Rechnungen mit zwei Klicks aus den erfassten Zeiten, ohne Daten zwischen Tabellen zu kopieren. Kleine Agenturen benötigen oft eine Lösung ohne hohe Einstiegshürden; genau hier setzt Die Agenturverwaltung an.

10–15 Mitarbeitende: Erweiterung um Ressourcenplanung und HR-Module für Urlaub und Krankheit. Kapazitätsansichten machen Engpässe schon 2 bis 4 Wochen im Voraus sichtbar. Projektleiter können rechtzeitig umplanen, bevor ein Mitarbeiter überlastet ist. Die Verknüpfung von HR-Daten (Abwesenheiten, Verfügbarkeit) mit der Auslastungsplanung verhindert Überbuchungen einzelner Rollen. Cloud-basierte Lösungen fördern flexible Zusammenarbeit im Team, auch wenn Teile remote arbeiten.

20–25 Mitarbeitende: Ausbau der Automatisierung: wiederkehrende Retainer-Rechnungen, automatisierte Mahnläufe, standardisierte DATEV-Exporte. Die Agenturverwaltung verwendet KI-gestützte Funktionen für die Belegerfassung und ermöglicht eine integrierte Handhabung von Finanzen und Controlling. Projektkosten-Controlling auf Aufgabenebene hilft der Geschäftsführung, unprofitable Leistungen zu erkennen und Stundensätze oder Prozesse anzupassen. Management-Reports werden monatlich automatisiert erzeugt und ersetzen manuelles Excel-Reporting.

Die Agenturverwaltung skaliert, wie die Agentur wächst. Solange du kein globales Netzwerk mit Konzern-Compliance wirst, ist kein Toolwechsel nötig. Agentursoftware verbessert Ressourcenmanagement und Budgetkontrolle, ohne dass du dafür Experten oder eine eigene IT-Abteilung brauchst, und schafft zusätzlich mehr Sicherheit bei Daten und Prozessen.

Nächster Schritt: Die Agenturverwaltung in einer Demo für deine Agenturgröße testen

Du willst sehen, wie Die Agenturverwaltung in deiner Agentur mit 5 bis 25 Personen konkret funktioniert? Fordere eine 30- bis 45-minütige Live-Demo an, zugeschnitten auf deine Teamgröße und deine Prozesse.

Was in der Demo gezeigt wird:

• Durchgängiger Workflow von der ersten Kalkulation über Projektplanung, Zeiterfassung und Controlling bis zur E-Rechnung und DATEV-Export.
• Konkrete Szenarien aus deinem Alltag: z. B. Website-Relaunch, Always-on-Retainer, Kampagnenprojekt mit mehreren Gewerken.
• Einblick in das Cherry-Picker-Preismodell anhand deiner tatsächlichen Teamgröße und deiner Module.

Der Testzugang ist unverbindlich, das Onboarding strukturiert. Du kannst die Lösung risikofrei prüfen und in wenigen Tagen produktiv arbeiten.

Häufige Fragen zu Qualiant vs. Die Agenturverwaltung

Hier die häufigsten Entscheidungsfragen rund um Wechsel, Integration und E-Rechnung.

Wir nutzen bereits Buchhaltungssoftware wie lexoffice oder sevDesk – passt Die Agenturverwaltung trotzdem?

Ja. Die Agenturverwaltung deckt das Projektgeschäft und die kaufmännischen Agenturprozesse ab: Angebote, Zeiterfassung, Projektcontrolling, Rechnungsstellung. Über den DATEV-Export spielt sie sauber mit externer Finanzbuchhaltung zusammen. Ab 5 bis 8 Mitarbeitenden lohnt es sich, die Rechnungsstellung direkt in Die Agenturverwaltung zu verlagern, weil Projekt- und Finanzdaten dann in einem System laufen statt getrennt in verschiedenen Tools.

Können wir von Qualiant oder einer anderen Legacy-Agentursoftware auf Die Agenturverwaltung umsteigen?

Die Datenmigration läuft typischerweise so: Export von Stammdaten (Kunden, Projekte, Leistungen) aus dem Altsystem und Import in Die Agenturverwaltung. Historische Detaildaten müssen nicht zwingend komplett übertragen werden. Der Fokus liegt auf aktuellen und laufenden Projekten, das spart Zeit. Empfehlung: Neue Projekte direkt im neuen System starten, alte Projekte im bisherigen System sauber abschließen. Schritt für Schritt statt Big Bang.

Ab welcher Teamgröße lohnt sich Qualiant wirklich?

Die Investition in Qualiant zahlt sich im Regelfall erst ab hohen zweistelligen oder dreistelligen Userzahlen aus, insbesondere bei Netzwerk- und Konzernstrukturen mit mehreren Standorten und strikten Compliance-Anforderungen; das Ziel von Qualiant sind vor allem große, komplexe Organisationsstrukturen. Für Agenturen mit 5 bis 50 Personen ist die Projekt- und Budgetbelastung einer Enterprise-Einführung selten wirtschaftlich sinnvoll. easyJOB wird ab 30 bis 40 Mitarbeitenden relevant; Qualiant erst bei noch größeren Strukturen.

Was passiert mit unseren bestehenden Prozessen und Excel-Listen, wenn wir Die Agenturverwaltung einführen?

Kernprozesse wie Angebote, Zeiterfassung, Abrechnung und Controlling werden Schritt für Schritt in Die Agenturverwaltung überführt. Bisherige Excel-Auswertungen werden durch integrierte Berichte ersetzt: Soll-Ist-Übersichten, Stundensatz-Reports, Analyse der Projektprofitabilität. Einzelne sehr spezielle Excel-Reports können parallel weiterbestehen, solange sie gebraucht werden. Die Agenturverwaltung unterstützt agile Projekte und administrative Aufgaben gleichermaßen.

Wie unterstützt Die Agenturverwaltung uns konkret bei der E-Rechnungspflicht ab 2025/2026?

ZUGFeRD und XRechnung werden standardmäßig unterstützt, was durch die integrierte Abbildung auch mehr Sicherheit im Rechnungsprozess schafft. Rechnungen lassen sich direkt im passenden Format erzeugen. Das ist gerade für Agenturen relevant, die mit der öffentlichen Hand oder großen Konzernkunden arbeiten. Ein zusätzliches E-Rechnungs-Tool wird nicht benötigt; die Agenturverwaltung deckt den kompletten Rechnungsworkflow in einem System ab.