KingBill-Alternative mit Projektabrechnung und Zeiterfassung: Die Agenturverwaltung vs. klassische Rechnungsprogramme

KingBill erstellt Rechnungen, Angebote und Mahnungen zuverlässig. Sobald deine Agentur aber Projektphasen kalkulieren, Zeiten auf Aufgaben buchen und Margen pro Kampagne kontrollieren muss, fehlt KingBill das Fundament. Die Agenturverwaltung schließt genau diese Lücke: Angebot, Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung laufen in einem einzigen System.

Die kurze Antwort: Für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden im DACH-Raum, die Projekte, Retainer und Kampagnen abrechnen, ist Die Agenturverwaltung die passendere KingBill Alternative. Du bekommst minutengenaue Zeiterfassung, Soll-Ist-Budgetvergleiche in Echtzeit, E-Rechnung inklusive ZUGFeRD und XRechnung sowie DATEV-Export, ohne zwischen drei oder vier separaten Tools hin und her zu springen. Weniger Aufwand bei der Rechnungserstellung, bessere Margen und ein klarer Überblick über Auslastung und Projektrentabilität.

Was ist das Rechnungsprogramm KingBill im Agenturkontext?

KingBill ist ein klassisches Rechnungsprogramm, das für Handwerker, Selbstständige und kleine KMU entwickelt wurde. Es deckt Fakturierung solide ab: Angebote, Rechnungen, Teil- und Schlussrechnungen, Mahnwesen, offene Posten, GoBD-konforme Belege. E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung sind über ein Zusatzmodul verfügbar. Für Unternehmen, die primär Einzelaufträge abrechnen, funktioniert das gut.

Für Agenturen wird es eng, sobald Projekte mehrere Phasen, unterschiedliche Stundensätze je Rolle oder laufende Retainer-Budgets umfassen. KingBill arbeitet positionsbasiert ohne tiefes Projektmodell. Eine integrierte Projektplanung existiert nicht; die Zeiterfassung über das Zusatzmodul TIC erfasst Arbeitszeiten und Projektzeiten, liefert aber keinen Soll-Ist-Budgetvergleich auf Aufgabenebene. Kapazitätsplanung, Forecasting und Rentabilitätsanalyse pro Phase fehlen. Wer als Agentur Margen steuern will, muss diese Auswertungen extern in Excel nachbauen.

Was ist Die Agenturverwaltung?

Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native All-in-One-Software, die speziell für Agenturen, Studios und Beratungsunternehmen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden entwickelt wurde. Statt einzelne Buchhaltungsprogramme, Projektmanagement-Tools und Zeiterfassungs-Apps zu kombinieren, vereint die Lösung alle Vorgänge in einem System.

Die vier zentralen Stärken: Erstens ein Modul für Angebot und Kostenvoranschlag, das saubere Kalkulationen mit Positionsgruppen, Agentur- und Fremdleistungen sowie verschiedenen Honorararten (Stunden-, Tagessatz, Pauschale) ermöglicht und freigegebene Angebote direkt ins Projekt überführt. Zweitens Projektmanagement mit Kapazitätsplanung, Aufgaben, Deadlines, Kanban-Boards und Budgets. Drittens minutengenaue Zeiterfassung, direkt verknüpft mit Projekten, Stundensätzen und Abrechnung. Viertens Abrechnung und Finanzen inklusive E-Rechnung, OP-Verwaltung, Mahnwesen und DATEV-Export. Die Software ist DSGVO-konform in der EU gehostet und folgt dem modularen „Cherry Picker"-Preismodell: Agenturen zahlen nur für die Module, die sie tatsächlich nutzen.

KingBill vs. Die Agenturverwaltung: Überblick für Agenturen mit Projektabrechnung und Zeiterfassung

Die folgende Tabelle zeigt die konkreten Unterschiede für eine typische Agentur mit 8 bis 15 Nutzern. Die Preise und Funktionen beziehen sich auf den Stand 2026.

KingBill passt, solange Rechnungen das einzige Ziel sind. Sobald Projekte, Budgets und Zeiten zusammenspielen müssen, fehlt die durchgängige Grundlage.

Projektabrechnung und Abrechnung statt nur Rechnungsstellung

Für Agenturen ist Projektabrechnung kein Nice-to-have. Wer Retainer, Kampagnen oder laufende Budgets betreut, muss jederzeit wissen: Wie viel vom Budget ist verbraucht? Welche Leistungen sind abrechenbar, welche nicht? Ohne diese Transparenz entstehen unbezahlte Nacharbeiten und Margenverluste.

KingBill kann Rechnungen für Aufträge erstellen. Die Struktur bleibt dabei linear und positionsbasiert. Eine Trennung von Agentur- und Fremdleistungen innerhalb eines Projekts, Teilbudgets pro Phase oder ein Abrechnungsstatus auf Positionsebene sind nicht vorgesehen. Für einen einzelnen Handwerksauftrag reicht das; für eine Social-Media-Kampagne mit monatlicher Abrechnung aus erfassten Zeiten und Planstunden nicht.

Die Agenturverwaltung bildet genau diese Komplexität ab. Angebote werden in Leistungsblöcke mit Positionen und Honorararten (Stunden, Tage, Pauschale) gegliedert und nach Freigabe direkt ins Projekt überführt. Retainer-Modelle lassen sich als wiederkehrende Abrechnungen konfigurieren. Teilrechnungen, Schlussrechnungen und Akonto-Zahlungen werden aus dem Projektstatus heraus erzeugt. Ein Jahres-Retainer für Social Media sieht in der Praxis so aus: Jeden Monat buchen Designer und Texter ihre Zeiten auf die entsprechenden Positionen; am Monatsende erzeugt das System die Rechnung aus den tatsächlich erfassten Stunden gegen das vereinbarte Budget.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Agenturen mit mehrstufigen Kampagnen und Retainern brauchen Phasenstruktur, Budgetverfolgung und automatische Verrechnung. KingBill bietet davon nichts in einer integrierten Form.

Integrierte Zeiterfassung und Projektrentabilität

Zeiterfassung ist die Grundlage für Auslastung, Personaleinsatz und Margensteuerung. Ein Großteil der KMU nutzen bereits Cloud-Lösungen für Zeiterfassung. Trotzdem arbeiten viele Agenturen noch mit Excel-Stundenzetteln oder separaten Tools wie Clockodo, das zwar flexible Zeiterfassung von verschiedenen Geräten ermöglicht, aber keine direkte Verbindung zu Projektbudgets und Stundensätzen herstellt.

KingBill bietet über das TIC-Modul eine Erfassung von Arbeitszeiten, Projektzeiten, Urlaubs- und Krankenstandsdaten. Soll-/Ist-Stundenvergleich erfolgt auf Monatsbasis, nicht auf Aufgaben- oder Phasenebene. Projektleiter sehen nicht in Echtzeit, ob ein Designbudget von 120 Stunden bereits bei Stunde 115 steht. Diese Information muss manuell zusammengetragen werden.

Die Agenturverwaltung verknüpft Zeiterfassung direkt mit Projekten, Aufgaben und Kunden. Jede gebuchte Minute wird gegen das Budget der jeweiligen Position gerechnet. Unterschiedliche Stundensätze pro Rolle (z. B. Junior 80 €/h, Senior 130 €/h) ermöglichen eine präzise Margensteuerung. Das System warnt automatisch bei Budgetüberschreitung. Im Montagmorgen-Meeting sieht die Projektleitung auf dem Controlling-Dashboard sofort, welche Projekte profitabel laufen und welche „brennen". Zeiterfassungstools optimieren die Produktivität von Unternehmen; die entscheidende Frage ist, ob die erfassten Zeiten auch direkt in Margen- und Budgetauswertungen einfließen.

Mitarbeiterzufriedenheit steigt durch klare Dokumentation der Arbeitszeiten. Wenn Überstunden sichtbar sind, können sie adressiert statt ignoriert werden. Agenturen ohne Controlling-Tool verlieren typischerweise 5 bis 10 Prozentpunkte Marge durch unterkalkulierte Projektphasen.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Der Echtzeit-Soll-Ist-Vergleich auf Aufgabenebene mit rollenbasierten Stundensätzen macht den Unterschied zwischen „wir glauben, das Projekt läuft gut" und „wir sehen, dass es gut läuft".

Workflow von Angebot bis E-Rechnung und DATEV

Ab 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Transaktionen. Ein durchgängiger Workflow von der Kalkulation bis in die Buchhaltung ist damit keine Kür mehr, sondern Pflicht. Zeiterfassungstools helfen bei der transparenten Kommunikation mit Kunden, aber nur wenn die Erstellung der Rechnung nahtlos aus den erfassten Leistungen folgt.

KingBill hat Stärken bei der schnellen Rechnungserstellung: GoBD-konforme Belege, Mahnwesen, offene Postenverwaltung. E-Rechnungsformate werden über ein Zusatzmodul unterstützt. Was fehlt: eine automatisierte Ableitung von Rechnungen aus Projektzeiten. Wer Zeiten im TIC-Modul erfasst, muss sie manuell als Rechnungspositionen übernehmen. Wiederkehrende Projektleistungen und Retainer-Abrechnungen sind umständlich.

Die Agenturverwaltung deckt den gesamten Bogen ab. Das Angebotsmodul erstellt strukturierte Angebote im Corporate Design mit Leistungsgruppen und KI-gestützten Leistungstexten. Freigegebene Angebote werden automatisch ins Projekt überführt, inklusive Budget, Aufgabenrahmen und Abrechnungsregeln. Rechnungen entstehen direkt aus gebuchten Zeiten, Fremdkosten und Leistungsblöcken. ZUGFeRD und XRechnung sind integriert. Der DATEV-Export übergibt alle relevanten Daten an den Steuerberater, ohne doppelte Erfassung in separater Buchhaltungssoftware. Integrierte Workflows vereinfachen administrative Prozesse und beseitigen Medienbrüche zwischen Kalkulation und Buchführung. Buchhaltungssoftware reduziert manuelle Übertragungen zwischen Tabellen und Belegen; hier geschieht das innerhalb eines Systems statt zwischen dreien.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Der durchgängige Workflow von Angebot über Projekt bis E-Rechnung eliminiert Medienbrüche. Der Monatsabschluss läuft in Stunden statt Tagen.

Teamplanung, HR und Kapazitätssteuerung

Agentursteuerung endet nicht bei Rechnungen. Die zentrale Frage lautet: Wer arbeitet nächste Woche an welchem Projekt, wer hat Urlaub, wer ist überlastet? Ohne Antworten darauf entsteht „Feuerwehr-Planung", bei der Ressourcen erst umverteilt werden, wenn es bereits brennt.

KingBill bietet über TIC die Erfassung von Urlaub und Krankenstand, aber keine projektübergreifende Kapazitätsplanung. Weder Skills noch Verfügbarkeiten werden mit Projekten abgeglichen. Teamplanung muss in Excel, Kalendern oder separaten Tools stattfinden; eine Verbindung zu Budgets und Projekten existiert nicht.

Die Agenturverwaltung integriert Kapazitätsplanung direkt in das Projektmanagement. Projektleiter sehen in der Wochenansicht pro Mitarbeitendem, wer wie stark ausgelastet ist. Über- und Unterlast werden sofort sichtbar. Aus dieser Anzeige lassen sich operative Entscheidungen ableiten: Freelancer kurzfristig hinzuziehen oder Aufgaben umverteilen. Das HR-Modul verwaltet Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Home-Office-Tage und Vertretungsprozesse. Abwesenheiten fließen automatisch in die Kapazitätsplanung ein. Wenn eine Designerin zwei Wochen im Urlaub ist, sieht der Projektleiter sofort, welche Aufgaben umverteilt werden müssen. Die zentrale Zielsetzung ist Transparenz und effiziente Ressourcennutzung; genau das liefert die Verknüpfung von HR und Planung.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Geschäftsführer und Projektleitung sparen sich das tägliche Zusammenpuzzeln von Verfügbarkeiten aus drei verschiedenen Quellen.

Bedienbarkeit, Einführung und Kostenstruktur

Die häufigste Frage beim Tool-Wechsel: „Schaffen wir den Umstieg im laufenden Betrieb?" Dicht gefolgt von: „Was kostet uns das wirklich?"

KingBill punktet mit einem einfachen Interface für Rechnungen. Die Lernkurve für die Standardfunktionen der Fakturierung ist gering; die Erstellung von Angeboten und Belegen funktioniert schnell. Die Cloud-Version ONLINE kostet ab 24,67 €/Monat, das TIC-Modul für Zeiterfassung 7,42 €/Monat. Für 1 bis 3 Nutzer bleibt das günstig. Sobald aber ein separates Projektmanagement-Tool (z. B. Trello oder Asana), ein weiteres Zeiterfassungs-Tool und eventuell Lexware Office für die Buchhaltung hinzukommen, entstehen Schattenkosten: Lizenzgebühren, Einarbeitungszeit, doppelte Datenpflege, Fehlerquellen bei manuellen Übertragungen.

Die Agenturverwaltung setzt auf eine moderne, cloud-native Oberfläche, die speziell auf Agenturprozesse zugeschnitten ist. Der Fokus liegt auf Übersicht statt Buchhaltungsjargon. Das Onboarding dauert typischerweise 2 bis 4 Wochen, die durchschnittliche Implementierungszeit liegt unter 30 Tagen. Der Start umfasst Demo, Testaccount, Online-Training und Migration von Kunden- und Projektdaten. Das Cherry-Picker-Preismodell erlaubt den Einstieg mit den Modulen, die du jetzt brauchst (z. B. Projektmanagement und Zeiterfassung), und die Erweiterung um HR oder Automatisierung, wenn dein Team wächst.

Konkretes Rechenbeispiel für eine Agentur mit 10 Mitarbeitenden: KingBill ONLINE (24,67 €) + TIC (7,42 €) + separates PM-Tool (ca. 100 €/Monat für 10 Nutzer) + externes Time-Tracking (ca. 60–80 €/Monat) ergibt rund 190–210 €/Monat plus den Aufwand für manuelle Datenübernahme zwischen den Systemen. Die Agenturverwaltung mit Grundpaket plus drei Modulen: 25 €/Nutzer/Monat = 250 €/Monat. Alle Daten in einem System, automatisierte Reports, keine Versandkosten durch doppelte Exporte. Cloud-Lösungen reduzieren den administrativen Aufwand; die Frage ist, ob 40 bis 60 € Differenz den Zeitgewinn und die Fehlerreduktion wert sind.

Über 90 % der Anbieter bieten kostenlose Testversionen an; Die Agenturverwaltung gehört dazu. Cloud-basierte SaaS-Plattformen bieten sofortige Skalierbarkeit, und cloud-basierte Lösungen bieten automatisierte Updates und zentrale Wartung.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Die Gesamtbetriebskosten inklusive Zeitersparnis und reduziertem Fehlerpotenzial sind entscheidend, nicht der Monatspreis eines Einzeltools.

KingBill oder Die Agenturverwaltung: Was du wählen solltest

Beide Produkte lösen unterschiedliche Probleme. KingBill ist eine solide Rechnungssoftware für einfache Fakturierung. Die Agenturverwaltung ist eine All-in-One-Agentursoftware für das gesamte Projektgeschäft. Die Wahl hängt davon ab, was du steuerst: nur Rechnungen oder ganze Projekte.

• Wähle KingBill, wenn:
  • du als Solo-Selbstständiger, Freiberufler oder sehr kleines Team hauptsächlich einfache Rechnungen schreiben willst,
  • du keine echte Projektplanung, keine integrierte Zeiterfassung und kein tiefes Controlling brauchst,
  • du mit separaten Tools (Excel, Trello, separate Zeiterfassung) leben kannst und dein Handwerk oder deine Firma wenige parallele Aufträge hat.
• Wähle Die Agenturverwaltung, wenn:
  • du eine Agentur mit 5 bis 25 Mitarbeitenden führst und regelmäßig Projekte, Kampagnen und Retainer abrechenst,
  • du Zeiterfassung, Projektmanagement, Angebot, Abrechnung, E-Rechnung und DATEV-Export in einem System willst,
  • du aktiv Margen, Auslastung und Budgets steuern statt nur Rechnungen „hinterher schreiben" möchtest.
• Kostenloser Testzugang, sofort nutzbar im Webbrowser auf jedem Betriebssystem (Windows, macOS)
• Persönliche Demo, in der deine Projekte, Kunden und Workflows nachgebaut werden
• Unterstützung bei der Migration von Kundendaten, laufenden Projekten und offenen Posten

Für die typische Agentur im DACH-Raum ist Die Agenturverwaltung die passendere, zukunftssichere KingBill Alternative mit Projektabrechnung und Zeiterfassung. 68 % der KMU nutzen bereits DSGVO-konforme Cloud-Lösungen; wer heute noch mehrere Inselsoftwarelösungen parallel betreibt, verliert Produktivität und Marge.

Nächster Schritt: Die Agenturverwaltung kostenlos testen und live vergleichen

Du willst sehen, wie Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System zusammenspielen? Innerhalb von 20 bis 30 Minuten zeigt dir das Team in einer persönlichen Online-Demo, wie deine konkreten KingBill-Use-Cases in Die Agenturverwaltung abgebildet werden, z. B. der Umstieg von reiner Rechnungserstellung auf echte Projektabrechnung.

Kein Enterprise-Projekt, kein monatelanges Setup. Ein pragmatischer Umstieg im laufenden Betrieb für Agenturen zwischen 5 und 25 Mitarbeitenden. Kostenloser Test und Demo sind verfügbar.