Troi vs Die Agenturverwaltung: Welches Tool lässt sich schneller einführen?

Wenn du gerade zwischen TROI und Die Agenturverwaltung abwägst, steht wahrscheinlich ein konkreter Termin im Raum: die E-Rechnungspflicht, ein wachsendes Team, das endlich raus aus Excel muss, oder der Wunsch, Projektzeiten und Finanzen in einem System zu bündeln. Die zentrale Frage ist dann nicht nur, welches Tool mehr Features hat, sondern welches schneller produktiv läuft. Genau das klären wir hier.

Die Kurzfassung: Die Agenturverwaltung lässt sich in der Regel schneller einführen als TROI. Für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden steht das System nach 2 bis 6 Wochen produktiv. TROI benötigt bei vergleichbarem Umfang oft 4 bis 12 Wochen und bindet dabei mehr interne Ressourcen, weil Rollen, Rechte und Workflows vor dem Go-live detailliert modelliert werden müssen. Der Unterschied liegt in der technischen Architektur, der Komplexität der Oberfläche und im Onboarding-Konzept.

Was ist Die Agenturverwaltung und wofür ist sie gemacht?

Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native All-in-One-Agentursoftware aus Deutschland, speziell auf kleine bis mittlere Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden ausgelegt. Sie ist für Agenturen im DACH-Raum gebaut und deckt damit typische rechtliche und steuerliche Anforderungen dort direkt mit ab. Statt einzelne Insellösungen zusammenzustecken, vereint sie alle Prozesse des Agenturalltags in einer Plattform, die DSGVO-konform in der EU gehostet wird. Die zentrale Datenbasis vereinfacht auch Customer Relationship Management, weil Kundendaten und Aktivitäten an einem Ort liegen.

Die Kernmodule im Überblick, jeweils mit Blick auf schnellen Nutzen bei der Einführung:

• Angebot & Kostenvoranschlag: Vorkonfigurierte Angebotslayouts, Produktkatalog-Import und KI-gestützte Textvorschläge. Du erstellst dein erstes Angebot am Tag der Einrichtung, nicht nach wochenlangem Template-Bau.
• Projektmanagement & Ressourcenplanung: Projekte direkt aus Angeboten anlegen, Kapazitäten pro Woche planen, Über- und Unterauslastung auf einen Blick erkennen. Die klare Struktur und belastbare Zeitpläne helfen dabei, ohne aufwendiges Customizing schnell sauber zu starten.
• Projektkosten, Controlling & Auswertung: Fertige Soll-Ist-Reports und Margen-Ansichten, die direkt aus Zeiterfassung und Budgets gespeist werden. Du brauchst kein separates BI-Projekt, kein Power-BI-Setup, kein Reporting-Customizing.
• Abrechnung & Finanzen inkl. E-Rechnung: Rechnungen direkt aus Projekten erstellen, ZUGFeRD/XRechnung-ready, DATEV-Export für den Steuerberater. Das Rechnungswesen wird zentralisiert von Angebot bis Controlling.
• Personalverwaltung & HR: Abwesenheiten, Urlaub und Krankentage sind direkt mit der Kapazitätsplanung verknüpft. Keine separate HR-Software notwendig.
• Automation & Integration: Praxisnahe Standardschnittstellen wie DATEV-Export, Kalender und E-Mail-Versand. Der Fokus liegt darauf, die Einführung nicht durch Integrationsprojekte zu verzögern.

Die Benutzeroberfläche der Agenturverwaltung ist intuitiv und selbsterklärend. Das Onboarding wird strukturiert mitgeführt; externe Beratertage sind nicht zwingend nötig.

Was ist TROI und für welche Agenturen lohnt es sich?

TROI ist ein ERP-Tool für Agenturen mit Fokus auf Projektmanagement und Controlling, am Markt seit über 18 Jahren und mit rund 13.000 Anwendern. TROI bietet umfassende Funktionen für Ressourcenmanagement und detailliertes Controlling und ist eher für größere Unternehmen bzw. größere Agenturstrukturen geeignet. Konzipiert ist es für mittlere bis große Agenturen mit komplexen Strukturen, mehreren Standorten und dedizierten Rollen wie Traffic Manager oder Resource Planner.

Typische Stärken und ihre Implikation für den Einführungsaufwand:

• Detaillierte Ressourcen- und Rollenplanung, häufig genutzt von Agenturen mit eigener Traffic- oder Resource-Manager-Rolle. Diese Detailtiefe erfordert vor dem Go-live eine saubere Modellierung aller Rollen, Dienstleistungsarten und Preisstaffeln. Gerade für Projektmanager bedeutet das in der Einführungsphase meist mehr Abstimmungs- und Dokumentationsaufwand.
• Breiter Funktionsumfang mit vielen Customizing-Optionen. Externe Consultants oder eine interne IT-Abteilung begleiten die Konfiguration in vielen Fällen. Bei mehreren Modulen steigen Schulungs-, Implementierungs- und Supportkosten. TROI wird in solchen Fällen oft auch neben Alternativen wie PROAD betrachtet, wenn Agenturen ein besonders tiefes ERP- und Controlling-Setup suchen.
• Komplexere Oberflächen und umfangreiche Rechtestrukturen, die vor dem produktiven Einsatz sauber aufgesetzt werden müssen. Nutzer berichten bei Capterra von verschachtelten Menüs und der Notwendigkeit, „erst geschult zu werden, wo man klicken muss".
• Mehrstufige Freigabeprozesse und individuelle Workflows machen TROI interessant für Netzwerkagenturen, große Digital-Units oder Unternehmenskommunikation.

TROI benötigt meist eine längere Einführungs- und Anpassungsphase aufgrund seiner Funktionsvielfalt. Das ist kein Nachteil per se, aber für ein 12-Personen-Team, das nächste Woche anfangen will, ein realer Zeitfresser.

TROI vs. Die Agenturverwaltung: Implementierung im Überblick

Der folgende Vergleich konzentriert sich ausschließlich auf Faktoren, die die Einführungsdauer beeinflussen. Preise für laufende Lizenzen oder einzelne Features sind hier zweitrangig.

Für Inhaberinnen und Inhaber kleiner Agenturen mit wenig Zeit und ohne eigene IT-Abteilung ist die geringere Komplexität von Die Agenturverwaltung der ausschlaggebende Vorteil. Du startest schneller, bindest weniger Kapazität und erreichst früher den Punkt, an dem das System Geld spart statt Geld kostet.

Dauer der Einführung und Time-to-Value

Geschwindigkeit bei der Einführung ist für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden kein Nice-to-have. Jede Woche ohne funktionierendes System bedeutet: Projekte werden weiterhin in Excel kalkuliert, Zeiten gehen verloren, Rechnungen verzögern sich – und diese verlorene Zeit summiert sich über Wochen zu einer erheblichen Menge. Dazu kommt der Druck durch die E-Rechnungspflicht und die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung.

Die Agenturverwaltung: Setup, Grundkonfiguration und erste Pilotprojekte stehen innerhalb von 1 bis 2 Wochen. Nummernkreise, Briefpapier-CI und Stammdaten (Kunden, Kontakte, Projekte) werden im standardisierten Onboarding eingerichtet, das vier Jour-Fixe-Termine à einer Stunde umfasst. Ein vollständiger Rollout mit allen Kernmodulen (Angebote, Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung, Basis-Controlling) dauert typischerweise 2 bis 6 Wochen. Nur bei sehr komplexen Altdatenbeständen oder vielen abzulösenden Tools dehnt sich der Zeitrahmen auf bis zu 1,5 Monate. Technisch brauchst du nichts außer einem Browser und Internetzugang: kein Server-Projekt, keine lokale Installation.

TROI: In der Praxis dauern Einführungen häufig 4 bis 12 Wochen. Vor dem Go-live müssen Mitarbeiterdaten, Dienstleistungsarten, Preislisten, Templates und ein detailliertes Rechte- und Freigabekonzept hinterlegt werden. TROI empfiehlt, ein internes Projektteam zu benennen und den Roll-out in Phasen durchzuführen. Die Parametrisierung von Rollen, Workflows und Freigaben muss dabei oft bis ins Detail vor dem Go-live abgestimmt werden und wird häufig von externen Beratern begleitet. Bis Angebote, Projekte, Zeiterfassung und Controlling durchgängig funktionieren, vergehen bei einer 15-Personen-Agentur erfahrungsgemäß mehrere Monate.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Du kannst in wenigen Wochen von Excel auf ein durchgängiges System umstellen, und der ROI der Software wird früher sichtbar. TROI bietet bei sehr großen Strukturen mehr Tiefe, braucht dafür aber ein Vielfaches an Einführungszeit.

Interne Ressourcen, die du für die Einführung binden musst

In einer 10- oder 20-Personen-Agentur arbeiten Geschäftsführung und Projektleitung operativ im Tagesgeschäft. Jede Stunde, die in ein Einführungsprojekt fließt, fehlt bei Kundenprojekten, deshalb sollte das Ziel der Einführung vorab klar definiert sein, damit das Projekt nicht ausufert. Realistischer Aufwand für die Implementierung erfordert Zeit und Personal; die Frage ist, wie viel.

Die Agenturverwaltung lässt sich typischerweise durch einen Owner (Geschäftsführung oder Operations-Lead) plus 1 bis 2 Key User pro Bereich einführen. Vieles ist vorkonfiguriert: Stundensätze, Projektarten, Zeiterfassungslogik. Was du tust, ist Feinjustierung statt Grundkonzeption. Die Schulungen laufen online und modular, sodass sie sich in den laufenden Betrieb integrieren lassen. Frühzeitige Einbindung des Teams verbessert die Implementierung; in der Test- und Einführungsphase sollte auch die Buchhaltung früh Feedback geben, weil Abrechnung und Finanzprozesse später mitgetragen werden müssen. Aber du brauchst kein eigenes Einführungsprojektteam. Interne Beschäftigung der Mitarbeitenden liegt bei wenigen Stunden pro Woche in den ersten zwei Wochen und reduziert sich dann schnell.

Bei TROI sieht die Sache anders aus. Der Anbieter empfiehlt, ein eigenes Projektteam zu benennen, besonders bei Agenturen mit über 30 Mitarbeitenden. In der Praxis brauchen aber auch kleinere Teams mehrere interne Rollen: eine Person für die Einführungskoordination, jemanden für Finance/Controlling und oft Unterstützung bei der Datenaufbereitung (Preise, Dienstleistungsarten, Templates, Rechtestruktur). Schulungen sind kostenpflichtig: mindestens 6 Stunden Basisschulung, dazu weitere Workshops zwischen einem halben und drei Tagen pro Modul. Die Implementierung erfordert Anpassungen und Schulungen auf mehreren Ebenen, bevor das System wirklich „sitzt".

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Du startest mit einem kleinen Kernteam, ohne ein eigenständiges Einführungsprojekt aufzusetzen. TROI spielt seine Stärken erst aus, wenn du dedizierte interne Ressourcen für Systempflege und Einführung mitbringst.

Komplexität der Oberfläche und Akzeptanz im Team

Ohne Akzeptanz bei Projektleitern und Kreativen nützt die beste Agentursoftware nichts. Wenn das Projektmanagement-Tool zu komplex wirkt, buchen Mitarbeitende keine Zeiten, umgehen das System und die Daten im Controlling werden unbrauchbar. Eine Software ist selten mit ein paar Klicks eingerichtet, aber die tägliche Bedienung darf trotzdem nicht zum Schulungsprojekt werden. Der eigentliche Härtetest beginnt ohnehin erst in der späteren Nutzung im Alltag.

Die Agenturverwaltung setzt auf ein modernes, klares UI, optimiert für Agentur-Workflows. Der Weg von Angebot zu Projekt, von Projekt zur Rechnung funktioniert mit wenigen Klicks. Ein Dashboard bietet transparente Einblicke in Projektdaten: laufende Projekte, Wochenkapazität, offene Aufgaben, erfasste Zeiten, Abwesenheiten. Neue Mitarbeitende können am ersten Tag produktiv Zeiten buchen und Aufgaben bearbeiten. Agentursoftware ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, und bei Die Agenturverwaltung passiert das ohne komplexe Konfiguration: Belegerkennung, automatische Workflows und Kalender-Sync laufen nach Aktivierung.

TROI bringt umfangreiche Masken und viele Eingabefelder mit, die bei großen Projekten mit dutzenden Beteiligten sinnvoll sind. Für ein 12-Personen-Team erzeugen sie Reibung. Nutzer auf OMR Reviews beschreiben die Bedienung als mächtig, aber wenig intuitiv. Fehlbedienung kann zu fehlerhaften Daten im Projektcontrolling führen, was wiederum Nacharbeit und Frustration verursacht. Die Phase, bis alle Rollen (Kreation, Beratung, Management) sicher mit dem System umgehen, dauert bei TROI spürbar länger.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Ein intuitives Interface verkürzt die Einführungszeit im Alltag messbar. TROI bietet mehr Tiefe für Anwender, die bereit sind, Zeit in die Schulung zu investieren, aber in Agenturen, in denen kreative und Berater vor allem schnell ihre Zeiten buchen und Projekte steuern wollen, entscheidet die Oberfläche über den Erfolg der Einführung. Gerade im hektischen agenturalltag schafft die einfachere Bedienung Akzeptanz und beschleunigt so die Einführung.

Technische Basis, Integrationen und Wartungsaufwand

Die technische Architektur bestimmt, wie viel IT-Arbeit vor, während und nach der Einführung anfällt. Für Agenturen ohne eigene IT-Abteilung ist das ein entscheidender Faktor.

Die Agenturverwaltung ist eine rein cloud-basierte SaaS-Lösung, DSGVO-konform, mit Hosting in der EU. Die Frage nach einer All-in-One-Software stellt sich hier vor allem dann, wenn du Schnittstellen- und Wartungsaufwand reduzieren willst. Du brauchst keine lokale Installation, keine Serverinfrastruktur, keine Backup-Strategie. Updates und neue Features werden automatisch im Hintergrund eingespielt, ohne internen Wartungsaufwand. Die Schnittstellen sind auf Praxistauglichkeit ausgelegt: DATEV-Export für den Steuerberater, Kalender-Sync, E-Mail-Versand aus dem System, Automationen über Dienste wie Make.com. DSGVO-konforme Software schützt Kundendaten rechtlich, und die Serverstandorte in Deutschland unterstützen die DSGVO-Konformität. Regelmäßige Updates der Software sind wichtig für die Zukunftssicherheit, und hier übernimmt der Anbieter.

TROI bietet sowohl Cloud- als auch On-Premise-Installationen an. Die On-Premise-Variante erfordert eigene Server, Backup-Routinen und im Zweifel interne IT für die Wartung. Auch die Cloud-Version bringt bei Integrationen mehr Aufwand mit: Anbindungen an JIRA, Outlook oder Power BI werden häufig projektartig umgesetzt, mit Planungs- und Testaufwand. Änderungen in der Systemkonfiguration und Reporting-Anpassungen erfordern regelmäßig erneute Beratung. Die Auswahl sollte auch die Integration mit bestehenden Tools berücksichtigen; bei TROI kann das zu einem eigenen Teilprojekt werden.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Die cloud-native Architektur und Standard-Integrationen vereinfachen die technische Einführung und eliminieren laufenden Wartungsaufwand. TROI eignet sich, wenn deine Organisation ohnehin über eine IT-Abteilung für komplexe Systemlandschaften verfügt.

Funktionsumfang vs. „Start mit 80 Prozent"

Agenturen unterschätzen regelmäßig, wie wenig Funktionsumfang sie wirklich ab Tag 1 brauchen. Zu viele Module parallel zu konfigurieren verlangsamt die Einführung und überfordert das Team. Die Implementierungsdauer kann zwei bis drei Monate betragen, wenn du versuchst, alles auf einmal einzurichten. Besser: mit einem fokussierten Setup starten und im laufenden Betrieb ausbauen.

Die Agenturverwaltung deckt alle Kernprozesse einer Agentur in einem System ab: Angebot, Projekt, Ressourcen, Zeiterfassung, Controlling, Rechnung, HR. Das Cherry-Picker-Preismodell erlaubt dir, Module schrittweise zu aktivieren, auch wenn die Plattform als All-in-One-Software angelegt ist. Du zahlst nur für das, was du nutzt. Ein typischer Start: Phase 1 mit Projekten und Zeiten, Phase 2 mit Rechnungen und E-Rechnung, Phase 3 mit HR und Automationen. So gehst du schnell mit einem „Minimum Viable Setup" live und vermeidest tool chaos. Agentursoftware kostet bei Die Agenturverwaltung ab ca. 15 €/User/Monat, ohne Mindestlaufzeit.

TROI bringt ein sehr breites Feature-Set mit, das bei großen Agenturen mit vielen Spezialrollen voll ausgeschöpft wird. Die Komplexität des Funktionsumfangs macht es allerdings schwerer, bewusst mit einem begrenzten Scope zu starten. Die Gefahr: Zu viele Module und Optionen müssen parallel konfiguriert werden, bevor das System wirklich nutzbar ist. Auch die Erstellung von Reports und Auswertungen kann in größeren Setups zusätzlichen Konfigurationsaufwand verursachen. Bei TROI starten die Preise laut Trusted.de bei 19 €/User/Monat für Basisfunktionen; Professional-Pakete mit mehr Modulen liegen höher. Einige Agentursoftware-Lösungen in dieser Klasse kosten mehrere hundert Euro pro Monat, und einmalige Zusatzkosten für Schulungen und Customizing können mehrere tausend Euro betragen.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Du startest mit den wichtigsten Prozessen und baust später aus. TROI ist interessant, wenn du von Anfang an ein breit auskonfiguriertes Funktionsspektrum benötigst und bereit bist, die entsprechende Einführungszeit zu investieren.

TROI vs. Die Agenturverwaltung: Welche Lösung solltest du wählen?

Über alle fünf Faktoren hinweg – Einführungsdauer, interne Ressourcen, Oberflächenkomplexität, technische Basis und Funktionsumfang vs. schneller Start – zeigt sich beim Thema Auswahl dasselbe Muster: Die Agenturverwaltung ist für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden die schnellere, ressourcenschonendere Wahl. TROI ist funktional stark, aber auf große Agenturen mit eigener Ressourcenplanungsrolle zugeschnitten. Für Teams unter 30 Personen ist der Einführungsaufwand der schärfste Hebel bei der Auswahl.

Wähle Die Agenturverwaltung, wenn:

• dein Team zwischen 5 und 25 Mitarbeitenden liegt und du keine eigene IT-Abteilung hast,
• du innerhalb der nächsten 1 bis 2 Monate von Excel, Insellösungen oder getrennten Finanz-Tools auf eine zentrale Plattform wechseln willst,
• du eine All-in-One-Lösung suchst, die Projektgeschäft und Finanzen (inkl. E-Rechnung und DATEV-Export) in einem System abbildet,
• du Wert auf moderne Oberfläche, schnelle Akzeptanz im Team und DSGVO-konformes Cloud-Hosting legst,
• du als kleine Agentur oder Freelancer ohne großes Einführungsteam schnell live gehen willst.
• Wähle TROI, wenn:
• du eine große Agentur oder Agenturgruppe mit mehreren Standorten, dedizierter Ressourcenplanungsrolle und eigener IT bist,
• du bereit bist, mehrere Monate und ein Projektteam in die Einführung und Konfiguration zu investieren,
• du sehr komplexe, individuell modellierte Workflows und Reporting-Strukturen benötigst,
• dein Budget explizit Raum für Beratung, Customizing und langfristige Systempflege bietet.
• Kostenlose Demo und Testzugang starten: Spiel deine echten Agenturprozesse im System durch, von der Kalkulation bis zur E-Rechnung.
• Strukturiertes Onboarding nutzen: Vier Jour-Fixe-Termine, Stammdatenimport, CI-Anpassung und Prozessberatung sind im Paket enthalten. Von der ersten Kalkulation bis zur E-Rechnung in wenigen Wochen produktiv.
• Cherry-Picker-Preismodell nutzen: Starte nur mit den Modulen, die du jetzt brauchst, und aktiviere weitere, wenn dein Team bereit ist. Du zahlst nur, was du wirklich nutzt.

Für die Mehrheit der Inhaberinnen und Inhaber kleiner und mittlerer Agenturen gibt die schnellere, risikoärmere Einführung mit Die Agenturverwaltung den Ausschlag. Agenturen sollten ihre Anforderungen vor der Softwareauswahl definieren, aber wenn Geschwindigkeit und geringe Komplexität Priorität haben, ist die Entscheidung klar.

Nächster Schritt: Die Agenturverwaltung in deiner Agentur testen

Du willst wissen, ob das in deiner Agentur genauso schnell geht? Am besten findest du es heraus, indem du konkrete Prozesse durchspielst: ein Angebot kalkulieren, ein Projekt anlegen, Zeiten erfassen, eine Rechnung erstellen.