Buchhaltung automatisieren: Riesenaufwand oder einfacher als gedacht? So geht’s!

Möglichst viel zu automatisieren ist aktuell ein Riesenthema, das auch den Agentur- und Dienstleisteralltag auf neue Beine stellen kann. Wichtig ist dabei natürlich: Auch in der Kreativbranche ist Automatisierung nur dann sinnvoll, wenn sie nicht auf Biegen und Brechen geschieht und einen spürbaren positiven Effekt bringt. 

Möglicherweise fragst du dich auch, ob ein solches Thema nicht eigentlich sowieso eine Nummer zu groß für dein Team ist. In diesem Artikel zeigen wir, dass nicht nur DAX-30-Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem sie ihre Buchhaltung automatisieren – ihr als kleines oder mittelgroßes Team profitiert genauso!

Die Top-Vorteile der automatischen Buchhaltung:

1. Durch weniger Handarbeit und mehr Automatisierung in der Buchhaltung spart ihr deutlich Zeit.
2. Mit schlankeren Prozessen in der Buchhaltung spart ihr auch interne Kosten und eurem Steuerberater Zusatzaufwand.
3. Buchhaltung und Automatisierung sind ein Dreamteam, das deine Nerven schont.

Kann man Buchhaltung automatisieren?

Die Buchhaltung zu digitalisieren ist ohnehin State of the Art, irgendeine Art von Software nutzt schließlich quasi jedes Unternehmen. Da sich Prozesse im Accounting auch ständig wiederholend, ist der nächste logische Schritt, die Buchhaltung zu automatisieren. Eine autonome Buchhaltung – die ganz ohne menschliches Eingreifen funktioniert – ist aktuell noch nicht realistisch.

Zentrale Gründe für automatisierte Buchhaltung in deiner Agentur:

• Ihr spart zusätzliche Accounting-Fachkräfte & somit Personalkosten
• Urlaubs- oder Krankheitsvertretung profitieren von automatischer Buchhaltung
• Ihr gewinnt Kapazitäten & habt den Kopf frei für andere Aufgaben
• Buchhaltungsprozesse laufen zügiger & ihr beschleunigt den Cashflow

Was bedeutet Automatisierung in der Buchhaltung?

Automatisierung in der Buchhaltung bedeutet, dass eine Software möglichst viele Routineaufgaben eigenständig erledigt. Dabei kann KI in der Buchhaltung im Spiel sein, aber das ist keine zwingende Voraussetzung. Wo es buchhalterische Standard-Vorgänge gibt, können diese digital automatisiert werden.

In diesen Bereichen kommt automatisierte Buchhaltung zum Einsatz:

• Wiederkehrende Rechnungen: Wird einem Kunden monatlich der gleiche Betrag in Rechnung gestellt (z. B. bei einem Retainer), kann die Software zur Automatisierung der Buchhaltung übernehmen.
• Mahnwesen: Überfällige Ausgangsrechnungen werden mit automatischer Buchhaltung rechtzeitig angemahnt.
• Belege erfassen: Anstatt Eingangsrechnungen und Belege einzeln aus dem E-Mail-Eingang zu fischen, überträgst du die Belegerfassung der automatischen Buchhaltung.  
• Automatische Erkennung: Hier kommt KI ins Spiel, denn trainierte Algorithmen können Belege automatisch erkennen und übertragen.
• Wiedervorlagen: Bei automatisierter Buchhaltung wird dich die Software per automatischer Wiedervorlage an Vorgänge erinnern.

Alles bestens? Vorteile (& Nachteile) automatisierter Buchhaltung, die du kennen solltest

Klingt ja reichlich praktisch, die Buchhaltung zu automatisieren. Und das ist natürlich grundsätzlich richtig. Im Sinne einer ausgewogenen Berichterstattung kommen jetzt die Vor- wie auch Nachteile samt Erklärung und Tipps auf einen Blick. 

Deine Vorteile:

• Effizienz: Da du Zeit und ggf. auch Personalkosten sparst und zugleich schneller ans Geld kommst, gewinnt dein Rechnungsworkflow an Effizienz.
• Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse sorgen auch dafür, dass alles korrekt abläuft und z. B. keine Tipper oder Übertragungsfehler passieren.
• Zentralisierung: Statt einzelne Schritte mal digital und mal analog zu erledigen, bündelst du mit Automatisierung im Rechnungswesen alle relevanten Abläufe.
• Durchblick: Ein hoher Grad an Automatisierung sorgt für mehr Transparenz in euren Accounting-Prozessen.
• Zuverlässigkeit: Dass die Software etwas vergisst, kommt schlichtweg nicht vor. 
• Freier Kopf: Statt Belege zu sortieren und Kunden hinterherzulaufen, haben du und dein Team den Kopf frei für euer Kerngeschäft.
• Papierloses Büro: Wenn die Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung greifen sollen, dann muss alles digital ablaufen – damit sind Ablagestapel passé!

Es kommen aber natürlich auch ein paar Herausforderungen auf dich zu. Wenn du die Buchhaltung automatisieren willst, muss sich dein Team in die neue Situation einfinden. Gewohnheiten werden vielleicht überflüssig, oder es fehlt Vertrauen, dass ein Rechnungsprogramm wirklich so zuverlässig ist wie ein menschlicher Kollege.

Diese und ähnlich gelagerte Bedenken kannst du zerstreuen, indem du sensibel mit dem Thema wie auch deinem Team umgehst. Mit der richtigen Strategie überzeugst du alle davon, die Buchhaltung zu automatisieren.

Wie kann die Automatisierung in der Buchhaltung funktionieren?

Automatisierung in der Buchhaltung funktioniert, wenn du neben der richtigen technischen Lösung die Menschen, die damit arbeiten sollen, im Blick behältst. Was du also brauchst, sind eine geeignete Software zur Automatisierung der Buchhaltung, eine strukturierte Einführung und zwischenmenschliches Fingerspitzengefühl. Wenn du die Buchhaltung in diesen 5 Schritten automatisierst, machst du das Projekt zum Erfolg: 

1. Überlege dir, welche Aufgaben in der Buchhaltung du gern automatisieren möchtest. Erstelle einen Kriterienkatalog für die Software (siehe auch nächster Abschnitt).
2. Wähle den Anbieter und die richtige Software, die zu deinem Unternehmen und euren Bedarfen passt.
3. Führe die Software ein und starte mit einer kurzen Testphase, um dich mit den Funktionen vertraut zu machen.
4. Nimm dein Team mit, indem du dein Wissen über Buchhaltung, die mit Software automatisiert wird, weitergibst. Ein Workshop in netter Atmosphäre ist die beste Umgebung, um Fragen zu beantworten und Unsicherheiten aufzulösen.
5. Legt gemeinsam los, indem du Verbindlichkeit schaffst: keine analogen Parallelstrukturen, sondern rein digitales Rechnungswesen mit möglichst hohem Automatisierungsgrad.

Was soll die Software können? Funktionen für erfolgreiche Automatisierung

Damit die Automatisierung deiner Buchhaltung zum Erfolgskonzept wird, solltest du auf ein Funktionsbündel achten, das dir maximale Arbeitsentlastung bietet. Unsere Agentursoftware Die Agenturverwaltung hat z. B. folgende Skills im Gepäck, um deine Buchhaltung zu automatisieren:

• Eine Software, viele Funktionen: Das A und O für gelingende automatisierte Buchhaltung ist eine Software, die dir etliche sinnvolle Funktionen bietet. Verzichte lieber auf Insellösungen, die nur einzelne Tasks erledigen können!
• Mahnwesen: Unbezahlte Rechnungen sind unschön und schaden dem Cashflow. Zügig und automatisiert versendete Mahnungen schaffen Abhilfe.
• Belege verwalten: Die Agenturverwaltung erfasst digital eingehende Belege selbstständig aus eurem Rechnungspostfach und überführt die Informationen mit automatischer Belegerkennung ins Online-Banking.
• Fremdleistungen abrechnen: Werden Fremdleistungen eingekauft, können sie einem Projekt und einem Kostenvoranschlag zugeordnet werden. Die Verrechnung der Fremdleistung mit dem Kostenvoranschlag läuft automatisiert.
• Steuerunterlagen: Lieber mit einem Klick an die DATEV-Schnittstelle als Aktenordner transportieren!
• Friendly Reminder: Wo auch immer du Fristen hinterlegst, bspw. um bei einem Kunden zu einem Angebot nachzufragen oder ihn an den Ablauf von Nutzungsrechten zu erinnern, wird dich Die Agenturverwaltung erinnern.

Besser heute als morgen: Buchhaltung automatisieren, statt analog Potenzial zu verschenken

Es ist keine Zukunftsmusik, die Buchhaltung zu automatisieren. Vielmehr kannst du dir schon heute viel Handarbeit abnehmen lassen. Und da ohnehin bald die E-Rechnungspflicht kommt, solltest du die Vorteile der Digitalisierung nutzen – und die stecken in automatisierter Buchhaltung! Gerade repetitive Aufgaben werden künftig immer stärker automatisiert.

Die Buchhaltung zu automatisieren, muss weder viel kosten noch unendlich Kapazitäten verschlingen. Die passende Agentursoftware kann dir schon viel Luft und Zeit verschaffen, die du besser anderweitig nutzen kannst. Wenn du wissen willst, wie Die Agenturverwaltung dich wirkungsvoll unterstützen kann, schreib dich direkt für eine kostenlose Demo ein!