Agiles Projektmanagement: Tools & Software, um deinen Projekten auf die Sprünge zu helfen

Agiles Projektmanagement kommt zwar aus der IT-Branche, ist aber auch im Kreativ- und Dienstleistungsbereich längst eine feste Größe. Und mal ehrlich: Wie sonst, wenn nicht agil, sollte man kreative Projekte managen? Egal ob ihr sie bewusst nutzt oder nicht, bestimmt sind in deiner Agentur schon jetzt agile Methoden im Einsatz.

Der Sprung ist also viel kleiner, als du vielleicht denkst. Und selbst wenn agiles Projektmanagement schon auf euren Fahnen steht, ist es immer gut, diese Ansätze zu systematisieren und euer Vorgehen noch weiter zu optimieren. Hier erfährst du, warum agiles Projektmanagement mit den richtigen Tools einfach besser funktioniert und welche Lösung wirklich sinnvoll sind.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Anders als traditionelle Ansätze gehst du im agilen Projektmanagement iterativ vor. Statt also linear ein To-do nach dem nächsten zu bearbeiten und abzuhaken, näherst du dich der Lösung in vielen kleinen, sich wiederholenden Teilschritten an. Dazu gehören häufige Feedback-Schleifen, sodass du bei Änderungen frühzeitig reagieren kannst.

Der Ursprung agiler Methoden liegt in der Softwareentwicklung. Kluge Köpfe der Branche haben schnell festgestellt, dass starre Abläufe nicht immer erfolgversprechend sind: Kundenwünsche und Marktanforderungen ändern sich, was ein flexibles Vorgehen notwendig macht. Aus diesem Grundgedanken, der im Manifest für agile Softwareentwicklung festgehalten ist, wurden verschiedene Methoden entwickelt:

• Kanban: Ein japanisch inspiriertes Modell, bei dem alle wichtigen Teilschritte eines Projekts auf kleinen Karten festgehalten werden. Diese Aufgaben-Karten werden auf dem sogenannten Kanban-Board in verschiedene Projektphasen einsortiert, also bspw. „To do“, „Work in Progress“ und „Done“. Das Ganze lässt sich mit den richtigen Tools für agiles Projektmanagement digital abbilden.
• Scrum: Weniger eine Methode als ein Framework! Bei Scrum gibt es festgelegte Rollen, wer die Produktanforderungen verwaltet, wer die Meetings moderiert und wer die Lösungen entwickelt. Regelmäßige Sprints und tägliche Teammeetings stellen sicher, dass man sich der Lösung schrittweise annähert. 
• OKR: Die Kurzform für Objective and Key Results steht für messbare Kennzahlen, die von der Unternehmensführung vorgegeben und alle drei Monate neu justiert werden. Innerhalb dieser drei Monate arbeiten die Teams auf die Erreichung der OKR hin, und Erfahrungswerte fließen in den nächsten Zyklus ein.
• Design Thinking: Das ist ein gedanklicher Ansatz, um komplexe Probleme zu lösen. Das multidisziplinäre Team definiert das Problem aus Nutzersicht, entwickelt Ideen und daraus Prototypen, um einen Lösungsansatz zu erproben. 

Diese Top 4 des agilen Projektmanagements eignen sich unterschiedlich gut in der Agentur- und Dienstleistungsbranche. Wenngleich es individuelle Vorlieben gibt, lässt sich sagen, dass Design Thinking in der produzierenden Industrie besser aufgehoben ist als im Agenturbetrieb. Scrum hat zwar viele Fans, passt aber besser zur Softwareentwicklung.

Will heißen: Mit OKR und Kanban macht man im Agenturalltag im Zweifel vieles richtig, zumal sich diese Methoden mit wenig Aufwand umsetzen lassen. Mit den richtigen Tools für agiles Projektmanagement gelingt das ganz intuitiv.

Vorteile (& Nachteile?) von agilem Projektmanagement

Wenn du beim Projektmanagement agil vs. klassisch gegeneinander abwägst, machen agile Methoden im Agentur- und Dienstleister-Kontext klar das Rennen. Schauen wir erstmal auf die Pluspunkte:

• Geschwindigkeit: Agiles Projektmanagement mit geeigneten Tools beschleunigt eure internen Prozesse, da jeder weiß, was bis wann zu erledigen ist.
• Learning by doing: Die Lernkurve ist dank regelmäßigem Feedback besonders hoch, und ihr könnt euch kontinuierlich verbessern.
• Risikominimierung: Mit agilem Projektmanagement minderst du das Risiko immens, komplett am Kundenwunsch vorbeizuhandeln. 
• Flexibilität: Veränderte Marktanforderungen, Kehrtwende beim Kunden? Mit agilen Methoden reagierst du hierauf weitaus flexibler als mit traditionellen Herangehensweisen.
• Transparenz: Wo steht das Projekt aktuell, was ist noch zu berücksichtigen und wer ist im Lead? Das wird beim agilen Projektmanagement klar und deutlich.

Es gibt natürlich auch ein paar Nachteile, oder eigentlich eher Punkte, die du im Hinterkopf haben solltest, bevor du dich blindlings auf agiles Projektmanagement stürzt:

• Hype: Ein paar der agilen Methoden und Frameworks haben in den letzten Jahren einen regelrechten Hype erfahren. Das heißt aber nicht zwangsläufig, dass sie zur Kreativbranche passen! Daher Augen auf bei der Methodenwahl.
• Komplexität: Scrum erfordert z. B. wegen festgelegter Projektmanagement-Rollen einen relativ hohen Aufwand an personellen und zeitlichen Kapazitäten. Für kleine Teams und Agenturen ist die Umsetzung daher oft nicht leistbar.

Warum brauchst du für agiles Projektmanagement Tools?

Egal für welchen agilen Ansatz du dich entscheidest: Wir empfehlen dir, agiles Projektmanagement Tools anzuvertrauen. Hier mit Karteikarten, Stift und Zettelsammlung anzufangen, kommt dir wahrscheinlich beim Lesen schon absurd vor. Spätestens bei Remote Work kommst du um agiles Projektmanagement mit Tools nicht herum. 

Was sollte ein Agiles-Projektmanagement-Tool können, um dich bei der Projektverwaltung effektiv zu unterstützen? 

• Intuitive Bedienbarkeit: Wenn deine Software für agiles Projektmanagement ein Informatikstudium erfordert, ist sie zum Scheitern verurteilt. Suche daher nach einem Tool, das sich intuitiv bedienen lässt.
• Relevante Parameter: Agiles Projektmanagement braucht Tools, die alle Projektparameter im Blick behalten. Also Tasks genauso wie Deadlines, Zuständigkeiten, aufgewendete Arbeitszeit etc.
• Auswertungen: Eine gute Auswertung ist der Schlüssel, um es beim nächsten Mal noch besser zu machen. Das Tool sollte sich demnach auch als Projektcontrolling-Software eignen.
• Remote work friendly: Agiles Projektmanagement gelingt mit Tools, die sich für Remote Work eignen und von überall aus nutzbar sind, nicht nur auf dem PC im Büro. 

Welche Tools sind für agiles Projektmanagement sinnvoll?

Digitale Werkzeuge für agiles Projektmanagement gibt es in Hülle und Fülle. Wie oben schon angedeutet, musst du unabhängig von der Methode deiner Wahl verschiedenste Faktoren eines Projekts im Blick behalten, aka Projektzeiterfassung, Abgabetermine, Budgets, To-dos der einzelnen Teammitglieder etc. 

Du hast also die Wahl, ob du fürs agile Projektmanagement ein Tool wählst, das vieles kann, oder viele Tools, die jeweils nur eines können: 

Mit unserer Agentursoftware Die Agenturverwaltung hast du eine All-in-one-Komplettlösung für dein kreatives Business und dein agiles Projektmanagement: 

• Kanban-Boards: Kann sie. Du kannst neue Aufgaben manuell oder sogar aus KVA-Posten erstellen, deine Boards organisieren und den Projektfortschritt nachvollziehen.
• Zeitmanagement: Du planst die Kapazitäten deiner Mitarbeitenden ebenso wie Zeitbudgets für bestimmte Projekte, für die du zudem Deadlines anlegen kannst.
• Aufgabenmanagement: Die Agenturverwaltung ist auch eine Task-Management-Software. Du kannst Zeitbudgets für einzelne Aufgaben vergeben und Teammitgliedern individuelle To-do-Listen erstellen.
• Auswertungen: Um euren Room for Improvement auszuloten, bietet dir Die Agenturverwaltung vielseitige Optionen zur Projektauswertung.

Großer Sprung: agiles Projektmanagement mit Tools auf das nächste Level heben

Agile Methoden bewusster einzusetzen, kann frischen Wind in dein Projektmanagement bringen. Damit sie aber wirklich den großen Sprung für dein Team bedeuten, solltest du agiles Projektmanagement Tools anvertrauen, die echte Vorteile bringen statt mehr Verwaltungsaufwand. 

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