Wiedervorlage organisieren: Warum und wie digital Übersicht und Effizienz bringt

Zugegeben: Die Wiedervorlage zu organisieren, klingt in deinen Ohren vermutlich nicht gerade verlockend. Entweder kommen dir Papierstapel und Klebezettel in den Sinn, oder du siehst vor deinem inneren Auge unzählige Reminder im Outlook-Kalender. Sowohl die analoge als auch die manuelle digitale Variante sind ineffizient und fehleranfällig. 

Die Lösung: die Wiedervorlage digital organisieren. Unser Artikel zeigt dir, warum du dabei unbedingt auf ein automatisiertes Verfahren setzen solltest und wie du deine Wiedervorlage mit einer Software optimal organisierst.

Wie organisiert man eine Wiedervorlage?

Analog wird die Wiedervorlage in Papierform organisiert, indem Dokumente zu wichtigen Vorgängen zu definierten Terminen erneut vorgelegt werden. Die digitale Wiedervorlage basiert üblicherweise auf händisch einzustellenden Erinnerungsnachrichten, die in den meisten Kalendersoftwares möglich sind. Eine Automatisierung spart Agenturen hier viel Handarbeit.

Wie funktioniert eine analoge und manuelle Wiedervorlage in der Praxis?

Eine Wiedervorlage zu organisieren gelingt digital wie analog nach demselben Prinzip: Zu festgelegten Daten ploppen bestimmte Themen, To-dos und Vorgänge erneut auf. In der praktischen Umsetzung unterscheiden sich analoge und digitale Wiedervorlagesysteme jedoch deutlich.

So geht Wiedervorlage organisieren in Papierform:

• Die relevanten Informationen zu bestimmten Projekten, Tasks etc. werden ausgedruckt.
• Dann wandern sie in eine Ablage, die für die Wiedervorlage reserviert ist. Das kann ein Ablagekorb sein, ein Ordner oder eine Dokumentenmappe.
• Zum vorher definierten Zeitpunkt nimmst du die Wiedervorlagen-Papiere zur Hand und arbeitest sie durch.

Eine zwar noch weitgehend manuelle, aber immerhin schon digitale Wiedervorlage lässt sich so organisieren:

• Mithilfe eines digitalen Kalenders werden Erinnerungen manuell pro Vorgang eingestellt. 
• Diese Erinnerungen erscheinen gemäß deinen Voreinstellungen auf Laptop oder Smartphone. 
• Alternativ sind auch Wiedervorlagesysteme in Excel denkbar, wobei eine eigene Liste mit Terminen zum Nachhaken, Erledigen etc. zu pflegen ist.

Mit Tücken: Herausforderungen einer analogen und manuellen Wiedervorlage in der Büroorganisation

Wiedervorlagen zu organisieren geht theoretisch also sowohl mit Druckerpapier und Körbchen wie auch mit dem digitalen Kalender. Warum das trotzdem nicht unbedingt die besten Ideen sind, erfährst du hier:

Viel Handarbeit

Egal, ob du deine Wiedervorlage elektronisch organisieren möchtest oder auf Papier setzt – in beiden Fällen hast du eine Menge Handarbeit. Du musst Ausdrucke anfertigen und abheften. Soll die Wiedervorlage zu organisieren digital funktionieren, musst du dennoch in deinem Excelsheet oder deinem Kalender arbeiten. Das kostet Zeit!

Fehlergefahr

Die Wiedervorlage manuell zu organisieren ist hochgradig fehleranfällig – und das in Papierform wie digital. Wie schnell hat man einen Zahlendreher beim Datum eingetippt, das falsche Dokument ausgedruckt oder es aus Versehen in den falschen Ordner geheftet! Gerade, wenn mehrere Teammitglieder an der Wiedervorlage arbeiten, kommt es schnell zu vermeidbaren Fehlern. 

Ressourcenverbrauch

Zeit und ein klarer Kopf sind zwei wichtige Pfeiler im Agenturalltag. Beides wird aber stark in Anspruch genommen, wenn du deine Arbeitszeit für aufwendige Wiedervorlagesysteme aufwenden musst und am Ende des Tages gestresster bist als nötig.

Fehlender Überblick

Wenn du beim Organisieren deiner Wiedervorlage auf digitale Formate setzt, ist das grundsätzlich eine gute Idee. Insbesondere die von Kalender-Softwares versendeten Notifications und Reminder können aber für eine wahre Informationsflut sorgen. Das bewirkt dann das genaue Gegenteil: Du verlierst den Überblick.

Platzverbrauch

Ein typisches Problem, wenn die Wiedervorlage analog organisiert werden soll: Du produzierst massig Papier, das Platz auf deinem Schreibtisch oder in der Ablage braucht. Zudem sind Ausdrucke alles andere als klimafreundlich.

Die Wiedervorlage zu organisieren kann also einige Tücken und Fallstricke haben. Es sei denn, du setzt bei eurer digitalen Wiedervorlage auf eine Agentursoftware, die mehr kann als händisch eingetragene Erinnerungen zu speichern. Eine echte Hilfe ist dir da unsere Agenturverwaltung, mit der ihr eure digitale Wiedervorlage automatisiert organisiert.

Die feinen Unterschiede: Vorteile einer digitalen, automatisierten Wiedervorlage für dein Business

Wenn die Wiedervorlage digital organisiert sein soll, kommen Agenturen nur schwer um eine Software herum. Denn: Diese bildet den Prozess nicht nur digital ab, sondern automatisiert den Ablauf auch vollständig – und macht eure Projektverwaltung deutlich effizienter. Mit welchen Benefits könnt ihr dabei rechnen?

Taskspezifisch

Die richtige Task-Management-Software bietet dir die Wiedervorlage themenspezifisch – und nicht einfach mit einem Eintrag im Kalender. Mit unserer Agenturverwaltung erzeugst du Wiedervorlagen direkt aus Tasks, wie bspw. aus einem Kostenvoranschlag. So ist die Zuordnung zum Thema und Projekt glasklar nachvollziehbar.

Buchhaltungsfreundlich

Wenn du das Ziel verfolgst, deine Buchhaltung zu digitalisieren, ist eine digitale Wiedervorlage unumgänglich. Ansonsten läufst du Gefahr, zwei parallele Systeme pflegen zu müssen – die Buchhaltung einerseits und die Wiedervorlage andererseits.

Zeit- und platzsparend

Die Wiedervorlage zu organisieren kostet dich digital und automatisiert weit weniger Zeit und Nerven. Ein riesiger Pluspunkt, der eure Büroorganisation maximal effizient macht – und deinen Schreibtisch frei von Papierstapeln. 

Wiedervorlage mit Software als effiziente Lösung

Die Wiedervorlage mit der richtigen Software macht aus zahlreichen Stunden Arbeit ein paar Klicks. Wenn du sie zudem in einem konsistenten System wie der Agenturverwaltung organisierst, hast du alles an einem digitalen Ort:

• Automatische Erinnerungen: Die Erinnerungen in der Agenturverwaltung sind prägnant im Dashboard zu sehen. Bei Fristüberschreitung werden sie als überfällig markiert. Damit sind sie weit einprägsamer als eine Kalendernotiz, die rasch weggeklickt ist!
• Korrekt verknüpft: Da die Wiedervorlagen direkt aus z. B. einem Projekt, einem Kontakt oder einer Rechnung erstellt werden, sind die Zusammenhänge auf den ersten Blick jedem Teammitglied klar. Das hilft u. a. auch dabei, die Buchhaltung zu automatisieren. Denn so sind Erinnerungen wie beispielsweise an Zahlungsfristen jederzeit sichtbar.
• Klare Zuständigkeiten: Die Wiedervorlage in unserer Software kann direkt einem Teammitglied zugewiesen werden. Das sorgt für Klarheit darüber, wer was zu erledigen hat.

So wird Wiedervorlage organisieren zu deinem Lieblingstask

Richtig angepackt mit dem passenden Tool wird aus der Wiedervorlage eine kleine Nebenaufgabe, die du mit wenigen Klicks erledigst. Dafür brauchst du eine smarte Lösung, die über Kalender-Notifications und ausgedruckte Zettel hinausgeht.

Genau das bietet dir unsere Agenturverwaltung. Als holistische Software für Agenturen und Kreativdienstleister bettet sie Wiedervorlagen in typische Prozesse aus deinem Arbeitsalltag ein. Oder anders gesagt: Mit der Agenturverwaltung organisierst du nicht nur die Wiedervorlage, sondern alle relevanten Prozesse bei euch im Haus. Was du nicht auf Wiedervorlage legen solltest, sondern am besten sofort erledigst, ist ein Anruf bei uns. Wir zeigen dir gern, wie du mit unserer Software euren Agenturalltag effizienter gestalten kannst.