Billomat Alternative für Agenturen mit Projektabrechnung: Die All-in-One-Lösung

Einleitung

Billomat macht Rechnungen schreiben einfach – doch wenn deine Agentur Projekte abrechnet, endet genau dort das Problem. Zwischen Zeiterfassung in Tool A, Projektplanung in Excel und Rechnungsstellung in Billomat entstehen Medienbrüche, die dich jeden Monat Stunden und Marge kosten. Reine Buchhaltungssoftware stößt bei projektbasierter Abrechnung oft an Grenzen, weil sie den Weg von der kalkulierten Stunde bis zur fertigen Rechnung nicht durchgängig abbildet.

Dieser Artikel richtet sich an Inhaber, Projektleiter und Operations-Manager in Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden, die aktiv nach einer Billomat Alternative suchen – weil sie spüren, dass getrennte Tools bei wachsender Teamgröße nicht mehr funktionieren. Der Fokus liegt auf Agenturen mit komplexen Abrechnungsmodellen: Time & Material, Retainer, Teilabrechnungen und Fixpreisprojekte. Er ordnet die wichtigsten Möglichkeiten einer Billomat-Alternative für Agenturen mit Projektabrechnung ein.

Die direkte Antwort: Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native Agentursoftware, die Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung in einem System vereint – und damit genau die Lücke schließt, die Billomat bei der Projektabrechnung offen lässt.

Was du aus diesem Artikel mitnimmst:

• Warum Billomat als Insellösung bei Projektabrechnung an Grenzen stößt
• Welche 4 konkreten Schmerzpunkte Agenturen im Alltag mit Billomat erleben
• Wie ein durchgängiger Workflow vom Angebot bis zur Abrechnung aussieht
• Was der Funktionsvergleich zwischen Billomat und Die Agenturverwaltung zeigt
• Wie du den Wechsel ohne Datenverlust und mit minimalem Aufwand schaffst

Warum Billomat für Agenturen mit Projektabrechnung an Grenzen stößt

Billomat ist ein solides Buchhaltungstool, das Rechnungsprozesse für tausende Unternehmen automatisiert. Es deckt Rechnungsstellung, Angebote, Mahnwesen, Belegmanagement und DATEV-Export zuverlässig ab; solche Anbieter fokussieren damit vor allem klassische Buchhaltungsprozesse und die Rechnungserstellung. Billomat ist GoBD-konform und SSL-verschlüsselt, bietet Formate wie XRechnung und ZUGFeRD für die E-Rechnung und ermöglicht eine einfache Erstellung von Rechnungen und Angeboten. Billomat scannt Belege und erkennt automatisch Beträge und Daten. Für Freiberufler, Selbstständige und Gründer, die primär Rechnungen erstellen und ihre Buchhaltung vorbereiten wollen, ist das eine gute Lösung.

Doch zwischen „Rechnung schreiben" und „Projekt profitabel abrechnen" liegt ein ganzer Prozess – und genau hier wird der Unterschied relevant.

Billomat als Insellösung

Billomat ermöglicht die Erstellung von Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR), Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine und unterstützt damit vor allem die Vorbereitung von Steuern und der Steuererklärung. Es bietet wiederkehrende Rechnungen, Abo-Rechnungen und die Umwandlung von Angeboten in Rechnungen per Klick. Zahlungserinnerungen können direkt aus Billomat versendet werden, und Rechnungen enthalten automatisch alle rechtlichen Pflichtangaben.

Das Kernproblem: Billomat kennt keine Projekte. Es weiß nicht, wie viele Stunden dein Team auf welche Aufgabe gebucht hat, ob das Budget noch reicht oder welche Mitarbeitenden nächste Woche verfügbar sind. Die Software löst Buchhaltungsaufgaben und Rechnungsmanagement – aber nicht die Frage, ob das Projekt am Ende profitabel war. Billomat bietet keine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) an, was die finanzielle Kontrolle auf Projektebene zusätzlich erschwert.

Das Agentur-Dilemma

Agenturen arbeiten selten mit einfachen Einzelrechnungen. Die Realität sieht so aus: Ein Kunde hat einen Retainer über 40 Stunden im Monat, gleichzeitig läuft ein Fixpreis-Website-Relaunch und ein drittes Projekt wird nach Time & Material abgerechnet. Agenturen sollten Software wählen, die Abrechnungen nach Stunden und Festpreisen ermöglicht – und zwar im selben System.

Billomat kann Teilabrechnungen und wiederkehrende Positionen erstellen, aber die Verknüpfung dieser Rechnungen mit tatsächlich geleisteten Stunden, Budgetgrenzen und Fremdleistungskosten fehlt. Das Ergebnis: Excel-Tabellen, manuelle Kalkulationen und die permanente Angst, ein Projekt unter Wert abzurechnen.

Genau hier setzen viele Agenturen auf Add-ons – doch auch die lösen das Kernproblem nicht.

Die 4 typischen Schmerzpunkte von Billomat im Agenturalltag

Die folgenden vier Probleme begegnen Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden regelmäßig, wenn sie Billomat als zentrale Software für ihre Projektabrechnung einsetzen.

Fehlende Projekt- und Ressourcenplanung

Wenn du ein neues Projekt startest, brauchst du Antworten auf einfache Fragen: Wer hat nächste Woche Kapazitäten? Welche Mitarbeitenden haben die passenden Skills? Ist das Team bereits überlastet?

Billomat liefert keine dieser Informationen. Es gibt keine Kapazitätsplanung, kein Skill-basiertes Staffing und keinen Workload-Überblick. Ein integriertes System bietet dagegen effektive Ressourcen- und Kapazitätsplanung – genau das, was du brauchst, um Überlastung zu vermeiden und Leerlauf zu erkennen. Denn beide wirken sich direkt auf die Projektmargen aus: Überlastung führt zu Fehler und Nacharbeit, Leerlauf frisst Fixkosten ohne Umsatz.

Die Agenturverwaltung bietet eine vollwertige Kapazitätsplanung, bei der Teamkapazitäten für Projekte reserviert werden und gleichzeitig geprüft wird, ob die Planung zum Projektbudget passt. Eine Übersicht der Team-Kapazitäten zeigt auf einen Blick Über- oder Unterauslastungen einzelner Mitarbeitender.

Zeiterfassung als separater, fehleranfälliger Schritt

Billomat bietet über ein Add-on eine Verknüpfung mit mite, einem eigenständigen Tool für Zeiterfassung. Damit lassen sich Zeiten erfassen und als Rechnungspositionen importieren. Das Problem: Laut Support wird diese Schnittstelle wegen zu geringer Nachfrage nicht weiterentwickelt. Und selbst wenn sie funktioniert – du arbeitest mit zwei getrennten Systemen, die Daten exportieren und importieren müssen.

Jeder Medienbruch ist eine potenzielle Fehlerquelle. Zeiten werden vergessen, falsch zugeordnet oder zu spät übertragen. Ein Soll-Ist-Vergleich ist erst möglich, wenn alle Daten manuell zusammengetragen wurden – dann ist es oft zu spät, um gegenzusteuern.

Die Agenturverwaltung löst das mit einer voll integrierten Projektzeiterfassung in drei Modi (Timer, Wochenansicht, Liste) – direkt auf Aufgaben, Projekte und Funktionsgruppen bezogen.

Intransparenz beim Projekt-Controlling

Billomat zeigt dir Einnahmen, offene Posten und Ausgaben. Was es nicht zeigt: ob dein laufendes Projekt noch im Budget liegt, welche Aufgaben die kalkulierten Stunden überschritten haben, wie sich Fremdleistungskosten auf die Marge auswirken oder ob der Kunden-Etat am Monatsende aufgebraucht sein wird.

Ohne Echtzeitdaten bleibt Controlling reaktiv. Du erkennst Probleme erst, wenn die Rechnung geschrieben ist – nicht, wenn du noch gegensteuern kannst. Projektbudgets und Soll-Ist-Vergleiche sind wichtige Funktionen in Agentursoftware, weil sie dir ermöglichen, schrumpfende Budgets frühzeitig zu erkennen. Die Agenturverwaltung benachrichtigt Projektleiter automatisch, wenn Budgetgrenzen gefährdet sind, und zeigt Margen auf Projekt- und Aufgabenebene in Echtzeit.

Manueller Aufwand bei komplexen Abrechnungsmodellen

Retainer-Controlling, Teilabrechnungen, Akontorechnungen, Fixpreis plus variable Leistungen – all das erfordert bei Billomat manuelle Kalkulationen außerhalb des Systems. Du musst in Excel zusammenrechnen, welche Stunden auf den Retainer fallen, was bereits abgerechnet wurde und welcher Restbetrag offen ist.

Die Agenturverwaltung erzeugt kaufmännisch korrekte Rechnungsdokumente teil- oder vollautomatisch aus erfassten Zeiten und Leistungen. Sie unterstützt Akonto-Abrechnungen, prozentuale Werte, Time & Material, Retainer- und Monatsabrechnungen sowie die Zusammenfassung mehrerer Kostenvoranschläge – alles in einem durchgängigen Prozess.

Wie eine integrierte Lösung diese vier Probleme konkret adressiert, zeigt der folgende Abschnitt.

Die All-in-One Alternative: Cloud-native Agentursoftware statt Billomat

Die grundlegende Frage lautet nicht „Welches Rechnungsprogramm ist besser?", sondern: „Brauche ich überhaupt noch ein separates Rechnungstool, wenn meine Agentursoftware das bereits integriert?" Die Antwort ist: Nein – wenn die Alternative den gesamten Workflow abdeckt.

Durchgängiger Workflow: Vom Angebot bis zur Abrechnung

In Die Agenturverwaltung startet jedes Projekt mit einem strukturierten Angebot oder Kostenvoranschlag. Du kalkulierst mit Stundensätzen, Tagessätzen, Pauschalen und Fremdleistungen – und nutzt dabei KI-gestützte Formulierungsvorschläge für Positionsbeschreibungen. Positionen lassen sich als abrechenbar markieren und in Leistungsblöcke gliedern.

So sieht der durchgängige Prozess aus:

1. Angebot erstellen: Kalkulation mit Produktkatalog, Stunden-/Tagessätzen und Fremdleistungen. Versand per E-Mail direkt aus dem System, sofern die korrekte E-Mail-Adresse des Kunden gepflegt ist.
2. Projekt anlegen: Aus dem Angebot entstehen Aufgaben mit Zeitbudgets. Die Kapazitätsplanung zeigt, wer wann verfügbar ist.
3. Zeiten erfassen: Mitarbeitende buchen projekt- und aufgabenbezogen per Timer, Wochenliste oder Einzeleintrag – ohne separates Tool.
4. Controlling in Echtzeit: Soll-Ist-Vergleiche, Budgetwarnungen und Margenkontrolle laufen automatisch im Hintergrund.
5. Abrechnung generieren: Rechnungen werden aus erfassten Zeiten und Leistungen erstellt – als Fixpreis, Time & Material oder Teilrechnung.
6. DATEV-Export: Die Finanzdaten gehen per Export an den Steuerberater, das Offene-Posten-Management überwacht Zahlungseingänge. Je nach Prozess lassen sich Rechnungen digital oder per Post an Kunden übermitteln.
7. Kostenlose Demo buchen: Sieh dir den durchgängigen Workflow vom Angebot bis zur Abrechnung in einer Live-Demo an.
8. Datenexport vorbereiten: Exportiere Kundenstammdaten und offene Angebote aus Billomat als CSV – das beschleunigt die Migration.
9. Test-Account erstellen: Teste Die Agenturverwaltung mit einem realen Projekt und prüfe, wie sich Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung anfühlen.

Rechnungen können einfach und schnell online erstellt werden – ohne Daten aus externen Tools zusammenzusuchen. Eine zentrale Seite für Angebot, Projekt und Abrechnung vereinfacht den Workflow. Moderne Agentursoftware unterstützt auch E-Rechnungen: E-Rechnungen sind ab dem 01. Januar 2025 verpflichtend bei B2B-Geschäften, und Die Agenturverwaltung bietet die passenden Formate dafür.

Das Ergebnis: kein Medienbruch, keine doppelte Dateneingabe, kein Tool-Wildwuchs.

Funktionsvergleich: Die Agenturverwaltung vs. Billomat Buchhaltungssoftware

Billomat positioniert sich preislich zwischen 19 Euro pro Monat im Professional-Tarif und 99 Euro im Enterprise-Tarif, ergänzt durch eine 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte. Neben einer 2018 modernisierten Oberfläche und einer personalisierbaren Favoriten-Leiste erleichtern vor allem Portale-Bewertungen die Orientierung bei Usability und Support. Für reine Buchhaltungsaufgaben ist der Einstieg schnell erledigt – wer jedoch komplexe Agenturprojekte, Zeiterfassung und ein branchenspezifisches Controlling abbilden muss, stößt mit diesem Setup schnell an die Grenzen einer reinen Rechnungssoftware.

Die Synthese: Finanz-Tools wie Billomat, sevdesk oder lexoffice lösen Buchhaltung, aber kein Projektgeschäft. Die Agenturverwaltung ist die cloud-native Antwort, die beides verbindet – mit einem modularen Preismodell, bei dem du nur für Module zahlst, die du tatsächlich nutzt.

Datenschutz und Compliance sind im Agenturalltag unverzichtbar: Die Agenturverwaltung wird vollständig DSGVO-konform in der EU gehostet und garantiert revisionssichere Prozesse. Gleichzeitig sorgt die Plattform für nahtlose Automationen und Integrationen, die lästige Medienbrüche komplett eliminieren.

Häufige Herausforderungen beim Wechsel und Lösungsansätze

Der Wechsel von einer gewohnten Rechnungssoftware auf eine integrierte Agentursoftware klingt nach Aufwand. Die typischen Bedenken sind berechtigt – aber lösbar.

Datenübernahme aus Billomat

Billomat bietet Exportfunktionen für Kunden, Rechnungen und Angebote in Formaten wie CSV und PDF. Der Umstieg folgt einem klaren Prozess: Daten aus Billomat exportieren, in Die Agenturverwaltung importieren. Das Onboarding-Team unterstützt mit Templates und begleitet die Migration von Kundenstammdaten, Angeboten und laufenden Projekten. Laut Website ist das Onboarding innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen.

Mitarbeiter-Schulung und Umgewöhnung

Ein neues System mit Projektmanagement, Zeiterfassung, Finanzen und HR bedeutet eine Lernkurve. Die Agenturverwaltung adressiert das mit einer intuitiven Benutzeroberfläche, Video-Tutorials und einem Wiki-Handbuch für unterschiedliche Nutzerrollen. Durch Berechtigungsmanagement sieht jeder Nutzer nur die Funktionen, die für seine Rolle relevant sind – das reduziert Komplexität und erhöht Akzeptanz. Bei Fragen beschleunigt der direkte Kontakt zum Onboarding- oder Support-Team den Umstieg.

Kostenbedenken beim Wechsel

Viele Agenturen addieren aktuell die Kosten für Billomat plus Zeiterfassungs-Add-ons (z. B. mite für 5 €/Monat pro Nutzer) plus PM-Tool plus Excel-Workarounds. Die Agenturverwaltung arbeitet nach dem Cherry-Picker-Prinzip: Du zahlst nur für die Module, die du tatsächlich brauchst – keine starren Komplettpakete, keine versteckten Kosten für gigantische Onboarding-Wochen.

Der ROI zeigt sich in drei Bereichen: Einsparung bei Lizenzkosten durch Konsolidierung, gesteigerte Marge durch besseres Controlling und schnellerer Cashflow durch automatisierte Abschlags- und Schlussrechnungen direkt aus dem System.

Fazit und nächste Schritte

Billomat ist ein zuverlässiges Rechnungsprogramm für Unternehmen, die primär Rechnungen schreiben, Mahnungen versenden und ihre Buchhaltung vorbereiten wollen. Für Agenturen mit Projektabrechnung fehlt jedoch der gesamte Prozess davor: Kalkulation, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Controlling. Genau diese Lücke schließt Die Agenturverwaltung als integrierte, cloud-native Plattform.

Deine nächsten Schritte:

Verwandte Themen, die für deinen Wechsel relevant sein können: die E-Rechnungspflicht ab 2025, digitale Belegerfassung mit KI-Unterstützung und die Frage, wie du deine Buchhaltung digitalisieren kannst.

Bereit, Die Agenturverwaltung kostenlos zu testen?

Jetzt Demo starten

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was kostet der Wechsel von Billomat zu Die Agenturverwaltung?

Die Agenturverwaltung setzt auf ein modulares Cherry-Picker-Preismodell: Du zahlst nur für die Module, die du tatsächlich nutzt. Anders als bei starren Komplettpaketen kannst du bedarfsgerecht skalieren. In vielen Fällen sparst du Gesamtkosten, weil separate Lizenzen für Zeiterfassung, PM-Tools und Rechnungssoftware entfallen.

Kann ich meine Daten aus Billomat problemlos übernehmen?

Ja. Billomat bietet Exportfunktionen für Kunden, Rechnungen und Angebote. Die Agenturverwaltung unterstützt den Import und bietet ein begleitetes Onboarding, das innerhalb von sieben Tagen abgeschlossen ist.

Unterstützt Die Agenturverwaltung E-Rechnungen?

Ja. E-Rechnungen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend bei B2B-Geschäften. Die Agenturverwaltung unterstützt die gängigen E-Rechnungsformate und ist damit zukunftssicher aufgestellt.

Gibt es einen DATEV-Export für meinen Steuerberater?

Ja. Die Agenturverwaltung bietet einen DATEV-Export für Finanzdaten, sodass dein Steuerberater oder Buchhalter die Daten nahtlos weiterverarbeiten kann.

Brauche ich zusätzlich noch ein Zeiterfassungs-Tool?

Nein. Die Agenturverwaltung bietet eine voll integrierte Zeiterfassung mit Timer, Wochenansicht und Listenerfassung – direkt auf Projekte und Aufgaben bezogen. Separate Tools wie mite oder Clockodo werden überflüssig.

Ist die Software DSGVO-konform?

Ja. Die Agenturverwaltung wird DSGVO-konform in der EU gehostet und bietet revisionssichere Prozesse. Sicherheit und Datenschutz entsprechen den Anforderungen im DACH-Raum.

Welche Abrechnungsmodelle werden unterstützt?

Die Agenturverwaltung unterstützt Retainer, Akonto-Rechnungen, Teilabrechnungen, Time & Material, Fixpreis-Projekte und die Kombination aus fixen und variablen Leistungen. Alle Abrechnungsarten werden direkt aus den Projektdaten generiert – ohne manuelle Zwischenschritte.