Teilrechnung: Alles was du über Teilschlussrechnungen wissen musst

1. Was ist eine Teilrechnung und warum ist sie wichtig

Eine Teilrechnung (auch Teilschlussrechnung genannt) ist eine Rechnung für bereits erbrachte Teilleistungen während eines laufenden Projekts. Anders als bei einer Abschlagsrechnung (A-Konto-Rechnungen) rechnest du hier konkrete, nachweisbare Leistungen ab - nicht pauschale Vorschüsse. In diesem Leitfaden erfährst du, was eine Teilrechnung ist, wie sie sich von anderen Rechnungsarten unterscheidet und wie du sie korrekt erstellst.

Schneller Überblick über den Inhalt: Du lernst die wichtigsten Definitionen kennen, bekommst eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung, siehst Praxisbeispiele aus verschiedenen Branchen und findest Antworten auf häufige Fragen. Egal ob du Agenturen, Freelancer oder andere Dienstleister - Teilrechnungen können deine Liquidität erheblich verbessern.

2. Teilrechnung verstehen: Wichtige Begriffe und Definitionen

2.1 Kernbegriffe

Eine Teilrechnung ist eine Rechnung über eine vollständig erbrachte Teilleistung eines größeren Auftrags. Du stellst sie für konkrete Arbeitsschritte oder Projektabschnitte aus, die du bereits fertiggestellt hast. Synonyme sind Teilschlussrechnung oder Teilabrechnung.

Profi-Tipp: Verstehe zuerst das “Was” bevor du dich mit dem “Wie” beschäftigst. Eine Teilrechnung ist immer leistungsbezogen - du rechnest nur ab, was du tatsächlich geliefert oder geleistet hast.

2.2 Abgrenzung zu anderen Rechnungsarten

Der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung ist entscheidend:

• Teilrechnung: Abrechnung für konkret erbrachte Leistung (z.B. fertiggestelltes Fundament)
• Abschlagsrechnung (A-Konto-Rechnung): Pauschale Vorauszahlung basierend auf Terminen oder Prozentsätzen
• Schlussrechnung: Endabrechnung nach Projektfertigstellung

Die Beziehung ist einfach: Teilrechnung → für erbrachte Leistungen → Schlussrechnung als finaler Abschluss.

3. Warum Teilrechnungen im Geschäftsleben wichtig sind

Teilrechnungen bieten dir entscheidende Vorteile für dein Unternehmen:

Liquiditätssicherung: Du bekommst Geld für bereits erbrachte Leistungen und musst nicht bis zum Projektende warten. Laut Branchenstudien verbessern Teilrechnungen die Liquidität um bis zu 30% bei langfristigen Projekten.

Risikominimierung: Falls der Kunde zahlungsunfähig wird, hast du bereits einen Teil deiner Leistung vergütet bekommen.

Bessere Planung: Du kannst den Projektfortschritt kontrollieren und deine Finanzen planbarer gestalten.

4. Vergleichstabelle: Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung vs. Schlussrechnung

5. Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellst du eine korrekte Teilrechnung

Schritt 1: Voraussetzungen prüfen und vorbereiten

Bevor du eine Teilrechnung erstellst, prüfe diese Punkte:

Checkliste für erforderliche Informationen:

• Vertragliche Vereinbarung über Teilrechnungen liegt vor
• Teilleistung ist vollständig erbracht und abnahmefähig
• Alle erforderlichen Daten und Belege sind verfügbar
• Rechnungsnummer ist festgelegt

Vertragliche Vereinbarungen überprüfen: Stelle sicher, dass dein Auftrag Teilrechnungen explizit erlaubt. Im Baugewerbe ist das meist Standard, bei Dienstleistungen solltest du es vorher klären. 

Lesetipp: So lässt man sich Projekte zeitnah bezahlen als Agentur.

Schritt 2: Teilrechnung erstellen

Detaillierte Anweisungen für die Rechnungserstellung:

Pflichtangaben nach aktuellem Recht (seit 01.01.2025 E-Rechnungspflicht im B2B):

• Vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
• Genaue Beschreibung der erbrachten Teilleistung
• Menge und Art der Waren oder Dienstleistung
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag
• Gesamtbetrag der Rechnung
• Hinweis “Teilrechnung” oder “Teilschlussrechnung”

Empfohlene Tools und Software: Nutze ein professionelles Rechnungsprogramm wie Die Agenturverwaltung, sevDesk, Lexoffice oder DATEV. Diese Software unterstützt dich bei der korrekten Erstellung und sorgt für die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.

Schritt 3: Steuerliche Aspekte und Buchung

Umsatzsteuer korrekt ausweisen: Teilrechnungen werden steuerlich wie normale Rechnungen behandelt. Du musst die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung abführen.

Buchungshinweise für die Finanzbuchhaltung: Buche Teilrechnungen auf die entsprechenden Umsatzkonten. Bei der späteren Schlussrechnung musst du die Teilrechnungsbeträge korrekt saldieren.

Erfolgsmetriken: Überwache deine Liquidität, das Verhältnis von Teilrechnungen zu Gesamtauftragswert und die Zahlungseingänge.

6. Häufige Fehler bei Teilrechnungen vermeiden

Fehler 1: Verwechslung mit Abschlagsrechnung; Viele stellen Abschlagsrechnungen (A-Konto-Rechnungen) aus, obwohl sie Teilrechnungen meinen. Der Unterschied: Teilrechnungen basieren auf erbrachten Leistungen, Abschlagsrechnungen (A-Konto-Rechnungen) sind pauschale Vorauszahlungen.

Fehler 2: Unvollständige Pflichtangaben: Besonders die genaue Beschreibung der erbrachten Teilleistung wird oft vernachlässigt. Dein Kunde muss genau verstehen, wofür er bezahlt.

Fehler 3: Falsche steuerliche Behandlung: Teilrechnungen sind sofort umsatzsteuerpflichtig. Behandle sie nicht wie Anzahlungen oder Vorauszahlungen.

Profi-Tipp: Verwende Vorlagen und eine Software mit automatischen Pflichtangaben. So vermeidest du Fehler effektiv und sparst Zeit bei der Rechnungsstellung.

7. Häufig gestellte Fragen zu Teilrechnungen

Wann kann ich eine Teilrechnung stellen? 

Du kannst eine Teilrechnung stellen, sobald du eine abgrenzbare Teilleistung vollständig erbracht hast. Die Leistung muss für den Kunden prüfbar und abnahmefähig sein.

Muss ich immer eine Schlussrechnung nach Teilrechnungen erstellen? 

Ja, auch wenn der Restbetrag 0 Euro beträgt, ist eine Schlussrechnung rechtlich erforderlich. Sie schließt das Projekt formal ab und regelt Gewährleistungspflichten.

Wie unterscheidet sich die Buchung von Teilrechnungen? 

Teilrechnungen werden wie vollständige Rechnungen gebucht. Bei der Schlussrechnung müssen alle vorherigen Teilrechnungsbeträge korrekt saldiert werden.

Kann ich Teilrechnungen auch bei kleinen Aufträgen verwenden? 

Grundsätzlich ja, aber bei kleineren Beträgen ist der Aufwand oft nicht gerechtfertigt. Als Faustregel gelten Aufträge ab 10.000 Euro und Laufzeiten über 2 Monate.

Was passiert bei Mängeln an einer Teilleistung? 

Der Kunde kann bei Mängeln die Zahlung der entsprechenden Teilrechnung verweigern. Du behältst aber deine Gewährleistungspflicht für alle erbrachten Teilleistungen.

8. Fazit: Die wichtigsten Erkenntnisse zu Teilrechnungen

Die 5 wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Teilrechnungen sichern Liquidität bei laufenden Projekten und reduzieren dein Risiko erheblich
2. Korrekte Abgrenzung beachten: Teilrechnungen basieren auf erbrachten Leistungen, Abschlagsrechnungen (A-Konto-Rechnungen) sind pauschale Vorauszahlungen
3. Alle Pflichtangaben einhalten: Nutze professionelle Software und beachte die E-Rechnungspflicht seit 2025
4. Vertragliche Basis schaffen: Vereinbare Teilrechnungen bereits bei Auftragserteilung
5. Systematisch vorgehen: Plane deine Teilrechnungen entsprechend dem Projektfortschritt

Nächste Handlungsschritte: Teste ein professionelles Rechnungsprogramm wie Die Agenturverwaltung. Bei komplexen Projekten solltest du bereits in der Angebotsphase die Teilrechnungsstruktur festlegen.