awork vs. Die Agenturverwaltung: Projektmanagement oder vollständige Agentursteuerung?

Du stehst vor einer Entscheidung, die den Alltag deiner gesamten Agentur betrifft: Reicht dir ein starkes Projektmanagement Tool für Aufgaben, Boards und Zeiterfassung? Oder brauchst du eine Plattform, die von der Angebotskalkulation über das Projektmanagement und die Ressourcenplanung bis zur E-Rechnung und zum DATEV-Export alles in einem System abbildet?

Genau das ist der zentrale Unterschied zwischen awork und Die Agenturverwaltung. awork ist ein modernes, cloudbasiertes PM Tool mit Fokus auf Aufgabenverwaltung, Projektplanung und integrierter Zeiterfassung. Die Agenturverwaltung ist eine webbasierte All-in-One-Agentursoftware, speziell für kaufmännische Agentursteuerung und ERP-Lösungen ausgelegt, die den gesamten kaufmännischen Lebenszyklus einer Agentur abbildet. Dieser Vergleich hilft dir als Entscheidungshilfe, wenn du mit 5 bis 25 Mitarbeitenden im DACH-Raum arbeitest und wissen willst, welche Software wirklich zu deinen Anforderungen passt.

Stell dir eine typische Situation vor: Du führst eine 12-köpfige Digitalagentur. Projekte laufen in awork, die Buchhaltung in sevDesk, Kapazitäten pflegst du in Excel und HR-Daten sammelst du irgendwo in Google Sheets. Jeden Monat verlierst du Stunden mit doppelter Datenpflege, verpassten Rechnungen und der Frage, welche Projekte eigentlich noch profitabel sind. Genau an diesem Punkt wird die Wahl zwischen reinem Projektmanagement und vollständiger Agentursteuerung zur strategischen Entscheidung.

Die Kurzantwort: Wann awork reicht – und wann Die Agenturverwaltung klar im Vorteil ist

Die Antwort hängt davon ab, wo dein größtes Problem liegt.

awork ist sinnvoll, wenn dein Fokus klar auf Aufgabenverwaltung, Projektplanung und einfacher Kapazitätsplanung liegt und du Finanzen bewusst in separaten Tools führst. Die Agenturverwaltung ist die bessere Wahl, sobald Angebote, Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, Abrechnung, HR und DATEV-Export in einem System zusammenlaufen sollen. Vor allem Geschäftsführer und Projektleiter, die Margen, Cashflow und E-Rechnungspflicht im Griff haben müssen, profitieren von der All-in-One-Lösung deutlich stärker als von einem reinen PM Tool plus drei weiteren Einzellösungen.

Die folgenden Abschnitte belegen diese Aussage an fünf konkreten Entscheidungsfaktoren mit Praxisbeispielen, Kostenvergleich und klaren Empfehlungen.

Was ist awork? Überblick für Agenturen

awork ist ein cloudbasiertes Projektmanagement Tool aus Hamburg, das speziell für Agenturen entwickelt worden ist. Es positioniert sich als modernes Upgrade gegenüber Tools wie Asana, Trello oder ClickUp und richtet sich an Teams, die ihre operative Projektarbeit strukturieren wollen.

Die Stärken von awork im Überblick:

• Fokus auf Aufgabenmanagement, Multi-Projektplanung und Kapazitätsübersicht
• Zeiterfassung in awork ist nativ und integriert: Timer, Kalenderintegration, Drag-and-Drop in Tages- und Wochenansichten
• awork vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Budgetkontrolle in einem System
• awork bietet echte Auslastungsplanung basierend auf Verfügbarkeiten
• Moderne Oberfläche, schneller Einstieg, intuitive Bedienung
• awork ist DSGVO-konform und hostet in Deutschland, awork kostet 15 €/Nutzer/Monat im typischen Business-Plan

Wo awork an seine Grenzen stößt:

• awork bietet keine integrierte Lösung für die Angebotserstellung und awork erfordert externe Schnittstellen für die Rechnungsstellung
• Kein vollwertiges Agentur-Controlling auf Deckungsbeitrags- und Agenturebene
• Kein integriertes HR-Modul für Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle und Personaldaten

awork ermöglicht wirtschaftliche Steuerung von Projekten in Echtzeit und verknüpft Zeit, Budget und Auslastung. Für die komplette Agentursteuerung fehlen allerdings Angebotserstellung, Rechnungslegung, Mahnwesen, E-Rechnung und kaufmännisches Controlling.

Was ist Die Agenturverwaltung? All-in-One für die gesamte Agentursteuerung

Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native, KI-gestützte Agentursoftware für Agenturen, speziell für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden entwickelt. Die Agentursoftware ist speziell für den DACH-Markt entwickelt und DSGVO-konform. Statt nur ein Teilproblem zu lösen, deckt sie den gesamten Agenturalltag ab: von der ersten Kalkulation bis zur letzten Mahnung.

Die wichtigsten Funktionsbereiche:

• Angebot & Kostenvoranschlag: Strukturierte Kalkulation mit Rollen, Stundensätzen, Fremdleistungen und reibungsloser Übergang in die Projektphase. Die Agenturverwaltung ermöglicht eine lückenlose Prozesskette von der Angebotslegung bis zur Rechnungsstellung.
• Projektmanagement & Ressourcenplanung: Taskboards, Meilensteine, skillbasiertes Staffing, Kapazitäts-Forecasts unter Berücksichtigung von Feiertagen, Urlaub und Krankmeldungen.
• Projektkosten, Controlling & Auswertung: Soll-Ist-Vergleiche in Echtzeit, Margenkontrolle auf Aufgaben-, Phasen- und Projektebene. Die Agenturverwaltung bietet integriertes Finanzcontrolling und Profitabilitätsanalysen.
• Abrechnung und Finanzen: E-Rechnung nach XRechnung/ZUGFeRD, Mahnwesen, Gutschriften, Retainer-Ketten, DATEV-Export. Die Agenturverwaltung deckt den kaufmännischen Bereich lückenlos ab.
• Personalverwaltung & HR: Abwesenheitskalender, Arbeitszeitmodelle, Stundenkonten, Resturlaub, Vertretungen, direkt mit der Kapazitätsplanung verknüpft.
• CRM und Kundendaten direkt mit Angeboten, Projekten und Rechnungen verbunden.
• Automation & Integration: Die Agenturverwaltung unterstützt eine Vielzahl von Integrationen wie DATEV und Slack. Die Agenturverwaltung integriert KI-gestützte Belegfreigabe für automatisierte Workflows.

Die Marktposition ist klar: Die Agenturverwaltung ist die moderne Antwort auf Legacy-Agentursoftware wie TROI, ProAD oder easyJOB mit deutlich geringerem Einführungsaufwand. Gleichzeitig bietet sie eine bessere Funktionstiefe als reine Finanz-Tools wie lexoffice oder sevDesk. Das modulare Cherry-Picker-Preismodell sorgt dafür, dass Agenturen nur für die Module zahlen, die sie wirklich nutzen.

awork vs. Die Agenturverwaltung: Vergleich auf einen Blick

Bevor wir in die einzelnen Entscheidungsfaktoren einsteigen, hier der direkte Vergleich der beiden Anbieter in einer Übersicht:

Die Kernaussage: awork löst primär die operative Planung und Projektsteuerung. Die Agenturverwaltung geht deutlich weiter und deckt zusätzlich Margen, Cashflow, Compliance und Profitabilität in einem durchgängigen System ab.

Entscheidungsfaktor 1: Projektmanagement und Alltag im Team

Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden jonglieren permanent mit parallelen Kundenprojekten, wechselnden Prioritäten und knappen Kapazitäten. Projektmanagement entscheidet darüber, ob Deadlines gehalten, Ressourcen sinnvoll verteilt und Kunden zufrieden sind.

awork punktet hier mit sehr starken Boards, Timelines und Automationen. Die Zeiterfassung direkt an Aufgaben, die moderne Oberfläche und der schnelle Einstieg machen es zu einem exzellenten Projektmanagement Tool für Kreativteams. Wer von Trello oder Asana kommt, fühlt sich sofort zu Hause. Die Stärken von awork liegen klar in der operativen Projektarbeit.

Die Agenturverwaltung bietet ebenfalls Taskboards, Meilensteine und Projekt-Templates. Der entscheidende Unterschied: Jede Aufgabe steht im Kontext von Budget, Stundensätzen und Personalkosten. Die Agenturverwaltung ermöglicht Aufgabenmanagement und Zeiterfassung, ist jedoch weniger visuell orientiert als awork. Dafür weiß die Projektleitung bei jedem Task, was er kostet und wie er sich auf die Marge auswirkt.

Praxisbeispiel: Ein Kampagnenstart mit 6 Teilprojekten. In awork planst du die Aufgaben auf dem Board, weist sie zu und trackst den Fortschritt. In Die Agenturverwaltung startest du mit dem freigegebenen Angebot: Die Aufgabenstruktur wird direkt aus der Kalkulation generiert, Skills und Stundensätze sind hinterlegt, und bei jedem Fortschritt siehst du, ob das Projekt im Budget liegt.

Der Trade-off ist deutlich: awork bietet die schnellere, schlankere Arbeitsweise für reine Projektplanung. Die Agenturverwaltung verknüpft Planung mit Wirtschaftlichkeit, was vor allem für Geschäftsführung und Operations den Unterschied macht.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil Planung und Wirtschaftlichkeit nahtlos verknüpft sind. awork kann im reinen Task-Handling minimal einfacher wirken, verliert aber den Anschluss, sobald wirtschaftliche Projektsteuerung gefragt ist.

Entscheidungsfaktor 2: Zeiterfassung, Abrechnung und E-Rechnungspflicht

Spätestens ab 8 bis 10 Mitarbeitenden wird die saubere Verbindung von Zeiten, Budgets, Rechnungen und E-Rechnungspflicht in Deutschland zum kritischen Erfolgsfaktor. Wer hier auf Medienbrüche setzt, verbrennt Geld und Zeit.

Zeiterfassung: awork integriert Zeiterfassung direkt in Projektabläufe. awork ermöglicht native Zeiterfassung in Projekten mit Timer, Kalenderansichten und Reports. Für viele Teams ist das ein klarer Fortschritt gegenüber separaten Tools. Die Agenturverwaltung bietet ebenfalls Zeiterfassung auf Aufgaben und Phasen, verknüpft diese aber direkt mit Stundensätzen, Angeboten, Rechnungen und Projektdeckungsbeiträgen.

Abrechnung und Finanzen: Hier zeigt sich der grundlegende Unterschied. awork bietet keine Rechnungsstellung, die Abrechnung muss über Tools wie lexoffice oder sevDesk erfolgen, oft mit CSV-Export und manueller Nacharbeit. Die Agenturverwaltung bildet den kompletten Workflow ab: Von der Freigabe erfasster Zeiten über die automatische Rechnungserstellung (Retainer, Pauschalen, Time & Material) bis zum integrierten Mahnwesen.

Praxisbeispiel: Monatliche Retainer-Abrechnung bei einem 8.000-Euro-Kunden inklusive Change Requests. In der awork-Welt erfasst du Zeiten im Projekt, exportierst sie, pflegst sie in dein Rechnungstool ein, erstellst dort die Rechnung, prüfst Zahlungseingänge separat. Das sind mindestens vier Arbeitsschritte mit Fehlerrisiko durch Medienbrüche. In Die Agenturverwaltung klickst du von der erfassten Zeit zur Rechnung, versendest diese als E-Rechnung und überwachst den Zahlungseingang im selben System.

E-Rechnungspflicht und DATEV: Die ab 2025/2026 verschärften Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland (XRechnung, ZUGFeRD) sind für jede Agentur relevant, die mit öffentlichen Auftraggebern oder größeren Unternehmen arbeitet. Die Agenturverwaltung unterstützt E-Rechnung und DATEV-Export als Kernfunktionen. awork muss hierfür komplett auf externe Lösungen und Anbindung an Dritttools setzen.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil sie den kompletten Prozess von der erfassten Stunde bis zur bezahlten E-Rechnung ohne Tool-Brüche abbildet. awork eignet sich, wenn du Finanzen bewusst getrennt halten willst und mit zusätzlichen Tools leben kannst.

Entscheidungsfaktor 3: Controlling, Margen und Steuerung der gesamten Agentur

Reines Projektmanagement ohne Deckungsbeitrags- und Cashflow-Sicht führt spätestens ab 10 bis 15 Mitarbeitenden zu verbrannten Margen. Du siehst zwar, dass ein Projekt „fertig" ist, aber nicht, ob es sich gelohnt hat.

awork liefert solide Reports zu Projekten, Aufgaben und Zeiten. awork ermöglicht wirtschaftliche Steuerung von Projekten und bietet Budgetkontrolle auf Projektebene. Für eine agenturweite Wirtschaftlichkeitsanalyse nach Deckungsbeitrag, Personalkosten und Fremdleistungen musst du jedoch auf Excel oder dedizierte Controlling-Tools zurückgreifen.

Die Agenturverwaltung bietet ein umfassendes Finanz- und Controlling-Dashboard in Echtzeit. Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche auf Projekt, Kunde, Team und Agenturebene. Auswertungen nach Stundensätzen, Personalkosten, Fremdleistungen und Deckungsbeitrag. Dashboards für die Geschäftsführung mit Liquiditätsausblick, offenen Posten und Retainer-Auslastung. Der Fokus von Die Agenturverwaltung liegt auf umfassender Agentursteuerung und Prozessautomatisierung.

Konkretes Beispiel: Ein Website-Relaunch zieht sich drei Wochen über die geplante Laufzeit. In awork erkennst du Überstunden und Task-Verzug. In Die Agenturverwaltung siehst du zusätzlich den tatsächlichen Margen-Verlust in Euro, identifizierst die Ursache (zu niedrig kalkulierte Konzeptionsphase) und kannst diese Daten direkt für künftige Angebote und die Stundensatzkalkulation nutzen. Die Agenturverwaltung bietet eine zentrale „Single Source of Truth" für das Backoffice.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil sie nicht nur Projekte verwaltet, sondern die wirtschaftliche Steuerung der gesamten Agentur ermöglicht. awork bleibt hier bewusst schlanker und überlässt Finanzen separaten Systemen.

Entscheidungsfaktor 4: HR, Ressourcenplanung und Teamorganisation

Ab 5 bis 10 Mitarbeitenden werden Kapazitäten, Abwesenheiten und Skills kritisch. Ohne Überblick über Verfügbarkeiten landest du bei Feuerwehr-Planung: Überlastung bei den einen, Leerlauf bei den anderen, und niemand weiß, wer wann wirklich verfügbar ist.

awork bietet eine sehr gute Visualisierung der Teamauslastung nach Projekten und Aufgaben. awork bietet echte Auslastungsplanung basierend auf Verfügbarkeiten und ist gut geeignet, um parallele Projekte und Sprints zu takten. HR-Funktionen wie Stundenkonten, Resturlaub oder Arbeitszeitmodelle fehlen jedoch.

Die Agenturverwaltung geht deutlich weiter: Kapazitätsplanung berücksichtigt Feiertage, Urlaube, Krankmeldungen und unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Skillbasierte Zuordnung zeigt, wer fachlich und zeitlich verfügbar ist. Personalverwaltung mit Stammdaten, Verträgen, Rollen und HR-Reports läuft direkt im System. Die Agenturverwaltung ist besonders geeignet für kleine bis mittlere Agenturen mit komplexen Strukturen.

Praxisbeispiel: Pitch-Phase im März, zwei Teammitglieder fallen krankheitsbedingt aus. awork hilft dir, Aufgaben schnell umzuplanen. Die Agenturverwaltung zeigt dir zusätzlich, welche Mitarbeitenden mit den passenden Skills tatsächlich verfügbar sind, wie sich die Umplanung auf das Projektbudget auswirkt und ob die verbleibenden Kapazitäten realistisch reichen.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – für Agenturen, die HR und Projektplanung in einem System denken. awork ist stark, wenn du primär operative Planung brauchst und HR weiterhin in separaten Tools führst.

Entscheidungsfaktor 5: Einführungsaufwand, Integrationen und laufende Kosten

Viele Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden scheitern nicht an Funktionen, sondern an Komplexität, Change Management und versteckten Gesamtkosten. Die Herausforderungen liegen oft im Detail.

Einführung und Lernkurve:

• awork: Schneller, leichter Start. Ideal für Teams, die „einfach mal loslegen" wollen. Onboarding fokussiert auf Projekte und Aufgaben, die Lernkurve ist flach.
• Die Agenturverwaltung: Geführtes Onboarding für die komplette Prozesskette: Angebot, Projekte, Zeiten, Rechnungen, DATEV. Die Agenturverwaltung erfordert durch ihren Funktionsumfang mehr Einarbeitungszeit für die Anwender, bietet aber praxisnahen Onboarding-Service und Workshops speziell für Agenturen im DACH-Raum.

Integrationen und Tool-Stack:

• awork: Gute Integrationen mit Slack, Teams, Google Workspace. Für Finanzen, HR, CRM werden jedoch zusätzliche Produkte benötigt, was schnell zu einem „Tool-Zoo" führt. Die Daten liegen in verschiedenen Systemen, niemand hat den vollständigen Blick.
• Die Agenturverwaltung: Bewusst weniger externe Tools nötig, weil Kernprozesse im System abgebildet sind. Gezielte Integrationen wie Kalender, E-Mail, DATEV-Export ohne redundante Datensilos.

Gesamtkosten (TCO):

Vergleichsszenario für 12 Mitarbeitende: awork (ca. 14 €/Nutzer/Monat) plus Rechnungssoftware (ca. 15 €/Monat) plus HR-Tool (ca. 5 €/Nutzer/Monat) plus manuelle Datenpflege und Abstimmungsaufwand. Im Vergleich: Die Agenturverwaltung mit Cherry-Picker-Modulen, die all diese Abläufe in einer Plattform vereint. Die Preisstruktur variiert zwischen 9 € und 30 € pro Nutzer, abhängig von den gewählten Modulen. Trotz scheinbar höherer Lizenzkosten pro Nutzer spart die All-in-One Lösung insgesamt Zeit, Komplexität und Integrationsaufwand. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe und Fehler.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – insbesondere, wenn du Gesamtkosten und administrativen Aufwand über 2 bis 3 Jahre betrachtest. awork ist günstiger als Einzelbaustein, wird aber schnell von Zusatztools flankiert.

awork vs. Die Agenturverwaltung: Welche Lösung solltest du wählen?

Es gibt keinen universellen Sieger, aber klare Empfehlungen je nach Situation.

Wähle awork, wenn:

• du heute vor allem Chaos in Aufgabenlisten und Projektplanung lösen willst,
• deine Buchhaltung bereits stabil mit Tools wie lexoffice, sevDesk oder einem eigenen ERP läuft,
• du ein kleines Team (z. B. 3 bis 8 Personen) bist und Finanzen zunächst bewusst manuell oder mit Excel betrachtest.

Wähle Die Agenturverwaltung, wenn:

• du als Inhaber oder Geschäftsführerin nicht nur Projekte, sondern Margen, Cashflow und Auslastung im Griff haben musst,
• deine Agentur 5 bis 25 Personen hat und Excel, Einzeltools und E-Mails inzwischen mehr blockieren als helfen,
• du E-Rechnung, DATEV-Export und DACH-konforme Abrechnung ohne Medienbrüche abbilden willst,
• du HR, Zeiterfassung, CRM und Projektcontrolling zentral in einem System brauchst.

Die Agenturverwaltung ist die konsequente Wahl, wenn es um vollständige Agentursteuerung geht. awork bleibt eine gute Lösung, wenn du ausschließlich das operative Projektmanagement optimieren möchtest und mit der Komplexität mehrerer Einzeltools bewusst leben kannst.

Wie greifen Projektmanagement, Zeiterfassung und Finanzen in Die Agenturverwaltung ineinander?

Am besten lässt sich das an einem durchgehenden Beispiel zeigen: Ein Website-Relaunch von der Angebotsphase im Januar bis zur Abschlussrechnung im April.

Angebotsphase: Du erstellst den Kostenvoranschlag mit Rollen (Senior Beratung, Grafik, Entwicklung), Stundensätzen und einer klaren Aufwandsabschätzung. Das akzeptierte Angebot wird direkt in Projekte und Aufgabenstrukturen überführt, ohne dass du irgendetwas manuell nachbauen musst. Automatisierung integriert Zeiterfassung und Budgetkontrolle in einem System.

Projektphase: Die Aufgaben werden nach Skills und Kapazitäten zugewiesen. Die Ressourcenplanung berücksichtigt Urlaube, Feiertage und Arbeitszeitmodelle. Kommt ein Scope-Change, passt du das Projekt an und siehst sofort die Auswirkung auf Budget und Auslastung. Die Mitarbeitenden erfassen ihre Zeiten direkt auf Aufgaben und Phasen.

Controlling: Während der gesamten Laufzeit siehst du Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche. Warnungen bei Budgetüberzug kommen automatisch, bevor es zu spät ist. Du hast jederzeit eine transparente Margenbetrachtung pro Projekt und Kunde. Echtzeit-Datenanalyse ermöglicht schnelle Entscheidungen durch Automatisierung.

Abrechnung: Am Projektende (oder als Teilrechnungen während der Laufzeit) erstellst du Rechnungen direkt aus den erfassten Leistungen. E-Rechnung und DATEV-Export gehen ohne manuelles Nachpflegen in Drittsystemen an die Buchhaltung. Automatisierte Workflows erhöhen die Transparenz in Projekten.

HR & Nachkalkulation: Abwesenheiten und Arbeitszeitmodelle fließen in die Nachkalkulation ein. Die gewonnenen Daten nutzt du für zukünftige Angebote und eine realistische Stundensatzkalkulation. So wird jedes abgeschlossene Projekt zur Datenbasis für bessere Margen beim nächsten.

Was bringt dir der Umstieg von einem reinen Projektmanagement-Tool auf Die Agenturverwaltung konkret?

Du nutzt heute awork plus zwei oder drei weitere Tools und fragst dich, ob sich der Umstieg lohnt? Hier sind die konkreten, messbaren Vorteile:

Zeitersparnis:

• Weniger doppelte Dateneingabe. Projektdaten musst du nicht mehr in PM, Rechnungs- und HR-System separat anlegen.
• Weniger Abstimmungen zwischen Projektleitung und Buchhaltung, da alle denselben Datenstand sehen. Automatisierung verbessert die Effizienz in Agentursoftware.

Bessere Marge:

• Frühere Budgetwarnungen und realistische Kalkulation dank Vergangenheitsdaten aus dem Software-Controlling.
• Reduzierte unbezahlte Mehrarbeit, weil Nachberechnungen fundiert möglich sind.

Cashflow und Liquidität:

• Schnellere Rechnungsstellung dank durchgängiger Prozesse.
• Mahnwesen im System verhindert, dass Forderungen „liegen bleiben" und der Cashflow stockt.

Weniger Tool-Chaos:

• Abschaffung mehrerer kleiner Spezialtools (separate Zeiterfassung, Rechnungs-App, HR-Listen in Excel).
• Ein Login, ein Datenmodell, klare Zuständigkeiten. Die Agenturverwaltung bietet eine zentrale „Single Source of Truth" für das Backoffice.

Vorher/Nachher einer typischen 12-Personen-Agentur: Vorher: 4 bis 5 Tools im Stack, monatlich mehrere Stunden für Datenpflege und Abstimmung, regelmäßig verspätete Rechnungen, kein Echtzeit-Überblick über Profitabilität. Nachher: Ein System für alle Prozesse, Rechnungen gehen am Tag der Projektabnahme raus, Margen sind jederzeit transparent, die Produktivität steigt messbar.

So wechselst du von awork oder anderen Projektmanagement-Tools zur Die Agenturverwaltung

Du hast bisher rein projektbezogene Tools im Einsatz und überlegst den Schritt Richtung vollständiger Agentursteuerung. So sieht ein realistischer Wechsel aus:

• Prozessaufnahme: Welche Schritte deckst du heute mit awork, Excel und weiteren Tools ab? Angebote, Zeiten, Rechnungen, HR? Dokumentiere die Abläufe und identifiziere Medienbrüche.
• Modulauswahl im Cherry-Picker-Modell: Starte mit den Kernmodulen Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung. HR, CRM und erweiterte Controlling-Module kannst du optional ergänzen, wenn dein Team bereit ist.
• Datenübernahme: Kläre, welche Daten aus awork übernommen werden sollen (Kunden, Projekte, Aufgaben) und welche du neu aufsetzt. Nicht alles muss migriert werden, oft ist ein sauberer Neustart bei laufenden Projekten sinnvoller.
• Onboarding-Phase: Plane einen Parallelbetrieb von maximal 4 bis 6 Wochen, um dein Team sauber umzugewöhnen. Die Agenturverwaltung bietet persönliches Onboarding und praxisnahe Workshops.
• Rollenklärung: Wer verantwortet Angebote, wer Projekte, wer Abrechnung im neuen System? Klare Zuständigkeiten verhindern Reibungsverluste.
• Go-live: Definiere einen Stichtag, ab dem Angebote, Projekte und Rechnungen ausschließlich über Die Agenturverwaltung laufen. Ab diesem Ort gibt es kein Zurück in den alten Tool-Mix.

Der Onboarding-Support von Die Agenturverwaltung begleitet genau diese Umstellung. Laut Anbieter soll eine Agentur innerhalb weniger Tage startklar sein.

FAQ: awork oder Die Agenturverwaltung – die wichtigsten Fragen beantwortet

Hier beantworten wir die typischen Fragen, die bei der Entscheidung zwischen awork und Die Agenturverwaltung immer wieder auftauchen.

Ist Die Agenturverwaltung teurer als awork?

Der reine User-Preis von awork (ab ca. 14 €/Nutzer/Monat) wirkt auf den ersten Blick niedriger. Die Agenturverwaltung ersetzt durch das modulare Cherry-Picker-Modell jedoch viele zusätzliche Tools. Beispielrechnung für eine 10-Personen-Agentur über 12 Monate: awork plus Rechnungssoftware plus HR-Tool plus manuelle Abstimmung kosten in der Summe oft mehr als Die Agenturverwaltung mit den passenden Modulen. Der Preis relativiert sich, wenn du die Gesamtkosten (TCO) und den gesparten Zeitaufwand ehrlich rechnest.

Können wir awork und Die Agenturverwaltung parallel nutzen?

Technisch ist ein Parallelbetrieb möglich, operativ aber selten sinnvoll. Teams müssten Zeiten und Aufgaben doppelt pflegen, was die Effizienz senkt statt steigert. Unsere Empfehlung: Triff eine klare Wahl für ein führendes System und nutze eine strukturierte Übergangsphase mit konkretem Migrationsplan.

Wie lange dauert die Einführung von Die Agenturverwaltung in einer 15-köpfigen Agentur?

Typischerweise einige Wochen, abhängig von Datenkomplexität und Zusammenarbeit mit dem Onboarding-Team. Onboarding-Pakete und Best-Practice-Setups beschleunigen den Prozess erheblich. Die Agenturverwaltung bietet persönliche Begleitung, damit die Einführung nicht zum Mammutprojekt wird.

Ist Die Agenturverwaltung für sehr kleine Teams (unter 5 Personen) sinnvoll?

Ja, wenn du von Anfang an eine komplette Prozessabdeckung willst und dir den späteren Wechsel sparen möchtest. Ansonsten können schlanke PM-Tools kurzzeitig reichen. Die Agenturverwaltung wächst mit deiner Agentur mit: Module lassen sich später bedarfsgerecht ergänzen, ohne dass du das System wechseln musst.

Wie sicher sind unsere Daten in Die Agenturverwaltung im Vergleich zu awork?

Beide Lösungen arbeiten cloud-native und DSGVO-konform mit Hosting in der EU. Die Agenturverwaltung bietet darüber hinaus Auftragsverarbeitungsverträge, klare Rechte- und Rollenkonzepte und tägliche Backups. awork hostet auf Microsoft-Servern in Deutschland und ist ISO-27001-zertifiziert. In puncto Datensicherheit liegen beide Anbieter auf einem hohen Niveau.

Wie können wir Die Agenturverwaltung unverbindlich testen?

Du kannst Die Agenturverwaltung kostenlos testen und dir eine persönliche Demo buchen. Unsere Empfehlung: Spiele im Test bewusst einen echten Kundenfall komplett von Angebot bis Rechnung durch, statt nur herumzuklicken. So erkennst du sofort, ob die Lösung zu deinen Prozessen passt.

Nächster Schritt: Vollständige Agentursteuerung live sehen

Wenn du aktuell awork oder ein ähnliches Projektmanagement Tool nutzt und merkst, dass Finanzen, Controlling und HR außen vor bleiben, ist es Zeit, Die Agenturverwaltung in Aktion zu sehen. Buche eine praxisnahe Live-Demo anhand eurer realen Projekte, starte ohne Risiko und ohne lange Implementierungsprojekte und schneide das Cherry-Picker-Modell genau auf deine Agentur zu. Hier findest du alle Informationen zu den Preisen und Modulen.