Projektauswertung: Kein Mikromanagement, sondern echte Erkenntnisse!

Projekte laufen üblicherweise nicht von heute auf morgen, sondern über einen längeren Zeitraum. Einmal geschafft, klopft sich das ganze Team auf die Schultern. Und sonst? Sonst passiert oft genug nichts mehr. Eigentlich schade, denn jetzt ist der perfekte Moment für eine Projektauswertung. Schließlich gibt es aus jedem Projekt etwas zu lernen – entweder aus Fehlern oder für kommende Aufträge, wenn euch ein großer Wurf gelungen ist.

Projekte auszuwerten lohnt sich, um diese Potenziale zu nutzen. Damit das klappt, solltest du dich allerdings nicht allein auf dein Bauchgefühl, sondern lieber auf Zahlen und messbare Ergebnisse verlassen. Wichtig dabei: Die Projektauswertung soll natürlich nicht zum Zeitfresser werden, sondern nebenbei und auch als Zwischenauswertung möglich sein. Wie das gehen soll? Das erfährst du hier.  

Was ist eine Projektauswertung?

Eine Projektauswertung ist die Analyse sämtlicher betriebswirtschaftlich relevanter Parameter eines Projekts. Du überprüfst also, ob Budget, eingesetzte Manpower, Arbeitszeit und Outcome in einem sinnvollen ökonomischen Verhältnis zueinander stehen. Die systematische Auswertung deiner Projekte zeigt dir, welche Arbeitsaufträge profitabel sind. 

Ergebnisorientiert: Ziele der Projektauswertung

Durchdachte Projektverwaltung impliziert auch, die Zahlen sprechen zu lassen. Diese Ziele verfolgst du mit der Evaluation eurer Projekte:

• Den exakten Zeitaufwand erkennen 
• Die Personalkosten analysieren
• Die Rentabilität von Projekten erfassen
• Das Verhältnis von Einnahmen, Gewinn und Aufwand erfahren
• Learnings über lohnende Projektabläufe wie Misserfolge
• Künftig möglichst rentable Projekte an Land ziehen

Wie kann ein Projekt ausgewertet werden?

Um ein Projekt sinnvoll auszuwerten, musst du verschiedene Parameter betrachten und in Beziehung zueinander setzen. Die Einnahmen allein nützen dir bei der Projektauswertung wenig, wenn du nicht weißt, wie viel Aufwand in die Arbeit geflossen ist.

So ist es wichtig, bei der Projektauswertung die eingesetzten Kapazitäten zu messen. Das ist zum einen natürlich die aufgewendete Arbeitszeit deines Teams. Zum anderen aber könnte es je nach eurer Teamstruktur auch das Erfahrungslevel sein, ob bspw. Junior oder Senior im Einsatz waren oder ob ihr Fremdleistung von Freelancern einkaufen musstet, oder ob Materialeinsatz im Spiel war. 

Das führt uns direkt zum nächsten Punkt: der Profitabilität. Denn natürlich musst du als Head of Agentur wissen, was unterm Strich bei euch bleibt und wie gewinnbringend ein Projekt war. Außerdem interessant ist die Frage, ob der Kunde z. B. bei einem Festpreisangebot unnötig viel eurer Zeit mit Korrekturschleifen und ungeplanten Meetings in Anspruch genommen hat. So erfasst du Risiken und lernst für die Zukunft.

Grundsätzlich solltest du dir die Frage stellen, wie du bei der Projektauswertung vorgehen möchtest – alle Daten händisch in Vorlagen und Excel-Sheets eintragen, oder die Fleißarbeit einer Agentursoftware überlassen und Projektauswertungen mit einem Klick fertigstellen. Aus unserer Sicht führt heutzutage kein Weg mehr an einer digitalen Lösung vorbei.

Projektauswertung mit der Agenturverwaltung ist effizient & transparent

Tu dir selbst einen Gefallen und erspare dir das endlose Zusammentragen von Daten. Eine mögliche digitale Lösung für eine effiziente Projektauswertung ist Die Agenturverwaltung, ein Agenturprogramm, das du auch zur Projektauswertung und zum Projektcontrolling nutzen kannst. Sie liefert dir genaue Auswertungen dazu, wie es um Budgets und Arbeitszeit für eure Projekte steht. 

Zudem errechnet die Software die Rentabilität einzelner Projekte, sortiert erledigte Aufträge in „profitabel“ und „unprofitabel“ und warnt dich, wenn es in die falsche Richtung geht. Fremdleistungen lassen sich ebenfalls sauber auslesen. Berichte erstellst du mit einem Klick und versendest sie einfach per Mail, damit alle informiert sind.

Welche Herausforderungen kann Projektauswertung mit sich bringen?

Wenn Projektauswertung mit Software so einfach geht – was kann dagegensprechen? In der Realität aber können auch sinnvolle Methoden Herausforderungen mit sich bringen. Auch wenn du den Bericht mit einem Klick erstellst, braucht es ein gewisses Knowhow, um die Ergebnisse zu interpretieren. Und: Nicht viel, aber ein wenig Zeit musst du auch investieren.

Fakt ist außerdem: Zahlen lügen nicht, und die Wahrheit tut manchmal weh. Was, wenn ein inhaltlich spannendes Projekt unrentabel ist oder der Lieblingskunde nicht genug Geld bei euch lässt? Oder wenn ein Teammitglied ungewöhnlich langsam gearbeitet hat, wie die Projektzeiterfassung belegt? Tja, das sind vielleicht nicht die gewünschten Erkenntnisse, aber wichtig sind sie allemal, denn mit dem Kopf im Sand fehlt der Weitblick. 

Welche Vorteile hat die saubere Auswertung eurer Projekte?

Langfristig soll euch Projektauswertung helfen, die richtigen Kunden und Projekte auszuwählen und dabei einen guten Schnitt zu machen, ganz klar. Im Detail bedeutet das:

• Transparenz: Kein ungutes Bauchgefühl mehr, sondern Klarheit und handfestes Wissen über Profitabilität. 
• Teamspirit: Erfolge seht ihr schwarz auf weiß und feiert sie gemeinsam, denn ihr seht, wie sich Teamwork auszahlt.
• Aus Fehlern lernen: Wenn es mal schiefgelaufen ist und ein Projekt ein Minusgeschäft war, bietet euch transparente Projektauswertung die Gelegenheit zu lernen.
• Stärken stärken: Best Practices identifizierst du zweifelsfrei mit Projektauswertung und lernst über die Talente deiner Agentur dazu.
• Leistung sichtbar machen: Projektauswertung hilft, Leistungsträger im Team sichtbar zu machen und zu honorieren.
• Controlling: … profitiert von Projektauswertung und gibt dir die betriebswirtschaftliche Kontrolle.

5 Tipps für deine nächsten Projektauswertungen

Projektauswertung kann was und sorgt für eine gute Bilanz. Damit sie aber ihr volles Potenzial entfalten kann, hier noch ein paar wichtige Tipps:

1. Verlass dich auf eine solide Datengrundlage statt auf Bauchgefühl. Nur so weißt du sicher, wie es um die finanzielle Situation deiner Agentur bestellt ist.
2. Nutze eine vielseitige und intuitiv bedienbare Software wie Die Agenturverwaltung, die dir Handarbeit abnimmt, präzise ist und wirklich alle Projektparameter berücksichtigt, nicht nur die Arbeitszeit.
3. Abschlussberichte nach getaner Arbeit sind prima, aber auch Zwischenberichte sind wichtig! Sie schützen dich nämlich vor Fehlkalkulationen, gerissenen Budgets und Zeitplänen.
4. Auch bei Zahlen, Daten und Fakten aka Projektauswertungen kommt es auf gute Kommunikation an. Haue deinem Team bitte keinen negativen Projektbericht um die Ohren, sondern überlegt gemeinsam, wie es beim nächsten Mal besser klappt.
5. Seht Projektauswertungen nicht als unangenehmes Mikromanagement, sondern als Möglichkeit, eure Zusammenarbeit noch besser und für alle profitabler zu machen.

Let’s talk numbers: Projektauswertung jetzt anpacken

Du siehst: Es gibt keinen Grund, Projektauswertungen nicht zu machen! Sie schenken dir Klarheit und Transparenz, wo sonst vage Vermutungen regiert haben. Und mit der richtigen Software hast du auch keinerlei Mehraufwand, sondern auf einen Klick die Zahlen zur Hand, die dir wirklich weiterhelfen.

Apropos, weiterhelfen: Das tun wir natürlich jederzeit. Wenn du noch Fragen hast, wie du die Zahlen für dich sprechen lassen kannst, sind wir deine ersten Ansprechpartner. Melde dich bei uns, wenn du dir Die Agenturverwaltung in einer kostenlosen Demo anschauen willst!