Skip to content

Rechnungsprogramm für Dienstleister: So findest du den richtigen Personal-Invoice-Assistant

Achim Koellner 23.12.2024

Wer einen Job in der Dienstleistungsbranche wählt, hat zumeist ein Händchen für Menschen, ist gut im Problemelösen und kann sich rasch in spezielle Themen reinfuchsen. Wofür das Herz von Menschen in Dienstleistung und Kreativbranche meist etwas weniger laut schlägt, ist die Buchhaltung. Ist ja auch kein Wunder, sonst hätten sie vermutlich eine Karriere in der Steuerberatung angepeilt.

Buchhaltung gilt als zahlenlastig, kompliziert und, seien wir ehrlich, etwas fade. Aber es geht auch anders. Was sagst du dazu, wenn wir behaupten, dass Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen und sogar Mahnungen auch super easy sein können? Mit dem richtigen Rechnungsprogramm für Dienstleister ist das nämlich gar nicht so utopisch … überzeug dich selbst!

6 Premium-Tipps: Die beste Rechnungssoftware für Dienstleister finden & Workload reduzieren

Auch in deiner Buchhaltung werden Rechnungspositionen vermutlich nicht mehr mit dem Taschenrechner addiert und auf Papier festgehalten. Aber mal ganz unter uns: Excel, PDF und Co sind trotzdem meilenweit von einem echten digitalen Rechnungsworkflow entfernt. Wenn du wissen willst, worauf du bei deiner Auswahl eines Rechnungsprogramms für Dienstleister achten solltest, dann lies jetzt weiter:

  1. Allrounder: Software für Dienstleister kannst du so verstehen wie deinen eigenen Personal-Invoice-Assistant – du brauchst Alleskönner und niemanden mit Inselwissen (aka digitale Insellösungen). 
  2. Intuitiv: Dein Rechnungsprogramm für Dienstleister sollte ein Selbstläufer sein. Will heißen: Dein Team steigt dank intuitiver Bedienbarkeit sofort durch und braucht keinen Crashkurs in IT oder Bilanzbuchhaltung, um mit dem Programm umgehen zu können.
  3. Anpassungsfähig: Dein Rechnungsprogramm für Dienstleister sollte in verschiedenen digitalen Umgebungen lebensfähig sein und somit auf Mac wie Windows funktionieren.
  4. Cloudbasiert: Wer will heute noch tagein, tagaus in demselben Büro sitzen? Gönn deinem Team daher ein mobil erreichbares, cloudbasiertes Rechnungsprogramm für dein Unternehmen. Außerdem sind Cloud-Lösungen in der Regel effizienter und sicherer, denn sie punkten mit regelmäßigen Backups, bringen keinen Wartungsaufwand für deine IT und bieten sicheren Speicherplatz.
  5. Teamfähig: Die Rechnungssoftware für Dienstleister sollte für mehrere Nutzer gleichzeitig verfügbar sein, damit nicht ein einzelner Vorgang den Rest deines Teams blockiert.
  6. Vielseitig: In einer Ausgangsrechnung steckt mehr als nur ein paar Zahlen. Dein Programm sollte mit sinnvollen Funktionen den Rechnungsworkflow von Anfang bis Ende für dich abwickeln können, dazu gehören z. B. auch Kostenvoranschläge oder Fremdleistungsmanagement.

Was ist für dich drin? Deine Vorteile mit einem Rechnungsprogramm für (Kreativ)Unternehmen

Mit unseren sechs Richtigen für die Auswahl deines Rechnungsprogramms für Dienstleister bist du schon mal auf der sicheren Seite. Aber natürlich willst du auch wissen, was für dich drin ist, wenn du auf ein Rechnungsprogramm setzt. Eine solche Anschaffung muss schließlich auch ein Return-on-Investment bieten. Welchen genau zeigen wir dir:

  • Effizienz: Buchhaltungsarbeiten mit geringem Zeitaufwand erledigen und wieder ran an die Kundenprojekte. Klingt unternehmerisch sinnvoll, oder? Ein Rechnungsprogramm für Dienstleister erleichtert dir genau die Büro-Tasks, die dich sonst Zeit kosten, sodass du dich wieder deinen Kunden widmen kannst.
  • Überblick: Ob offene Posten, Gutschriften oder ausstehende Zahlungen – ein gutes Rechnungsprogramm für Dienstleister zeigt dir Ausstände und Zahlungsverpflichtungen auf einen Klick und Blick. Und du erkennst schneller, womit du Geld verdienst und wo das Projektmanagement effizienter laufen könnte. 
  • Korrektheit: Dass deine Rechnungen mit fehlerhaften Kundendaten rausgehen, kann nicht passieren, wenn du alles ordentlich in einer Software dokumentierst. Auch Arbeitszeiten und Fremdleistungen werden automatisch richtig erfasst, wenn ein smartes Programm für dich mitdenkt.
  • Kontrolle: Projektcontrolling mit einer Software für deine Rechnungen wird ein Leichtes, wenn du alle relevanten Zahlen und Auswertungen in einem smarten System gespeichert hast und somit sofort auswerfen lassen kannst. Für Projektumsätze, Deckungsbeiträge, Eigen- und Fremdleistungen geht das ganz ohne Rechenaufwand.

Funktionen & Workflows der Agenturverwaltung im Einsatz

Ein Bündel Benefits – schön und gut, aber wie genau kannst du dir einen echten Anwendungsfall vorstellen? Im Unternehmensalltag hast du es schließlich nicht immer mit schlichten Pauschalpreisen oder der abrechenbaren Stundenanzahl X zu tun. Es kann gerade dann komplizierter werden, wenn es um Eigen- und Fremdleistungen, Belege in unterschiedlichen Formen und und und … geht.

Wie unsere Lösung Die Agenturverwaltung sich solchen Herausforderungen stellt, zeigen wir dir in unserem Showcase.

Kundenanfrage kommt: Kostenvoranschlag

Eine neue Anfrage hat dich erreicht. Der potenzielle Neukunde will einen Kostenvoranschlag. Du kannst mit ein paar Klicks Standardleistungen aus bisherigen Kostenvoranschlägen übernehmen. Bei stundenweise abrechenbaren Leistungen kannst du die Sätze in unserem Rechnungsprogramm für Dienstleister hinterlegen, aber auch Pauschalpreise eingeben, bei denen im Hintergrund mit verfügbaren Stunden kalkuliert wird.

Projekt läuft: Fremdleistungsmanagement

Das Projekt läuft rund, eure Subunternehmer liefern ab – und wollen bezahlt werden. Rechnungen kommen herein, weshalb dein nächstes To-do Belegerfassung heißt. Gehen die Rechnungen an ein festgelegtes Rechnungspostfach, übernimmt Die Agenturverwaltung sie automatisch. Aber auch eingescannte Papierrechnungen kannst du mittels OCR erfassen.

Dank KI-gestützter Belegerkennung kann Die Agenturverwaltung nicht bloß Belege identifizieren und aufnehmen. Sie erkennt außerdem, welche Daten relevant sind, und überträgt sie automatisch. Mit der Agenturverwaltung kannst du diese Kosten direkt auf das entsprechende Projekt und den zugehörigen Kostenvoranschlag buchen, und das bei stundenweiser wie pauschaler Abrechnung.

Zahltag: Rechnungen erstellen

Nach den Subunternehmern willst du ebenfalls an dein Geld kommen. Das Schöne ist, dass Die Agenturverwaltung neben finalen Schlussrechnungen auch Akonto- und Teilleistungsabrechnungen macht, die mit deinem Kostenvoranschlag verknüpft sind. Klare Sache, dass diese Rechnungsposten in der Schlussrechnung nicht mehr auftauchen – Die Agenturverwaltung hat das im Blick und versendet die korrekte Rechnung automatisch. 

Ablage: Ab zum Steuerberater

Die Gelder fließen, nun heißt es: Ab mit den Belegen zu DATEV, damit dein Steuerberater seine Arbeit machen kann. Mit dem Modul Beleg2Buchung leitet Die Agenturverwaltung Rechnungen, Gutschriften und die jeweiligen Originalbelege an DATEV weiter, sodass die Steuerberatung in Aktion treten kann. So einfach geht es mit einem Rechnungsprogramm für Dienstleister, das dir ein Komplettpaket bietet!

Darum solltest du ein Rechnungsprogramm für Dienstleister zu deinem Personal-Invoice-Assistant machen

Ein Rechnungsprogramm für Dienstleister ist eine feine Sache, wenn es sämtliche Schritte rund um den Rechnungsworkflow für dich mitdenkt. Besonders wichtig dabei ist, dass es sich mit den Spezifika der Dienstleistungsbranche auskennt und vor Fremdleistungsmanagement, Retainern, pauschalen und stundenweisen Abrechnungen sowie automatischen Rückkoppelungen mit dem Kostenvoranschlag nicht kapituliert.

Mit so einem Allrounder hast du für deine Rechnungsvorgänge einen digitalen Personal Assistant, der versteht, wie kreative Dienstleister und Agenturen ticken und was es wirklich braucht, um dir den Alltag zu erleichtern. Du willst ein Vorstellungsgespräch mit der Agenturverwaltung? Dann melde dich bei uns!