Belegerkennung: Wie ein Buchhaltungs-Basic durch KI-Unterstützung zu deinem Must-have wird

Ein Programm, das Belege digital erfassen kann, kann sie nicht auch automatisch erkennen. Einfacher gesagt: Belegerkennung ist nicht gleich Belegerfassung. Aber wo genau liegt der Unterschied? Kassenbons, Rechnungen, Quittungen & Co. digital zu erfassen kann auch eine Scanner-App. 

Wirklich advanced wird es, wenn es um die Daten auf deinem Beleg geht. Denn mit denen kann ein Scanner erstmal nichts anfangen. Und genau da kommt automatische Belegerkennung ins Spiel: Die richtige Software erkennt, welche Daten auf deinem digitalen Beleg wichtig sind und wo sie hingehören. 

Wie das geht, was du davon hast und was KI damit zu tun hat, erfährst du in diesem Artikel. 

Was ist eine automatische Belegerkennung?

Automatische Belegerkennung bedeutet, dass eine Software die relevanten Rechnungsdaten aus einem Beleg selbstständig erkennt und automatisch überträgt. Dazu gehören z. B. Rechnungsbeträge, IBANs oder Buchungsnummern. Diese Daten können dann eins zu eins in Ausgangsrechnungen oder in dein Online-Banking überführt werden, ohne dass du händisch eingreifen oder irgendwas abtippen musst. 

Vorteile für die Buchhaltung: Automatische Belegerkennung tut was für euch

Die Buchhaltung zu automatisieren is a thing! Dabei geht es natürlich nicht darum, dein Buchhaltungsteam in den Ruhestand zu schicken. Aber KI-gestützte Belegerkennung entlastet dein Team, damit es weniger lästige und zeitraubende Aufgaben auf dem Zettel hat und sich mit sinnvolleren Dingen beschäftigen kann. Hier ein paar gute Gründe dafür, dass dieser Aspekt der Digitalisierung ein echter Gamechanger sein kann:

• Präziser geht’s nicht: Während Menschen durchaus mal Fehler machen können (und beim Abtippen langer Zahlenreihen wie IBANs besonders gerne), ist Belegerkennung mit Software viel zuverlässiger, wenn es um die Übertragung von Zahlenkolonnen geht.
• Effizienter arbeiten: KI-gestützte Belegerkennung denkt für dich mit! Gerade bei Fremdleistungen ist das eine echte Erleichterung, denn eine wirklich clevere KI kann bei smarter Nutzung erkennen, zu welchem Projekt und welchem Kostenvoranschlag bspw. eine Lieferantenrechnung gehört, und sie entsprechend verbuchen. 

• Rechnungsprüfung leicht gemacht: Beim Abgleich von Rechnung und Kostenvoranschlag bspw. checkt die KI für dich, ob Auftragsvolumen und abgerechnete Leistung deckungsgleich sind. Gibt sie grünes Licht, braucht es nur noch einen letzten prüfenden Blick der Buchhaltung für die Freigabe.

• Geld sparen, die Erste: Mahngebühren, weil eine Eingangsrechnung nicht rechtzeitig bearbeitet wurde, kommen so schnell nicht mehr vor. Wenn deine Buchhaltung nämlich auf automatische Belegerkennung setzt, werden die Zahlungsdaten ratzfatz erkannt, und die gesamte Rechnungsabwicklung nimmt Fahrt auf – dann bleibt nix mehr liegen. 
• Geld sparen, die Zweite: Eine Rechnung schneit ungerechtfertigt zum zweiten Mal herein? Mit KI in der Buchhaltung fällt so etwas direkt auf und kann richtig gestellt werden.

So geht’s: Die Belegerkennung mit Software in 5 Schritten

Aus Sicht deiner Buchhaltung kann die automatische Belegerkennung bereits einige Pluspunkte verzeichnen. Was aber passiert in der Praxis mit den Vorschuss-Lorbeeren und wie läuft die Belegerkennung mit Software ab? Natürlich gibt es dafür verschiedene Tools mit unterschiedlichen Herangehensweisen. 

Wichtig ist aus unserer Sicht, dass du dich für eins entscheidest, das nicht nur Belege erkennen kann, sondern ein ganzheitliches Rechnungsprogramm für Dienstleister ist. Das heißt, dass es nicht bloß in Einzelschritten denkt, sondern den gesamten Rechnungsworkflow im Visier hat. 

Unsere Agentursoftware Die Agenturverwaltung setzt die KI-gestützte Belegerkennung so um:

Schritt 1: Ein Beleg kommt an

Klingt einfach – ist es aber oft gar nicht! Belege können die unterschiedlichsten Formen annehmen und noch dazu an verschiedene Adressaten gelangen. Manchmal kommen z. B. Lieferantenrechnungen erst Monate nach der Lieferung an. Wer weiß dann noch, ob alles sachlich und rechnerisch richtig ist? 

Daher: Belege erstmal in Die Agenturverwaltung hochladen oder an das interne Rechnungspostfach weiterleiten. Wenn du nämlich ein E-Mail-Postfach nur für Rechnungen nutzt, werden diese automatisch in unser Programm überführt. Dann ist schon mal alles dort, wo es hingehört. 

Schritt 2: Übertragungsleistung

The magic happens: Die Agenturverwaltung erkennt dank OCR-Belegerkennung (Optical Character Recognition) auch in PDF- und JPG-Belegen Buchstaben und Zahlen. So weit, so gut. Richtig spannend wird es aber, wenn sich die KI einschaltet. Die erkennt nämlich, welche Zahlen und Buchstaben auf dem Beleg wesentlich sind.

Das heißt, sie kann z. B. IBAN und Auftragsnummer auseinanderhalten, eine IBAN korrekt übernehmen oder eine Subunternehmer-Rechnung dem richtigen Projekt zuordnen, wenn die Projektnummer auf dem Beleg enthalten ist.

Dein Buchhaltungsteam kann jetzt checken, ob Die Agenturverwaltung alle Daten richtig übernommen hat, ohne selbst auch nur eine Zahl abzutippen. 

Schritt 3: Fremdleistungsmanagement made easy

Es gibt bekanntlich Buchhaltungshärtefälle, wie Monate später eintrudelnde Lieferantenrechnungen oder Eingangsrechnungen von Subunternehmern – Stichwort Fremdleistungsmanagement. Wenn bspw. eine Bestellung schon über unser Lieferantenmodul abgewickelt worden ist, verbucht Die Agenturverwaltung die Eingangsrechnung komplett selbstständig. 

Bei abgerechneten Leistungen von externen Dienstleistern hat das System den Durchblick, zu welchem Kostenvoranschlag und Projekt sie gehören, ob und wie sie beim Endkunden abgerechnet werden können und um welche Kostenart es sich handelt. Und wieder hat dein Buchhaltungsteam seine Nerven geschont, denn es muss nur noch mit einem finalen Blick checken, ob alles stimmt. 

Schritt 4: Freigeben – Kopf frei haben

Sofern du das in eurem Rechnungsworkflow so abbilden möchtest, kann jetzt die Zahlung freigegeben werden. Das lässt sich mit einem Klick in Die Agenturverwaltung regeln. Keine Ausdrucke, Stempel und Unterschriften notwendig! Wenn es bei dir keinen Freigabeprozess gibt, einfach skippen. 

Schritt 5: Gebucht und fertig

Der Beleg ist nun gebucht und kann über das Modul Beleg2Buchung an Buchhaltungsdrittsysteme wie DATEV weitergereicht werden. Auf diesem Wege bekommt dein Steuerberater auch gleich die Originalbelege. So einfach ist das!  

Die Agenturverwaltung: Deine Allround-Lösung mit Belegerkennung 

Mit der KI-gestützten Belegerkennung ist es so eine Sache. Klingt erstmal nach einem kleinen, unwichtigen Tool, ist aber tatsächlich ein absolutes Buchhaltungs-Basic. Spätestens nach diesen fünf Schritten wird dir klar sein, dass diese unscheinbare Funktion all deine Buchhaltungs- und Rechnungsvorgänge beeinflusst – und daher nicht allein stehen sollte, sondern im Kontext deines ganzen Rechnungsworkflows steht. 

Mit der Agenturverwaltung schöpfst du die Benefits der automatischen Belegerfassung voll aus, denn sie denkt sämtliche Prozesse um Angebot und Abrechnung für kreative Dienstleister mit und nimmt dir sogar Mahnungen ab. 

Außerdem weiß sie, was du sonst noch im Agenturalltag brauchst und kann u. a. auch Zeiterfassung, Projektauswertungen, Liquiditätsplanungen sowie Kontaktverwaltung. Insellösungen für einzelne Tasks rauben dir hingegen Server-Platz und Zeit, weil du ständig zwischen verschiedenen, unübersichtlichen Anwendungen hin und her springen musst. 

Tippst du noch oder setzt du schon Belegerkennung ein?

KI-gestützte Belegerkennung ist definitiv ein Trend, der bleiben wird und das Potenzial zum Buchhaltungs-Basic hat. Braucht eigentlich jeder, spart Zeit, minimiert Fehler, erhöht die Effizienz und erspart deiner Buchhaltung das Kopfzerbrechen, was nun auf welches Projekt zu verbuchen ist.

Wie du die automatische Belegerkennung mit Die Agenturverwaltung effizient in deine Abläufe integrieren kannst? Zeigen wir dir gerne! Melde dich einfach bei uns und wir zeigen dir, wie unsere Agentursoftware dein Team entlastet.