In der aktuellen Episode des Podcasts "Verwaltet statt veraltet" hat Achim Köllner mit Edin aus Wien gesprochen, der selbst eine Marketing Agentur leitet. Thema des Gesprächs waren Teilrechnungen, Zwischenrechnungen und Akontozahlungen, also die Frage, wie Agenturen größere Projekte finanziell so abwickeln, dass Liquidität und Kundenbeziehung gleichermaßen profitieren.
Was steckt hinter dem Begriff Teilrechnung
Bevor es ins Detail ging, wollte Edin den Begriff für die Zuhörer einordnen, weil viele Agenturen unbewusst bereits in diese Richtung arbeiten, ohne den fachlichen Namen dafür zu kennen. Achim Köllner erklärte den Unterschied zwischen einer Anzahlung auf eine noch nicht erbrachte Leistung und einer echten Teilrechnung für bereits abgeschlossene Arbeit. Er brachte es so auf den Punkt:
"Man kann quasi zunächst mal diese groben Begriffe unterscheiden. Ist es eine Anzahlung auf etwas oder ist es wirklich eine bezahlte Leistung, die bereits erfolgt ist, aber eben nur ein Teil des gesamten Angebots."
Diese Unterscheidung ist mehr als Semantik. Sie entscheidet darüber, wie eine Zahlung in der Buchhaltung landet und wie sie sich auf die Bilanz einer Agentur auswirkt.
Akontorechnung oder Teilrechnung: der bilanzielle Unterschied
Bei einer Akontorechnung bekommt die Agentur Geld, bevor überhaupt eine Stunde gearbeitet wurde. Das Geld liegt zwar auf dem Konto, ist aber laut Achim Köllner buchhalterisch gar kein Erlös, sondern eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kunden.
"Das sieht dann auf eurem Konto zwar gut aus, aber in euren Büchern ist dieses Geld genau genommen gar nicht da, sondern taucht tatsächlich als Verbindlichkeit auf."
Erst wenn die Leistung erbracht und die Schlussrechnung gestellt wird, wandert der Betrag aus dem Anzahlungskonto in den tatsächlichen Erlös. Wer das nicht versteht, überschätzt schnell die eigene Liquiditätslage, gerade bei größeren Projekten im fünf oder sechsstelligen Bereich.
Ohne System entsteht schnell Kontrollverlust
Sobald eine Agentur wächst, wird die Übersicht zur eigentlichen Herausforderung. Achim Köllner beschrieb ein Szenario, das ihm bei der Einführung der Agentursoftware regelmäßig begegnet.
"Wenn ihr ein paar mehr Projekte habt, seit 20, 30 Leute habt, vielleicht 300 Projekte gleichzeitig laufen, einige sind kleine Projekte, andere Projekte sind 15, 20, 30.000 Euro groß, dann wird es immer schwerer, den Überblick zu behalten."
Viele Agenturen verzichten deshalb ganz auf Akonto oder Teilrechnungen, obwohl sie finanziell sinnvoll wären, weil ihnen schlicht das Tooling fehlt, um den Überblick über bereits abgerechnete Positionen zu behalten. Das Ergebnis sind oft handgestrickte Excel Listen, die am Ende nur eine einzige Person im Unternehmen wirklich versteht.
Aus Fehlern lernen: Wie Edin seine Abrechnung heute aufbaut
Edin berichtete offen von eigenen Fehlern aus der Vergangenheit. Früher stellte er klassische Teilrechnungen für bereits erbrachte Leistungen und lief dem Geld anschließend hinterher.
"Für die erbrachte Leistung, die den Monat erbracht wurde, habe ich die Kohle nicht bekommen und bin der Kohle nachgelaufen."
Ein Kunde, der plötzlich in ein Insolvenzverfahren rutschte, war für ihn der Wendepunkt. Seitdem arbeitet er konsequent mit Kostenvoranschlägen und Akontozahlungen, bei denen die Zahlung vor der Leistung steht.
"Erst die Kohle, die Arbeit. Und zwar im Voraus."
Diese Erfahrung deckt sich mit einer Beobachtung, die auch Achim Köllner immer wieder bei anderen Agenturen sieht. Wer größere Summen für externe Kosten wie Filmproduktionen oder Mediabudgets auslegt, ohne vorher Geld zu vereinnahmen, trägt ein erhebliches finanzielles Risiko, falls der Kunde zahlungsunfähig wird.
Positionierung entscheidet über das Zahlungstempo
Ein zentraler Punkt im Gespräch war, dass das Zahlungsverhalten von Kunden weniger mit der Rechnungshöhe zu tun hat als mit der eigenen Positionierung als Agentur. Edin brachte diese Erkenntnis pointiert auf den Punkt:
"Nicht die Budgethöhe bestimmt dein Zahlungstempo, sondern es ist einfach so: Ey, das ist halt eine Rechnung, die zahle ich irgendwann ein."
Wer sich klar positioniert und andere Kundenkaliber anspricht, verändert damit auch das eigene Zahlungsverhalten der Kunden. Wird eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt, pausiert Edin inzwischen konsequent die Arbeit, statt endlos nachzutelefonieren.
Akontozahlungen schaffen Verbindlichkeit, nicht nur Liquidität
Am Ende des Gesprächs machte Achim Köllner deutlich, dass Akontozahlungen nicht nur ein Liquiditätsinstrument sind, sondern auch die Verbindlichkeit zwischen Agentur und Kunde erhöhen.
"Wenn du einen Kostenvoranschlag hast über 75.000 Euro und du hast 35.000 einfach mal als Akontozahlung schon bekommen, hat das eine völlig andere Verbindlichkeit. Das ist viel verbindlicher auch vor Gericht als jetzt eine E-Mail, in der ein dritter Schritt abgesagt wird."
Ein bereits gezahlter Betrag macht es für Kunden schwerer, einzelne Milestones nachträglich infrage zu stellen. Genau diese Klarheit über bereits geleistete Zahlungen, offene Positionen und noch abzurechnende Beträge kann eine gute Agentursoftware automatisch abbilden, statt sie in Excel Tabellen oder Ordnerstrukturen zu verwalten.
Fazit
Teilrechnungen und Akontozahlungen sind für Agenturen weit mehr als eine Frage der Buchhaltung. Richtig eingesetzt verbessern sie die Liquidität, schaffen echte Verbindlichkeit im Kundenverhältnis und schützen vor bösen Überraschungen bei größeren Projekten. Wer wie Edin aus eigenen Fehlern lernt und konsequent auf Vorabzahlungen setzt, reduziert nicht nur das eigene Risiko, sondern professionalisiert auch die Zusammenarbeit mit seinen Kunden. Voraussetzung dafür ist allerdings ein System, das jederzeit den Überblick über bereits abgerechnete und noch offene Positionen behält. Wer seinen eigenen Abrechnungsprozess einmal von außen betrachten möchte, findet in den Shownotes der Episode einen Link zum Terminkalender für ein kurzes Strategiegespräch.
Achim Koellner
