easybill Alternative für Dienstleistungsagenturen: Warum Die Agenturverwaltung mehr als nur Rechnungen kann

Die schnelle Antwort: Welche easybill Alternative passt zu Dienstleistungsagenturen?

Du führst eine Agentur mit 5 bis 25 Mitarbeitenden, steuerst parallele Kundenprojekte, Retainer und Fremdleistungen und merkst: easybill reicht nicht mehr. Rechnungen schreiben funktioniert, aber alles drumherum fällt auseinander.

Genau hier liegt das Problem. Ein reines Rechnungsprogramm wie easybill ist auf die Erstellung und den Versand von Rechnungen optimiert. Es kennt dein Projektgeschäft nicht, sieht deine Teamauslastung nicht und warnt dich nicht, wenn ein Budget aus dem Ruder läuft. Sobald du mehrere Kunden, laufende Retainer und ein Team mit unterschiedlichen Kapazitäten koordinierst, fehlt der zentrale Überblick. Die Folge: Excel-Listen für die Ressourcenplanung, ein separates Tool für Zeiterfassung, ein drittes für Projektmanagement. Daten werden manuell übertragen, Prozesse brechen an den Schnittstellen und Margen gehen verloren, ohne dass es jemand rechtzeitig bemerkt.

Die Agenturverwaltung ist die konsequente easybill Alternative für Dienstleistungsagenturen. Sie vereint Angebot, Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, E-Rechnungen, DATEV-Export und Personalverwaltung in einem einzigen System. Statt einer Sammlung isolierter Tools bekommst du eine durchgängige Plattform, die den gesamten Ablauf von der ersten Kalkulation bis zur finalen Abrechnung abbildet.

Kurz begründet: Cloud-basierte Agentursoftware vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Finanzen. Genau das ist der Ansatz von Die Agenturverwaltung. Statt Tool-Brüche zu verwalten, arbeitest du in einem System, das für den Agenturalltag gebaut wurde.

Wichtig dabei: easybill ist kein schlechtes Tool. Für Solo-Selbstständige, E-Commerce-Händler oder sehr kleine Dienstleister mit wenigen Rechnungen pro Monat ist es eine solide Lösung. Doch der Fokus dieses Vergleichs liegt klar auf Dienstleistungsagenturen mit echtem Projektgeschäft und dem Anspruch, Margen aktiv zu steuern.

Was ist easybill im Kern – und wo endet der Nutzen für Agenturen?

easybill positioniert sich als spezialisierte Rechnungssoftware. Für den reinen Rechnungsprozess leistet das Tool gute Arbeit. Aber aus der Perspektive einer Agentur, die Projekte, Teams und Budgets steuert, zeigen sich schnell die Grenzen.

Was easybill gut macht:

• Spezialist für Rechnungserstellung: Ausgangsrechnungen, Angebote, Abschlagsrechnungen, Gutschriften und Mahnwesen sind sauber gelöst.
• easybill ermöglicht rechtssichere E-Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung.
• Einfache Automatisierung im Bereich Ausgangsrechnungen und Zahlungsverfolgung.
• easybill bietet Schnittstellen zu Online-Shops und Software-Partnern, was es besonders für den E-Commerce-Bereich attraktiv macht.
• Gut geeignet für Solo-Selbstständige, kleine Dienstleister mit einfachen Prozessen oder E-Commerce-Händler, die primär Bestellungen und Rechnungen abwickeln.

Wo easybill im Agenturalltag an Grenzen stößt:

• Kein vollwertiges Projektmanagement mit Aufgaben, Abhängigkeiten, Kapazitätsplanung und Workflows. Projekte lassen sich anlegen, aber es fehlen grafische Übersichten der Personalauslastung, Skill-Profile und die Verknüpfung von Abwesenheiten mit der Projektplanung.
• Zeiterfassung nicht tief mit Budgetplanung, Forecasting und Margensteuerung verknüpft. Ein Live-Soll-Ist-Vergleich auf Aufgaben- oder Phasenebene existiert nicht.
• Kein integriertes HR-Modul: Urlaubsverwaltung, Kranktage und Arbeitszeitmodelle fehlen oder sind nur rudimentär vorhanden. Die Auswirkung auf Kapazitäten bleibt unsichtbar.
• Finanzsicht beschränkt auf Rechnungen, offene Posten und Zahlungsstatus. Echtes Projekt-Controlling mit Deckungsbeiträgen, Fremdleistungskosten oder Profitabilitätswarnungen gibt es nicht.

Für Agenturen mit laufenden Retainern, langlaufenden Projekten und Teams ist easybill eher ein einzelner Baustein als die zentrale Schaltzentrale, die den gesamten Arbeitsalltag zusammenhält.

Was macht Die Agenturverwaltung als easybill Alternative für Dienstleistungsagenturen besonders?

Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native All-in-One-Agentursoftware, entwickelt in Deutschland, DSGVO-konform in der EU gehostet und speziell auf Teams mit 5 bis 25 Mitarbeitenden zugeschnitten. Sie ersetzt nicht nur dein Rechnungsprogramm, sondern auch die Excel-Planungen, Insellösungen für Zeiterfassung und veraltete Legacy-Agenturtools.

Die zentralen Module im Überblick:

• Angebot & Kostenvoranschlag: Von der ersten Kalkulation mit Stundensätzen, Tagessätzen oder Fremdleistungen direkt ins Projekt überführen. KI-Vorschläge für Angebotstexte beschleunigen die Erstellung.
• Projektmanagement & Ressourcenplanung: Kapazitäten in Stunden und Skills planen, Auslastung über Wochen und Monate visualisieren, Kanban-Boards und Listenansichten nutzen statt „Wer kann noch was übernehmen?“ zu fragen.
• Zeiterfassung: Minutengenaue Projektzeiterfassung direkt auf Aufgaben und Projektphasen, mit Timer-Funktion, mobil und im Browser.
• Projektkosten, Controlling & Auswertung: Live-Soll-Ist-Vergleich, Deckungsbeiträge auf Aufgabenebene, Warnungen bei drohender Budgetüberschreitung. Fremdleistungen als Eingangsrechnungen auf Projekte buchbar.
• Abrechnung & Finanzen inkl. E-Rechnung: Rechnungen, Gutschriften, Abschläge, Retainer-Abrechnungen, XRechnung und ZUGFeRD, integriertes Mahnwesen und DATEV-Export. E-Rechnungen nach ZUGFeRD und XRechnung sind enthalten.
• Personalverwaltung & HR: Urlaub, Krankheit, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten direkt mit der Ressourcenplanung verknüpft, damit Kapazitätsengpässe sofort sichtbar werden.
• Automation & Integration: Automatisierte Workflows, Schnittstellen zu DATEV, Personio, PLEO und Make.com, KI-gestützte Belegerfassung für Eingangsrechnungen.

Alles läuft auf einer cloud-nativen Architektur: Zugriff von überall, schnelle Updates ohne Installation, kein eigener Serverbetrieb, Hosting in der EU, tägliche Backups und volle DSGVO-Konformität.

Die Agenturverwaltung ersetzt nicht nur easybill, sondern zusätzlich deine Excel-Planungen, separate PM-Tools und Legacy-Agentursoftware, die mit veralteter Technik und klobigen Oberflächen arbeitet.

easybill vs. Die Agenturverwaltung für Dienstleistungsagenturen im Überblick

Bevor wir in die einzelnen Entscheidungsfaktoren einsteigen, hier der kompakte Vergleich der beiden Lösungen in einer Tabelle:

Für Dienstleistungsagenturen entscheidet nicht die reine Rechnung, sondern wie nahtlos Projekt, Team und Finanzen zusammenspielen. Genau hier liegt der Vorteil bei Die Agenturverwaltung.

Entscheidender Faktor 1: Projektgeschäft und Ressourcenplanung statt „nur Rechnung schreiben“

In einer Agentur ist das Projektgeschäft der eigentliche Engpass. Nicht die Rechnung am Ende, sondern die Frage: Wer arbeitet woran, wie viel Kapazität ist frei, welche Deadlines sind gefährdet? Agenturen haben einen spezifischen Workflow, der Projektarbeit und Ressourcenplanung einschließt. Wenn diese Fragen nicht beantwortet werden können, entstehen Überlastungen, verpasste Deadlines und am Ende verbrannte Margen.

In easybill lassen sich Projekte anlegen und mit Rechnungspositionen verbinden. Aber das war es im Kern. Es gibt keine echte Planung von Aufgaben, keine Abhängigkeiten, kein Skill-Matching, keine Wochen- oder Monatsübersicht der Teamauslastung. Wenn du wissen willst, ob dein Senior Designer nächste Woche noch Kapazität für ein neues Kundenprojekt hat, hilft dir easybill nicht.

Die Agenturverwaltung strukturiert Projekte in Phasen und Aufgaben mit Verantwortlichen, Deadlines und Kapazitätsplanung. Du siehst auf einen Blick, wer wie ausgelastet ist, ob Abwesenheiten eingeplant sind und wo Engpässe drohen. Die Darstellung erfolgt in Kanban-Boards oder Listenansichten, je nachdem, wie dein Team bevorzugt arbeitet.

Konkretes Szenario: Ein Website-Relaunch mit 6 Beteiligten über 3 Monate Laufzeit und mehreren Teilabnahmen. In easybill erstellst du am Ende eine Rechnung mit Verweis auf das Projekt. Aber du weißt nicht, ob der UX-Designer in Woche 8 parallel an zwei anderen Projekten hängt, ob die Texterstellung im Zeitplan liegt oder ob die Fremdleistung des externen Fotografen das Budget sprengt. In Die Agenturverwaltung siehst du all das in Sekunden: Auslastung, Status, Budget und wo du gegensteuern musst. Automatisierte Prozesse verbessern die Effizienz in Agenturen genau an diesen Stellen.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil Agenturen Projekte und Ressourcen steuern müssen, nicht nur Rechnungen erzeugen. easybill bleibt praktikabel, wenn Projektplanung extern gelöst wird, aber genau das erzeugt Tool-Brüche und manuelle Datenübertragung.

Entscheidender Faktor 2: Zeiterfassung, Budgets und Margen im Griff

In Agenturen entscheiden Zeiten, Stundensätze und Budgets über Gewinn oder Verlust. Wenn ein Retainer-Kunde 40 Stunden pro Monat gebucht hat und dein Team in den ersten zwei Wochen bereits 30 Stunden verbraucht, musst du das sofort wissen, nicht erst bei der Monatsabrechnung. 15 Prozent überzogenes Budget jeden Monat summiert sich am Jahresende zu einem erheblichen Margenverlust.

Projektbezogene Software ist entscheidend für Agenturen zur Abrechnung nach Aufwand. easybill bietet Zeiterfassung, die Stunden Projekten zuordnet und diese in Rechnungen überführt. Das reicht für die Abrechnung. Aber eine tiefe Verbindung zu Kapazitätsplanung, Live-Margensteuerung oder Budgetwarnungen fehlt. Du siehst nicht in Echtzeit, wie viel vom kalkulierten Budget verbraucht ist, welche Phase überläuft und wo du gegensteuern kannst.

Die Agenturverwaltung erfasst Zeiten minutengenau auf Aufgabenebene und gleicht sie permanent mit dem kalkulierten Angebot ab. Soll-Ist-Stunden pro Phase, Ampellogik für Budgets und Projekt-Controlling in Echtzeit geben dir die Hand, um noch während des laufenden Monats gezielt gegenzusteuern. Digitale Dienstleister suchen Lösungen zur Automatisierung von Rechnungsprozessen, und genau hier schließt Die Agenturverwaltung die Lücke: Erfasste Stunden fließen direkt in Rechnungsentwürfe, Leistungsnachweise und E-Rechnungen. Kein manuelles Übertragen, kein Medienbruch.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil sie die Lücke zwischen Zeiten buchen, Budgets überwachen und Abrechnung schließt. easybill ist ausreichend, wenn nur pauschale Projektpreise ohne echtes Controlling abgerechnet werden.

Entscheidender Faktor 3: Von der E-Rechnung bis zum DATEV-Export – aber im Agenturkontext

Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 1. Januar 2025 für den technischen Empfang. Ab 2027 wird die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro bei B2B-Umsätzen verbindlich, ab 2028 für alle. Weniger als 25 % der deutschen Unternehmen sind bisher bereit für die E-Rechnungspflicht. Der Druck von Steuerberater, Kanzlei und Finanzamt wächst. E-Rechnungen müssen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden, basierend auf der Norm EN 16931. Und E-Rechnungen sind im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern bereits Pflicht.

easybill: Die Stärken bei E-Rechnungen sind klar. Rechtssichere Belege in XRechnung und ZUGFeRD, DATEV-Schnittstellen und professionelle Rechnungen sind sauber umgesetzt. Allerdings liegt der Fokus auf Ausgangsrechnungen, ohne Projektkontext. Der DATEV-Export enthält Rechnungsdaten, aber keine automatische Zuordnung zu Projekten oder Kostenstellen.

Die Agenturverwaltung: E-Rechnungen werden direkt aus Projekt- und Zeitdaten generiert. Für öffentliche Auftraggeber bedeutet das: Leistungsnachweis plus XRechnung in einem Arbeitsschritt. Der DATEV-Export enthält die Zuordnung zu Projekten, Kunden und Kostenstellen, vorbereitet für die Kanzlei ohne Nacharbeit in Excel oder CSV-Datei. KI-gestützte Belegverarbeitung erfasst Eingangsrechnungen automatisch und macht Fremdleistungskosten in der Ressourcen- und Budgetplanung sichtbar. Buchhaltungssoftware ermöglicht DATEV-Export für Steuerberater, aber Die Agenturverwaltung geht darüber hinaus, indem sie den Export mit Projektkontext anreichert.

Praxisbeispiel: Eine Agentur betreut parallel einen öffentlichen Auftraggeber (eine Stadt, die strikt XRechnung oder ZUGFeRD verlangt) und mehrere Mittelstandskunden mit klassischer Rechnungsstellung. In Die Agenturverwaltung werden beide Welten im selben System abgebildet: unterschiedliche Rechnungsformate, individuelle Leistungsnachweise und ein einheitlicher DATEV-Export für die Steuererklärung.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – sie verbindet die E-Rechnungspflicht mit echter Projekt- und Budgetsteuerung. easybill punktet, wenn ausschließlich eine schlanke, spezialisierte Rechnungsstellung benötigt wird.

Entscheidender Faktor 4: Bedienung, Einführung und laufender Aufwand im Agenturteam

Tool-Akzeptanz im Team ist entscheidend. Wenn dein Projektteam ein System als reines „Buchhaltungstool“ wahrnimmt, wird es nicht aktiv genutzt. Die Software muss den Arbeitsalltag aller Beteiligten verbessern, nicht nur den der Finance-Abteilung.

easybill: Einfaches, formularbasiertes Interface, klar auf Rechnungen und Dokumente ausgelegt. Für eine Person, die Angebote und Rechnungen erstellt, ist die Bedienung intuitiv. Aber Kollaboration, Tagesplanung im Team oder ein gemeinsamer Blick auf Projektfortschritte sind nicht vorgesehen. Der Einstieg ist schnell, weil der Funktionsumfang fokussiert ist.

Die Agenturverwaltung: Moderne, auf Agenturteams ausgerichtete Oberfläche mit Projektboard, Aufgabenlisten, Teamkalender und klarer Sicht darauf, wer woran arbeitet. Spezialisierte Agentursoftware verbindet Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungserstellung in einer Oberfläche, die nicht nur der Geschäftsführung, sondern auch Projektleitern und dem gesamten Team dient.

Onboarding-Vergleich: easybill lässt sich in wenigen Klicks selbst einrichten. Die Agenturverwaltung bietet ein geführtes Onboarding in wenigen Sessions (typischerweise 2 bis 3 Online-Termine), in denen Angebotslogik, Projekte, Rollen und Berechtigungen gemeinsam eingerichtet werden. Dafür fällt eine einmalige Onboarding-Pauschale von 1.000 € an, die Datenimport, CI-Einrichtung und Team-Schulung umfasst.

Cloud-native Updates bei Die Agenturverwaltung bedeuten: keine Installation, neue Funktionen werden regelmäßig für alle Kunden ausgerollt. Legacy-Agentursoftware aus den 2000ern hat hier einen klaren Nachteil, den Die Agenturverwaltung explizit löst.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – sobald mehr als 3 bis 4 Personen mit dem System arbeiten und Projekte gemeinsam steuern. easybill ist für Einzelpersonen und sehr kleine Teams mit Fokus auf Rechnungen schneller eingeführt.

Entscheidender Faktor 5: Preislogik und Skalierung mit wachsendem Team

Die Frage lautet nicht nur „Was kostet das Tool pro Monat?“, sondern „Welche Kosten entstehen insgesamt, wenn ich Workarounds und Zusatztools brauche?“. Agenturen benötigen Lösungen für Projektarbeit, Zeiterfassung und Abrechnung. Wenn drei separate Tools diese Aufgaben übernehmen, summieren sich Lizenzkosten, Einarbeitungszeit und der unsichtbare Aufwand durch manuelle Datenübertragung.

easybill: Tarife skalieren nach Anzahl der Dokumente, Kontakte und Funktionen. Das funktioniert für KMU mit überschaubarem Rechnungsvolumen. Aber Agenturen mit vielen Angeboten, Zwischenrechnungen, Gutschriften und wiederkehrenden Aufträgen können Kontingente überraschend schnell sprengen, was zu unerwarteten Kosten führt.

Die Agenturverwaltung: Das modulare Cherry-Picker-Modell setzt auf Transparenz. Das Basic-Paket startet bei 15 € pro Nutzer und Monat mit allen Basisfunktionen. Mit dem Cherry-Picker-Modell wählst du ab 25 € (3 Premium-Module) oder 35 € (6 Module) pro Nutzer und Monat genau die Funktionen, die du brauchst. Das Premium-Paket mit komplettem Funktionsumfang liegt bei 45 € pro Nutzer und Monat. Du zahlst nur für genutzte Module und sparst durch den Wegfall separater PM-Tools, Zeiterfassungssoftware und HR-Listen.

Rechenbeispiel: Eine 12-köpfige Agentur mit 20 laufenden Projekten und ca. 80 Rechnungsdokumenten pro Monat. Die Kombination aus easybill plus separatem PM-Tool plus digitaler Zeiterfassung plus HR-Listen kann kumulativ über 80 bis 100 € pro Monat kosten, zusätzlich zum Zeitverlust durch Rückfragen, Doppelarbeit und fehlende Kontrolle über Fremdleistungskosten. Die Agenturverwaltung im Premium-Paket kostet für 12 Nutzer 540 € pro Monat und deckt alle Prozesse in einem System ab, vom Angebot bis zum DATEV-Export.

Gewinner: Die Agenturverwaltung – sobald mehrere Rollen (Geschäftsführung, Projektleitung, Finance, HR) zusammenarbeiten und der Preis nicht nur an Dokumenten, sondern an echter Funktion orientiert sein soll. easybill bleibt günstiger, wenn ausschließlich Rechnungen mit geringem Volumen benötigt werden.

easybill Alternative für Dienstleistungsagenturen: Wann lohnt sich der Umstieg auf Die Agenturverwaltung?

Die Entscheidung hängt von deinem Geschäftsmodell und deinem Team ab. Hier die klare Orientierung:

Wähle easybill, wenn:

• du solo oder im sehr kleinen Team arbeitest und nur wenige, meist pauschale Dienstleistungen abrechnest.
• Projektplanung vorwiegend in externen Tools oder gar nicht stattfindet.
• du primär einen unkomplizierten Einstieg in E-Rechnung und Versand suchst.
• dein Schwerpunkt auf E-Commerce-Automatisierung liegt und du Integrationen zu Online-Shops und Marktplätzen brauchst. Für diesen Bereich bieten auch Lösungen wie Billbee mit über 150 Anbindungen an Marktplätze und Shopsysteme oder sevdesk (das sich mit Shopify, WooCommerce und PayPal integriert) passende Alternativen.

Wähle Die Agenturverwaltung, wenn:

• du eine Agentur oder Beratung mit 5 bis 25 Mitarbeitenden führst, die mehrere Kundenprojekte parallel steuert.
• du endlich Transparenz über Auslastung, Budgets, Margen und Cashflow im Projektkontext brauchst.
• du nicht mehr zwischen Projekt-Tool, Zeiterfassung, Rechnungsprogramm und Excel springen willst.
• du E-Rechnungspflicht, DATEV-Export und DSGVO-konforme Datenhaltung in der EU langfristig sauber lösen möchtest.
• du eine Lösung suchst, die auch FastBill oder Lexware Office bei der Abrechnung ersetzt, aber gleichzeitig Projektmanagement und Ressourcenplanung mitbringt, statt nur Buchhaltungsfunktionen zu bieten.

Für echte Dienstleistungsagenturen ist Die Agenturverwaltung die konsequentere easybill Alternative, weil sie Rechnungen nicht isoliert betrachtet, sondern als Endpunkt sauber geführter Projekte versteht. Buchhaltungssoftware automatisiert Belegerfassung und Buchungsvorgänge, aber die eigentliche Wertschöpfung liegt in der Verknüpfung mit dem Projektgeschäft.

So wechselst du in wenigen Schritten von easybill zu Die Agenturverwaltung

Ein Systemwechsel klingt nach viel Aufwand, aber mit einem klaren Plan ist der Umstieg machbar, ohne den Agenturalltag zu sprengen. Hier der bewährte Ablauf:

Schritt 1: Statusaufnahme. Analysiere, welche Prozesse heute in easybill laufen, was in Excel passiert und welchen Anteil ein PM-Tool übernimmt. Liste alle Vorlagen, wiederkehrenden Rechnungen und Kundenstammdaten auf.

Schritt 2: Kostenlose Demo mit Die Agenturverwaltung. Im Demo-Gespräch spielst du typische Agenturszenarien durch: Offerte, Projektstart, Zeiterfassung, Reporting, Rechnung und DATEV-Export. So siehst du live, wie deine spezifischen Anforderungen abgebildet werden.

Schritt 3: Datenexport aus easybill. Kundenstammdaten, Artikel und Leistungen, offene Rechnungen und wiederkehrende Vorgänge exportieren. Belege und Dokumente sichern.

Schritt 4: Import und Setup in Die Agenturverwaltung. Import der Stammdaten, Anlegen von Projekttypen, Stundensätzen, Rollen und Rechtegruppen. Einrichtung der CI mit Briefpapier und Nummernkreisen.

Schritt 5: Testmonat im Parallelbetrieb. Einen kompletten Abrechnungszyklus in Die Agenturverwaltung durchspielen, bevor easybill endgültig abgelöst wird. So stellst du sicher, dass alle Prozesse sauber laufen.

Das Onboarding-Team von Die Agenturverwaltung unterstützt aktiv beim Umzug und bei der Abbildung individueller Prozesse. MOCO ist eine minimalistische Agentursoftware für Zeiterfassung und Rechnungsstellung, aber wer den vollständigen Agenturworkflow in einem System abbilden will, findet in Die Agenturverwaltung die umfassendere Lösung im direkten Vergleich.

Fazit: Die beste easybill Alternative für Dienstleistungsagenturen

easybill ist ein solides Rechnungswerkzeug mit klaren Stärken bei der Rechnungsstellung und E-Commerce-Automatisierung. Für komplexeres Projektgeschäft, Teamsteuerung und aktive Margensteuerung fehlen jedoch die entscheidenden Module. Die Agenturverwaltung vereint Projektmanagement, Zeiterfassung, Finanzen, HR und E-Rechnung in einem System und schließt damit genau die Lücken, die easybill in Agenturen hinterlässt. Für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden, die ihre Margen aktiv steuern, Budgets in Echtzeit kontrollieren und den gesamten Prozess von der Kalkulation bis zum DATEV-Export ohne Medienbrüche abbilden wollen, ist Die Agenturverwaltung die konsequentere Lösung.

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Häufige Fragen zur easybill Alternative für Dienstleistungsagenturen

Die wichtigsten Fragen, die beim Vergleich zwischen easybill und einer umfassenden Agentursoftware immer wieder auftauchen:

Brauchen wir überhaupt mehr als easybill, wenn wir „nur“ Dienstleistungen abrechnen?

Solange du solo arbeitest oder ein sehr kleines Team mit wenigen Kunden und pauschalen Rechnungen hast, reicht easybill. Sobald du aber mehrere Projekte parallel steuerst, Retainer-Modelle abrechnest und Budgets über Wochen und Monate im Blick halten musst, fehlt dir in einem reinen Rechnungsprogramm der Überblick über Auslastung, Margen und Projektfortschritt. Ab einer Teamgröße von etwa 5 Personen und mehr als 10 laufenden Projekten wird ein All-in-One-System wie Die Agenturverwaltung spürbar effizienter.

Wie aufwendig ist der Wechsel von easybill zu Die Agenturverwaltung wirklich?

In der Regel dauert die Umstellung wenige Tage bis maximal zwei bis drei Wochen, abhängig von der Datenmenge und der Komplexität deiner Prozesse. Kundenstammdaten, Leistungen und offene Posten werden importiert, und das Onboarding-Team unterstützt bei der Einrichtung von Projekten, Rollen und Berechtigungen. Die einmalige Onboarding-Pauschale von 1.000 € deckt Datenimport, CI-Setup und Team-Schulung ab.

Können wir Die Agenturverwaltung auch nur für Projekte und Zeiterfassung nutzen und easybill zunächst behalten?

Grundsätzlich ist ein gestaffelter Umstieg möglich. Du kannst mit den Modulen für Projektmanagement und Zeiterfassung starten und die Abrechnung vorerst in easybill belassen. Mittelfristig empfiehlt sich aber die Konsolidierung auf eine zentrale Plattform, weil du sonst weiterhin Daten manuell übertragen musst und die Vorteile der durchgängigen Integration (Zeiten direkt in Rechnungen, Budgetkontrolle in Echtzeit) nicht nutzen kannst.

Wie sicher sind unsere Daten in Die Agenturverwaltung im Vergleich zu easybill?

Die Agenturverwaltung hostet alle Daten in der EU, ist vollständig DSGVO-konform und sichert Daten durch tägliche Backups. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen. Regelmäßige Updates und eine moderne Cloud-Infrastruktur sorgen für Zuverlässigkeit.

Lohnt sich Die Agenturverwaltung auch für Agenturen mit mehr als 25 Mitarbeitenden?

Der Sweet Spot liegt bei 5 bis 25 Mitarbeitenden. Auch wachsende Teams werden unterstützt, aber ab einer bestimmten Größe kann zusätzliches Change-Management für die Einführung neuer Prozesse und Module nötig werden. In jedem Fall skaliert das Cherry-Picker-Modell transparent mit, ohne dass du in einen starren Enterprise-Tarif gezwungen wirst.

Gibt es eine Testphase oder Demo-Version von Die Agenturverwaltung?

Ja. Du kannst eine kostenlose Demo buchen, in der deine konkreten Agenturszenarien live durchgespielt werden. So siehst du vor der Entscheidung, wie dein Alltag im System aussieht, von der Erstellung eines Angebots bis zum fertigen DATEV-Export. Das Setup erfolgt mit Unterstützung und ohne Risiko.