Lohnt sich der Umstieg von ConAktiv auf eine moderne Agentursoftware?

Einleitung

Ja – für die meisten Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitern lohnt sich der Umstieg von ConAktiv auf eine moderne Agentursoftware. Der Grund ist einfach: Die ConAktiv Agentursoftware bietet zwar eine All-in-One-Lösung für Agenturen mit breitem Funktionsumfang, doch die Architektur stammt aus einer Zeit, in der On-Premise-Installationen, Desktop-Apps und manuelle Prozesse der Standard waren. Heute bremsen genau diese Eigenschaften dein Team aus.

Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführer, Projektleiter und Operations Manager in Agenturen, die aktuell mit ConAktiv arbeiten und sich fragen, ob ein Wechsel auf eine cloud-native Plattform wie Die Agenturverwaltung im Vergleich zu modernen Alternativen die richtige Entscheidung ist.

Die kurze Antwort: Moderne Cloud-Software reduziert den Administrationsaufwand und verbessert Projektmargen durch Echtzeit-Controlling – vor allem dann, wenn eine zentrale Agentursoftware bisher verteilte Prozesse und Insellösungen ersetzt. Ein Wechsel lohnt sich, wenn der erwartete Nutzen die Umstellungsrisiken übersteigt – und das ist bei den meisten Agenturen ab 5 Mitarbeitern der Fall.

Das nimmst du aus diesem Artikel mit:

• Kostenvergleich: Wie sich die Total Cost of Ownership von ConAktiv und einer modernen Lösung unterscheidet
• Effizienzgewinne: Welche messbaren Verbesserungen im Alltag realistisch sind
• Migrationsdauer: Warum der komplette Umstieg in 5 Wochen machbar ist
• Konkrete Vorteile: Wo moderne Agentursoftware ConAktiv in der Praxis überlegen ist
• Entscheidungskriterien: Woran du erkennst, ob der Wechsel für deine Agentur sinnvoll ist

ConAktiv verstehen: Legacy-Software vs. moderne Agentursoftware

ConAktiv bietet eine integrierte CRM-Funktionalität, ermöglicht Neukundenakquise und Kundenverwaltung und vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung in einer Lösung. Die Software ist modular und flexibel anpassbar – von Kontaktmanagement über Buchhaltung bis hin zum Controlling deckt sie den gesamten Agenturalltag ab und lässt sich zugleich als klassische Business Software für projektorientierte Dienstleister einordnen.

Das Problem: ConAktiv wurde für die Anforderungen der 2000er-Jahre entwickelt. Damals war On-Premise-Hosting Standard, mobile Arbeit die Ausnahme, und manuelle Reports galten als normal. Heute zeigt genau dieser Aufbau seine Grenzen – auch im Vergleich zu heutigen Erwartungen an moderne Systeme bei Flexibilität, Zusammenarbeit und Sicherheit.

Charakteristika von ConAktiv v20 (Legacy-Ansatz)

ConAktiv ist hochgradig individualisierbar und anpassbar. Die Software bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten für individuelle, maßgeschneidert auf das Maß der eigenen Prozesse zugeschnittene Anpassungen und passt sich an die spezifischen Bedürfnisse von Agenturen an. Die Module von ConAktiv sind hochgradig individualisierbar, und die Software unterstützt Anpassungen basierend auf Kundenfeedback.

Die typische ConAktiv-Installation läuft On-Premise oder als gehostete Version – das bedeutet eigene Serverinfrastruktur, IT-Wartung, manuelles Update-Management, eingeschränkte mobile Möglichkeiten und führt dazu, dass bestimmte Informationen und Funktionen nicht jederzeit in gleicher Weise zur Verfügung stehen wie bei modernen SaaS-Lösungen. Zwar existiert ConAktiv Mobile als Browser-App mit Zugriff auf Zeiterfassung, Projekte und Buchhaltung, doch die Benutzerfreundlichkeit und Performance bleiben hinter dem zurück, was du von modernen SaaS-Anwendungen kennst.

Genau diese Eigenschaften – komplexe Wartung, begrenzte Mobile-Funktionalität, nachgelagerte Reports – werden im heutigen Agenturalltag zum Bremsklotz. Wenn dein Team im Homeoffice arbeitet, Kunden Echtzeit-Updates erwarten und du Margenprobleme erst am Monatsende erkennst, kostet dich das bares Geld.

Merkmale moderner All-in-One-Software für Agenturen (Cloud-native)

Moderne Agentursoftware wie Die Agenturverwaltung setzt auf eine fundamental andere Architektur: Cloud-basiert, automatische Updates ohne IT-Aufwand, Mobile-First-Design, integriertes Dokumentenmanagement und KI-gestützte Funktionen. Moderne SaaS-Lösungen bieten intuitive Web-Oberflächen, die kein Handbuch erfordern. Cloud-basierte Agentursoftware erfordert keinen eigenen Server-Aufwand – kein Backup-Management, keine Patch-Installation, keine Serverwartung am Wochenende.

Dazu kommen tiefgreifende Integrationen mit Tools wie Slack und Google Workspace, automatische Warnmeldungen bei Budgetüberschreitungen, Echtzeit-Dashboards fürs Controlling und die native Unterstützung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Agiles Projektmanagement wird durch moderne Softwarelösungen unterstützt – mit dynamischer Ressourcenplanung, Kapazitäts-Forecasts und Workflow-Automatisierung.

Diese Unterschiede sind keine theoretischen Vorteile. Sie führen zu messbaren Geschäftsergebnissen, die wir uns jetzt im direkten Vergleich ansehen.

Konkrete Vergleichsanalyse: ConAktiv vs. Die Agenturverwaltung

Nachdem klar ist, warum Legacy-Architektur heute zum Problem wird, schauen wir uns die wichtigsten Vergleichsbereiche im Detail an. ConAktiv ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller geschäftlichen Aufgaben – aber wie diese Verwaltung funktioniert, macht den entscheidenden Unterschied.

Projektmanagement und Ressourcenplanung

ConAktiv ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Projekte und bietet Kapazitäts- und Auslastungsplanung inklusive Urlaubs- und Zeitkonten. Die Software vereinfacht die Verwaltung komplexer Projekte. In der Praxis bedeutet das aber oft: statische Kalenderansichten, manuelle Kapazitätsplanung in separaten Tabellen und keine automatische Warnung, wenn ein Mitarbeiter überlastet ist.

Die Agenturverwaltung geht hier deutlich weiter. Im Projektmanagement-Modul können Teamkapazitäten für Projekte reserviert werden, und die Planung wird automatisch auf Übereinstimmung mit dem Projektbudget geprüft. Im laufenden Projekt sieht jeder Mitarbeiter seine Wochenplanung und bereits gebuchte Zeiten. Eine Team-Kapazitätsübersicht macht Über- oder Unterauslastung sofort sichtbar und unterstützt Entscheidungen wie das kurzfristige Buchen von Freelancern oder das Anpassen von Stellenbesetzungen.

Der praktische Nutzen: Statt montags in Excel-Listen nach Verfügbarkeiten zu suchen, siehst du auf einen Blick, wer wann frei ist.

Projektcontrolling und Kostentransparenz

ConAktiv bietet Controlling, Projekt- und Auftragsauswertungen sowie Statistik-Funktionen. Die Rechnungsstellung in ConAktiv erfordert allerdings intensive Einarbeitung. Und das eigentliche Problem: Viele Reports sind nicht in Echtzeit verfügbar, müssen manuell erstellt oder Daten aus verschiedenen Modulen zusammengeführt werden. Wenn du am Monatsende feststellst, dass ein Projekt die Marge verfehlt hat, ist es zu spät.

Bei Die Agenturverwaltung funktioniert das anders. Das Controlling-Modul bietet Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche und automatische Margenwarnungen. Budgets werden laufend überwacht: Geht ein Budget zur Neige, wird die Projektleitung automatisch benachrichtigt. Teammitglieder haben jederzeit Margeneinsicht, und Besprechungen können gezielt auf problematische Projekte gefiltert werden – kein Durchscrollen endloser Reports mehr.

Abrechnung und E-Rechnungs-Compliance

ConAktiv vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung und automatisiert die Rechnungsstellung und Reisekostenerfassung. ConAktiv ermöglicht eine einfache Verknüpfung von Reisekosten mit Rechnungen und bietet eine DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung. Für E-Rechnungen existiert eine separate Schnittstelle.

Das Abrechnungsmodul von Die Agenturverwaltung erzeugt kaufmännisch korrekte Dokumente teil- oder vollautomatisch aus Vorlagen und erfassten Leistungen. Es unterstützt verschiedene Abrechnungsarten – Akonto, Teilabrechnungen, Time & Material, Pauschalen und Retainer. Das integrierte Mahnwesen mit Offene-Posten-Management, Fälligkeitsübersichten und Zahlungserinnerungen sorgt dafür, dass du keine Rechnungen aus den Augen verlierst. Dazu kommen SEPA-Sammelüberweisungen für Lieferanten und DATEV-Export per Knopfdruck.

Kostenvergleich und Preismodell

TCO-Analyse über 3 Jahre für eine 15-Mitarbeiter-Agentur: Die Kosten für eine neue Software sollten die Total Cost of Ownership einbeziehen – also nicht nur die Lizenz, sondern auch Server, IT-Support, manuelle Synchronisation mit der Buchhaltung und den Zeitaufwand für Updates. Bei ConAktiv summieren sich diese versteckten Kosten oft auf das Doppelte der reinen Lizenzgebühr. Bei Die Agenturverwaltung entfallen Serverkosten, Update-Management und externe Schnittstellenkosten komplett. Das Cherry-Picker-Modell bedeutet: keine versteckten Kosten für gigantische Onboarding-Wochen oder teure Enterprise-Lizenzen. Dazu kommt Support durch den Anbieter beim Einstieg. Eine kurze Beratung vor dem Setup reduziert zusätzlichen Abstimmungsaufwand.

Damit stellt sich die nächste Frage: Wie läuft der Umstieg konkret ab?

Der praktische Umstiegsprozess: Schritt-für-Schritt Migration

Die Vergleichsanalyse zeigt: Die Vorteile sind real und messbar. Aber ein Umstieg erfordert oft eine komplexe Datenmigration, und genau davor haben viele Agenturen Respekt. Deshalb hier der konkrete Fahrplan, der den Wechsel in fünf Wochen realisierbar macht.

Vorbereitungsphase

Ohne saubere Vorbereitung wird jeder Systemwechsel zum Risiko. Diese Phase ist das Fundament.

1. Ist-Analyse durchführen: Eine sorgfältige Ist-Analyse ist wichtig vor einem Systemwechsel. Welche Module nutzt ihr in ConAktiv tatsächlich? Welche Prozesse laufen gut, wo gibt es Medienbrüche? Welche Informationen müssen zwingend migriert werden?
2. Team briefen: Die Umstellung auf neue Software kann einen Gewohnheitseffekt im Team verursachen. Informiere dein Team früh über den geplanten Wechsel. Erkläre das Ziel: weniger Admin-Arbeit, mehr Zeit für kreativ wertvolle Arbeit.
3. Demo-Termin buchen: Teste Die Agenturverwaltung mit deinen echten Anforderungen. Gleiche ab, ob alle benötigten Funktionen abgedeckt sind – von der Projektzeiterfassung bis zum Controlling.
4. Go-Live-Datum festlegen: Idealerweise am Monatsanfang oder nach Abschluss eines großen Projekts, damit keine laufende Projektabwicklung gestört wird.

Datenmigration und Setup

ConAktiv ermöglicht eine einfache Projektzeiterfassung, bietet eine DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung und speichert umfangreiche Kunden- und Projektdaten. All diese Daten müssen sicher übernommen werden.

1. CSV-Export aus ConAktiv: Kunden, Projekte, Zeiterfassungsdaten, Rechnungen und offene Posten exportieren. ConAktiv ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Projekte – nutze das für einen sauberen Export.
2. Import in Die Agenturverwaltung: Automatisierte Datenübernahme mit Onboarding-Support. Die mobile App ermöglicht Zugriff auf Informationen von überall – also auch die Validierung der migrierten Daten.
3. Systemkonfiguration: Unternehmensspezifische Workflows, Berechtigungen und Stundensätze einrichten. ConAktiv hat einen modularen und flexiblen Aufbau – die gleiche Flexibilität bietet Die Agenturverwaltung, nur eben cloud-nativ.
4. Testlauf im Parallelbetrieb: 1–2 Wochen beide Systeme parallel nutzen. So erkennst du Abweichungen, bevor ConAktiv abgeschaltet wird.

Team-Schulung und Go-Live

1. Online-Schulungen: ca. 2 Stunden pro Nutzergruppe (Projektleitung, Finanzen, Mitarbeiter). ConAktiv verbessert die Effizienz durch automatisierte Prozesse – aber bei Die Agenturverwaltung sind diese Automatisierungen intuitiver und brauchen weniger Einarbeitungszeit.
2. ConAktiv-Deaktivierung: Alten Zugang sperren, sobald der Parallelbetrieb erfolgreich abgeschlossen ist.
3. Verstärkter Support: 4 Wochen intensiver Support während der Eingewöhnung.
4. Erfolgsmessung starten: KPIs definieren – Zeitersparnis im Admin, Marge pro Projekt, Auslastungsquote, Cashflow-Geschwindigkeit

Häufige Herausforderungen beim Umstieg und Lösungsansätze

Jeder Systemwechsel bringt Unsicherheit mit sich. Diese vier Hürden begegnen uns immer wieder – und lassen sich alle lösen.

Mitarbeiter-Widerstand gegen neue Software

Dein Team hat sich an ConAktiv gewöhnt. Die Software ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Geschäftsprozesse, und diese gewohnten Workflows aufzugeben, erzeugt Widerstand. Die Umstellung auf neue Software kann einen Gewohnheitseffekt im Team verursachen.

Lösung: Binde Schlüsselpersonen frühzeitig in Demo-Termine ein. Zeige konkret, welche lästigen Sachen wegfallen – etwa das manuelle Zusammenstellen von Reports oder die umständliche Kommunikation per E-Mail über Projektstatus. Ernenne Champions aus jeder Abteilung, die als Ansprechpartner für Kollegen fungieren.

Befürchtungen wegen Datenverlust

ConAktiv unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch modulare Integration. Die Sorge, dass bei der Migration Kunden- oder Projektdaten verloren gehen, ist nachvollziehbar.

Lösung: Vollständige Testmigration vor dem Go-Live. Alle Daten werden geprüft, bevor das alte System abgeschaltet wird. Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und sparen Zeit – das gilt auch für den Migrationsprozess selbst. Backup-Strategien sichern den Rückweg ab.

Sorge um Produktivitätseinbruch während Umstellung

Die Zeiterfassung erfolgt direkt im System bei ConAktiv, und erfasste Zeiten werden automatisch in Rechnungen übernommen. Wenn dieser Workflow während des Umstiegs stockt, kostet das direkt Umsatz.

Lösung: Der Parallelbetrieb fängt genau das ab. Gestaffelte Go-Lives nach Abteilungen reduzieren das Risiko weiter. ConAktiv bietet eine mobile App für die Zeiterfassung – Die Agenturverwaltung ebenfalls, sodass die Lernkurve beim Zeiterfassungswechsel flach bleibt.

Unklarheit über ROI und Kosteneinsparungen

Wie schnell rechnet sich der Umstieg? Bei Einsparpotentialen im Adminaufwand und einem Mitarbeiter, der zur Hälfte administrative Aufgaben ausführt, entspricht das einer Einsparung von 0,5 FTE pro Jahr. Zusammen mit besseren Projektmargen liegt der typische Amortisationszeitpunkt bei 6–12 Monaten.

Lösung: Definiere vor dem Umstieg messbare KPIs – Zeitersparnis, Marge, Billability-Rate. Führe nach 90 Tagen ein Review durch. Mit Echtzeit-Controlling siehst du den Fortschritt jederzeit, nicht erst nach einem Quartal.

Fazit und konkrete nächste Schritte

ConAktiv ist eine solide All-in-One-Software mit breitem Funktionsumfang. Auch ConAktiv V20 ist zwar eine modernisierte Version, hebt den grundlegenden Architekturunterschied zu cloud-nativen Lösungen aber nicht auf. Es optimiert Prozesse und steigert die Effizienz – aber eben innerhalb der Grenzen einer Legacy-Architektur. Für Agenturen in der Kommunikationsbranche, Werbeagenturen, Consulting-Unternehmen und IT-Unternehmen mit 5 bis 25 Mitarbeitern, die heute schnellere Entscheidungen, bessere Margen und weniger Admin-Chaos brauchen, ist der Umstieg auf eine cloud-native Plattform wie Die Agenturverwaltung die richtige Option.

Die Software reduziert Fehler bei der Zeiterfassung, automatisiert Rechnungen und bietet alle Funktionen – von CRM über Projektplanung und Ressourcenplanung bis zum Finanzmanagement – in einem System.

Deine nächsten Schritte:

• Status quo analysieren: Erstelle eine Übersicht aller genutzten ConAktiv-Module, Datenbestände und externen Schnittstellen.
• ROI-Kalkulation durchführen: Berechne deine aktuellen IT-Gesamtkosten (Server, Wartung, Support) und vergleiche sie mit dem modularen Cherry-Picker-Modell.
• Team einbinden: Nimm Projektleitung, Finance und mindestens einen Power-User mit in die Evaluierung.

Faire Tarife & volle Flexibilität: Berechne jetzt deine Kosten auf unserer Preisseite.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ConAktiv-Daten vollständig in Die Agenturverwaltung übernehmen?

Ja. Kunden, Projekte, Zeiterfassungsdaten und Rechnungen lassen sich per CSV exportieren und mit Onboarding-Support in Die Agenturverwaltung importieren. Ein Testlauf vor dem Go-Live stellt die Datenintegrität sicher.

Was kostet Die Agenturverwaltung im Vergleich zu ConAktiv?

Die Agenturverwaltung arbeitet mit einem modularen Cherry-Picker-Modell – du zahlst nur für Module, die du nutzt. Serverkosten, Update-Management und IT-Wartung entfallen komplett.

Brauche ich eigene IT-Infrastruktur für Die Agenturverwaltung?

Nein. Die Agenturverwaltung ist vollständig cloud-basiert, in der EU gehostet und DSGVO-konform. Du brauchst nur einen Browser – keine Server, keine Desktop-App, kein IT-Personal für Wartung.