Akontorechnung: Dein Wundermittel gegen Ebbe in der Kasse

Sicher kennst du das Problem: Trotz eines großen Auftrags herrscht auf eurem Agentur-Konto Ebbe. Dein Team hat losgelegt, möglicherweise wurden Freelancer beauftragt und haben geliefert – nur der Kunde braucht lange für Abstimmungen, Feedback und Änderungswünsche. Die Folge: Obwohl ihr bereits viel geleistet habt, könnt ihr noch nichts abrechnen. Das hält Kontostand und Arbeitsmoral niedrig!

Was tun? Das Zauberwort lautet Akontorechnung. Wenn ihr in eure Ausgangsrechnungen auch solche Rechnungen aufnehmt, bleibt ihr auch bei langfristigen Projekten und zögerlichen Kunden stets flüssig. Wir zeigen dir, wie!

Was ist eine Akontorechnung?

Eine Akontorechnung, auch Abschlagsrechnung genannt, ist eine Zwischenrechnung für bereits erbrachte oder vereinbarte Teilleistungen. Unternehmen stellen sie aus, um Teilzahlungen während eines Projekts zu erhalten, ohne dass die Gesamtleistung abgeschlossen oder abgenommen sein muss.

Wie unterscheidet sich die Akontorechnung von der Teilrechnung und der Schlussrechnung?

Die Akontorechnung ist nicht zu verwechseln mit ihren Verwandten: der Teilrechnung und der Schlussrechnung. Das sind die Unterschiede:

Akontorechnung vs. Teilrechnung

Bei Akontorechnung und Teilrechnung, auch bekannt als Teilschlussrechnung, besteht Verwechslungsgefahr! Du kannst sowohl Erstere als auch die Teilrechnung stellen, bevor alle Leistungen an den Kunden geliefert sind. Der wesentliche Unterschied ist, dass du eine Akontorechnung für Leistungen stellst, die noch nicht vom Kunden abgenommen wurden. Die Teilrechnung hingegen bezieht sich auf klar abgegrenzte und kundenseitig freigegebene Leistungsteile der Gesamtleistung. 

Akontorechnung vs. Schlussrechnung

Die beiden unterscheiden sich wie folgt: Die Schlussrechnung bezieht sich auf die vollständig erbrachte und vom Kunden abgenommene Projektleistung. Die Akontorechnung kann gestellt werden, wenn bspw. nur externe Leistung eingekauft worden ist!

Mehr als schnelles Geld: Vorteile der Akontorechnung für Agenturen

Eine Akontozahlung ist mehr als schnelles Geld. Abschlagsrechnungen bringen dir und deiner Agentur diese Benefits:

Keine Engpässe mehr!

Akontozahlungen sind ein Beispiel dafür, wie sich die Liquidität deiner Agentur sicherstellen lässt. Ihr bleibt flüssig und profitiert von finanzieller Stabilität. Das kommt dir und deinen Mitarbeitenden zugute.

Planbarkeit 

Dank ihnen kannst du weit im Voraus planen, wann Geld eingeht, und den Rechnungsworkflow entsprechend steuern. Außerdem bleiben die finanziellen Modalitäten während eines langfristigen Projekts transparent – und das für alle Seiten. Auch der Kunde weiß, wozu er sich verpflichtet hat.

Raus aus dem Risiko

Nichts ist so frustrierend wie ein Zahlungsausfall nach einem Projekt, an dem man lange und intensiv gearbeitet hat! Du reduzierst das Risiko plötzlich zahlungsunfähiger Kunden radikal, wenn schon vorher Geld geflossen ist.

Friendly reminder

Eine Rechnung im Projektverlauf kann auch eine freundliche Erinnerung für den Kunden sein, um erbrachte Leistungen endlich zu prüfen und freizugeben. Er denkt nun im Zweifel eher daran, sich mit eurer Arbeit zu befassen.  

Motivationsspritze

Eine Akontorechnung erhält Bedeutung, wenn sie zur Motivationsspritze für dich und dein Team wird. Schließlich wird mit ihr schon ein Teil eurer Arbeit entlohnt. 

Wie schreibe ich eine Akontorechnung?

Mittlerweile ist klar, dass eine Abschlagsrechnung eine gute Idee ist. Damit du auch weißt, wie du diese schreibst, kommt hier unsere Checkliste:

• Die üblichen Verdächtigen laut Umsatzsteuergesetz: Unverzichtbar sind euer Name und eure Anschrift, Name und Adresse des Kunden, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Außerdem natürlich der Leistungszeitraum sowie eure Bankverbindung und Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID.
• Im Sinne des UStG: Wichtig sind eine genaue Leistungsbeschreibung, das Leistungsentgelt und der Steuerbetrag nebst Steuersatz. Auf die Abschlagsrechnung wird die Umsatzsteuer nämlich direkt abgeführt!
• Akonto-spezifisch: Es muss draufstehen, was drinsteckt! Du musst die Rechnung also ausdrücklich als Abschlagsrechnung bezeichnen.  
• Gesamtbild geben: Wenn in einem Projekt mehrere Rechnungen dieser Art anfallen, hältst du auf jeder Rechnung die bereits geleisteten Zahlungen fest und weist auf den Restbetrag hin.

Kannst du abhaken – unsere Checkliste für dich

Damit du das nicht alles im Kopf behalten oder extra ein Akontorechnung-Muster heraussuchen musst, greift dir ein Rechnungsprogramm für Dienstleister – wie von der Agenturverwaltung, unter die Arme. Das kümmert sich für dich um eine korrekte Rechnungsstellung jeder Art.

Akontorechnung im Agenturalltag: Beispiel aus der Praxis

Wie kannst du dir ihren Einsatz im Agenturalltag vorstellen? Wir haben ein Beispiel vorbereitet:

Vorsicht Falle: Häufige Fehler & typische Stolperfallen bei Abschlagsrechnungen

Falls du künftig solche Zahlungsaufforderungen schreiben willst, solltest du die folgenden Punkte keinesfalls überspringen! Wir klären auf über gängige Fehler bei Abschlagsrechnungen:

• Fehlende Rechnungsnummer: Sie verfügt genau wie jede andere Rechnung über eine fortlaufende Rechnungsnummer.
• Keine Anzahlungsrechnung: Bitte denk daran, dass eine AZ-Rechnung etwas anderes ist. Bei der Akontorechnung habt ihr bereits Arbeit geleistet. Sie wurde möglicherweise nur noch nicht abgenommen.
• Inkorrekte Schlussrechnung: Achte darauf, bei der Schlussrechnung die geleisteten Akontozahlungen abzuziehen.

Diese Stolperfallen umgehst du elegant mit der Agenturverwaltung, mit der du deine Buchhaltung digitalisierst!

Akontorechnungen mit der Agenturverwaltung digital und übersichtlich managen

Wenn du solche Rechnungen stellen und gleichzeitig auch deine Buchhaltung automatisieren möchtest, lass uns einen Blick auf die praktische Umsetzung werfen. Wir zeigen dir, wie das mit unserer Agenturverwaltung unkompliziert funktioniert:

1. Für das Projekt wurde bereits ein Kostenvoranschlag in der Agenturverwaltung angelegt. Du wählst diesen und klickst auf den Reiter „Abrechnung“.
2. Du wählst die Abrechnungsmethode aus – natürlich „Akontorechnung“.
3. Du entscheidest vertragsgemäß, ob eine pauschale oder prozentuale Summe abgerechnet werden soll. Zwischen Fremdleistung und Agenturleistung oder beidem kannst du ebenfalls wählen.
4. Du ergänzt das Rechnungsdatum.
5. Du klickst auf „Ausgangsrechnung jetzt anlegen“ – and the magic happens! Natürlich lassen sich E-Rechnungen erstellen.

Das klingt zu einfach, um wahr zu sein? Dann teste jetzt die kostenlose Webdemo der Agenturverwaltung. Sie zeigt dir, dass auch eure Agentur Rechnungen und Buchhaltung mit wenigen Klicks erledigen kann.