Die Agenturverwaltung erlaubt die Erstellung komplexer Muster für die Nummern der Kostenvoranschläge und kann auch auf ein bestehendes System aufsetzen und von dort an selbständig weiterzählen.
Dabei stellt die Agentursoftware sicher, dass
a) keine Kostenvoranschlagsnummern doppelt erzeugt werden können
b) keine Kostenvoranschlagsnummern fehlen.
Außerdem erlaubt die Agentursoftware das Führen von Kostenvoranschlagsnummern in sogenannten Nummernkreisen. Ihr könnt beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Kostenvoranschlagsnummernkreis öffnen. So ist es für einen Kunden aus der Kostenvoranschlagsnummer nicht ersichtlich, ob und wie viele Kostenvoranschläge ihr anderen Kunden stellt.
Sprecht uns an, wenn ihr Fragen zu diesem Thema habt.
Empfehlung Kostenvoranschlagsnummern
Uns sind im Verlauf der letzten Jahre schon etliche (oft auch weniger nützliche) Nummernsysteme begegnet. Wenn es keinen Grund dagegen gibt - z.B. externe Systeme, die mit den gleichen Nummern arbeiten - sollte die Nummer so einfach wie möglich gehalten werden.
Beispiel:
KV-2018-012
KV-2019-001
Die Nummern setzen sich zusammen aus <KV-Präfix>-<vierstelliges Jahr>-<dreistellige durchlaufende Zahl>
Die dreistellige durchlaufende Zahl des Kostenvoranschlages beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als eintausend Kostenvoranschläge an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig.
Die Kostenvoranschlagsnummer enthält kein Kundenkürzel
Wenn wir einem Neugeschäftskunden ein Angebot erstellen, möchten wir evtl. nicht zunächst einen Kunden, Etat und ein Projekt in der Agentursoftware anlegen. Wir wissen ja noch nicht, ob aus der Anbahnung überhaupt etwas wird.
Gibt der Kunde den Kostenvoranschlag später frei und wir legen den Kunden und das Projekt im System an, verschieben wir den bestehenden Kostenvoranschlag einfach ins neu angelegte Projekt. Da Kostenvoranschläge generell keine Kundenkürzel führen, entsteht dadurch auch kein Nummernkonflikt beim erstellen von weiteren Angeboten für diesen Kunden.
Vorteile dieses Musters
- Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet
- Das Präfix unterscheidet zwischen Kostenvoranschlag und Rechnung
- In einem Dateisystem sortieren sich nach Kostenvoranschlagsnummer benannte Dateien automatisch nach Jahr und durchlaufender Nummer
Kostenvoranschlagsnummer ist nicht gleich Projektnummer
- Ein Kostenvoranschlag sollte auch ohne Projekt erstellt werden können
- Ein Projekt kann mehrere Kostenvoranschläge enthalten
- Ein Projekt kann mehrere (nicht realisierte) Versionen eines Kostenvoranschlages enthalten, die bereits beim Kunden waren. Diese Versionen sollten durch unterschiedliche Nummern eindeutig voneinander unterscheidbar sein.
