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Kapazitätsplanungs-Software: Schlaue Lösung statt Stunden-Tetris für deine Mitarbeitenden

Achim Koellner 08.01.2025

Kapazitätsplanung ist in der Kreativ- und Dienstleistungsbranche ein unabdingbares To-do, das eine echte Zusatzbelastung sein kann: Neben dem Daily Business musst du darüber nachgrübeln, welcher Mitarbeitende wann und wie lange für welches Projekt zur Verfügung steht. Tja, ohne Orga eben kein vernünftiges Projektmanagement, oder?

Die gute Nachricht ist: Statt mit deinem Team mühselig Stunden-Tetris zu spielen, kannst du Zeit sparen, indem du die Kapazitätsplanung mit Software abwickelst. Das minimiert euren Zeitaufwand und bringt gleichzeitig bessere Planbarkeit für eure Projekte. Klingt gut? Dann lies weiter ...  

Warum solltest du für die Kapazitätsplanung eine Software einsetzen?

Wenn du Software zur Kapazitätsplanung nutzt, bündelst du Zeit und Teamressourcen auf einer Plattform, die alle Variablen des Projektmanagements verknüpft. Das verschafft Überblick, du kannst deine Arbeitszeit effizienter nutzen und Projekte planmäßig abwickeln.

Deine Vorteile: Kapazitätsplanungs-Software im Einsatz

Wozu Kapazitätenplanung mit Software, wenn es die gute alte Excel-Tabelle gibt? Unsere Liste mit Benefits zeigt, warum es die bessere Idee ist, auf ein Kapazitätsplanungstool zu setzen:

  • Zeitersparnis: Mit einem Kapa-Planungstool geht die Verteilung zeitlicher Ressourcen viel schneller als mit einer Excel-Tabelle. 
  • Kostenersparnis: Eine gute Kapazitätsplanungs-Software bewahrt dich und dein Team vor Überstunden und damit vor Mehrkosten. 
  • Kräfte anderweitig nutzen: Je weniger Aufwand dein Team mit der Kapazitätsplanung hat, weil ein Tool übernimmt, desto mehr Zeit bleibt für eure Projekte.
  • Aufatmen statt Overload: Du siehst direkt, welche Teammitglieder hoffnungslos überbucht sind – und auch, wer noch Projekt-Power offen hat. So kannst du die anfallenden Tasks mit der Kapazitätsplanungs-Software optimal verteilen. 
  • Gebündeltes Wissen: Während Stundenlisten gern mal outdated sind, bündelt das Tool für Kapazitätsplanung alle relevanten Infos über Teammitglieder und Zeitmanagement aktuell an einem Ort.
  • Online ansteuerbar: Eine cloudbasierte Kapazitätsplanungs-Software kann per Mobile Device von überall genutzt werden. Ressourcenplanung im Homeoffice ist somit kein Problem.
  • Fehlerfrei: Während man in Excel-Zeile 34 vergisst, was oben steht, rechnet das Kapazitätsplanungstool für dich mit.

So geht’s: Kapazitätsplanung digital und clever umgesetzt

Die Kapazitätsplanung deiner Mitarbeitenden mit Software hilft, damit der Prozess übersichtlich abläuft und das Ressourcenmanagement nicht zum Struggle um Teammitglieder und Stunden wird. Jetzt zeigen wir dir, wie du mit der Agenturverwaltung die Kapazitäten deiner Mitarbeitenden ins richtige Mischverhältnis bringst: 

  1. Lege ein neues Projekt in der Agenturverwaltung an.
  2. In unserer Software für Dienstleister nimmst du die Kapazitätsplanung am Kundenprojekt vor. Der geplante Zeitaufwand wird als Balken angezeigt, ebenso sind die bis zur Abgabe verbleibenden Kalenderwochen aufgelistet.
  3. Du addest nun die Teammitglieder, die am Projekt mitwirken sollen.
  4. Du verteilst pro Woche und Teammitglied die für das Projekt aufzuwendenden Arbeitsstunden. Das Balken-Barometer zeigt dir an, wie viel Zeit schon aufgewendet, künftig verplant und noch offen ist. Gleichzeitig wird dir angezeigt, wie viele Stunden des jeweiligen Teammitglieds pro Woche noch zur Verfügung stehen. 
  5. Kapazitätsplanung erledigt! Die Agenturverwaltung zeigt dir in der Rubrik „Berichte“ unter „Team-Kapazitäten“ außerdem, wie es um die Auslastung deines ganzen Teams bestellt ist.

Wichtige Features: Damit das Kapazitätsplanungstool für euch mitdenkt

Sie ist vielseitig: Kapazitätsplanung eignet sich für IT-Projekte ebenso wie in der Kreativ- und Dienstleistungsbranche. Damit sie euch nach vorne bringt, sind einige Skills alternativlos. Das hat die richtige Kapazitätsplanungs-Software an Features:

  • Teammitglieder verwalten: Die relevanten Teammitglieder sollten individuell anzulegen und konfigurierbar sein, z. B., indem du ihre jeweiligen regulären Arbeitszeiten hinterlegst.
  • Erfassung der geplanten Stunden: Damit die Kapazitätsplanung deiner Mitarbeitenden mit einem Tool übersichtlich bleibt, solltest du bei der Projektverwaltung in der Software ein Zeitbudget hinterlegen können, an dem sich der geplante Zeitaufwand stundenweise sowie prozentual ablesen lässt. 
  • Visualisierung: Für den sofortigen Überblick sollten Zeitaufwand und Zeitbudget grafisch dargestellt werden.
  • Überstunden-Warnung: Wenn du bei der Zeiteinteilung die wöchentliche Arbeitszeit eines Teammitglieds überschreitest, zeigt dir die richtige Kapazitätsplanungs-Software an, wie viele Überstunden anfallen würden.
  • Abwesenheitsmanagement: Eine smarte Kapazitätsplanungs-Software bietet eine Option, um urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden zu erfassen. Diese Abwesenheiten müssen bei deiner Kapazitätsplanung vom Tool einberechnet werden.
  • Übersicht für alle: Der Überblick über die Arbeitszeitressourcen sollte nicht allein dem Projekt- und Accountmanagement vorbehalten sein. Ein strukturiertes Dashboard zeigt auch den anderen Teammitgliedern an, wie sie eingetaktet werden.

Ein Beispiel: Unsere Case-Study zur Kapazitätsplanung

Features sind schön und gut, aber die Kapazitätsplanungs-Software muss sich ja vor allem in der Praxis bewähren. Wie das mit der Agenturverwaltung funktioniert, zeigen wir dir an einem Beispiel aus dem Agenturalltag:

Ausgangslage: 

Ein wichtiger Kunde will eine neue Website, und zwar bis Ende des Monats. Du planst Michael für das Webdesign ein. 

Problem:

Da Michael seit Kurzem Vater ist, hat er seine Arbeitszeit reduziert. Die Agenturverwaltung meldet: Überstundenalarm! Natürlich respektierst du Michaels Work-Life-Balance. Aber was tun, um das Projekt fristgerecht abzuschließen?

Lösung:

Zum Glück ist Neu-Papa Michael nicht der einzige Webdesigner im Team. Du siehst, dass Sandra noch Kapazitäten offen hat, und teilst die Stunden zwischen ihr und Michael auf. Die beiden sehen in ihren Dashboards, wie viele Stunden sie in den kommenden Wochen für das Projekt aufbringen.

Deine Vorteile:

Die Agenturverwaltung sorgt nicht nur für gerechte Arbeitsteilung, sondern misst für dich auch Michaels und Sandras Arbeitseinsatz am Gesamt-Zeitbudget für das Projekt. So kalkulierst du von Anfang an mit dem Ziel-Zeitaufwand und erlebst keine bösen Überstunden-Überraschungen oder Fehlkalkulationen.  

5 Tipps: Wie findest du das richtige Kapa-Planungstool?

Kapazitätsplanung und das passende Tool sind so vielseitig wie eure Projekte. Umso wichtiger ist es, das passende Tool ausfindig zu machen, um eure Kräfte einzusetzen. Das solltest du bei der Auswahl deiner Kapazitätsplanungs-Software im Kopf haben:

  1. Setze auf eine Komplettlösung: Unser Tipp, um nicht mit einer wilden Mischung inkompatibler Insellösungen dazustehen. Nimm eine umfassende Agentursoftware, denn die ist eine Alleskönnerin.
  2. Intuitive Bedienbarkeit: Eine Kapazitätsplanungs-Software beschert euch zusätzlichen Zeitaufwand, wenn sie nicht intuitiv bedienbar ist.
  3. Sinnvolles Zeitmanagement: Die Arbeitszeit sollte nicht allein durch die Deadline definiert werden. Für eine strukturierte Kapazitätsplanung muss die Software Arbeitswochen als sinnvolle Gliederungselemente anbieten.
  4. Digitale Zeiterfassung: Für ganzheitliche Kapazitätsplanung sollte in deiner Agentur Zeiterfassung betrieben werden. Wenn deine Mitglieder ihre Arbeitszeit digital mit Bezug zum Projekt tracken, hast du stets auf dem Schirm, wie viel Zeitbudget übrig ist.  
  5. Kapa & Kostenvoranschlag: Der Kostenvoranschlag gibt vor, wie viel Zeit in ein Projekt fließen darf, damit es wirtschaftlich bleibt. Daher sollte die Kapazitätsplanung ebenso wie die bereits aufgebrachte Arbeitszeit mit dem KVA verknüpft werden, damit Planung und tatsächlicher Aufwand Hand in Hand gehen.

Passend statt Puzzeln: Kapazitätsplanungs-Software ist die Lösung

Bei Kapazitätsplanung geht es immer erstmal darum, wer wann wofür Zeit hat. Aber da ist noch mehr. Die Kapa-Planung ist eine Managementaufgabe, die zum erfolgreichen, pünktlichen Projektabschluss, zu treffsicheren Kalkulationen und zur Teamdynamik beiträgt. 

Alles gute Gründe, die geplanten Stunden nicht in Excel-Sheets zusammenzubasteln, sondern die Kapazitätsplanung einer Software anzuvertrauen. Wofür wir immer Kapazitäten haben, ist ein Gespräch mit dir, um dir die Funktionen der Agenturverwaltung genauer zu erklären. Melde dich jederzeit – wir freuen uns auf dich!