Skip to content

Projektzeiterfassung: Aufschlüsselung als Schlüssel zum Erfolg

Achim Koellner 08.01.2025

Um Zeiterfassung deiner Mitarbeitenden kommst du als gesetzestreuer Kreativkopf nicht herum. Damit hat alles seine Ordnung, aber du noch keinen unternehmerischen Vorteil. Oder doch? Den kannst du dir aber sichern, indem du jeden Zeitaufwand via Projektzeiterfassung konkreten Kundenprojekten zuordnest. Wie das funktioniert, verraten wir dir in diesem Artikel.


Mit diesen Benefits kannst du bei Projektzeiterfassung rechnen:

  • Du hast die volle Übersicht über das verbleibende Zeitbudget 
  • Du kannst eure Ressourcen besser einplanen
  • Du siehst, ob ein Projekt sich wirtschaftlich gelohnt hat

Was ist Projektzeiterfassung?

Bei Projektzeiterfassung wird die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden mit Bezug auf ein bestimmtes Projekt getrackt. Du erfährst also nicht bloß, dass Teammitglied XY 13 Stunden auf der Uhr hat, sondern weißt, für welches Kundenprojekt diese Stunden aufgewendet wurden. 

Vorteile, Nachteile & Lösungen: Projektzeiterfassung hat eine positive Bilanz

Wenn du Zeiterfassung als eher notwendiges Task ohne nennenswerte Vorteile siehst, dann könnte dich dieser Absatz umstimmen. Wir haben Vorteile, Nachteile und natürlich Lösungsansätze zusammengesucht: 

Vorteile von Projektzeiterfassung 

  • Transparenz: Du siehst, wie es um euer Zeitbudget für ein Projekt bestellt ist.
  • Kapazitäten: Dir wird klar, welche Teammitglieder wie mit ihren Kapazitäten haushalten, wenn sie Arbeits- und Projektzeiterfassung kombiniert betreiben.
  • Planungssicherheit: Für künftige Projekte weißt du, wie schnell gearbeitet wird und wie du kalkulieren musst, um einen guten Schnitt rauszuholen.
  • Rentabilität: Die Zeiterfassung deiner Mitarbeiter auf Projekte ermöglicht Auswertungen, ob ein Projekt rentabel ist. 
  • Einsparpotenziale: Ein Kunde sprengt mit zahlreichen Korrekturschleifen den Zeitrahmen? Das zeigt dir die Projektzeiterfassung via Tool.

Nachteile von Projektzeiterfassung & ihre Lösungen

  • Teammitglieder fühlen sich kontrolliert? 

→ Gute Kommunikation ist der Schlüssel, denn wirtschaftliche, faktenbasierte Projektkalkulation nützt euch allen.

  • Kreativität klappt nicht unter Zeitdruck? 

→ Stimmt, aber bei Projektzeiterfassung geht es nicht bloß um höher, schneller, weiter. Wenn dank Zeiterfassung bei Projekten klar wird, dass dein Team mehr Zeit braucht, kann die beim nächsten Projekt eingeplant werden. 

  • Angst vor zu vielen Stunden auf der Uhr? 

→ Wenn Teammitglieder immer wieder den einkalkulierten Zeitaufwand deutlich übertreffen, hilft die Frage nach dem Warum. Nur wenn ihr der Sache gemeinsam auf den Grund geht, könnt ihr konstruktiv nach Lösungen suchen.

Must-haves & Funktionen: Was Projektzeiterfassung-Software auf dem Kasten haben muss

Projektzeiterfassung hat also einige Vorteile und mögliche Bedenken lassen sich lösen. Denn letztendlich ist Software deine beste Option, um Zeiterfassung für deine Projekte zu betreiben. Was aber muss eine Projektzeiterfassung-Software können, um dir weiterzuhelfen? 

Ortsunabhängig

Alle Endgeräte

Gute Übersicht

Auswertungen

Individualisierung

Intuitiv

Nach der Zeiterfassung: Projekte auswerten, planen & abrechnen

Die getrackte Projektzeit deines Teams ist kein Selbstzweck, sondern soll euch nach vorne bringen. Und sie ist eine wesentliche Grundlage für das Projektcontrolling, das dir zeigt, wie ihr performt habt und wo Stellschrauben zu drehen sind. Das alles lässt sich mit Projektzeiterfassung anfangen:

  • Budget im Blick: Wird während des Projekt-Workflows die Zeit getrackt, hast du immer vor Augen, wie viel Zeit bis zum Abschluss bleibt.
  • Besser planen: Projekterfolg bemisst sich nicht allein an glücklichen Kunden. Du musst auch wissen, ob die kalkulierten Stunden passen, oder ob du künftig mehr Zeitaufwand einrechnen musst. Projektzeiterfassung zeigt dir schwarz auf weiß, ob Planung und tatsächlicher Aufwand Hand in Hand gehen. 
  • Leistungsanalyse: Wenn du es genau wissen willst, ist Projektzeiterfassung der Schlüssel zur Erkenntnis. Sie zeigt dir, für welche projektbezogenen Tätigkeiten wie viel Zeit draufgegangen ist, indem sie Soll-ist-Vergleiche mit dem Kostenvoranschlag anstellt.
  • Kurskorrektur: Dein Team hat on-point gearbeitet, aber der Kunde hat mit langen Meetings oder Änderungsschleifen für einen Kalkulations-Crash gesorgt? Dank differenzierter Projektzeiterfassung weißt du, wo sich Zeitfresser verstecken, sodass du den Kunden auf Kurs bringen kannst – oder von vornherein mehr Zeitaufwand veranschlagst. 
  • Abrechnung made easy: Dank Projektzeiterfassung kann dein Buchhaltungsteam einfach und schnell Teilleistungen abrechnen, und die finale Rechnung geht ruckzuck, wenn alles sauber mit Bezug zum Projekt getrackt wurde.

Praktisches Beispiel: Zur besseren Kalkulation in sieben Schritten

So viel zur grauen Theorie, wie sieht es in der bunten Praxis aus? Erklären wir dir:

  1. Ein Kunde wünscht sich ein Website-Feature. Für dich und dein Team kein Problem, so etwas habt ihr schon gemacht und könnt den Aufwand für einen Kostenvoranschlag gut abschätzen. 
  2. Du planst eure Kapazitäten, erstellst und verschickst den Kostenvoranschlag (KVA). Der Kunde akzeptiert, yippie! An die Arbeit!
  3. Ihr arbeitet fleißig am Website-Feature und trackt eure für das Projekt aufgewendete Arbeitszeit.
  4. Dein Buchhaltungsteam kann dank des gut strukturierten Kostenvoranschlags und der Projektzeiterfassung schon erste Positionen direkt aus dem KVA abrechnen.
  5. Projektabschluss, der Kunde ist happy, die Buchhaltung auch, denn sie kann KVA-genau abrechnen, was noch offen ist.
  6. Der Moment der Wahrheit kommt, als du die Auswertung des Projekts betrachtest. Dank der Projektzeiterfassung siehst du, dass ihr mehr Zeit gebraucht habt als veranschlagt, weil der Kunde mit nachträglichen Sonderwünschen daher kam. Aber es war ein Pauschalangebot – also leider nichts zusätzlich abzurechnen.
  7. Dein Learning: Du kannst vergleichbare Projekte künftig direkt höher ansetzen, oder du verzichtest auf Pauschalangebote und rechnest nach Zeitaufwand ab.

Deine All-in-One-Lösung: Projektzeiten erfassen mit der Agenturverwaltung

Projektzeiterfassung ist der Schlüssel, wenn du wissen willst, wie viel Zeit wofür verwendet wird und wie du Angebote noch treffsicherer kalkulieren kannst. Und wenn du Projektzeiterfassung mit einer Agentursoftware abbildest, die außerdem u.a. Kostenvoranschläge, Rechnungswesen, Abrechnungen von Retainer-Leistungen und Belegerkennung kann, ist Die Agenturverwaltung dein neuer Effizienz-Booster.

Als Allrounder versteht Die Agenturverwaltung, was Agenturen und Dienstleister im Alltag brauchen. Anstatt Projektzeiten in Excel einzutragen und von einem halbgaren kostenlosen Open-Source-Tool auswerten zu lassen, machst du es dir einfach und lässt die Projektzeiterfassung in Verbindung mit dem KVA bis zur Abrechnung und Auswertung von der Agenturverwaltung erledigen.  

Entschlüsselt: Projektzeiterfassung – the key to success

Unser Artikel dürfte dir gute Gründe dafür geliefert haben, dass Projektzeiterfassung keine Erbsenzählerei ist. Wenn du die Arbeitszeiten eindeutig Projekten zuordnest, weißt du, ob du wirtschaftlich arbeitest und kannst besser kalkulieren. Wenn du noch ein Schlüsselerlebnis brauchst, dann klingel bei uns durch – wir erklären dir, wie du Die Agenturverwaltung in deinem Unternehmen zur Projektzeiterfassung einsetzt!