Tool-Chaos in Agenturen: Warum zu viele Systeme mehr schaden als nützen und wie du wieder Klarheit gewinnst

Agenturen arbeiten dynamisch, kreativ und oft unter hohem Zeitdruck. Genau deshalb sollen Tools der Rettungsanker im Alltag sein. Der Gedanke liegt nahe: Für jede Aufgabe das perfekte Spezialtool. Ein Tool für das Projektmanagement, ein weiteres für die Zeiterfassung, eines für die Buchhaltung, ein viertes für die Aufgabenplanung und dazu vielleicht noch mehrere Tabellen, die irgendwo im Hintergrund alles zusammenhalten sollen. Anfangs fühlt sich das sinnvoll an. Mit jedem neuen Projekt wachsen Anforderungen und damit die Liste an Tools, bis schließlich niemand mehr genau weiß, wo welche Information liegt.

In der Podcastfolge zwischen Achim Köllner von Die Agenturverwaltung und Edin von der Online Marketing Agentur iGrow wird sehr deutlich, wie schnell aus gut gemeinten Toolentscheidungen ein komplexes Geflecht entsteht, das die Arbeit eher erschwert als erleichtert. Beide sprechen offen darüber, wie wichtig es ist, die Tool-Landschaft aktiv zu gestalten statt sie zufällig wachsen zu lassen.

Edin beschreibt diese Realität sehr treffend, als er erklärt:
„Wir hatten irgendwann ein Tool für alles, aber keines konnte alles. Und am Ende wurde es teurer, unübersichtlicher und langsamer.“

Diese Aussage spiegelt ein Problem wider, das viele Agenturen betrifft. Tools werden eingeführt, weil sie ein einzelnes Problem lösen sollen. Gleichzeitig entstehen durch diese Insellösungen völlig neue Herausforderungen, die im Tagesgeschäft mehr Kosten und mehr Reibung erzeugen, als man zunächst vermutet.

Wie Agenturen in den Tool-Dschungel geraten

In vielen Teams entstehen Tool-Setups nicht bewusst oder strategisch. Oft wachsen sie organisch mit. Ein neuer Mitarbeitender bringt ein Tool mit, das er aus dem vorherigen Unternehmen kennt. Ein anderes Team löst ein Problem kurzfristig über ein zusätzliches System. Ein drittes Team nutzt eine Software, die seit Jahren „einfach da“ ist, obwohl längst bessere Lösungen existieren. So entsteht ein dezentrales Netz aus Systemen, das niemand mehr vollständig überblickt.

Mit jedem Tool steigt der Aufwand für Pflege, Administration und Schulung. Gleichzeitig sinkt die Transparenz, weil Informationen plötzlich an vielen Orten existieren. Ein Projektstatus steht im Task-Tool, die Budgetzahlen liegen im Controlling-System, die Zeiten im Tool für Zeiterfassung, während die Rechnungsdaten in einem externen Abrechnungstool gepflegt werden. Manchmal existieren Informationen sogar doppelt, oder sie widersprechen sich. Dadurch entstehen Rückfragen, Missverständnisse und Abstimmungsrunden, die niemand bezahlen möchte.

Achim fasst dieses Problem sehr präzise zusammen:
„Tools an sich sind nicht das Problem. Das Problem entsteht, wenn sie nicht miteinander sprechen und du Prozesse künstlich komplizierst, obwohl es auch einfach ginge.“

Gerade in Agenturen, in denen Margen und zeitliche Ressourcen eng sind, wird diese Ineffizienz schnell teuer. Oft wirken kleine monatliche Toolkosten harmlos. Ein Tool kostet 50 Euro, eines 120 Euro, eines 30 Euro. Doch Edin zeigt im Podcast, wie rasant sich diese Beträge summieren:
„Wir lagen irgendwann bei fast 900 Euro pro Monat für Tools, hatten aber trotzdem keinen echten Überblick.“

Diese Zahl ist keine Seltenheit. Rechnet man Schulungszeiten, Onboarding-Aufwände und die verlorene Arbeitszeit durch doppelte Dateneingabe hinzu, wird aus einem kleinen Problem ein massiver wirtschaftlicher Faktor.

Der wahre Preis fragmentierter Tools

Viele Agenturen zahlen für ihre Tools deutlich mehr als nötig. Doch der eigentliche Schaden entsteht nicht durch die Abos, sondern durch die Nebeneffekte. Medienbrüche führen zu Fehlern, weil Daten an mehreren Orten nachgetragen oder aktualisiert werden müssen. Mit zunehmender Teamgröße verstärkt sich dieses Problem. Die Übergabe zwischen Mitarbeitenden wird zur Herausforderung, weil jeder eine etwas andere Arbeitsweise pflegt oder weil die nötigen Daten nicht konsistent abgespeichert sind.

Ein weiterer Faktor ist die verlorene Zeit. Wer eine Rechnung stellen möchte, muss zunächst herausfinden, welche Zeiten tatsächlich angefallen sind, welche Budgets noch offenstehen und welche Leistungen bereits abgerechnet wurden. Wenn diese Informationen auf mehrere Tools verteilt sind, dauert dieser Prozess deutlich länger, als er müsste. Das verzögert wiederum den Cashflow und damit die Liquidität der Agentur.

Auch die Transparenz leidet. Projektleitende wissen nicht immer sofort, wie gut oder schlecht ein Projekt läuft. Kreative müssen darauf vertrauen, dass Briefings vollständig ankommen. Die Geschäftsführung kann wichtige betriebswirtschaftliche Entscheidungen nur dann treffen, wenn alle relevanten Daten korrekt vorliegen. In einer fragmentierten Tool-Landschaft ist das selten der Fall.

Warum integrierte Systeme nachhaltiger und effizienter sind

Immer mehr Agenturen erkennen, dass ein ganzheitliches System, das die wichtigsten Prozesse miteinander verbindet, deutlich effizienter ist als eine Vielzahl kleiner Tools. Ein integriertes System bedeutet, dass Daten nur einmal erfasst werden und dann automatisch in allen relevanten Bereichen zur Verfügung stehen.

Das Projektmanagement weiß sofort, welche Budgets noch offen sind. Die Buchhaltung kann Rechnungen direkt aus Projektstatus und Zeiten ableiten. Das Controlling erhält klare Reports in Echtzeit. Und die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, welche Projekte profitabel sind und welche nicht.

Achim formuliert in diesem Kontext eine wichtige Erkenntnis:
„Die besten Systeme sind die, die du nicht merkst, weil sie einfach funktionieren.“

Ein System, das im Hintergrund zuverlässig arbeitet, erspart Teams nicht nur Zeit, sondern schafft auch Klarheit, Sicherheit und Vertrauen. Jeder weiß, wo die relevanten Informationen liegen und wie sie genutzt werden können.

Wie iGrow das Tool-Chaos überwunden hat

Edin berichtet im Podcast sehr offen über die Entwicklung in seiner Agentur. Eine Vielzahl von Tools führte zwar zu vielen Funktionen, aber nicht zu mehr Effizienz. Erst als iGrow bewusst den Schritt zu einem integrierten System ging, kam Ruhe in die Abläufe.

„Seit wir ein System nutzen, das Angebote, Projekte, Zeiten und Rechnungen verbindet, haben wir keine Dopplungen mehr. Es fühlt sich an wie Aufräumen nach Jahren.“

Diese Erfahrung teilen viele Agenturen, die sich von komplexen Toollandschaften verabschieden. Sie berichten von einer Erleichterung, weil Abläufe besser nachvollziehbar und administrativ deutlich schlanker werden.

Weitere Informationen zu iGrow gibt es unter
https://www.igrow.at

Häufige Fragen rund um Tool-Chaos in Agenturen

Viele Agenturen fragen sich, ob der Wechsel zu einem integrierten System lohnenswert ist. Die Erfahrung zeigt eindeutig, dass ein zentrales System langfristig nicht nur Zeit, sondern auch Geld spart. Die Einführung wirkt zunächst komplex, doch die Effizienzgewinne beginnen sofort nach dem Umstieg.

Warum nutzen Agenturen oft zu viele Tools? Häufig entstehen Tools spontan als schnelle Lösung und werden später nicht hinterfragt. Über die Jahre entsteht so eine unstrukturierte Landschaft.

Worin liegt das größte Risiko einer zu hohen Toolanzahl? Eine Vielzahl von Tools erschwert die Datenkonsistenz, verursacht Mehraufwand und kann Fehler begünstigen.

Wie viele Tools braucht eine Agentur tatsächlich? In den meisten Fällen genügt ein zentrales System für Verwaltung, Finanzen und Projektmanagement plus einige wenige Spezialtools für Kreativarbeit.

Ist ein Systemwechsel nicht zu aufwendig? Der Aufwand ist überschaubar, insbesondere wenn das System den Umstieg unterstützt. Die langfristigen Effizienzgewinne übersteigen den initialen Aufwand um ein Vielfaches.

Was bringt eine zentrale Datenquelle konkret? Sie erhöht die Genauigkeit der Daten, reduziert Rückfragen, beschleunigt Prozesse und stärkt die Transparenz, was wiederum zu besseren Entscheidungen führt.

Fazit: Klarheit statt Tool-Wildwuchs

Agenturen benötigen Tools, aber sie brauchen vor allem ein System, das ihnen Arbeit abnimmt statt zusätzliche Komplexität zu schaffen. Ein durchdachtes, integriertes System führt zu sauberen Prozessen, klaren Verantwortlichkeiten und einer besseren wirtschaftlichen Übersicht. Gleichzeitig entlastet es Teams und ermöglicht ihnen, sich wieder der Kernarbeit zu widmen: Projekte erfolgreich gestalten, Kunden begeistern und kreative Arbeit leisten.

Wer heute merkt, dass seine Tool-Landschaft unübersichtlich geworden ist, sollte genau jetzt handeln. Der Zustand verbessert sich nicht von selbst. Doch mit der richtigen Analyse und einem gezielten Umstieg lässt sich das Chaos in erstaunlich kurzer Zeit beseitigen.

Du hast aktuell auch den Überblick mit deinen Tools verloren? Kein Problem. Buche dir ein kostenloses Beratungsgespräch und wir sehen uns das gemeinsam an.