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Digitale Zeiterfassung: Darum ist die Zeit der Stechuhren abgelaufen

Achim Koellner 08.01.2025

Systematisch seit 2019 – das fordert der Europäische Gerichtshof in seinem Urteil zur Zeiterfassung durch Arbeitgeber. Seitdem musst du sicherstellen, dass die Stundenerfassung deiner Mitarbeitenden ab Stunde 0 zuverlässig gewährleistet ist. Oldschool-Stempelkarten nutzt dafür natürlich keiner mehr, oder sollte es zumindest nicht. Am besten hältst du die gesetzlichen Vorgaben mit digitaler Zeiterfassung ein.

Smarte, digitale Arbeitszeiterfassung spielt sich aber auch nicht in einer Excel-Tabelle ab. Mit Zuverlässigkeit und Effizienz kann das Sheet ebenfalls nicht punkten. Und wie funktioniert die digitale Zeiterfassung dann, wenn Stempeln und der Tabellen-Klassiker ausgedient haben? Verraten wir dir.

Wie funktioniert die digitale Zeiterfassung?

Digitale Zeiterfassung, zum Beispiel mit der Agenturverwaltung, funktioniert online, ortsunabhängig und rechtssicher. Wenn deine Mitarbeitenden Arbeitszeit digital erfassen, wird diese gespeichert, und du kannst sie auswerten. Zeiterfassung für Agenturen ist nicht nur gesetzlich relevant, sondern auch, um die Rentabilität deiner Projekte im Blick zu haben.

Digitale oder elektronische Zeiterfassung?

Digitale und elektronische Zeiterfassung sind nicht dasselbe. Elektronische Zeiterfassung braucht ein festes Endgerät, wie eine elektronische Stechuhr. Um Arbeitszeit digital zu erfassen, reichen hingegen ein mobiles Endgerät und eine entsprechende Software. Für Agenturen und Dienstleister ist das wichtig, weil nur so Homeoffice und hybrides Arbeiten rechtssicher möglich sind.

Für wen ist die digitale Zeiterfassung interessant?

Digitale Zeiterfassung soll nicht nur Kontrollfreaks und dem EuGH Freude machen. Alle Beteiligten profitieren, wenn deine Mitarbeitenden die Stundenerfassung genau nehmen und ihre Arbeitszeit in einer geeigneten Software für Dienstleister festhalten:

  • Mitarbeitende: Deine Teammitglieder profitieren von genauer Abrechnung und können sich dank digitaler Zeiterfassung darauf verlassen, dass ihre Überstunden und ihr Einsatz registriert werden. 
  • Projektverantwortliche: Die Heads of Projektmanagement haben dank Zeiterfassung online immer im Blick, wo das Projekt steht – und zwar unabhängig davon, ob das Team im Büro zusammensitzt oder hybrid arbeitet.
  • Controlling: Digitale Zeiterfassung der Mitarbeitenden ist die Grundlage für Auswertungen und Projektcontrolling mit Software. Vor allem die Projektzeiterfassung schafft eine Basis, um die Rentabilität im Auge zu behalten.
  • Geschäftsführung: Zeit ist Geld und muss sauber getrackt werden, um für Rechtssicherheit zu sorgen – zwei gute Argumente pro digitale Zeiterfassung.
  • Buchhaltung: Rechnungen zu erstellen wird viel einfacher, wenn die Buchhaltung dank digitaler Zeiterfassung weiß, welcher Zeitaufwand für welches Projekt abzurechnen ist. 

Die wichtigsten Funktionen, damit Zeiterfassung online klappt

Zeiterfassung ist ein Erfolgskonzept, wenn sie online funktioniert. Warum? Weil du damit Freelancer, Homeoffice-Fans, hybrid arbeitende Teammitglieder und eingefleischte Büropflanzen ins Boot holst. Alle können wahlweise mit Handy, Laptop oder Tablet zugreifen und Zeiterfassung online betreiben. 

Und: Agenturalltag funktioniert nicht nine-to-five. Mit einer Agentursoftware, die sich mit euren Ansprüchen auskennt, habt ihr die beste Basis. Weil uns das klar ist, haben wir digitale Zeiterfassung in der Agenturverwaltung in 5D mitgedacht:

Arbeitszeiterfassung

Die Agenturverwaltung bietet deinem Team verschiedene Optionen zur Zeiterfassung: Mit der Timer-Funktion werden Arbeitszeiten minutengenau getrackt, die auf verschiedene Kunden und Projekte entfallen. In der Wochenansicht kannst du rückblickend eintragen, worauf du welche Zeit verwendet hast. 

Projektzeiterfassung

Auch bei der zeitbezogenen Projektverwaltung hilft unsere Software. In der Agenturverwaltung laufen erfasste Zeiten und Projektbudgets automatisch zusammen. Wer mit der Arbeit für Projekt X beschäftigt ist, kann diese Arbeitszeit mit Bezug zum Projekt oder einem Milestone tracken. 

Kostenvoranschlag

Die Agenturverwaltung kann KV-Positionen mit geleisteten Stunden verknüpfen. Das hilft dir dabei, wenn du Zeitaufwand nicht nur projektbezogen tracken möchtest, sondern Finetuning in Bezug auf die Einzelleistungen willst. Dann wird schnell klar, welche KV-Positionen gut kalkuliert sind.

Abwesenheitsplanung

Als Head of musst du im Kopf haben, wann mit welchem Teammitglied zu rechnen ist. Du bekommst Support von der Agenturverwaltung, denn die hat einen übersichtlichen Kalender für dich, in dem du Betriebsferien, Abwesenheiten wegen Urlaub oder Krankheit ebenso wie Resturlaub für jedes Teammitglied eintragen kannst. Auch Urlaubsgenehmigungen und Vertretungen lassen sich dort organisieren. 

Stundenkonto

Für dich wie deine Teammitglieder ist ein Überblick über eure Arbeitszeiten relevant. Die Agenturverwaltung zeigt individuelle Stundenkonten an, in denen Plus- und Minus-Zeit ebenso wie Überstunden und Urlaubstage sofort ersichtlich sind. 

Auswertungen der Zeiterfassung sind für dein Business wertvoll

Selbst wenn Buchhaltung nicht deine große Leidenschaft ist, ist dir klar, weshalb Auswertungen ihren festen Platz im Business haben. Schließlich willst du wissen, welche Projekte und Kunden sich lohnen. Die Agenturverwaltung bietet dir verschiedene Optionen:

  • Projektweise: Die Agenturverwaltung zeigt dir an, wie viele Stunden bereits auf ein Projekt entfallen sind und wie viel Zeit noch hierfür verbleibt.
  • Nach Gewerk: Du erhältst eine Übersicht, für welche konkreten Leistungen für ein bestimmtes Projekt bereits wie viel Zeit aufgewendet wurde, ob also bspw. Grafik-Design oder Social Media Management im kalkulierten Rahmen liegt. Auch interne Mitarbeiterkosten werden dabei aufgeschlüsselt.
  • Tätigkeitsbezogen: Bei dieser Auswertung zeigt dir Die Agenturverwaltung, für welche Aktivitäten, wie Meetings oder Korrekturschleifen, das Zeitbudget genutzt wurde.
  • Mitarbeiterbezogen: Ebenso ist es möglich, dir anzeigen zu lassen, welches Teammitglied wie viel Arbeitszeit investiert hat.
  • Nach Kostenvoranschlag: Wenn ihr mit Bezug zu Positionen des KV eure Zeit getrackt habt, kannst du das natürlich auch auswerten.

Vier Vorteile & warum digitale Zeiterfassung eine gute Idee ist

Digitale Zeiterfassung hat einige unbestreitbare Vorteile im Gepäck, und das völlig unabhängig davon, in welcher Branche sie zum Einsatz kommt:

Rechtssicherheit

Genauigkeit

Planbarkeit

Datenschutz

Lösung für Agenturen & Dienstleister durch digitale Zeiterfassung mit der Agenturverwaltung

Digitale Zeiterfassung ist eine runde Sache. Wenn du für deine Agentur oder als Kreativdienstleister den Kreis sinnvoll schließen willst, setzt du auf eine Software für Dienstleister wie Die Agenturverwaltung, die alle Bereiche des Agenturalltags supportet und mit der du dich in einer kostenlosen Demoversion anfreunden kannst.

Unsere Lösung ist cloudbasiert und deshalb im Nullkommanichts für dein Team einsatzbereit. Wir begleiten euch in einem ausführlichen Onboarding-Prozess und sind auch anschließend jederzeit für eure Fragen da. Die Zeiterfassung läuft online, sodass deine Mitarbeitenden von überall aus ihre Zeit tracken können – Laptop oder Smartphone reicht. 

Wir bieten zwei Preismodelle an: Unser Professional-Paket ist die günstigere Option – digitale Zeiterfassung inklusive – und unser Enterprise-Paket bietet dir noch mehr Leistungen. 

Statt Stechuhr lieber digitale Zeiterfassung auf der Höhe der Zeit

Digitale Zeiterfassung liefert gute Gründe, um Stechuhr und Excel-Tabelle auszumustern. Was du brauchst, ist eine rechtssichere, alltagstaugliche Lösung, die euren Zeitaufwand exakt dokumentiert und dir businessrelevante Auswertungen ermöglicht. Arbeitszeit ist schließlich nicht einfach nur Zeit, sondern hat einen Marktwert.

Du willst mit der Zeit gehen, was Timetracking angeht? Dann freuen wir uns über deine Nachricht! Um dir Die Agenturverwaltung vorzustellen, haben wir immer Zeit.