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Projektverwaltung: Basics, Tipps & Software-Lösung

Achim Koellner 07.05.2024

Projektverwaltung: Wie rentabel laufen deine Projekte denn eigentlich so?

Mit der Projektverwaltung ist es ein bisschen wie mit dem Besuch im Fitnessstudio: Du weißt, dass du regelmäßig trainieren solltest, aber irgendwas ist dann doch immer wichtiger. In den meisten Agenturen sind das die Kreation und die Beratung, während die Projektverwaltung, wenn sie überhaupt stattfindet, gerne vernachlässigt wird – kein direkter Benefit und zu kompliziert.

Aber stimmt das wirklich? Tatsächlich ist die Projektverwaltung das Organisations-Werkzeug für die Ressourcenplanung und das Controlling deiner Projekte. Und zumindest in Sachen Komplexität können wir Entwarnung geben: Mit der richtigen Software hast du alle Zahlen jederzeit im Blick und siehst sofort, ob du mit deinem Projekt Geld verdienst oder draufzahlst. Wie das geht und was du dafür brauchst, zeigen wir dir in diesem Artikel.

Was ist Projektverwaltung?

Die wichtigsten Bereiche der Projektverwaltung sind Dokumentation und Controlling. Zuerst sammelst du alle wichtigen Kennzahlen zu Aufgaben und Kosten. Die kannst du dann auswerten, um dein Projekt rückblickend zu kontrollieren und deine Ressourcen vorausschauend zu planen. Sinn des Ganzen ist es, deine Produktivität zu steigern und wirtschaftlich effizienter zu arbeiten.


Projektmanagement vs. Projektverwaltung: Was ist der Unterschied?

Das Projektmanagement umfasst alle Aspekte rund um ein Projekt von der strategischen Planung bis zur Steuerung und Koordination im Daily Business. Die Projektverwaltung ist in diesem Zusammenhang eher sowas wie der Buchhalter des Projektmanagements, der alle wichtigen Infos dokumentiert, die Zahlen im Blick hat und dir sagt, ob dein Projekt rentabel läuft und wo du nachjustieren musst.

Rentabilität im Fokus: Ziele & Aufgaben der Projektverwaltung 

Das übergeordnete Ziel der Projektverwaltung ist es, zum erfolgreichen Abschluss eines Projektes beizutragen – und zwar so, dass es sich für dich auszahlt. Den Projekterfolg kannst du mithilfe des „magischen Dreiecks“ bestimmen:

Blog 1 Magisches Dreieck-1

Das magische Dreieck bildet das Zusammenspiel aus Zeit, Kosten und Umfang ab, die für dein Projekt anfallen. Im Zentrum steht das Projektziel. Sobald sich einer der drei Parameter verändert, musst du die beiden anderen anpassen, um das Ziel wieder in die Mitte zu rücken. Reduziert der Kunde z. B. das Budget, musst du Umfang und Zeit ebenfalls anpassen, damit alles im Gleichgewicht bleibt.

Aus dem Ziel ergibt sich auch direkt die wesentliche Aufgabe der Projektverwaltung – dir dabei zu helfen, das „magische Dreieck“ im Gleichgewicht zu behalten. Dafür sind folgende Teilaufgaben wichtig:

  • Eine belastbare Datenbasis schaffen

Im Rahmen der Projektverwaltung sammelst du alle wichtigen Daten rund um das Projekt: etwa Aufgaben, Agenturleistungen, Fremdleistungen und Rechnungen. Dabei erfasst du sowohl die budgetierten Kosten als auch die tatsächlich angefallenen. 

  • Soll-Ist-Vergleich

Die dokumentierten Daten kannst du für einen Vergleich heranziehen: budgetierte vs. angefallene Kosten, geplante vs. verbrauchte Zeit oder Ressourcen – auch in verschiedenen Abrechnungszeiträumen. Der Soll-Ist-Vergleich zeigt dir sofort, ob die Eckpunkte des magischen Dreiecks noch im Gleichgewicht sind.

  • Berichte zur Auswertung

Mit Projektauswertungen in Echtzeit verwaltest du dein Projekt effizient. Die Ergebnisse des Soll-Ist-Vergleichs zeigen dir mögliche Schieflagen, sodass du diese direkt angehen kannst.

Willst du diese Aufgaben manuell abbilden, ist das nicht nur unübersichtlich und zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig. Meistens endet schon die Dokumentation der Daten in verschiedenen Versionen einer Excel-Tabelle auf unterschiedlichen Desktops. 

Die bessere Lösung ist die digitale und webbasierte Projektverwaltung mit einer Software. Damit automatisierst du die wichtigsten Aufgaben und sammelst alle Daten zentral an einem Ort, sodass alle Beteiligten jederzeit Zugriff haben.

Weniger Aufwand, mehr Transparenz: Vorteile der Projektverwaltung mit Software

Sollte das „Verwaltung“ in Projektverwaltung bei dir immer noch unangenehme Gefühle in Richtung Bürokratie und Mehraufwand wecken, dann hast du wahrscheinlich noch nicht das richtige Projektverwaltungstool gefunden. Wenn du eine professionelle Software einsetzt, kannst du dich davon verabschieden, deine Zeit mit dem mühsamen Ausfüllen einer Excel-Vorlage zu verschwenden. 

Im Gegenteil, es warten ein paar konkrete Vorteile auf dich:

  1. Hohe Transparenz: Anders als bei der manuellen Projektverwaltung in unübersichtlichen Excel-Tabellen hast du bei der softwarebasierten Projektverwaltung über das Programm jederzeit alle Parameter im Blick.
  2. Geringerer Aufwand: Anstatt zwischen verschiedenen Dokumenten und Tabellen zu switchen, zeigt dir die Software über selbsterklärende Eingabemasken sofort, was du wo einträgst. 
  3. Bessere Planung: Die Software unterstützt dich auch bei der Ressourcen- und Budgetplanung, da du jederzeit die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden und Mitteln im Blick hast sowie die Auswertung vergangener Projekte.
  4. Langfristiger Lerneffekt: Die automatische Auswertung deiner Daten liefert dir einen Gesamtüberblick. Daraus kannst du Rückschlüsse ziehen und Potenziale für die Zukunft erkennen.
  5. Fokus auf Wirtschaftlichkeit: Du hast jederzeit budgetierte und angefallene Leistungen verschiedener Zeiträume im Blick, kannst nachvollziehen, wie rentabel ein Projekt läuft und im Detail auswerten, wofür Kosten angefallen sind bzw. Ressourcen verbraucht wurden. 

Software für die Projektverwaltung: 3 Tipps für die Auswahl des richtigen Tools

Wie findest du nun die passende Projektverwaltungssoftware für deine Agentur? Unserer Erfahrung nach spielen diese drei Faktoren eine wichtige Rolle bei der Auswahl:


#1 One-in-All vs. Insellösungen 

Es gibt spezialisierte Projektverwaltungssoftware, die dir aber keine weiteren Funktionen bieten. Und auch wenn die Projektverwaltung wichtig ist, fallen ja in einer Agentur auch noch andere Aufgaben an. Setzt du auf eine Komplettlösung, die alle Funktionen einer ERP-Software für Dienstleister vereint, sparst du dir viel Aufwand: Statt verschiedene Programme zu füttern, gibst du die Daten einmal ein und sie stehen allen Beteiligten zur Verfügung.


#2 Intuitive Bedienung vs. Funktions-Labyrinth 

Was nützt deinem Team eine umfangreiche Software für Projektverwaltung, wenn am Ende keiner damit umgehen kann, weil sie zu kompliziert ist? Stellt der Anbieter eine Demo-Version zur Verfügung, kannst du unverbindlich testen, wie intuitiv die Bedienung ist. Online-Hilfen und ein zuverlässiger Support helfen dir, wenn es doch mal irgendwo hakt.


#3 Skalierbarkeit vs. Alles-von-vorne

Wenn dein Team wächst oder neue Projekte dazukommen, willst du wahrscheinlich nicht jedes Mal alles umkrempeln und auf ein anderes Tool wechseln. Auf der anderen Seite brauchst du anfangs vielleicht noch nicht so viele Funktionen und hast nur ein begrenztes Budget. Idealerweise entscheidest du dich daher für eine Lösung, die sich an deine Anforderungen anpasst und dir verschiedene Preisoptionen bietet. 

Die Agenturverwaltung bietet dir die Projektverwaltung in der Cloud – eingebettet in eine ganzheitliche Agentursoftware, mit der du unter anderem Projektzeiten erfassen und Dokumente versenden kannst. Mit der skalierbaren All-in-One-Lösung optimierst du deine Ressourcenplanung und sämtliche Daten sind für alle Beteiligten transparent, übersichtlich, intuitiv und jederzeit von überall über das Web erreichbar.

 

Effiziente Projektverwaltung: Mit ein bisschen Zahlenschieberei wird die Kreativarbeit rentabler 

Eine strukturierte Projektverwaltung mit Softwareunterstützung bedeutet für deine Agentur mehr Zeit für die kreative Arbeit und einen transparenten Überblick darüber, ob sich der Einsatz für deine Kunden auch rentiert. 

Über eine Software für die Projektverwaltung wie Die Agenturverwaltung kannst du alle wesentlichen Informationen dokumentieren und auswerten – ganz einfach online über den Browser. So erkennst du sofort, wo es Verbesserungsbedarf gibt und kannst rechtzeitig agieren, um das magische Dreieck wieder ins Gleichgewicht zu bringen und die Wirtschaftlichkeit deines Projekts zu steigern.

Du suchst eine einfache und komplette Lösung für die Projektverwaltung? Melde dich bei uns und lerne Die Agenturverwaltung kennen!