Die ConAktiv Alternative ohne Aufwand für Dein Unternehmen

Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden stehen vor einer konkreten Frage: Lohnt sich der Aufwand, den ConAktiv als Unternehmenssoftware mit sich bringt, noch? ConAktiv wurde für die Anforderungen der 2000er-Jahre entwickelt und verlangt intensive Einarbeitung für die Rechnungsstellung, individuelle Maskenanpassungen und oft monatelange Einführungsprojekte. Es gibt viele Anbieter am Markt, die ähnliche Funktionen wie ConAktiv bieten. Wer eine ConAktiv Alternative ohne Customizing-Aufwand sucht, findet in Die Agenturverwaltung eine moderne Cloud-Software, die Agenturprozesse standardmäßig abbildet und innerhalb weniger Wochen produktiv läuft.

Die kurze Antwort: Für Agenturen, die Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, Abrechnung und HR in einem System brauchen, ohne dafür Pflichtenhefte zu schreiben oder Dienstleister für jede Änderung zu beauftragen, ist Die Agenturverwaltung die bessere Wahl. Du startest in Wochen statt Monaten, zahlst nur für Module, die du nutzt, und bekommst Updates automatisch. ConAktiv bleibt eine Option für Unternehmen mit stark individualisierten Prozessen und eigener IT-Abteilung.

Was bedeutet „ConAktiv-Alternative ohne Customizing-Aufwand" konkret?

Customizing-Aufwand meint alles, was zwischen der Entscheidung für eine Software und dem Moment liegt, in dem dein Team tatsächlich damit arbeitet: Konzeptworkshops, Pflichtenhefte, Individualprogrammierung von Masken und Reports, Testzyklen, Schulungsrunden. Bei Legacy-Systemen wie ConAktiv können diese Phasen Monate dauern. Dazu kommt, dass ConAktiv Mobile als Browser-App zwar Zugriff auf Zeiterfassung, Projekte und Abrechnung bietet, in der Praxis aber oft weniger komfortabel nutzbar ist als moderne SaaS-Lösungen.

Typische Pain Points bei ConAktiv-Einführungen und vergleichbaren ERP-Systemen:

• Lange Projektlaufzeiten bis zur ersten produktiven Nutzung, oft 2 bis 4 Monate
• Abhängigkeit von Dienstleistern für jede kleine Änderung an Feldern, Layouts oder Reports
• Individuelle Masken und Felder, die nach zwei Jahren niemand mehr versteht oder nutzt
• Veraltete Oberflächen mit Desktop-App-Logik, die nicht zu Remote- und Hybrid-Teams passen
• ConAktiv hat eine mobile App mit eingeschränkter Benutzerfreundlichkeit, was verteilte Teams zusätzlich bremst

Was Agenturen 2026 stattdessen wollen: vorkonfigurierte Best-Practice-Prozesse speziell für Agenturen, Zugriff per Browser ohne lokale Installation, damit zentrale Informationen schneller verfügbar sind, modulare Erweiterbarkeit ohne Programmierung. Cloud-basierte Lösungen reduzieren den Anpassungsaufwand für Agenturen und Dienstleister, weil Standard-Workflows bereits eingebaut sind.

„Ohne Customizing-Aufwand" heißt dabei nicht „ohne Anpassbarkeit". Der Unterschied: Du konfigurierst im Tool per Oberfläche (eigene Felder, Vorlagen, Rollen), statt Individualentwicklung auf Quellcode-Ebene zu beauftragen. Konfiguration statt Customizing – mit unterschiedlichen Möglichkeiten je nach Teamstruktur, Prozess und Reifegrad.

Was ist ConAktiv und wo entsteht der Customizing-Aufwand?

ConAktiv ist eine All-in-One-Software für projektorientierte Dienstleistungsunternehmen und seit Mitte der 1990er am Markt. Die Software ConAktiv adressiert Agenturen, IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen und Consulting-Firmen, entwickelt bzw. vertrieben von Connectivity, mit Varianten wie ConAktiv Agentur, Consult, IT und Custom. Die Architektur setzt auf On-Premise- oder gehostete Installationen mit Desktop-Clients und optionalen Web- und Mobile-Komponenten.

Stärken aus Agentursicht:

• Breiter Funktionsumfang mit CRM inklusive Neukundenakquise, Projekten, Zeiterfassung, Buchhaltung, Personal und Bestellwesen
• Stark anpassbare Masken und Prozesse über Layout-Editor, List-Editor und Report-Editor
• Langjährige Marktpräsenz und etablierter Support mit ConAktiv V20 als aktueller Version

Das Kernproblem zeigt sich in der täglichen Praxis. ConAktiv erfordert intensive Einarbeitung für die Rechnungsstellung, weil Abrechnungsmodelle, Leistungsarten und Schnittstellen individuell eingerichtet werden müssen. Konkret:

• Individuelle Felder, Formulare und Reports müssen im Layout-Editor entwickelt und getestet werden. Jeder Fehler kann Rechnungen oder Zeitbuchungen verfälschen.
• Arbeitszeit- und Lohnartprofile verlangen eigene Bedingungsprofile und Regeln für Zuschläge, Überstunden und Soll-Ist-Vergleiche.
• Änderungen in einer Version erschweren Updates auf neue Versionen, weil Custom-Layouts und Reports nicht ohne Nacharbeit kompatibel sind.
• Jede Prozessanpassung erfordert Abstimmung zwischen Fachbereich, IT und Hersteller.

Für Agenturen mit 5 bis 25 Personen ist diese Individualisierung oft überdimensioniert; auch in der Produktdokumentation zu conaktiv conaktiv wirkt das eher wie ein ERP-Projekt, das sich anfühlt wie eine SAP-Einführung.

Was ist Die Agenturverwaltung als Agentursoftware und warum praktisch ohne Customizing?

Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native All-in-One-Agentursoftware für Agenturen und Kreativdienstleister mit 5 bis 25 Mitarbeitenden. Cloud-basierte Agentursoftware vereint Projektmanagement, Zeiterfassung, Finanzen, HR und CRM in einem System. Das Besondere: Die Plattform wurde von Grund auf für Agentur-Standardprozesse gebaut, nicht als generische Unternehmenssoftware nachträglich angepasst.

Zentrale Funktionalitäten im Agentur-Setup:

• Angebot und Kostenvoranschlag mit Positionsgruppen, Agentur- und Fremdleistungen, flexibler Kalkulation nach Stunden- oder Tagessätzen und KI-gestützten Textvorschlägen
• Projektmanagement mit Kapazitätsplanung: Wochenpläne, Teamübersichten, Über- und Unterauslastung auf einen Blick. Moderne Software ermöglicht dynamische Ressourcenplanung in Echtzeit.
• Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung mit E-Rechnungspflicht im Blick: Die Software unterstützt automatische Warnmeldungen bei Budgetüberschreitungen.

Warum kaum Customizing nötig ist:

• Vorkonfigurierte Strukturen für Kunden, Projekte, Aufgaben und Stundensätze sind sofort nutzbar
• Standard-Reports für Margen, Auslastung und Liquidität bereits enthalten; Die Agenturverwaltung bietet Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche
• Branchenlogiken wie Retainer, Pauschalprojekte und Time & Material sind eingebaut, nicht zugebaut

Anpassungen laufen im Rahmen der Konfiguration: eigene Felder, Vorlagen und Workflows sind per Oberfläche einstellbar, ohne eine Zeile Code. Moderne Agentursoftware fördert die schnelle Einarbeitung der Teams durch intuitive Bedienung. Do-it-yourself Onboarding-Service ermöglicht schnellen Einstieg in die Software, und das Onboarding-Team hilft, alles in 2 bis 5 Wochen an die Agenturrealität anzupassen. Updates laufen automatisch in der Cloud; Die Agenturverwaltung hat keine Serverkosten oder Update-Management.

ConAktiv vs. Die Agenturverwaltung als All-in-One-Lösung im Überblick: Wo sparst du Customizing-Aufwand?

Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede, die für die tägliche Projektabwicklung und den operativen Betrieb den größten Einfluss haben.

Bei vergleichbarem Funktionsumfang vergleicht diese Übersicht nicht nur Lizenzkosten, sondern auch das Preismodell und damit die laufende Kostenlogik aus Einführung, Änderungen, Wartung und Betrieb. Der operative und finanzielle Aufwand für Einführung, Änderungen und Wartung ist bei Die Agenturverwaltung deutlich geringer. ConAktiv versteckte Kosten können das Doppelte der Lizenzgebühr betragen, wenn Customizing, Server und externe Beratung eingerechnet werden.

Entscheidender Faktor 1: Einführungsaufwand und Time-to-Value

Für Agenturen mit knappen Margen zählt jede Woche, in der Zeiten nicht erfasst, Budgets nicht sichtbar oder Rechnungen nicht gestellt werden. Ein verzögerter Go-Live kostet direkt Geld: fehlende Projektzeiterfassung bedeutet nicht abrechenbare Stunden, fehlende Budgetübersicht bedeutet Margenverlust.

ConAktiv folgt einem klassischen Einführungsmuster: Pflichtenheft erstellen, Konzeptionsphase durchlaufen, Individualanpassungen entwickeln, testen, Schulungen durchführen, Go-Live. Die Laufzeit beträgt oft mehrere Monate, bei komplexen Setups auch länger. Jede Agentur, die zehn oder mehr Leistungstypen mit unterschiedlichen Stundensätzen, Kostenstellen und Reporting-Anforderungen abbilden will, kennt den Aufwand.

Die Agenturverwaltung arbeitet mit vorkonfigurierten Agentur-Templates und einem Onboarding-Fahrplan mit klaren Milestones:

• Tag 1 bis 3: Import von Kunden- und Projektstammdaten
• Woche 1: Zeiterfassung und Angebotsmodul live
• Woche 2 bis 3: Rechnungsstellung und Controlling-Berichte laufen durch
• Ab Woche 4: Feintuning von Dashboards und Reports

Der Umstieg kann in fünf Wochen realisiert werden. Viele Agenturen erfassen bereits nach zwei Wochen produktiv Zeiten und schreiben Angebote im neuen System.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Du arbeitest ohne monatelange Customizing-Projekte in kurzer Zeit von Angebot bis Abrechnung durchgängig, während ConAktiv seine Stärke erst nach aufwendiger Individualisierung ausspielt.

Entscheidender Faktor 2: Flexibilität ohne Programmierung (Konfiguration statt Customizing)

Agenturprozesse ändern sich laufend. Neue Retainer-Modelle, veränderte Stundensätze, ein zusätzlicher UX Writer im Team, ein Kunde, der plötzlich Akontoabrechnungen will. Starres Customizing wird hier zur Bremse, weil jede Änderung ein Ticket beim Dienstleister oder der internen IT auslöst.

ConAktiv bietet einen hohen Grad an Individualisierbarkeit. Das Problem: Änderungen sind oft nur über Dienstleister oder interne IT möglich. Der Layout-Editor und Report-Editor verlangen technisches Verständnis. Nach zwei bis drei Jahren versteht häufig niemand mehr im Team, welche Masken wie angepasst wurden. Die Dokumentation von Customizing ist oft unzureichend; das Wissen geht mit dem Ersteller verloren.

Bei Die Agenturverwaltung läuft Konfiguration im UI: eigene Felder, Vorlagen und Rollen sind per Oberfläche pflegbar. Module wie Angebot, Projektmanagement, Controlling, Abrechnung und Personalverwaltung lassen sich bei Bedarf zu- oder abschalten. Automationen, etwa Benachrichtigungen bei Budgetengpässen oder Standard-Workflows für Freigaben, sind ohne Code einstellbar. Der Fokus liegt auf der Automatisierung und Integration administrativer Prozesse.

Zwei Praxisbeispiele:

Ein neues Abrechnungsmodell anlegen, zum Beispiel ein monatlicher Retainer mit Kontingent: In Die Agenturverwaltung legst du eine neue Abrechnungsvorlage an. Bei ConAktiv erfordert das unter Umständen Anpassungen an Feldern, Reports und Masken.

Eine neue Rolle im Team (UX Writer) mit spezifischem Stundensatz: In Die Agenturverwaltung in Minuten eingerichtet. Bei ConAktiv musst du Rolle anlegen, Stundensatz definieren, Kostenstelle zuordnen und Reporting anpassen. Ein Mitarbeiter kann durch Automatisierung 0,5 FTE pro Jahr einsparen, wenn solche Konfigurationsaufgaben ohne externe Hilfe erledigt werden.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Dein Team konfiguriert Änderungen selbst, während du bei ConAktiv stärker von klassischem Customizing und externem Know-how abhängig bist.

Entscheidender Faktor 3: Projektmanagement, Zeiterfassung und Controlling „out of the box"

In genau diesen drei Bereichen entstehen Margen, Überlastungen und Umsatzverzögerungen. Wenn der Geschäftsführer am Monatsende nicht weiß, welche Projekte profitabel laufen und welche Geld verbrennen, fehlt die Grundlage für gute Entscheidungen.

ConAktiv bietet breite Projekt- und Ressourcenfunktionen. Allerdings erfordert die Umsetzung agenturtypischer Setups (Phasen, Stundensätze nach Rollen, Projektsteuerung über Budgets) oft Customizing-Regeln und individuelle Reports. Auswertungen laufen häufig über manuell generierte Reports statt als Echtzeit-Controlling.

Die Agenturverwaltung liefert diese Funktionen standardmäßig:

Projektmanagement: Kapazitätsplanung mit sichtbaren Wochenplänen und Teamübersichten. Über- oder Unterauslastung ist direkt aus der Team-Kapazitäten-Ansicht erkennbar. Projektmanagement-Tools ermöglichen dynamische Ressourcenplanung, sodass du kurzfristig Freelancer hinzubuchen oder Kapazitäten umverteilen kannst.

Controlling: Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche statt manueller Report-Generierung. Echtzeit-Controlling verbessert Projektmargen, weil Probleme sichtbar werden, bevor das Budget aufgebraucht ist. Die Agenturverwaltung ermöglicht automatische Warnmeldungen bei Budgetüberschreitungen, und Projektleiter können im Jour fixe gezielt nur Problemprojekte auswerten. Echtzeit-Dashboards machen Kennzahlen und Status auf Knopfdruck sichtbar und zeigen die operative Performance von Projekten und Teams als messbaren Output. Kundenübergreifende Auswertungen helfen bei der Planung von Kapazität und Liquidität.

Zeiterfassung: Minutengenaue Erfassung an Projekten und Aufgaben mit direkter Durchleitung in Abrechnung und Auswertungen ohne Zwischenschritte. Keine separaten Exporte, keine manuellen Übertragungen.

Alle diese Funktionen gehören zum Standardumfang. Kein zusätzliches Customizing-Paket nötig. Moderne Agentursoftware sorgt für effiziente Ressourcennutzung und transparente Arbeitsabläufe.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Sie bildet projektzentrierte Agenturprozesse standardmäßig so ab, wie Agenturen tatsächlich arbeiten. ConAktiv muss diese Logik oft erst durch spezifisches Customizing nachbilden.

Entscheidender Faktor 4: Abrechnung, E-Rechnungspflicht und DATEV ohne Sonderprojekte

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland verschärft sich bis 2028 schrittweise. Öffentliche Auftraggeber und Konzerne fordern bereits heute standardkonforme E-Rechnungen. Agentursoftware, die E-Rechnung nur als Zusatzprojekt anbietet, wird zum Risiko. Agentursoftware ermöglicht die native Unterstützung von E-Rechnungen, wenn sie von Anfang an dafür gebaut wurde.

ConAktiv bietet Rechnungsstellung und Reisekostenerfassung im System. DATEV-Schnittstellen sind verfügbar, aber ConAktiv erfordert intensive Einarbeitung für die Rechnungsstellung. Für spezielle Abrechnungsmodelle sind häufig individuelle Anpassungen nötig, und E-Rechnungsformate laufen teils über separate Erweiterungen.

Die Agenturverwaltung löst Abrechnung als durchgängigen Workflow:

• Akonto, Teilabrechnung, Time & Material, Pauschalen und Retainer sind als Standard-Abrechnungsarten angelegt
• Teil- und vollautomatische Erstellung von Rechnungsdokumenten aus Vorlagen und hinterlegten Leistungen. Agentursoftware automatisiert die Rechnungsstellung und Reisekostenerfassung.
• E-Rechnungen werden im ZUGFeRD-Format unterstützt

Finanzfunktionen sind integriert: Offene-Posten-Management mit Mahnwesen und Zahlungserinnerungen, SEPA-Sammelüberweisungen für Lieferantenrechnungen, Listenexporte und Auswertungen für Steuerberater und Management. Der DATEV-Export funktioniert als Standardmodul ohne Zusatzprojekt.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Abrechnung, Mahnwesen und DATEV-Export kommen als Standardmodul. Agenturen werden ohne zusätzliche Customizing-Projekte e-rechnungsfähig, während ConAktiv hier teils mit separaten Schnittstellen und Anpassungen arbeitet.

Entscheidender Faktor 5: Laufende Kosten, IT-Aufwand und Lizenzmodell

Stell dir eine typische Agentur vor: 15 Mitarbeitende, alle in der Zeiterfassung, 6 bis 8 davon mit Projekt- und Abrechnungskompetenz. Die TCO-Analyse für 15 Mitarbeiter zeigt bei ConAktiv und Die Agenturverwaltung Unterschiede, die über die reine Lizenzgebühr weit hinausgehen.

ConAktiv-Kostenstruktur:

• Basislizenz ab 29 €/User/Monat plus Rollen-Module, Komplettlizenz ca. 99 €/User/Monat. Bei 15 Usern mit Komplettlizenz sind das 1.485 € monatlich allein für Lizenzen.
• IT-Betrieb: eigener Server oder gehostete Instanz, Backup, Updates, evtl. externes Systemhaus
• Customizing-Projekte bei Einführung und jeder Änderung mit Tagessätzen für Berater
• ConAktiv versteckte Kosten können das Doppelte der Lizenzgebühr betragen, wenn Server, Wartung, Beratung und viele organisatorische Sachen eingerechnet werden

Die Agenturverwaltung-Kostenstruktur:

• Cloud-SaaS, keine Serverkosten, keine lokale Installation. Cloud-basierte Software reduziert Administrationsaufwand um bis zu 50%.
• Cherry-Picker-Modell: Agenturen zahlen nur für Module, die sie wirklich brauchen, zum Beispiel Projektmanagement, Angebot, Controlling, Abrechnung oder HR
• Einfache Skalierung, wenn das Team wächst: neuen User anlegen, Modul zuweisen, fertig
• Updates, Wartung und neue Features inklusive, ohne zusätzliche Upgrade-Projekte

Der typische Amortisationszeitpunkt liegt bei 6 bis 12 Monaten. Die Ersparnis entsteht durch den Wegfall von Serverbetrieb, individuellen Reports und Upgrade-Projekten, kombiniert mit besseren Margen durch Echtzeit-Controlling.

Gewinner: Die Agenturverwaltung. Bei Teams zwischen 5 und 25 Personen sind Lizenz- und IT-Kosten klar planbar, und kein Budget fließt in endlose Customizing-Projekte.

ConAktiv Alternative ohne Customizing-Aufwand: Für wen ist Die Agenturverwaltung als IT-Dienstleister die beste Wahl?

Es gibt kein „one size fits all". Aber bestimmte Agenturtypen profitieren klar von einer ConAktiv Alternative ohne Customizing-Aufwand. Kleine bis mittlere Agenturen sind die Hauptzielgruppe für diese Lösung.

Wähle Die Agenturverwaltung, wenn:

• Dein Team zwischen 5 und 25 Personen hat und alle mit demselben Tool arbeiten sollen
• Du Projektmanagement, Zeiterfassung, Angebot, Controlling, Abrechnung und HR in einem System haben willst
• Du keine eigene IT-Abteilung für Server, Updates und Customizing beschäftigen möchtest
• Ihr mit Standard-Agenturprozessen arbeitet und Transparenz über Budgets und Margen braucht
• Du innerhalb von Wochen, nicht Monaten, messbare Verbesserungen in Margen und Cashflow sehen willst
• Die Software ist DSGVO-konform und wird in der EU gehostet, was für dich und deine Kunden wichtig ist

Bleib bei ConAktiv oder ähnlichen ERPs, wenn:

• Du sehr spezielle Prozesse hast, die weit vom Agenturstandard abweichen, etwa komplexe Fremdleistungsketten oder mehrsprachige Angebote mit speziellen Abrechnungsmodalitäten
• Du bereits stark in individuelle ConAktiv-Customizing-Projekte investiert hast, die noch aktiv genutzt werden und deren Migrationskosten hoch wären
• Eine interne IT präsent ist, die On-Premise-Systeme langfristig managen kann und soll

Die Agenturverwaltung ist die Standard-Option für moderne, wachstumsorientierte Agenturen im DACH-Raum, die Geschäftsdaten, Projekte und Finanzen in einer All-in-One-Lösung zusammenführen wollen.

So wechselst du von ConAktiv zu Die Agenturverwaltung ohne Customizing-Großprojekt

Die größten Ängste beim Wechsel: Datenverlust, Produktivitätseinbruch, Schulungsaufwand pro Person oder Key-User. Mitarbeiter-Widerstand kann durch frühzeitige Einbindung reduziert werden. Der Umstieg ist in klaren Phasen strukturiert und kein IT-Mammutprojekt.

Phase 1: Analyse und Vorbereitung (1 Woche)

• Bestandsaufnahme: Welche Module von ConAktiv nutzt die Agentur heute wirklich? Oft sind es weniger, als die Lizenz abdeckt.
• Definition der Minimalfunktionen für Tag 1: Zeiterfassung, Angebote, laufende Projekte
• Termin mit dem Onboarding-Team von Die Agenturverwaltung für eine strukturierte Demo und Scope-Definition

Phase 2: Setup und Datenmigration (1 bis 2 Wochen)

• Export von Kunden-, Projekt-, Leistungs- und Rechnungsdaten aus ConAktiv per CSV
• Import und Feldzuordnungen mit Unterstützung des Onboarding-Teams
• Konfiguration von Stundensätzen, Rollen und Angebotsvorlagen nach Agentur-Standard
• Eine vollständige Testmigration sichert die Datenintegrität vor dem Go-Live

Phase 3: Parallelbetrieb und Go-Live (2 Wochen)

• Start der Zeiterfassung in Die Agenturverwaltung bei einem Pilotteam
• Erste Angebote und Rechnungen im neuen System, während ConAktiv noch Altfälle abschließt. Parallelbetrieb während des Umstiegs minimiert Produktivitätseinbußen.
• Kurze Online-Schulungen pro Teamfunktion (Projektleitung, Buchhaltung, Geschäftsführung)

Phase 4: Abschaltung und Feintuning (ab Woche 4/5)

• Finaler Datenabzug aus ConAktiv für Archiv und Steuerberater
• Optimierung von Dashboards und Reports nach 4 bis 6 Wochen Nutzungserfahrung
• Review der Zeit- und Kostenersparnis, um den ROI des Umstiegs zu beziffern

Häufige Einwände gegen einen Wechsel und warum sie bei einer ConAktiv Alternative ohne Customizing-Aufwand nicht mehr zählen

Viele Agenturinhaber und Geschäftsführer zögern trotz Frust mit der alten Software, weil der Wechsel selbst wie ein riesiges Projekt wirkt. Hier die häufigsten Einwände mit konkreten Antworten.

„Wir haben so viel in ConAktiv-Customizing investiert, das können wir nicht einfach wegwerfen."

Ein großer Teil des Customizings diente nur dazu, Standard-Agenturprozesse überhaupt abzubilden: Stundensatzkalkulationen, Projektphasen, Abrechnungsvorlagen. In Die Agenturverwaltung sind diese Prozesse bereits vorkonfiguriert und sofort nutzbar. Das alte Customizing war eine Brückentechnologie, kein Vermögenswert. Häufig wird viel Geld und Zeit investiert, um Dinge abzubilden, die Standardprozesse bereits abdecken könnten.

„Wir haben Angst, dass unsere Teams im Wechsel den Überblick verlieren."

Eine intuitive, moderne Oberfläche mit klaren Workflows hilft gerade Projektleitern und Juniors, schneller produktiv zu werden als mit einer gewachsenen ConAktiv-Instanz voller individueller Masken. Die Agenturverwaltung bietet Schulungen und Begleitung im Alltag, damit niemand allein gelassen wird. Die Benutzerfreundlichkeit der Browser-App sorgt für schnelle Einarbeitung.

„Unsere Kunden- und Projektdaten sind riesig, das ist doch nicht alles migrierbar."

Migriert werden typischerweise aktive Kunden, laufende Projekte, Stammdaten und offene Posten. Historische Daten können archiviert werden. Testmigrationen sind Standard und liefern Sicherheit vor dem finalen Go-Live. Ein Rückfall-Szenario existiert, bis alle Beteiligten sicher sind.

„Wir haben keine Kapazitäten für ein IT-Projekt."

Der Wechsel zu Die Agenturverwaltung ist kein klassisches IT-Projekt, sondern ein Business-Projekt mit klarer Entlastung. Das Onboarding-Team übernimmt Setup, Datenmapping und Konfiguration. In der Agentur bleiben Daten-Export, Entscheidungen über Vorlagen und die Freigabe zum Go-Live. Die Sicherheit der Geschäftsdaten ist durch EU-Hosting und DSGVO-Konformität gewährleistet.

Fazit: Wann eine ConAktiv Alternative ohne Customizing-Aufwand die bessere Entscheidung ist

Customizing-lastige Legacy-Software ist für viele Agenturen 2026 nicht mehr zeitgemäß. Agenturen brauchen schnelle Entscheidungen, Echtzeit-Transparenz über Projekte und Margen und eine Oberfläche, die jeder im Team sofort versteht. Die Agenturverwaltung bietet genau das als spezialisierte Agentursoftware, ohne teure Individualprojekte und ohne eigene Server.

• Die Agenturverwaltung ist die Standardempfehlung für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden, die von ConAktiv oder ähnlichen Systemen weg wollen. Prognosen werden besser, Margen sichtbar, und das Team arbeitet mit einem einzigen Workflow statt mit fragmentierten Systemen.
• ConAktiv bleibt eine Option für IT-Unternehmen und Dienstleistungsunternehmen mit stark individualisierten Prozesslandschaften und eigener IT-Unterstützung.

Nächster Schritt: Buche eine kostenlose Demo bei Die Agenturverwaltung. Im Demo-Call wird live gezeigt, wie deine konkreten ConAktiv-Prozesse ohne Customizing-Aufwand in Die Agenturverwaltung abbildbar sind. Kein Pflichtenheft, kein Beraterbudget, kein Serverkauf. Einfach per E-Mail Adresse anmelden und einen Termin vereinbaren.

FAQ: Häufige Fragen zur ConAktiv Alternative ohne Customizing-Aufwand

Können wir unsere bestehenden ConAktiv-Daten in Die Agenturverwaltung übernehmen?

Ja. In der Praxis werden Kunden, Projekte, Leistungen, Zeiterfassungen und offene Posten migriert. ConAktiv-Exporte per CSV dienen als Basis. Das Onboarding-Team von Die Agenturverwaltung unterstützt beim Import und bei der Feldzuordnung. Eine vollständige Testmigration sichert die Datenintegrität vor dem endgültigen Go-Live; erst wenn alles stimmt, wird umgeschaltet.

Wie lange dauert der Umstieg von ConAktiv auf Die Agenturverwaltung wirklich?

Für Agenturen mit 10 bis 20 Personen liegt die typische Spanne bei 4 bis 6 Wochen vom Kick-off bis zum Vollbetrieb. Die Dauer hängt vom Datenumfang, internen Entscheidungen und der Verfügbarkeit der Key-User ab. Viele Agenturen erfassen bereits nach 2 Wochen produktiv Zeiten und schreiben Angebote im neuen System.

Wie stark kann Die Agenturverwaltung an unsere Agenturprozesse angepasst werden, wenn kein klassisches Customizing stattfindet?

Der Unterschied: Konfiguration im Tool vs. Customizing durch Programmierung. Konfiguration umfasst eigene Felder, Workflows, Vorlagen, Rollen-Rechte und Dashboards. Du brauchst dafür keinen Entwickler, sondern klickst die Änderung in der Oberfläche. Grenzen gibt es bei Anforderungen, die weit außerhalb typischer Agenturprozesse liegen, etwa hochspezialisierte Fertigungsabläufe oder branchenfremde Lager-Logistik.

Funktioniert Die Agenturverwaltung auch mit unserem Steuerberater und bestehenden Finanzprozessen?

Ja. Der DATEV-Export überträgt Buchungsdaten direkt in die Buchhaltung der Kanzlei. Die Debitorenbuchhaltung (Rechnungen, Mahnwesen, offene Posten) läuft in Die Agenturverwaltung, der Jahresabschluss bleibt beim Steuerberater. Auswertungen wie Offene Posten, Umsatz nach Kunde und Projektmargen stehen als Standardberichte zur Verfügung.

Ist Die Agenturverwaltung DSGVO-konform und wo werden unsere Daten gehostet?

Die Software ist DSGVO-konform und wird in der EU gehostet. Verschlüsselte Verbindungen, ein Rollen- und Rechtekonzept und regelmäßige Backups sind im Cloud-Betrieb enthalten. Für Agenturen mit Kunden aus regulierten Branchen (Pharma, Finance, öffentliche Hand) ist das ein entscheidender Punkt, weil Nachweise über Datenverarbeitung und Sicherheit direkt verfügbar sind.