Ja – für die meisten Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitern lohnt sich der Umstieg von ConAktiv auf eine moderne Agentursoftware. Der Grund ist einfach: Die ConAktiv Agentursoftware bietet zwar eine All-in-One-Lösung für Agenturen mit breitem Funktionsumfang, doch die Architektur stammt aus einer Zeit, in der On-Premise-Installationen, Desktop-Apps und manuelle Prozesse der Standard waren. Heute bremsen genau diese Eigenschaften dein Team aus.
Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführer, Projektleiter und Operations Manager in Agenturen, die aktuell mit ConAktiv arbeiten und sich fragen, ob ein Wechsel auf eine cloud-native Plattform wie Die Agenturverwaltung im Vergleich zu modernen Alternativen die richtige Entscheidung ist.
Die kurze Antwort: Moderne Cloud-Software reduziert den Administrationsaufwand und verbessert Projektmargen durch Echtzeit-Controlling – vor allem dann, wenn eine zentrale Agentursoftware bisher verteilte Prozesse und Insellösungen ersetzt. Ein Wechsel lohnt sich, wenn der erwartete Nutzen die Umstellungsrisiken übersteigt – und das ist bei den meisten Agenturen ab 5 Mitarbeitern der Fall.
Das nimmst du aus diesem Artikel mit:
ConAktiv bietet eine integrierte CRM-Funktionalität, ermöglicht Neukundenakquise und Kundenverwaltung und vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung in einer Lösung. Die Software ist modular und flexibel anpassbar – von Kontaktmanagement über Buchhaltung bis hin zum Controlling deckt sie den gesamten Agenturalltag ab und lässt sich zugleich als klassische Business Software für projektorientierte Dienstleister einordnen.
Das Problem: ConAktiv wurde für die Anforderungen der 2000er-Jahre entwickelt. Damals war On-Premise-Hosting Standard, mobile Arbeit die Ausnahme, und manuelle Reports galten als normal. Heute zeigt genau dieser Aufbau seine Grenzen – auch im Vergleich zu heutigen Erwartungen an moderne Systeme bei Flexibilität, Zusammenarbeit und Sicherheit.
ConAktiv ist hochgradig individualisierbar und anpassbar. Die Software bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten für individuelle, maßgeschneidert auf das Maß der eigenen Prozesse zugeschnittene Anpassungen und passt sich an die spezifischen Bedürfnisse von Agenturen an. Die Module von ConAktiv sind hochgradig individualisierbar, und die Software unterstützt Anpassungen basierend auf Kundenfeedback.
Die typische ConAktiv-Installation läuft On-Premise oder als gehostete Version – das bedeutet eigene Serverinfrastruktur, IT-Wartung, manuelles Update-Management, eingeschränkte mobile Möglichkeiten und führt dazu, dass bestimmte Informationen und Funktionen nicht jederzeit in gleicher Weise zur Verfügung stehen wie bei modernen SaaS-Lösungen. Zwar existiert ConAktiv Mobile als Browser-App mit Zugriff auf Zeiterfassung, Projekte und Buchhaltung, doch die Benutzerfreundlichkeit und Performance bleiben hinter dem zurück, was du von modernen SaaS-Anwendungen kennst.
Genau diese Eigenschaften – komplexe Wartung, begrenzte Mobile-Funktionalität, nachgelagerte Reports – werden im heutigen Agenturalltag zum Bremsklotz. Wenn dein Team im Homeoffice arbeitet, Kunden Echtzeit-Updates erwarten und du Margenprobleme erst am Monatsende erkennst, kostet dich das bares Geld.
Moderne Agentursoftware wie Die Agenturverwaltung setzt auf eine fundamental andere Architektur: Cloud-basiert, automatische Updates ohne IT-Aufwand, Mobile-First-Design, integriertes Dokumentenmanagement und KI-gestützte Funktionen. Moderne SaaS-Lösungen bieten intuitive Web-Oberflächen, die kein Handbuch erfordern. Cloud-basierte Agentursoftware erfordert keinen eigenen Server-Aufwand – kein Backup-Management, keine Patch-Installation, keine Serverwartung am Wochenende.
Dazu kommen tiefgreifende Integrationen mit Tools wie Slack und Google Workspace, automatische Warnmeldungen bei Budgetüberschreitungen, Echtzeit-Dashboards fürs Controlling und die native Unterstützung von E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Agiles Projektmanagement wird durch moderne Softwarelösungen unterstützt – mit dynamischer Ressourcenplanung, Kapazitäts-Forecasts und Workflow-Automatisierung.
Diese Unterschiede sind keine theoretischen Vorteile. Sie führen zu messbaren Geschäftsergebnissen, die wir uns jetzt im direkten Vergleich ansehen.
Nachdem klar ist, warum Legacy-Architektur heute zum Problem wird, schauen wir uns die wichtigsten Vergleichsbereiche im Detail an. ConAktiv ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller geschäftlichen Aufgaben – aber wie diese Verwaltung funktioniert, macht den entscheidenden Unterschied.
ConAktiv ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Projekte und bietet Kapazitäts- und Auslastungsplanung inklusive Urlaubs- und Zeitkonten. Die Software vereinfacht die Verwaltung komplexer Projekte. In der Praxis bedeutet das aber oft: statische Kalenderansichten, manuelle Kapazitätsplanung in separaten Tabellen und keine automatische Warnung, wenn ein Mitarbeiter überlastet ist.
Die Agenturverwaltung geht hier deutlich weiter. Im Projektmanagement-Modul können Teamkapazitäten für Projekte reserviert werden, und die Planung wird automatisch auf Übereinstimmung mit dem Projektbudget geprüft. Im laufenden Projekt sieht jeder Mitarbeiter seine Wochenplanung und bereits gebuchte Zeiten. Eine Team-Kapazitätsübersicht macht Über- oder Unterauslastung sofort sichtbar und unterstützt Entscheidungen wie das kurzfristige Buchen von Freelancern oder das Anpassen von Stellenbesetzungen.
Der praktische Nutzen: Statt montags in Excel-Listen nach Verfügbarkeiten zu suchen, siehst du auf einen Blick, wer wann frei ist.
ConAktiv bietet Controlling, Projekt- und Auftragsauswertungen sowie Statistik-Funktionen. Die Rechnungsstellung in ConAktiv erfordert allerdings intensive Einarbeitung. Und das eigentliche Problem: Viele Reports sind nicht in Echtzeit verfügbar, müssen manuell erstellt oder Daten aus verschiedenen Modulen zusammengeführt werden. Wenn du am Monatsende feststellst, dass ein Projekt die Marge verfehlt hat, ist es zu spät.
Bei Die Agenturverwaltung funktioniert das anders. Das Controlling-Modul bietet Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche und automatische Margenwarnungen. Budgets werden laufend überwacht: Geht ein Budget zur Neige, wird die Projektleitung automatisch benachrichtigt. Teammitglieder haben jederzeit Margeneinsicht, und Besprechungen können gezielt auf problematische Projekte gefiltert werden – kein Durchscrollen endloser Reports mehr.
ConAktiv vereint Projektmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung und automatisiert die Rechnungsstellung und Reisekostenerfassung. ConAktiv ermöglicht eine einfache Verknüpfung von Reisekosten mit Rechnungen und bietet eine DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung. Für E-Rechnungen existiert eine separate Schnittstelle.
Das Abrechnungsmodul von Die Agenturverwaltung erzeugt kaufmännisch korrekte Dokumente teil- oder vollautomatisch aus Vorlagen und erfassten Leistungen. Es unterstützt verschiedene Abrechnungsarten – Akonto, Teilabrechnungen, Time & Material, Pauschalen und Retainer. Das integrierte Mahnwesen mit Offene-Posten-Management, Fälligkeitsübersichten und Zahlungserinnerungen sorgt dafür, dass du keine Rechnungen aus den Augen verlierst. Dazu kommen SEPA-Sammelüberweisungen für Lieferanten und DATEV-Export per Knopfdruck.
| Kriterium | ConAktiv (On-Premise) | Die Agenturverwaltung (Cloud) |
|---|---|---|
| Lizenzmodell | Kauf oder Abo, modulare Erweiterung | Cherry-Picker-Modell: nur zahlen, was du nutzt |
| Server & Hosting | Eigene Infrastruktur oder gehostet (Zusatzkosten) | Inklusive, EU-Hosting, DSGVO-konform |
| Updates & Wartung | Manuell, oft mit IT-Dienstleister | Automatisch, ohne Aufwand |
| Anpassung & Setup | Hoher Individualaufwand, Programmierkosten | Modulare Konfiguration, Onboarding-Support |
| IT-Personal | Anteilig notwendig für Betrieb & Support | Nicht erforderlich |
| Mobile Nutzung | ConAktiv Mobile (Browser-App) | Responsive Web-Anwendung, überall nutzbar |
| Schnittstellen | Public API, DATEV | DATEV, Kalender, E-Mail, weitere Integrationen |
TCO-Analyse über 3 Jahre für eine 15-Mitarbeiter-Agentur: Die Kosten für eine neue Software sollten die Total Cost of Ownership einbeziehen – also nicht nur die Lizenz, sondern auch Server, IT-Support, manuelle Synchronisation mit der Buchhaltung und den Zeitaufwand für Updates. Bei ConAktiv summieren sich diese versteckten Kosten oft auf das Doppelte der reinen Lizenzgebühr. Bei Die Agenturverwaltung entfallen Serverkosten, Update-Management und externe Schnittstellenkosten komplett. Das Cherry-Picker-Modell bedeutet: keine versteckten Kosten für gigantische Onboarding-Wochen oder teure Enterprise-Lizenzen. Dazu kommt Support durch den Anbieter beim Einstieg. Eine kurze Beratung vor dem Setup reduziert zusätzlichen Abstimmungsaufwand.
Damit stellt sich die nächste Frage: Wie läuft der Umstieg konkret ab?
Die Vergleichsanalyse zeigt: Die Vorteile sind real und messbar. Aber ein Umstieg erfordert oft eine komplexe Datenmigration, und genau davor haben viele Agenturen Respekt. Deshalb hier der konkrete Fahrplan, der den Wechsel in fünf Wochen realisierbar macht.
Ohne saubere Vorbereitung wird jeder Systemwechsel zum Risiko. Diese Phase ist das Fundament.
ConAktiv ermöglicht eine einfache Projektzeiterfassung, bietet eine DATEV-Schnittstelle für die Buchhaltung und speichert umfangreiche Kunden- und Projektdaten. All diese Daten müssen sicher übernommen werden.
Jeder Systemwechsel bringt Unsicherheit mit sich. Diese vier Hürden begegnen uns immer wieder – und lassen sich alle lösen.
Dein Team hat sich an ConAktiv gewöhnt. Die Software ermöglicht maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Geschäftsprozesse, und diese gewohnten Workflows aufzugeben, erzeugt Widerstand. Die Umstellung auf neue Software kann einen Gewohnheitseffekt im Team verursachen.
Lösung: Binde Schlüsselpersonen frühzeitig in Demo-Termine ein. Zeige konkret, welche lästigen Sachen wegfallen – etwa das manuelle Zusammenstellen von Reports oder die umständliche Kommunikation per E-Mail über Projektstatus. Ernenne Champions aus jeder Abteilung, die als Ansprechpartner für Kollegen fungieren.
ConAktiv unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch modulare Integration. Die Sorge, dass bei der Migration Kunden- oder Projektdaten verloren gehen, ist nachvollziehbar.
Lösung: Vollständige Testmigration vor dem Go-Live. Alle Daten werden geprüft, bevor das alte System abgeschaltet wird. Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und sparen Zeit – das gilt auch für den Migrationsprozess selbst. Backup-Strategien sichern den Rückweg ab.
Die Zeiterfassung erfolgt direkt im System bei ConAktiv, und erfasste Zeiten werden automatisch in Rechnungen übernommen. Wenn dieser Workflow während des Umstiegs stockt, kostet das direkt Umsatz.
Lösung: Der Parallelbetrieb fängt genau das ab. Gestaffelte Go-Lives nach Abteilungen reduzieren das Risiko weiter. ConAktiv bietet eine mobile App für die Zeiterfassung – Die Agenturverwaltung ebenfalls, sodass die Lernkurve beim Zeiterfassungswechsel flach bleibt.
Wie schnell rechnet sich der Umstieg? Bei Einsparpotentialen im Adminaufwand und einem Mitarbeiter, der zur Hälfte administrative Aufgaben ausführt, entspricht das einer Einsparung von 0,5 FTE pro Jahr. Zusammen mit besseren Projektmargen liegt der typische Amortisationszeitpunkt bei 6–12 Monaten.
Lösung: Definiere vor dem Umstieg messbare KPIs – Zeitersparnis, Marge, Billability-Rate. Führe nach 90 Tagen ein Review durch. Mit Echtzeit-Controlling siehst du den Fortschritt jederzeit, nicht erst nach einem Quartal.
ConAktiv ist eine solide All-in-One-Software mit breitem Funktionsumfang. Auch ConAktiv V20 ist zwar eine modernisierte Version, hebt den grundlegenden Architekturunterschied zu cloud-nativen Lösungen aber nicht auf. Es optimiert Prozesse und steigert die Effizienz – aber eben innerhalb der Grenzen einer Legacy-Architektur. Für Agenturen in der Kommunikationsbranche, Werbeagenturen, Consulting-Unternehmen und IT-Unternehmen mit 5 bis 25 Mitarbeitern, die heute schnellere Entscheidungen, bessere Margen und weniger Admin-Chaos brauchen, ist der Umstieg auf eine cloud-native Plattform wie Die Agenturverwaltung die richtige Option.
Die Software reduziert Fehler bei der Zeiterfassung, automatisiert Rechnungen und bietet alle Funktionen – von CRM über Projektplanung und Ressourcenplanung bis zum Finanzmanagement – in einem System.
Deine nächsten Schritte:
Faire Tarife & volle Flexibilität: Berechne jetzt deine Kosten auf unserer Preisseite.
Ja. Kunden, Projekte, Zeiterfassungsdaten und Rechnungen lassen sich per CSV exportieren und mit Onboarding-Support in Die Agenturverwaltung importieren. Ein Testlauf vor dem Go-Live stellt die Datenintegrität sicher.
Die Agenturverwaltung arbeitet mit einem modularen Cherry-Picker-Modell – du zahlst nur für Module, die du nutzt. Serverkosten, Update-Management und IT-Wartung entfallen komplett.
Nein. Die Agenturverwaltung ist vollständig cloud-basiert, in der EU gehostet und DSGVO-konform. Du brauchst nur einen Browser – keine Server, keine Desktop-App, kein IT-Personal für Wartung.
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