Wenn unsere Nutzer Kostenvoranschläge für ihre Kunden anlegen, stellt sich initial die Frage: Ist das ein großes Projekt mit "Unterprojekten" oder kann ich die Anforderungen in einem einzigen Projekt verwalten.

Angebotssumme als Indikator ob eine Unterteilung Sinn macht

Bei Angeboten deutlich unter 10.000 EUR kann man als Faustregel sagen, dass wahrscheinlich ein einzelnes Projekt ausreichend ist. Größere Angebote sind aller Wahrscheinlichkeit nach besser in einer Gruppe von Projekten aufgehoben.

Angebotsbeispiele für einzelne Projekte:

• Gestaltung von Drucksachen
• Rebrush Logo-Design
• Programmierung Landingpage
• Texterstellung für Blog

Angebotsbeispiele die für eine Unterteilung sprechen:

• CI-Enwicklung (Logo, CI-Booklet, Drucksachen, Social Media Profilbilder, Digitale Dokumentenvorlagen, Keynote-Vorlagen,...)
• Social Media-Betreuung (diverse Plattformen, z.B. Facebook, LinkedIn, Twitter, Youtube, Mediabudget...)
• Markenkampagne (z.B. Konzeption, Keyvisuals, Bewegtbild)
• Webseite (z.B. Konzeption, Screendesign, Blog-Content, Programierung, Migration von Daten, ...)

Warum überhaupt unterteilen?

Wenn im Verlauf des Projekt Arbeitszeiten und Fremdleistungen (also Kosten externer Lieferanten) anfallen, können diese gezielt auf die erstellten "Unterprojekte" gebucht werden.
So ist es beispielsweise möglich, bereits im Verlauf des Projekts festzustellen, ob man im geplanten Budget bleibt.

Beispiel:

Die Agentur XY erstellt die Webseite des Kunden ... mit den Projekten Screendesign, Blog-Content und Programmierung, der Kunde arbeitet für das Projekt engagiert mit und ruft wesentlich mehr Blog-Content ab, als ursprünglich geplant war, wodurch erhöhter redaktioneller Aufwand entsteht, während die Bereiche Screendesign und Programmierung unterhalb des planmäßigen Budgets bleiben.
Der Projektmanager kann hier schon während des laufenden Projekts sehen, dass es hier Gesprächsbedarf beim Thema Blog-Content gibt, obwohl das Gesamtbudget "Webseite" eventuell noch gar nicht überschritten ist.

Überschaubare Anforderungen werden am besten in einem einzigen Projekt verwaltet

Trotz allem sollte auch kein Overhead entstehen, Projekte die klar umrissen und klein sind, sollte man auch nicht unnötig unterteilen. Ein Mailing für eine Messe beispielsweise könnte man in Text, Design, Druck und Versand unterteilen. Es stellt sich die Frage: Müssen diese vier Schritte einzeln hinsichtlich der gelieferten Agentur- und Fremdleistung bewertet werden können oder reicht hier ein Blick ins Projekt, um den Überblick zu haben, was geliefert und was kalkuliert wurde.

Beispiel:

Erstellung einer Landingpage für eine Plakatkampagne - die Plakatkampagne selbst wird von einer anderen Agentur gesteuert. Die Erstellung der Landingpage ist eine überschaubare, wenig komplexe Aufgabe deren Teilschritte (Konzeption, Text, Gestaltung, Programmierung, Abstimmung mit Kunden) ich nicht einzeln auswerten möchte.

Servicevertrag mit monatlicher Abrechnung

In vielen Fällen ergibt es auch hier Sinn nur ein Projekt anzulegen und dieses monatlich abzurechnen.

Beispiel:

Facebook Social Media Betreuung:
Der Kostenvoranschlag für das Jahr 2019 in Höhe von 18.000 EUR ist zwar groß, allerdings ist die Komplexität des Projekts eher gering, daher ergibt eine Unterteilung hier keinen Sinn.
Projekte lassen sich in der Agenturverwaltung auch auf Basis eines Zeitraums - zum Beispiel den letzten Monat - auswerten. D.h. ich nutze das Projekt das ganze Jahr hindurch und betrachte die einzelnen Monate, um angefallene Leistungen mit dem vereinbarten monatlichen Budget in Vergleich zu bringen.

Kostenvoranschläge für grössere, komplexe Projekte als Etat führen und unterteilen

Spätestens wenn in einem Kostenvorschlag unterschiedliche Aufgaben beschrieben werden, macht es Sinn, einen Etat anzulegen und in diesem Etat mehrere Projekte zu führen, die alle einzeln auswertbar sind. Ein Blick auf den Etat erlaubt die Kontrolle über das große Ganze, die einzelnen Projekte erlauben die Kontrolle über die unterschiedlichen Aufgaben-Pakete, die verkauft wurden.

Beispiel:

Eine lokaler Turnschuhhersteller benötigt einen Markenauftritt der die folgenden Themenfelder umfasst:
Keyvisuals erstellen
Drei 30-Sekunden Filme
Drei Landingpages
POS-Motive

Die Filme werden von einer externen Filmproduktion gedreht, was  dafür spricht, dass diese als einzelnes Projekt angelegt werden. Die Erstellung der Keyvisuals, überschneidet sich zeitlich mit der Umsetzung der Landingpages und der POS-Motive. Im Verlauf des Projekts kann der Projektmanager aber trotzdem einen Überblick behalten, bei welchem Projekt wieviel Budget verbraucht wurde.

Wie geht das, wenn es nur einen Kostenvoranschlag über die Gesamtsumme gibt?

Die Positionen des Kostenvoranschlag beschreiben kalkulierte Werte für die einzelnen Projekte die aus ihm resultieren. Diese Werte können in den Projekten als Budgetrahmen definiert werden und geben so zu jedem Zeitpunkt Auskunft darüber, wie es in den einzelnen Projekten aussieht.

Was steckt hinter dem Begriff "Etat"?

Die Agenturverwaltung bezeichnet solche Gruppen von Projekten mit dem Begriff "Etat". Innerhalb eines Kunden - hier: der Turnschuhhersteller - können explizit mehrere Etats definiert werden.
Am Etat ist auch die Preisliste hinterlegt, auf deren Basis die Stunden an den Kunden verkauft werden. Beispielsweise der Stundensatz für "Grafikdesign" oder "Beratung".
Wird vom Grafikdesigner Zeit auf ein Projekt dieses Etats erfasst, kann das System gegenüberstellen wieviel Budget für die erbrachte Leistung verbraucht wurde.

Preislisten können sich im Verlauf der Zeit ändern

Ein Jahr ist vergangen. Die Kampagnenentwicklung für den Turnschuhhersteller ist beendet. Jetzt meldet sich der Kunde mit einer neuen Anfrage. Wir haben inzwischen neue Preise mit dem Kunden verhandelt, diese spiegeln sich in einem neuen Etat wider und werden auf Projekte dieses neuen Etats angewendet.