Zugegeben: Die Wiedervorlage zu organisieren, klingt in deinen Ohren vermutlich nicht gerade verlockend. Entweder kommen dir Papierstapel und Klebezettel in den Sinn, oder du siehst vor deinem inneren Auge unzählige Reminder im Outlook-Kalender. Sowohl die analoge als auch die manuelle digitale Variante sind ineffizient und fehleranfällig.
Die Lösung: die Wiedervorlage digital organisieren. Unser Artikel zeigt dir, warum du dabei unbedingt auf ein automatisiertes Verfahren setzen solltest und wie du deine Wiedervorlage mit einer Software optimal organisierst.
Analog wird die Wiedervorlage in Papierform organisiert, indem Dokumente zu wichtigen Vorgängen zu definierten Terminen erneut vorgelegt werden. Die digitale Wiedervorlage basiert üblicherweise auf händisch einzustellenden Erinnerungsnachrichten, die in den meisten Kalendersoftwares möglich sind. Eine Automatisierung spart Agenturen hier viel Handarbeit.
Eine Wiedervorlage zu organisieren gelingt digital wie analog nach demselben Prinzip: Zu festgelegten Daten ploppen bestimmte Themen, To-dos und Vorgänge erneut auf. In der praktischen Umsetzung unterscheiden sich analoge und digitale Wiedervorlagesysteme jedoch deutlich.
So geht Wiedervorlage organisieren in Papierform:
Eine zwar noch weitgehend manuelle, aber immerhin schon digitale Wiedervorlage lässt sich so organisieren:
Wiedervorlagen zu organisieren geht theoretisch also sowohl mit Druckerpapier und Körbchen wie auch mit dem digitalen Kalender. Warum das trotzdem nicht unbedingt die besten Ideen sind, erfährst du hier:
Egal, ob du deine Wiedervorlage elektronisch organisieren möchtest oder auf Papier setzt – in beiden Fällen hast du eine Menge Handarbeit. Du musst Ausdrucke anfertigen und abheften. Soll die Wiedervorlage zu organisieren digital funktionieren, musst du dennoch in deinem Excelsheet oder deinem Kalender arbeiten. Das kostet Zeit!
Die Wiedervorlage manuell zu organisieren ist hochgradig fehleranfällig – und das in Papierform wie digital. Wie schnell hat man einen Zahlendreher beim Datum eingetippt, das falsche Dokument ausgedruckt oder es aus Versehen in den falschen Ordner geheftet! Gerade, wenn mehrere Teammitglieder an der Wiedervorlage arbeiten, kommt es schnell zu vermeidbaren Fehlern.
Zeit und ein klarer Kopf sind zwei wichtige Pfeiler im Agenturalltag. Beides wird aber stark in Anspruch genommen, wenn du deine Arbeitszeit für aufwendige Wiedervorlagesysteme aufwenden musst und am Ende des Tages gestresster bist als nötig.
Wenn du beim Organisieren deiner Wiedervorlage auf digitale Formate setzt, ist das grundsätzlich eine gute Idee. Insbesondere die von Kalender-Softwares versendeten Notifications und Reminder können aber für eine wahre Informationsflut sorgen. Das bewirkt dann das genaue Gegenteil: Du verlierst den Überblick.
Ein typisches Problem, wenn die Wiedervorlage analog organisiert werden soll: Du produzierst massig Papier, das Platz auf deinem Schreibtisch oder in der Ablage braucht. Zudem sind Ausdrucke alles andere als klimafreundlich.
Die Wiedervorlage zu organisieren kann also einige Tücken und Fallstricke haben. Es sei denn, du setzt bei eurer digitalen Wiedervorlage auf eine Agentursoftware, die mehr kann als händisch eingetragene Erinnerungen zu speichern. Eine echte Hilfe ist dir da unsere Agenturverwaltung, mit der ihr eure digitale Wiedervorlage automatisiert organisiert.
Wenn die Wiedervorlage digital organisiert sein soll, kommen Agenturen nur schwer um eine Software herum. Denn: Diese bildet den Prozess nicht nur digital ab, sondern automatisiert den Ablauf auch vollständig – und macht eure Projektverwaltung deutlich effizienter. Mit welchen Benefits könnt ihr dabei rechnen?
Die richtige Task-Management-Software bietet dir die Wiedervorlage themenspezifisch – und nicht einfach mit einem Eintrag im Kalender. Mit unserer Agenturverwaltung erzeugst du Wiedervorlagen direkt aus Tasks, wie bspw. aus einem Kostenvoranschlag. So ist die Zuordnung zum Thema und Projekt glasklar nachvollziehbar.
Wenn du das Ziel verfolgst, deine Buchhaltung zu digitalisieren, ist eine digitale Wiedervorlage unumgänglich. Ansonsten läufst du Gefahr, zwei parallele Systeme pflegen zu müssen – die Buchhaltung einerseits und die Wiedervorlage andererseits.
Die Wiedervorlage zu organisieren kostet dich digital und automatisiert weit weniger Zeit und Nerven. Ein riesiger Pluspunkt, der eure Büroorganisation maximal effizient macht – und deinen Schreibtisch frei von Papierstapeln.
Die Wiedervorlage mit der richtigen Software macht aus zahlreichen Stunden Arbeit ein paar Klicks. Wenn du sie zudem in einem konsistenten System wie der Agenturverwaltung organisierst, hast du alles an einem digitalen Ort:
Richtig angepackt mit dem passenden Tool wird aus der Wiedervorlage eine kleine Nebenaufgabe, die du mit wenigen Klicks erledigst. Dafür brauchst du eine smarte Lösung, die über Kalender-Notifications und ausgedruckte Zettel hinausgeht.
Genau das bietet dir unsere Agenturverwaltung. Als holistische Software für Agenturen und Kreativdienstleister bettet sie Wiedervorlagen in typische Prozesse aus deinem Arbeitsalltag ein. Oder anders gesagt: Mit der Agenturverwaltung organisierst du nicht nur die Wiedervorlage, sondern alle relevanten Prozesse bei euch im Haus. Was du nicht auf Wiedervorlage legen solltest, sondern am besten sofort erledigst, ist ein Anruf bei uns. Wir zeigen dir gern, wie du mit unserer Software euren Agenturalltag effizienter gestalten kannst.
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