sevdesk + Projektmanagement: Kombi oder eigene Lösung?

Einführung

sevdesk lässt sich technisch mit Projektmanagement-Tools kombinieren. Für echtes Agentur-Projektgeschäft reicht diese Kombi aber nicht aus. Wer als Agentur mit 5 bis 25 Mitarbeitenden Projekte, Zeiten, Budgets und Rechnungen unter Kontrolle haben will, braucht eine spezialisierte Lösung wie Die Agenturverwaltung als zentrale Plattform.

sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen. Sie deckt Rechnungsstellung, Belegerfassung, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV Export zuverlässig ab. Was sevdesk nicht bietet: tiefes Projektmanagement, skillbasierte Ressourcenplanung, Echtzeit-Controlling auf Projektebene oder Kapazitäts-Forecasts. sevDesk ist eine Buchhaltungssoftware und kein vollwertiges Projektmanagement-Tool.

Die Suchintention hinter dieser Frage ist klar: Du willst wissen, ob du mit sevdesk plus ein paar Integrationen auskommst oder ob sich die Investition in eine eigene Agentursoftware lohnt. Dieser Artikel liefert dir eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Du bist hier richtig, wenn du Agenturinhaber, Projektleiter oder Operations-Manager in einer Agentur, einem Studio oder einer Beratung mit 5 bis 25 Mitarbeitenden bist. Besonders dann, wenn du folgende Schmerzpunkte kennst: Aufgaben in Asana oder Trello, Zeiten in einer separaten App, Rechnungen in sevdesk, Projektcontrolling in Excel und am Ende keinerlei durchgängige Margen-Transparenz.

Das nimmst du aus diesem Artikel mit:

• Du verstehst, wofür sevdesk im Agenturkontext stark ist und wo die Grenzen beginnen.
• Du lernst typische Kombi-Szenarien sevdesk plus Projektmanagement-Tool kennen und siehst, warum sie scheitern.
• Du bekommst eine klare Entscheidungshilfe: Integration basteln oder eigene Agentursoftware wählen.
• Du siehst, wie Die Agenturverwaltung sevdesk funktional ersetzt und Projektgeschäft plus Finanzen in einem System abbildet.
• Du erhältst einen konkreten Fahrplan für den Umstieg, inklusive Steuerberater-Übergang.

Dieser Artikel ist keine Schritt-für-Schritt-API-Dokumentation für Entwickler, sondern eine strategische und praxisnahe Entscheidungsgrundlage für Agenturverantwortliche.

Grundlagen: Was sevdesk kann – und was echtes Projektmanagement braucht

Buchhaltungssoftware und Projektmanagement lösen grundverschiedene Probleme. Für Agenturen mit wiederkehrender Projektarbeit, Retainern und Kampagnen ist diese Unterscheidung entscheidend, weil sie bestimmt, ob du mit einem Tool auskommst oder zwei brauchst.

sevdesk im Überblick: Rolle im Agentur-Alltag

sevdesk löst vor allem das „hinten raus" im Agenturprozess: Buchhaltung, Steuerpflichten und Rechnungsstellung. Die Software deckt Rechnungen schreiben, Belegerfassung mit KI-gestützter Zuordnung, Online Banking mit über 4.000 unterstützten Banken, Einnahmen Überschuss Rechnung (EÜR), Umsatzsteuer Voranmeldung mit direkter ELSTER Schnittstelle und DATEV Export für den Steuerberater ab. sevdesk ermöglicht die Erstellung von Rechnungen in unter 2 Minuten und bietet automatisierte Buchungsvorschläge, die beim Belegabgleich Zeit sparen. Belege können digital erfasst und automatisch zugeordnet werden.

Für Agenturen sind die Stärken klar: einfache Rechnungserstellung, GoBD konforme Buchführung, unkomplizierte Verbindung zur Steuerberatung. sevdesk erfüllt die GoBD-Anforderungen für rechtssichere Buchhaltung. Kleinere Agenturen nutzen sevDesk erfolgreich für Angebote, Rechnungen und Belegverwaltung. Die Nutzerfreundlichkeit von sevdesk wurde mit 100 % bewertet, und die Software ist Testsieger mit einer Note von 1,1. Lexware Office belegt Platz 2 mit einer Note von 1,2.

Die Tarife starten beim Tarif „Rechnung" für 12,90 € pro Monat, der Tarif „Buchhaltung" kostet 25,90 € pro Monat und Buchhaltung Pro liegt bei 34,90 € pro Monat. sevdesk bietet zusätzlich einen kostenlosen Tarif dauerhaft an, und aktuell gibt es ein Sonderangebot mit 14 Monaten gratis.

Was sevdesk allerdings nicht oder nur sehr rudimentär kann: Projektplanung mit Phasen und Meilensteinen, Kapazitäts- und Ressourcenplanung nach Rollen und Skills, minutengenaue Projektzeiterfassung mit Budgetanbindung, Soll-Ist-Vergleiche auf Projektebene oder Forecasts. Funktionen wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme sind in sevDesk nicht enthalten. sevDesk hat keine tiefgehenden Funktionen für komplexe Projektphasen. sevdesk ist ein Buchhaltungsprogramm, kein Agentursteuerungs-Tool.

Was Agenturen unter „Projektmanagement" wirklich brauchen

Projektmanagement im Agenturkontext bedeutet den gesamten Ablauf von der Kundenanfrage über Angebot und Planung bis zur Durchführung, Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung. Eine Agentur mit mehreren parallelen Kunden braucht dafür deutlich mehr als ein Finanz-Tool:

• Phasen- und Aufgabenplanung pro Projekt: Jedes Kundenprojekt hat Phasen, Aufgaben, Deadlines und Abhängigkeiten, die strukturiert abgebildet werden müssen.
• Ressourcenplanung nach Skills und Verfügbarkeit: Wer kann was, wer hat Kapazität in den nächsten zwei bis drei Monaten? Ohne diese Planung entstehen Überlast bei einzelnen Mitarbeitenden und Leerlauf bei anderen.
• Minutengenaue Zeiterfassung direkt auf Aufgaben und Budgets: Zeiten müssen dort erfasst werden, wo sie entstehen, und automatisch gegen Projektbudgets laufen.
• Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche von Stunden, Kosten und Deckungsbeiträgen: Nur so weißt du während des Projekts, ob du profitabel arbeitest oder Marge verbrennst.
• Abrechnung von Retainern, Paketpreisen und Time-and-Material: Verschiedene Abrechnungsmodelle müssen sauber trennbar sein und direkt aus den Projektdaten in Rechnungen fließen.

Diese Anforderungen sind mit einem reinen Finanz-Tool schlicht nicht abbildbar. sevdesk deckt die Buchhaltung ab, aber das Projektmanagement mit allem, was dazugehört, bleibt eine offene Flanke.

Warum Finanz-Tools wie sevdesk beim Projektgeschäft an Grenzen stoßen

Stell dir einen laufenden SEO-Retainer vor: Monatliches Budget von 5.000 €, drei Mitarbeitende mit unterschiedlichen Stundensätzen arbeiten daran, dazu kommen Fremdkosten für Content-Erstellung. In sevdesk kannst du am Monatsende eine Rechnung stellen. Aber du siehst nicht, ob nach zwei Wochen schon 80 % des Budgets verbraucht sind. Du siehst nicht, welcher Mitarbeiter überlastet ist. Du hast keinen Forecast, ob der Kunde im nächsten Quartal profitabel bleibt.

Gleiches Bild bei einer Kampagne mit Fixbudget: Ohne Projektplan, Kapazitätsansicht und Echtzeit-Kostenkontrolle weißt du erst nach Projektende, ob du Geld verdient oder verloren hast. Excel und separate Task-Planner wie Trello oder Asana füllen zwar Lücken bei der Aufgabenverteilung, liefern aber keine belastbaren Kennzahlen wie Deckungsbeiträge je Kunde oder Projekt.

Die Theorie zeigt den Bedarf. Schauen wir uns jetzt an, wie Agenturen in der Praxis versuchen, sevdesk mit Projektmanagement-Tools zu kombinieren, und wo diese Setups an ihre Grenzen kommen.

Wie weit kommt man mit sevdesk plus Projektmanagement-Tool?

Viele Agenturen versuchen, sevdesk als Finanz-Backbone zu behalten und das Projektmanagement mit Tools wie Asana, ClickUp, awork oder Notion abzubilden. Die Hoffnung: Jedes Tool macht seinen Job, und über Integrationen fließen die Daten zusammen. Die Realität sieht anders aus.

Typische Kombi-Szenarien in Agenturen (2024/2025)

In der Praxis begegnen dir immer wieder die gleichen Setups:

Setup 1: sevdesk für Rechnungen, Asana für Aufgaben, Harvest für Zeiten, Excel für Projektcontrolling. Die Daten fließen per manuellem Export und Copy-Paste zwischen den Systemen. Für Auswertungen werden Excel-Pivots gebaut, die niemand aktuell hält. Ergebnis: Rechnungsdaten, Zeitdaten und Projektdaten leben in drei verschiedenen Welten.

Setup 2: sevdesk plus ClickUp mit rudimentärer Zapier-Integration. Tools wie Zapier können zur Automatisierung von Workflows mit sevDesk genutzt werden, etwa um aus abgeschlossenen Aufgaben Rechnungsentwürfe zu erzeugen. In der Praxis beschränkt sich das auf Basisdaten. Budgets, Stundensätze oder Margen kennt Zapier nicht.

Setup 3: sevdesk bei Finance, separate Agentursoftware bei Operations. Hier entsteht bewusst doppelte Datenhaltung. Kunden, Projekte und Leistungen werden in beiden Systemen gepflegt, was den Aufwand verdoppelt und Fehlerquellen schafft.

Keines dieser Setups stellt eine echte „Single Source of Truth" für Projekte, Zeiten und Finanzen dar.

Integrationen von sevdesk: Was sie können – und was nicht

sevdesk bietet über 60 Integrationen für verschiedene Tools. Die API von sevdesk ermöglicht individuelle Software-Integrationen, und sevDesk kann Projekte und Rechnungen automatisiert verwalten. Die Integration in bestehende PM-Workflows kann über APIs erfolgen. Automatisierte Workflows sind durch sevdesk-Integrationen möglich. sevdesk unterstützt die Integration von über 4.000 Banken.

In der Praxis konzentrieren sich die Integrationen allerdings auf Banking, E-Commerce, Zahlungen und Steuer. Projektmanagement-Integrationen sind ein Randthema. Was typischerweise synchronisiert wird: Belege, Rechnungen oder Kontakte. Was nicht synchronisiert wird: Projektstrukturen, Aufgaben, Budgets, Kapazitäten oder Stundensätze.

Selbst eine gut eingerichtete Integration kann Rechnungen aus Zeitdaten erzeugen, aber sie ersetzt keine Kapazitätsplanung oder Margensteuerung. Und jede zusätzliche Integration bringt technische Komplexität, Pflegeaufwand und Fehlerquellen mit sich. Zapier-Zaps müssen eingerichtet, getestet und gewartet werden. Synchronisationsprobleme führen zu Datenverlust oder doppelter Arbeit.

Wo die Kombi-Lösung in der Praxis scheitert

Die konkreten Schwachstellen zeigen sich schnell im Alltag:

• Kein konsistentes Projektkostenbild: Zeiten liegen in Tool A, Budgets in Tool B, Rechnungen in sevdesk. Eine konsolidierte Bilanz über die Profitabilität eines Projekts ist nur mit erheblichem manuellem Aufwand möglich.
• Doppelte Stammdatenpflege: Kunden, Projekte, Leistungen und Preise müssen in sevdesk und im PM-Tool separat angelegt und aktuell gehalten werden. Jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden.
• Keine verlässliche Forecast-Planung: Ressourcenplanung ist vom Finanzsystem entkoppelt. Du weißt nicht, ob dein Team im nächsten Monat ausgelastet ist oder ob du neue Projekte annehmen kannst.
• Reporting nur mit hohem Aufwand: Auswertungen erfordern Export, Excel-Pivot, Copy-Paste. Bis die Zahlen stehen, sind sie schon veraltet.
• Fehleranfällige Datenflüsse: Nutzer berichten, dass DATEV-Exporte fehlerhaft werden, wenn Daten aus externen Tools manuell importiert oder kombiniert wurden.

Die Kombi-Lösung funktioniert bei Solo-Selbstständigen oder sehr kleinen Teams noch halbwegs. Die Nutzung von sevDesk alleine kann für Solo-Selbstständige ausreichend sein. Ab ca. 7 bis 10 Mitarbeitenden und mehreren parallelen Projekten gerät das System ins Stolpern. Die Prozessbrüche werden zu teuer und die fehlende Kontrolle zu riskant.

Was wäre also die Alternative? Eine integrierte Lösung, die Projektgeschäft und Finanzen in einem System vereint.

Eigene Projektmanagement-Lösung vs. sevdesk-Kombi: Was ist sinnvoller?

Die grundlegende Entscheidungsfrage lautet: Bastelst du dir aus sevdesk und weiteren Tools eine Lösung zusammen, oder investierst du in eine Plattform, die alles abdeckt? Dieser Abschnitt liefert dir eine strukturierte Entscheidungsvorlage.

Entscheidungskriterien für Agenturen zwischen 5 und 25 Mitarbeitenden

Folgende Kriterien bestimmen, welcher Weg für deine Agentur der richtige ist:

• Teamgröße und Projektvolumen: Je mehr Mitarbeitende und parallele Projekte, desto größer der Synchronisationsaufwand bei getrennten Tools. Ab 5 bis 7 Personen wird die Kombi-Lösung spürbar ineffizient.
• Anteil wiederkehrender Retainer vs. Einzelprojekte: Retainer erfordern laufendes Budget-Monitoring und monatliches Controlling. Das kann sevdesk allein nicht leisten.
• Anzahl beteiligter Rollen: Wenn Beratung, Kreation, Entwicklung und Freie zusammenarbeiten, brauchst du skillbasiertes Staffing und eine übergreifende Kapazitätsansicht.
• Anspruch an Reporting: Willst du Deckungsbeitrag je Kunde, Auslastung je Rolle und Forecasts? Dann brauchst du ein System, das Projekt- und Finanzdaten in einer Datenbasis vereint.
• Grad der Automatisierung: E-Rechnungen, DATEV Export, automatische Workflows von Angebot bis Abrechnung sparen enorm Zeit, aber nur, wenn alles in einem System läuft.
• Rechtliche Anforderungen: Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich verschärft die Anforderungen an integrierte Workflows zwischen Rechnungen, Projektdaten und Buchführung.
• Budget-Effizienz: Die Gesamtbetriebskosten mehrerer Software-Abos plus Integrationsaufwand übersteigen oft den Preis einer All-in-One-Lösung.

Vergleich: sevdesk plus Projektmanagement-Tool vs. All-in-One-Agentursoftware

Der folgende Vergleich stellt die beiden Optionen an den entscheidenden Kriterien gegenüber:

Das Ergebnis ist eindeutig: Für Solo-Selbstständige und Gründer mit wenigen Projekten reicht sevdesk plus ein einfaches PM-Tool. Ab ca. 5 bis 7 Mitarbeitenden, wachsendem Projektvolumen und dem Anspruch an sauberes Projektcontrolling wird eine All-in-One-Agentursoftware deutlich wirtschaftlicher und operativ sinnvoller.

Wie Die Agenturverwaltung sevdesk funktional ersetzt und ergänzt

Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native Agentursoftware, die Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling, HR und Abrechnung in einem System bündelt. Die Kernmodule greifen nahtlos ineinander:

• Angebot & Kostenvoranschlag als Startpunkt: Aus der Kalkulation wird direkt ein Projekt mit Budget, Phasen und Aufgaben.
• Projektmanagement & Ressourcenplanung: Kapazitäts-Forecasts, skillbasiertes Staffing, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung direkt mit der Auslastung verknüpft.
• Projektkosten, Controlling & Auswertung: Echtzeit-Soll-Ist-Vergleich und Margenkontrolle auf Aufgaben- und Phasenebene. Du siehst jederzeit, ob ein Projekt profitabel läuft.
• Abrechnung & Finanzen: E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD), Mahnwesen, Teil- und Abschlagsrechnungen, alles aus den Projektdaten generiert. DATEV Export für den Steuerberater ist integriert.
• Personalverwaltung & HR: Abwesenheiten, Arbeitszeitmodelle und Kapazitäten direkt mit der Projektplanung verbunden.

Wo Agenturen heute sevdesk plus mehrere Tools nutzen, reicht Die Agenturverwaltung als Single Source of Truth. sevdesk wird in vielen Fällen überflüssig, weil Abrechnung, Finanzen und Buchhaltung direkt im System abgebildet sind.

Das Cherry-Picker-Preismodell macht den Umstieg wirtschaftlich: Agenturen zahlen nur für die tatsächlich benötigten Module und können bei Bedarf skalieren. Keine starren Komplettpakete, keine versteckten Kosten.

Praktische Umsetzung: Von sevdesk zur integrierten Projektlösung wechseln

Du nutzt bereits sevdesk und überlegst, wie ein Wechsel zu einer All-in-One-Agentursoftware konkret aussehen kann? Hier ist der Fahrplan.

In 4 Schritten von der Tool-Sammlung zur integrierten Plattform

Der Wechsel ist besonders sinnvoll, wenn die E-Rechnungspflicht den Druck auf integrierte Workflows erhöht und das Team wächst. So gehst du vor:

1. Ist-Analyse der bestehenden Tool-Landschaft: Dokumentiere alle genutzten Tools (sevdesk, PM-Software, Zeiterfassung, Excel) und identifiziere jeden Datenfluss. Wo wird manuell übertragen? Wo entstehen Fehler? Wo fehlen Daten komplett?
2. Anforderungen definieren und Prioritäten setzen: Was muss ab Tag 1 in Die Agenturverwaltung sauber laufen? Typischerweise sind das Projekte, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Weitere Funktionen wie HR oder erweitertes Reporting können im zweiten Schritt folgen.
3. Pilot-Setup erstellen: Starte mit 2 bis 3 Kunden und 5 bis 10 laufenden Projekten. Importiere die relevanten Daten aus sevdesk und Excel. Teste die Kernprozesse: Projekt anlegen, Zeiten buchen, Rechnung erstellen, DATEV Export durchführen.
4. Rollout fürs gesamte Team: Onboarding für alle Nutzer, Altdatenübernahme und Übergabe an die Steuerberatung via DATEV Export. Die Agenturverwaltung bietet ein geführtes Onboarding, um diese Schritte in wenigen Wochen umzusetzen.

Übergang für Finance & Steuerberatung sauber gestalten

Agenturen, die sevdesk bisher mit ihrem Steuerberater nutzen, brauchen einen klaren Übergangsplan:

• Alle relevanten Buchungen und Belege aus sevdesk bis zum Stichtag exportieren und archivieren. So bleiben die historischen Rechnungsdaten vollständig erhalten.
• Ab dem Stichtag alle neuen Belege, Zeiten und Rechnungen in Die Agenturverwaltung erfassen und über den integrierten DATEV Export an den Steuerberater liefern.
• Mit dem Steuerberater eine klare Vereinbarung zum Systemwechsel treffen: Stichtagsbilanz oder laufender Übergang, je nach Geschäftsjahr und Präferenz.

Die Agenturverwaltung stellt E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und GoBD-Konformität sicher. sevDesk ist DSGVO-konform und Made in Germany. Die Agenturverwaltung ist ebenfalls DSGVO-konform in der EU gehostet. In diesem Bereich wird sevdesk nach dem Wechsel nicht mehr benötigt.

Best Practices für Change Management im Team

Der Wechsel von einem Tool-Mix zu einer integrierten Plattform gelingt mit diesen Maßnahmen:

• Frühzeitige Einbindung von Key-Usern: Projektleiter und Power-User in die Tool-Auswahl und Vorbereitung einbeziehen. Wer mitentscheidet, trägt den Wechsel mit.
• Klare Kommunikation: Offen benennen, welche Tools ersetzt werden (inklusive sevdesk) und welchen konkreten Vorteil jeder Mitarbeitende davon hat. Weniger Klick-Aufwand, bessere Daten, weniger Fragen.
• Kurze, wiederkehrende Schulungen: Fokus auf die Kernprozesse: Projekt anlegen, Zeiten buchen, Projekte abrechnen. Keine Marathon-Schulungen, sondern 30-Minuten-Sessions zu einzelnen Modulen.
• Alte Tools bewusst abschalten: Parallelbetrieb von sevdesk und neuer Software zerstört die Datenqualität. Klares Cutover-Datum setzen, danach Zugänge zu den Altsystemen schrittweise entziehen.
• Ergebnisse sichtbar machen: Nach den ersten Wochen zeigen, wie sich die Arbeit verändert hat. Weniger Tool-Wechsel bedeutet fokussierteres Arbeiten und bessere Auswertungen.

Häufige Stolpersteine und wie du sie vermeidest

Beim Versuch, sevdesk mit Projektmanagement zu verheiraten oder beim Umstieg auf eine All-in-One-Lösung passieren immer wieder die gleichen Fehler. Hier sind die häufigsten und wie du sie umgehst.

Problem 1: Zu viele Insellösungen parallel weiterlaufen lassen

Aus Angst vor Veränderung betreiben Agenturen oft sevdesk, das alte PM-Tool und die neue Agentursoftware gleichzeitig. Das Ergebnis: Niemand weiß, welches System die Wahrheit enthält, und der Aufwand verdreifacht sich.

Lösung: Definiere eine klare Migrationsphase mit festem Cutover-Datum. Nach der Übernahme werden alte Zugänge schrittweise entzogen. Eine Parallelwelt von mehr als vier Wochen ist zu lang.

Problem 2: Unsaubere Stammdaten und uneinheitliche Projektstrukturen

Kundennamen heißen in jedem Tool anders. Projekte haben unterschiedliche Strukturen. Leistungen sind nirgends einheitlich definiert. Das zerstört jede Auswertung und jedes Reporting.

Lösung: Vor der Migration Namenskonventionen und Projektstrukturen festlegen. Eine einmalige Stammdatenbereinigung durchführen, bevor Daten in Die Agenturverwaltung übernommen werden. Das kostet einen Tag, spart aber Monate an Nacharbeit.

Problem 3: Projektcontrolling wird nicht von Anfang an mitgedacht

Viele Agenturen ziehen zwar Projekte und Aufgaben um, hinterlegen aber keine Budgets, Stundensätze und Zielmargen. Das Controlling bleibt dann genauso blind wie vorher.

Lösung: Bereits beim Anlegen von Angeboten in Die Agenturverwaltung Budgets und Stundensätze definieren. So ist ab Tag 1 sinnvolles Projektcontrolling möglich. Ein sauber aufgesetztes System macht sich in wenigen Monaten durch bessere Margen und weniger verbrannte Stunden bezahlt.

Fazit und nächste Schritte

sevdesk lässt sich technisch mit Projektmanagement-Tools kombinieren. Für echte Agentursteuerung bleibt das Ergebnis aber ein Flickenteppich aus getrennten Daten, manuellen Exporten und fehlender Transparenz. Für echtes Projektmanagement ist oft eine separate PM-Software notwendig. Ab einer Teamgröße von 5 bis 7 Mitarbeitenden, wachsendem Projektvolumen und dem Wunsch nach sauberem Controlling und Automatisierung lohnt sich klar der Wechsel zu einer integrierten Agentursoftware wie Die Agenturverwaltung.

Für Solo-Selbstständige, Freiberufler und Gründer mit wenigen parallelen Projekten reicht sevdesk plus ein einfaches PM-Tool aus. Sobald aber mehrere Rollen zusammenarbeiten, Retainer laufen und Deckungsbeiträge je Kunde entscheidend werden, ist eine All-in-One-Lösung die wirtschaftlich sinnvollere Wahl.

Deine nächsten Schritte:

1. Eigene Ist-Situation analysieren: Wie viele Tools nutzt du, wie viele Medienbrüche hast du, wie viel manuelle Arbeit steckt im Reporting?
2. Anforderungen und Ziele definieren: Was soll eine Lösung in 2025/2026 wirklich leisten? Welche Funktionen sind Pflicht, welche Kür?
3. Live-Demo von Die Agenturverwaltung buchen und anhand eigener Projekte testen. So siehst du in einer Stunde, ob das Produkt zu deinem Ablauf passt.
4. Mit der Steuerberatung abstimmen, wie der Umstieg von sevdesk gestaltet wird und ab wann Buchungen über den neuen DATEV Export laufen.

Wenn du tiefer einsteigen willst, lohnt sich ein Blick auf verwandte Themen: E-Rechnungspflicht und was für deine Agentur gilt, ressourcenbasierte Projektplanung und Projektauswertung für bessere Margen.

FAQ: sevdesk und Projektmanagement in Agenturen

Kann ich sevdesk direkt mit Projektmanagement-Tools wie Asana oder ClickUp verbinden?

Es gibt teilweise indirekte Integrationen, etwa via Zapier oder die sevdesk API. sevdesk bietet über 60 Integrationen für verschiedene Tools. Diese beschränken sich aber meist auf Basisdaten wie Rechnungen, Belege oder Kontakte. Ein vollwertiges Projektcontrolling mit Budget-Abgleich, Kapazitätsplanung oder Margensteuerung lässt sich darüber nicht abbilden.

Ab wann lohnt sich für meine Agentur eine eigene All-in-One-Agentursoftware?

Als Daumenregel: Ab etwa 5 Mitarbeitenden, mehreren parallelen Kundenprojekten und dem Wunsch nach sauberem Controlling je Kunde und Projekt wird eine All-in-One-Lösung deutlich effizienter als sevdesk plus ein Mix aus separaten Tools. Der Einstieg bei Agentursoftware beginnt bei ca. 15 €/Nutzer/Monat, was im Vergleich zu mehreren einzelnen Abonnements oft günstiger ist.

Können wir sevdesk für die Buchhaltung behalten und nur das Projektmanagement auslagern?

Ja, das ist technisch möglich, bringt aber Nachteile beim Datenfluss mit sich. Du hast dann wieder zwei Systeme mit doppelter Stammdatenpflege und keiner durchgängigen Verbindung zwischen Projektzeiten und Finanzen. Aus Sicht von Transparenz und Aufwand ist es meist sinnvoller, Projektgeschäft und Abrechnung in einer Plattform wie Die Agenturverwaltung zu bündeln und nur den DATEV Export für den Steuerberater zu nutzen.

Wie aufwendig ist der Umstieg von sevdesk auf Die Agenturverwaltung wirklich?

Mit strukturiertem Onboarding sind erste Teams in wenigen Wochen produktiv. Wichtige Daten wie Kunden, Projekte und Leistungen können importiert werden. Laufende Projekte werden gezielt migriert und die Finanzen über den integrierten DATEV Export sauber an die Steuerberatung angebunden. Die Software bietet umfassende Hilfen und Tutorials für den Einstieg.

Erfüllt Die Agenturverwaltung die gleichen rechtlichen Anforderungen wie sevdesk (GoBD, E-Rechnung)?

Ja. Die Agenturverwaltung ist DSGVO-konform in der EU gehostet, arbeitet GoBD-konform und unterstützt E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD) sowie DATEV Export. Alle rechtlichen Pflichten, die sevdesk im Bereich Buchhaltung und Rechnungsstellung erfüllt, werden durch Die Agenturverwaltung ebenfalls abgedeckt. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird direkt an das Finanzamt gesendet, und der Kontenrahmen lässt sich an die Anforderungen deiner Steuerberatung anpassen.