Kurzfassung:
Eine Abschlagsrechnung (auch Akontorechnung) ist eine Zwischenrechnung, die vor Abschluss eines Projekts gestellt wird. Grundlage ist kein bereits abgenommenes Arbeitspaket, sondern eine vereinbarte Teilzahlung (z. B. 30–50 % zum Projektstart bzw. nach Meilenstein A).
Ein häufiger Grund für die Ausstellung einer Abschlagsrechnung liegt in den Unterschieden zu anderen Rechnungsarten wie der Anzahlungsrechnung und der Teilrechnung. Eine Anzahlungsrechnung wird im Voraus gestellt, bevor eine Leistung oder Ware vollständig erbracht oder geliefert wurde, und ist besonders bei längeren oder großen Projekten wie Bauleistungen oder bei Werkverträgen üblich. Hierbei dient die Akontozahlung als Form der Vorauszahlung zur Sicherung der Liquidität des Unternehmens. Im Gegensatz dazu bildet die Abschlagsrechnung einen Teil der noch nicht vollständig erbrachten Leistung ab, wobei die Umsatzsteuer mit der Erbringung der jeweiligen Leistung fällig wird. Teilzahlungen spiegeln den Leistungsfortschritt wider und werden häufig bei Bauleistungen eingesetzt, etwa wenn ein Handwerker für die Erbringung einer Bauleistung wie den Rohbau eines Hauses mehrere Abschlagsrechnungen über die bereits erbrachten Teile der Arbeit stellt. Die Unterschiede zwischen Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Anzahlungsrechnung liegen somit in Zeitpunkt, Zweck und rechtlichen Rahmenbedingungen der Abrechnungen. Bei Werkverträgen, insbesondere nach § 632a BGB, sind Abschlagsrechnungen und Teilzahlungen gängige Praxis, um die Zahlung für bereits erbrachte Leistungen oder gelieferte Materialien und Waren transparent und rechtssicher zu gestalten.
Typische Praxis:
Warum sinnvoll?
Die Schlussrechnung ist die Endabrechnung nach Projektabschluss. Sie weist alle vorherigen Abschlags- und Teilrechnungen aus und verrechnet sie korrekt. Als Gesamtrechnung fasst sie sämtliche Abschlagszahlungen und Teilzahlungen zusammen, zieht die Summe der bereits geleisteten Zahlungen von der Gesamtsumme ab und ermittelt so den noch offenen Restbetrag für den Leistungsempfänger.
Wichtig: Beleg- und Steuerangaben müssen vollständig sein. In der Schlussrechnung ist eindeutig erkennbar:
| Kriterium | Abschlagsrechnung | Teilrechnung (Teilschluss) | Schlussrechnung |
|---|---|---|---|
| Zeitpunkt | während des Projekts | nach abgenommener Teilleistung | nach Projektabschluss |
| Basis | vereinbarter Prozentsatz/Betrag | konkret erbrachte Leistung | Gesamtleistung abzgl. Abschläge/Teile |
| USt-Behandlung | wie normale Rechnung (Vorauszahlung) | wie normale Rechnung | finale Abrechnung |
Merksatz: Abschlag = Vorschuss; Teilrechnung = erbrachte Leistung; Schlussrechnung = finaler Abschluss.
Unterhalb der Tabelle lassen sich die Unterschiede zwischen Abschlagsrechnung und Teilrechnung wie folgt zusammenfassen: Eine Abschlagsrechnung dient der Liquiditätssicherung während eines Projekts und basiert meist auf einem vereinbarten Prozentsatz oder Betrag, während eine Teilrechnung (auch Teilschlussrechnung genannt) nach der Abnahme eines bestimmten Teils der Leistung gestellt wird und sich auf die tatsächlich erbrachte Arbeit oder Lieferung bezieht. Die Bezeichnungen für diese Rechnungsarten können je nach Branche und Unternehmen variieren, z.B. werden Abschlagsrechnungen auch als Akontorechnung oder Vorauszahlungsrechnung bezeichnet.
Beispiel: Ein Handwerker erstellt für einen Kunden im Rahmen eines Werkvertrags über Bauleistungen zunächst eine Abschlagsrechnung über 30% der Gesamtsumme, um Materialkosten und erste Arbeiten zu finanzieren. Nach Fertigstellung eines Bauabschnitts stellt er eine Teilrechnung über die erbrachte Leistung. Am Ende erfolgt die Schlussrechnung, in der alle bisherigen Abschlagszahlungen und Teilzahlungen berücksichtigt werden.
Abschlagsrechnungen sind insbesondere in Branchen mit langen Projektzeiträumen, wie dem Baugewerbe oder bei Werkverträgen, eine bewährte Lösung zur Sicherung der Liquidität.
Tipp: Klärt Abschläge bereits im Angebot/Vertrag (Prozentsätze, Zeitpunkte, Meilensteine, Zahlungsziel).
Abschlagszahlungen sind für viele Unternehmen und Auftragnehmer ein zentrales Instrument, um die Liquidität während laufender Projekte zu sichern. Der Ablauf beginnt bereits bei der Vertragsgestaltung: Auftraggeber und Auftragnehmer legen gemeinsam fest, zu welchen Zeitpunkten und in welcher Höhe Abschlagszahlungen für erbrachte Leistungen fällig werden. Diese Vereinbarungen orientieren sich meist am Wert der bereits geleisteten Arbeiten oder an klar definierten Meilensteinen im Projekt.
Sobald ein vereinbarter Abschnitt eines Auftrags abgeschlossen ist, stellt der Auftragnehmer eine Abschlagsrechnung über den entsprechenden Teilbetrag. Der Auftraggeber begleicht diese Abschlagszahlung, sodass der Auftragnehmer nicht bis zum Projektabschluss auf die vollständige Bezahlung warten muss. Gerade bei umfangreichen Aufträgen oder längeren Projekten ist das entscheidend, um laufende Kosten – etwa für Material, Personal oder externe Dienstleister – zuverlässig zu decken.
Für Unternehmen bedeutet das: Abschlagszahlungen reduzieren das Risiko von Liquiditätsengpässen erheblich. Sie ermöglichen es, finanzielle Verpflichtungen aus dem laufenden Projektgeschäft heraus zu erfüllen, ohne auf Kredite oder andere externe Finanzierungen angewiesen zu sein. Gleichzeitig profitieren auch Auftraggeber, da sie die Zahlungen an den tatsächlichen Fortschritt der erbrachten Leistungen koppeln und so mehr Kontrolle über den Wert der bezahlten Arbeiten behalten.
Kurzum: Ein durchdachter Ablauf von Abschlagszahlungen sorgt für Sicherheit auf beiden Seiten, schützt vor finanziellen Engpässen und schafft eine solide Basis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit bei Aufträgen und Projekten.
Abschlagsrechnung – muss enthalten:
Schlussrechnung – zusätzlich:
Formulierungsbeispiel (Angebot):
„Zahlungsplan: 40 % der Angebotssumme bei Projektstart (Abschlagsrechnung 1), 30 % nach Abnahme Designkonzept (Abschlagsrechnung 2), 30 % nach Endabnahme (Schlussrechnung, Verrechnung aller Abschläge).“
Die korrekte Behandlung der Umsatzsteuer ist bei Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen ein entscheidender Punkt in der Rechnungsstellung – und hat direkte Auswirkungen auf die Liquidität von Unternehmen. Bei Abschlagsrechnungen gilt: Sobald die Rechnung gestellt wird, ist die darauf ausgewiesene Umsatzsteuer sofort an das Finanzamt abzuführen – unabhängig davon, ob der Kunde die Abschlagszahlung bereits geleistet hat. Das bedeutet für Unternehmer und Buchhaltung: Die Liquidität muss so geplant werden, dass die Umsatzsteuer aus Abschlagszahlungen rechtzeitig abgeführt werden kann.
Bei der Schlussrechnung sieht es etwas anders aus: Hier wird die Umsatzsteuer nur noch auf den offenen Restbetrag berechnet, da die Umsatzsteuer auf bereits geleistete Abschlagszahlungen schon abgeführt wurde. In der Schlussrechnung müssen daher alle bisherigen Abschlagsrechnungen mit ihren Umsatzsteuerbeträgen klar aufgeführt und verrechnet werden, damit keine Doppelbesteuerung entsteht.
Für Unternehmen und Unternehmer ist es daher unerlässlich, bei jeder Abschlagsrechnung und Schlussrechnung die Umsatzsteuer korrekt auszuweisen und in der Buchhaltung sauber zu erfassen. Nur so lassen sich steuerliche Nachteile vermeiden und die Liquidität bleibt gesichert. Moderne Tools wie Die Agenturverwaltung unterstützen dabei, indem sie die Umsatzsteuer automatisch korrekt berechnen und in den jeweiligen Rechnungen ausweisen – das sorgt für Sicherheit und spart Zeit im Arbeitsalltag.
Bonus: Die KI-Belegerkennung reduziert manuellen Aufwand – Belege/ Fremdkosten werden automatisch erkannt und zugeordnet.
Diese Abschläge stellen Teilzahlungen dar, die den Projektfortschritt widerspiegeln und die Liquidität während der gesamten Arbeit sichern.
Vorteil: Liquidität bleibt stabil, externe Kosten sind gedeckt, Kund:in zahlt in planbaren Schritten.
Vor Projektstart
Abschlagsrechnung
Schlussrechnung
Organisation
Ist eine Schlussrechnung immer Pflicht?
Ja. Auch wenn 0 € offen sind, schließt die Schlussrechnung das Projekt formal ab und dokumentiert Gewährleistungsfristen.
Wie viele Abschläge sind erlaubt?
So viele, wie vertraglich vereinbart. Üblich sind 1–3 Abschläge.
Wie gehe ich mit unterschiedlichen USt-Sätzen über den Projektzeitraum um?
In Die Agenturverwaltung werden Steuerdifferenzen korrekt berücksichtigt und in der Schlussrechnung ausgewiesen.
Unterschied Abschlag vs. Teilrechnung in einem Satz?
Abschlag = Vorschuss laut Zahlungsplan; Teilrechnung = erbrachte und abgenommene Teilleistung.
Kann ich Abschläge & Retainer kombinieren?
Ja, z. B. monatlicher Retainer + projektbezogene Abschläge.
Gibt es Beispiele für typische Abschlagsrechnungen in verschiedenen Branchen?
Ja, hier einige Beispiele: Im Bauwesen werden Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt gemäß § 632a BGB gestellt, etwa für bereits erbrachte Bauleistungen. In der IT-Branche kann eine Abschlagsrechnung für die Entwicklung eines Software-Moduls nach Fertigstellung eines Teilabschnitts erfolgen. Im Handwerk werden Abschlagszahlungen oft für gelieferte Materialien oder Teilleistungen an den Kunden berechnet.
Abschlags- und Schlussrechnungen sind kein bürokratischer Ballast, sondern dein Liquiditäts-Airbag. Mit Die Agenturverwaltung erstellst du sie direkt aus dem Projekt, verknüpfst sie mit Zeiten, Fremdkosten & Angeboten – und rechnest am Ende transparent ab.
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