Retainer-Agentur: Sicheres Geld oder unnötige Verpflichtung?

Der Retainer für die Agentur ist wie eine Beziehung: Anstatt das Modell der klassischen Projektarbeit zu fahren (und abzurechnen), committen sich Kunde und Kreative für eine längerfristige Zusammenarbeit. Die hat ihren Charme und ihre praktischen Seiten – aber lohnt sich ein Retainer-Vertrag immer und für beide Seiten? Wir haken nach!

Was ist ein Retainer-Vertrag?

Ein Retainer-Vertrag ist ein längerfristiger Vertrag zwischen einer Agentur und einem Kunden – Firma oder Einzelunternehmer. Im Retainer-Vertrag ist das Retainer-Budget festgelegt, also eine fixe Summe, die der Kunde in regelmäßigen Zeiträumen (meist monatlich) an deine Agentur zahlt. Außerdem verpflichtet du dich als Dienstleister, monatlich ein fixes Leistungspensum zu erbringen.

Hat’s in sich: Vorteile von Retainern für Agenturen und Kunden

Retainer sind in Marketing, Werbung und in der Dienstleistungsbranche üblich. Auf Agentur- wie auf Kundenseite haben Retainer-Verträge aus guten Gründen ihre Fans:

• Kein Abstimmungsstress: Neue Angebote schreiben, nachverhandeln, neue Verträge abschließen – das müsst ihr mit Retainer-Verträgen nicht mehr, was für euch und den Kunden angenehmer ist.
• Planungssicherheit: Du hast regelmäßige Umsätze, die du gut kalkulieren kannst. Dein Kunde profitiert von der gleichen Planungssicherheit im Hinblick auf das Marketing-Budget.
• Sinnvolle Kapa-Planung: Ein monatlicher Retainer ist auch für dein Team gut planbar, denn ihr wisst, was der Kunde erwartet und wie ihr eure Kapazitäten einteilt. Auf Kundenseite kann man sich auf euren Einsatz verlassen. 
• Langfristigkeit: Mit der Zeit lernt ihr den Kunden und seine Ansprüche immer besser kennen – das sorgt für vertrauensvolle Zusammenarbeit. Der Auftraggeber fühlt sich verstanden und gut aufgehoben.
• Weniger Abrechnungsaufwand: Monatlich wiederkehrende Leistungen abzurechnen ist einfacher als eine komplexe Projektauswertung. Ausgangsrechnungen sind schneller erstellt, und für den Kunden ist die Rechnungsprüfung unkompliziert.
• Weniger Akquise: Mit einem gut gepflegten Kundenstamm und Retainern müssen Agenturen weniger akquirieren und konzentrieren sich aufs Kerngeschäft.

Solltest du kennen: Das Retainer-Modell kann auch Nachteile haben

Vieles erklärt, warum Retainer in Agenturen ein gern gesehenes Modell sind. Aber gibt es Nachteile, die du kennen solltest? Wir lassen dich über Herausforderungen nicht im Dunkeln:

• Übersteigerte Erwartungshaltung: Mit einem Retainer-Vertrag erwirbt ein Unternehmen Dienstleistungen, keine Sklavenarbeit. Manchen Kunden müssen höflich, aber bestimmt Grenzen aufgezeigt werden.
• Verfügbarkeit: Auch mit einem Retainer-Vertrag könnt ihr nicht zu jeder Zeit alles für den Kunden stehen und liegen lassen. Klärt daher frühzeitig, wann ihr wie zu erreichen seid.
• Mangelnde Flexibilität: Ein spannendes Projekt winkt, aber ihr seid voll mit eurem Retainer-Vertrag ausgelastet? In solchen Situationen braucht es ein gutes Management eurer Kapazitäten. Auf Kundenseite gibt es den Nachteil, Ausgaben für das Retainer-Business nicht einfach spontan kürzen zu können.
• Mangelnde Motivation: Manchen Kreativen geht die Motivation verloren, wenn das Geld so oder so in der Kasse klingelt. Dass das für keine der Vertragsparteien sinnvoll ist, steht außer Frage.

Für wen ist eine Retainer-Vereinbarung sinnvoll?

Wenn wir die Vor- und Nachteile von Retainern für die Agentur wie für den Kunden anschauen, stellt sich die Frage, wann der Retainer-Vertrag für dein Business sinnvoll ist. Grundsätzlich sind Retainer für Agenturen geeignet, um ein stabiles finanzielles Grundrauschen zu erzeugen. Betriebswirtschaftlich gesehen also eine feine Sache.

Aber: Es muss sichergestellt sein, dass du und dein Team die Leistungen auch konstant erbringen könnt, ohne ständige Überstunden. Außerdem ist wichtig, dass ihr die Neukundenakquise nicht schleifen lasst und alle Kunden gut betreut – auch die ohne Retainer-Vertrag. Und ihr müsst gegenüber fordernden Kunden ggf. klare Kante zeigen und auf die vertraglichen Rahmenbedingungen verweisen. 

Ein Retainer ist für deine Agentur dann sinnvoll, wenn ihr leistungsbereit seid, Planungssicherheit bei euren Umsätzen gut findet und eure Fähigkeiten, Kapazitäten und Grenzen kennt. 

Wie funktioniert ein Retainer für Marketing in der Praxis?

Ein Retainer für Marketing braucht etwas mehr rechnerisches und juristisches Rahmenwerk als die übliche Angebotskalkulation. Wir erklären dir Schritt für Schritt, was zu tun ist:

1. Zunächst besprichst du den Leistungsumfang mit dem Kunden. Hier gilt es abzuwägen, ob ihr euch für ein bestimmtes Stundenkontingent verpflichtet oder ob konkrete Leistungserbringung gefragt ist. Die Entscheidung hängt mit den Kundenwünschen zusammen; manch einer wünscht sich Beratung auf Stundenbasis, ein anderer z. B. Grafikdesign-Leistungen.
2. Nach dieser Grundsatzentscheidung geht es an die Kalkulation. Deren Ergebnisse gießt du sodann in juristische Form alias Retainer-Vertrag, den der Kunde idealerweise direkt unterschreibt.
3. Dann startet ihr mit der Leistungserbringung im Rahmen des Retainers. Sobald die erste Abrechnung ansteht, profitiert deine Agentur von einem Rechnungsprogramm für Dienstleister. Mit der Agenturverwaltung lassen sich Retainer ganz einfach anlegen und easy abrechnen. Hier erklären wir dir genau, wie das klappt.

So wird’s erfolgreich: Tipps für deinen Retainer-Vertrag

Retainer für Agenturen haben das Potenzial zur Cashcow und geben euch Planungssicherheit und laufende Umsätze. Darauf solltest du achten:

• Vorsicht bei der Kalkulation! Rechne mit dem ganz spitzen Bleistift, damit du nicht am Ende draufzahlst.
• Stimme den Leistungsumfang genau ab, damit du nicht mit übersteigerten Kundenerwartungen konfrontiert wirst.
• Denk an eine mindestens dreimonatige Kündigungsfrist im Vertrag, damit du im Fall der Fälle Zeit für die Umstellung hast.
• Setze unbedingt auf eine geeignete Software, mit der du Rechnungsstellung und Buchhaltung automatisieren kannst. Die unkomplizierte Abrechnung ist einer der Vorteile von Retainern für Agenturen – den solltest du ausschöpfen!

Die große Frage: Retainer vs. Projektarbeit – was passt?

Retainer und Projektarbeit weisen einige gravierende Unterschiede auf. Gut oder schlecht ist hier gar nicht die Frage, sondern vielmehr, was passt.

Retainer bedeuten für deine Agentur: Planungssicherheit & weniger Buchhaltungsaufwand

Ein Retainer für deine Agentur kann der goldene Mittelweg von Freiheit, Kreativität und Sicherheit sein. Gerade wenn du dein Team bezahlen musst, geben dir solche Arrangements eine langfristige Planungsperspektive. Damit du dir die Abrechnung nicht unnötig kompliziert machst, lohnt ein Blick auf Die Agenturverwaltung – und das nicht nur bei der Retainer-Abrechnung! Was unsere Agentursoftware sonst noch kann, kannst du in einer kostenlosen Demo ganz einfach selbst herausfinden.