KI im Controlling für Agenturen: Möglichkeiten und Beispiele

Controlling braucht ein scharfes Auge, analytische Fähigkeiten und eine Portion Detailverliebtheit. Doch häufig bremsen dich Excel-Chaos, unklare Projektstände und zu viele parallel gepflegte Tools aus.

Gerade für Kreativdienstleister ist eine saubere Auswertung zentral, weil sie klar zeigt, wie wirtschaftlich eure Projekte tatsächlich laufen. Genau hier setzt KI im Controlling an – nicht als Hype, sondern als Werkzeug für mehr Transparenz und Effizienz.

Was ist KI im Controlling für Agenturen?

KI im Controlling automatisiert in Agenturen kaufmännische Prozesse auf Basis von Zeit­erfassung, Projekten, Fremdleistungen, Belegen und Abwesenheiten. Statt Hochfrequenz-Handel geht es um Mustererkennung, klare Projektstände und Entscheidungs­unterstützung. Das Ergebnis: weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz und bessere Margen.

Ohne künstliche Intelligenz: Typische Pain Points im Controlling

Digitalisierung im Controlling ist nicht gleichzusetzen mit AI-Controlling. Wo herkömmliche digitale Lösungen an ihre Grenzen stoßen, geht smarte KI im Controlling die Extrameile und hilft dir, Störfaktoren in den Griff zu bekommen:

• Unklare Projektstände: In einer Agentur wird es oft unübersichtlich, welche Leistungen bereits erbracht und abgerechnet wurden und welche noch offen sind.
• Fehlende Fremdleistungen: Noch kniffliger ist es, wenn deine Agentur Fremdleistungen eingekauft hat. Diese gehen in der Abrechnung oft unter oder werden dem falschen Projekt zugeordnet.
• Zersplitterte Datenlandschaft: Zeiterfassung, Angebote, Reportings, Rechnungen sind nicht zentral organisiert, sondern liegen in zig Dateien vor. So ist Chaos unausweichlich – ein wesentlicher Pain Point von Kreativdienstleistern.
• Manuelles Reporting: Wochen- oder Monatsberichte entwickeln sich zu echten Zeitfressern, wenn sie händisch erarbeitet werden. Am Anfang steht dabei eine mühsame Datensammlung und am Ende ein bereits bei Veröffentlichung veraltetes Reporting.
• Mangelnde Transparenz: Teamlead und Mitarbeitende tappen im Dunkeln, wie Kapazitäten projektweit verteilt sind. Das führt schnell zu Fehlplanung, Überlastung einzelner Personen und ineffizientem Einsatz von Zeit und Budget.
• Buchhaltung am Limit: Müssen Belege manuell geprüft und Vorgängen zugeordnet werden, kommt es insbesondere in größeren Agenturen schnell zu einem Buchhaltungs-Burnout.
• Mangelhafte Datenübertragung: Wenn ihr zwischen Tools und Systemen, z. B. Zeiterfassung und Rechnungsprogramm, Zahlen hin und her jonglieren müsst, kostet euch das viel Zeit. Fehler sind dabei oftmals vorprogrammiert.

Einsatz von KI im Agentur-Controlling: Beispiele und praktische Anwendungsfelder

Kann AI im Controlling diese Herausforderungen lösen? Lass uns einen Blick auf die möglichen Benefits von KI im Controlling werfen:

KI-gestützte Belegerfassung & FiBu-Unterstützung

So einfach wie genial ist die Belegerfassung mit dem Einsatz von KI im Controlling. Mit Optical Character Recognition (OCR) werden eingehende Belege als solche erkannt und dann automatisch dem jeweiligen Projekt oder Kostenvoranschlag zugeordnet. Das beschleunigt die finale Abrechnung, ist weniger fehleranfällig als eine manuelle Bearbeitung und verringert lästige Routineaufgaben deiner Buchhaltung.

Ein praktischer Use Case aus dem Agenturalltag ist etwa, dass eine KI-Belegerfassung offene Posten und Lieferantenrechnungen erkennt. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass ihr sie dem Endkunden weiterberechnet.

Tagesaktuelles Projektcontrolling

Überholte Reportings gehören mit KI-Controlling der Vergangenheit an. Die künstliche Intelligenz berechnet dabei die KPIs im Verhältnis zum jeweiligen Budget aktuell und macht erbrachte Arbeitsstunden, Marge und den bisherigen Aufwandsverlauf transparent. Für Projektmanager heißt das: weniger Prüfen, weniger Nachhaken, weniger Aufwand.

Zudem macht die KI-gestützte Datenauswertung Abweichungen sichtbar und erleichtert die Nachkalkulation. Da die künstliche Intelligenz erbrachte Leistungen, Budgetverbrauch und Restaufwand tagesaktuell auswertet, kannst du Akontorechnungen auf Basis der im KVA definierten Leistungen korrekt und deutlich schneller erstellen.

Unternehmenscontrolling & Dashboards

Gute KI-Controlling-Tools bieten dir maximale Übersicht auf einem Dashboard. Wert legen solltest du auf rollenbasierte Zugänge zu relevanten KPIs, da du als Geschäftsführung im Zweifel andere Kennzahlen brauchst als die Finanzbuchhaltung. Monatsreports entstehen so mit wenigen Klicks aus den gesammelten KPIs, anstatt mühsam zusammengetragen zu werden. 

Eine kunden-, projekt- oder servicebezogene Auswertung der Marge pro Woche zeigt dir zum Beispiel, welche Projekte finanziell rund laufen und wo der Einsatz von Zeit und Kapazitäten einen kritischen Punkt erreicht. Mit KI im Controlling hast du diese Übersicht, wenn du sie brauchst – und nicht erst, wenn du nur noch reagieren kannst.

Fremdleistungsmanagement

KI in der Buchhaltung ist ein Segen, wenn es um die Zuordnung externer Leistungen geht. Eine automatische Prüfung stellt die Weichen dafür, dass die eingekauften Leistungen dem Kunden direkt weiterberechnet werden. 

Dass keine Kosten an euch hängen bleiben oder Freelancer Mahnungen schicken müssen, macht die Zusammenarbeit deutlich angenehmer. Ihr habt einen sauberen Durchfluss von Fremdleistungen und erzielt dank mehr Effizienz in der Projektverwaltung bessere Margen pro Auftrag.

Zeiterfassung, Abwesenheiten, Aufgaben 

Eine genaue Übersicht über die erfasste Arbeitszeit, Abwesenheit von Teammitgliedern und zugewiesene Aufgaben ist im Agenturalltag unabdingbar. Sie ermöglicht dir eine konsolidierte Sicht auf die einsatzfähigen Kapazitäten und aktuelle Projektstände.

Du erhältst mit KI im Controlling also tagesaktuelle Auslastungs-Insights. Das hilft dir, Abgabefristen realistisch zu planen und dein Team nicht zu überlasten. Einen Blick in die Zukunft ersetzt KI im Controlling zwar nicht, aber sie liefert dir klare Hinweise, wo Engpässe entstehen können.

Angebots- und KVA-Erstellung

KI-Funktionen sorgen dafür, dass du nicht mehr stundenlang über Angeboten grübeln musst. Kostenvoranschläge gelingen schnell und aus einem Guss, wenn entsprechende Standardleistungen und Erfahrungswerte hinterlegt wurden. 

Das beschleunigt eure Sales-Zyklen und mindert zugleich die Gefahr von kundenseitiger ungeplanter Ausdehnung der Projekte ohne Rücksicht auf Budgets und eure Kräfte. Die Übergabe der KPIs und betriebswirtschaftlicher Daten ans Controlling wird so zum Kinderspiel. 

KI-Controlling kann für Agenturen daher ein echter Gamechanger sein – vorausgesetzt du nutzt ein konsistentes System statt Insellösungen. Unsere Agenturverwaltung glänzt als Projektcontrolling-Software mit smartem KI-Einsatz. Da die Agenturverwaltung alle kaufmännisch relevanten Agenturprozesse abbildet und versteht, wird sie zum zentralen System für klare Abläufe, transparente Zahlen und wirtschaftlichere Projekte.

Weil KI im Controlling mehr für dich tut

KI im Controlling bedeutet für Agenturen mehr als einfach ChatGPT einzusetzen. KI-Controlling heißt vor allem eines: klare Daten, weniger manuelle Arbeit und Entscheidungen auf einer verlässlichen Grundlage. Sie automatisiert Routineprozesse, schafft Transparenz über Projekte und Budgets und macht eure Abläufe spürbar wirtschaftlicher.

Wenn du sehen willst, wie sich das in der Praxis anfühlt: Die Agenturverwaltung zeigt dir KI-gestütztes Controlling im Zusammenspiel mit Projekten, Angeboten, Fremdleistungen und Kapazitäten – alles in einem System. Teste jetzt unsere Webdemo und erlebe, wie einfach Controlling-Prozesse sein können.