Buchhaltung digitalisieren: So klappt es ohne Papier in 4 Schritten

Wenn es einen Bereich gibt, der laut nach einer Alternative zu Aktenordnern und Papierstapeln schreit, dann ist es die Buchhaltung. Digitale Buchhaltung ist deswegen so aktuell und überfällig, weil der komplette Umzug ins Digitale nur Vorteile mit sich bringt und du noch dazu gesetzlichen Pflichten zuvorkommst. 

Die Buchhaltung zu digitalisieren, gehört daher ganz nach oben auf deine Prioritätenliste. Warum genau erfährst du in diesem Artikel. Lies weiter, wenn du mit analoger Zettelwirtschaft endgültig Schluss machen willst.

Was ist digitale Buchhaltung?

Für eine digitale Buchhaltung werden sämtliche Vorgänge die Buchführung betreffend digitalisiert. Belege und Rechnungen aus Papier sind damit passe und ihr arbeitet ausschließlich mit nativ digitalen oder digitalisierten Unterlagen. Doch digitale Buchhaltung bedeutet mehr als nur Scans, Mails und PDF. Auch Vorgänge, die du bislang manuell durchgeführt hast, werden nach Möglichkeit standardisiert und automatisiert. 

Deine Buchhaltung digital aufzustellen, umfasst u. a. folgende Bereiche:

• E-Rechnungen: Empfang und Verarbeitung müssen jetzt schon klappen, der Versand wird auch bald verpflichtend. 
• Belege erfassen: Ein wichtiges Thema für die Digitalisierung der Buchhaltung, denn eine systematische Belegerfassung kann das Chaos aus Rechnungen, Bons und Quittungen endlich beenden.
• Workflows: Wichtig ist es, digitale Buchhaltung als System von Workflows zu verstehen, die sinnvoll aufeinander aufbauen – nicht als Sammelsurium von einer Rechnung hier und einem eingescannten Bewirtungsbeleg da.
• Steuer-Schnittstelle & Ablage: Buchhaltung zu digitalisieren bedeutet auch, jeden Arbeitsschritt bis zur Weitergabe an den Steuerberater sowie die Ablage und das Aufbewahren von Belegen & Co zu integrieren.

Welche Vorteile hat die Digitalisierung der Buchhaltung?

Digitale Buchhaltung müssen wir dir nicht erst noch „verkaufen“; an Buchhaltung plus Digitalisierung führt kein Weg mehr vorbei und das Dreamteam hat einige klare Vorteile:

• Papierloses Büro: Wirklich ein schlagendes Argument, denn wer will heute noch Aktenordner stapeln, Belege lochen und Rechnungen eintüten? Eben. 
• Kostensparend: Geld für Briefmarken, Umschläge, Locher, Tackerklammern & Co sparst du dir auf lange Sicht außerdem.
• Effizienz: Buchhaltung zu digitalisieren, bedeutet einen hohen Zugewinn an Effizienz. Handarbeit wird entweder komplett automatisiert oder geht wesentlich schneller.
• Fehlerfrei: Möglichst viele Vorgänge in der Buchhaltung zu automatisieren bedeutet auch, dass weniger menschliche Irrtümer und Flüchtigkeitsfehler vorkommen.
• Remote work friendly: Wenn die Unterlagen in einem Rechnungsprogramm abgebildet sind, können alle Teammitglieder von überall aus damit arbeiten. 
• Rechtssicher: Alles aktuell, alles sauber gespeichert, keine Datenverluste – das kannst du mittlerweile nur noch mit digitaler Buchhaltungssoftware umsetzen. 
• Steuerberater-approved: Mit der richtigen Schnittstelle landen alle Unterlagen sicher beim Steuerberater deines Vertrauens.

In 4 Schritten: Wie kann ich unsere Buchhaltung digitalisieren?

Die Digitalisierung eurer Buchhaltung gehst du am besten als umfassendes Projekt, aber in sinnvollen Teilschritten an. Mit einem strukturierten Zeitplan und Meilensteinen kommst du sicher zum Ziel. Wichtig ist, nicht in einzelnen Projektschritten stecken zu bleiben, sondern die digitale Buchhaltung als ganzheitliches Thema zu betrachten und komplett zu durchdenken. So kannst du eure Buchhaltung Step by Step digitalisieren:

1. Überblick verschaffen

Zunächst ist es sinnvoll, einen Überblick über sämtliche aktuellen Prozesse in deiner Buchhaltung zu gewinnen. Wo liegen welche Verantwortlichkeiten, wie und wann werden Rechnungen gestellt und welche Skonti gezogen? Verschaffe dir ein umfassendes Bild und halte bereits nach Optimierungsmöglichkeiten Ausschau!

2. Projektplan aufstellen

Erstelle dir einen Zeitplan, bis wann du und dein Team was erreicht haben möchtet. Sinnvolle Meilensteine können z. B. sein, alle neu eingehenden Rechnungen zu digitalisieren, selbst E-Rechnungen zu versenden, in der Buchhaltung Belege zu digitalisieren etc. Festgelegte Daten sorgen für Verbindlichkeit.

3. Software auswählen 

Ein Key-Factor für den Erfolg des Projekts ist die geeignete Software. Vermeide unbedingt Insellösungen, die höchstens Teilprozesse abbilden, aber nie die gesamte Buchhaltung digitalisieren. Essenziell ist daher eine umfassende Lösung, die von A bis Z auf die Bedürfnisse von Agentur- und Dienstleistungsbranche ausgerichtet ist, wie die Agentursoftware Die Agenturverwaltung.

4. Team ins Boot holen

Spätestens mit einem vollendeten Projektplan und ausgewählter Software hast du die beste Grundlage, dein Team von digitaler Buchhaltung zu überzeugen. Lege den Fokus auf die Vorteile, statt nur Tasks zu verteilen, übertrage Verantwortung an ausgewählte Teammitglieder und mache alle mit der Software vertraut. Vor allem: Feiert erreichte Meilensteine gemeinsam, um es zu eurem Projekt zu machen!

Gut zu wissen: Steuerliche Vorgaben, die du kennen solltest

Die Einkommenssteuererklärung von Gewerbebetrieben und Selbstständigen muss elektronisch ans Finanzamt. Ein Grund mehr, deine Buchhaltung auf digitale Beine zu stellen! Wichtig sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung (kurz GoBD) sowie die Verfahrensdokumentation. Mit Software erleichterst du dir und deinem Steuerberater das Leben, und ohne geht es sowieso nicht!

Gut gerüstet: Tipps & Herausforderungen für digitale Buchhaltung

Eigentlich geht es bei der digitalen Buchhaltung nicht um Vorteile oder Nachteile, weil sie sowieso langfristig alternativlos ist. Damit du die Umstellung möglichst smooth gestaltest, haben wir noch ein paar Tipps für die größten Herausforderungen der digitalen Buchhaltung für dich:

• Hände weg von Insellösungen: Wir können es nicht oft genug betonen – Buchhaltung digitalisieren mit Software braucht ein ganzheitliches Programm und keine Insellösung! Lass dich bitte nicht von vermeintlichen Quick Fixes irreführen, sondern setze von Anfang an auf eine Komplettlösung.
• Betrachte es als Investment: Ja, gute Software ist nicht umsonst. Sie wird dir auf lange Sicht aber Kosten für Papier, Toner, Archivräume etc. sparen und macht alle Buchhaltungsprozesse viel effizienter. Begreife deine Ausgaben daher als Investition in dein Business.
• Neue vs. alte Strukturen: „Haben wir immer schon so gemacht“ – auch wenn Agenturen und kreative Dienstleister normalerweise innovativ unterwegs sind, sieht das bei der Buchhaltung manchmal anders aus. Zeig deinem Team, warum digitale Buchhaltung der bessere Weg ist.
• Alle mitnehmen: Unterschätze bitte nicht, dass es in Bezug auf digitale Buchhaltung auch Ängste geben kann. Manche Teammitglieder fühlen sich ggf. überfordert oder von den neuen Entwicklungen überfahren. Dem wirkst du am besten entgegen, indem du alle in die digitale Buchhaltung einbeziehst und Einführungsworkshops für die Software deiner Wahl einplanst.

Statt in Einzelteilen: Buchhaltung digitalisieren in einem Stück

Wenn du dein Business zukunftsfähig aufstellen möchtest, ist es ein elementarer Schritt, deine Buchhaltung zu digitalisieren. Die rechtliche Lage rund um die E-Rechnungspflicht macht es ohnehin notwendig, sich mit dem Thema zu befassen – warum dann nicht sofort loslegen und von sämtlichen Vorteilen profitieren? Dank KI in der Buchhaltung wird sich künftig auch sowieso noch viel mehr in Sachen Automatisierung tun.

Im Fokus steht dabei ganz klar die passende Software, denn ohne Software keine digitale Buchhaltung. Die Agenturverwaltung ist eine Lösung, die alle Verwaltungs- und Accounting-Prozesse in Agenturen auf einer Plattform zusammenführt – von Beleg- und Zeiterfassung über Kostenvoranschläge bis zur Abrechnung. 

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