Automatische Rechnungserstellung: Automatisiert statt Papierkram!

Mit Ausgangsrechnungen ist es so eine Sache: Auf der einen Seite super, weil sie für Einkommen sorgen. Auf der anderen Seite können sie einen ordentlichen Zeitaufwand bedeuten – ganz besonders, wenn sich Fehler einschleichen und du im Worst Case eine Stornorechnung verschicken musst. Das ist unnützer Zeitaufwand, den du niemandem in Rechnung stellen kannst.

Wäre es da nicht besser, auf automatische Rechnungserstellung zu setzen? Nicht nur Großkonzerne, gerade auch kleine Unternehmen und Agenturen profitieren immens, wenn das Geld ohne Papierkram und manuelles Abtippen fließt. Wir zeigen dir, wie du ganz einfach von Handarbeit auf Automatisierung umstellst.

Was ist automatische Rechnungserstellung?

Für automatische Rechnungsstellung wird mit einer Software gearbeitet. Diese erstellt aus Daten, die du bereitstellst, Rechnungen. Diese Datengrundlage ist also dein Part, während die Software automatisch eine Rechnung daraus erstellen kann. Besonders geeignet ist automatische Rechnungserstellung bei wiederkehrenden Rechnungen mit gleichen Beträgen, wie bspw. für die Retainer einer Agentur.

Welche Vorteile hat die automatisierte Rechnungsstellung?

Rechnungen automatisch zu erstellen spart Zeit, beschleunigt eure Abrechnungsprozesse und ist im Vergleich zur manuellen Rechnungsstellung deutlich korrekter. Mit der richtigen Software und einer guten Datenbasis bist du mit automatisierter Rechnungserstellung auch juristisch auf der sicheren Seite – und natürlich kannst du damit auch E-Rechnungen erstellen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Tempo, Tempo: Automatisierte Rechnungsstellung nimmt dir und deinem Team Handarbeit ab und sorgt dafür, dass eure internen Buchhaltungsprozesse Fahrt aufnehmen und ihr schneller an euer Geld kommt.
• Fehlerfrei: Lästige Flüchtigkeitsfehler sind ausgeschlossen, wenn bei den Grundlagen der automatischen Rechnungserstellung sauber gearbeitet wird. Das erspart Zahlendreher, Tippfehler und Stornorechnungen.
• Rechtssicher: Ist die Vorlage für deine automatischen Rechnungen einmal juristisch korrekt angelegt (mit allen Pflichtangaben in Bezug auf Steuernummer, Umsatzsteuer & Co), brauchst du dich auch darum nicht weiter zu kümmern. 
• E-Rechnung ist Pflicht: Auch der E-Rechnungspflicht lässt sich automatisiert problemfrei nachkommen. Eine E-Rechnung automatisch zu erstellen ist genauso unkompliziert wie jedes andere Format.
• Burn-out-Prävention: Automatische Rechnungserstellung ist nicht nur für den Cashflow gut – auch die mentale Gesundheit deines Teams profitiert, wenn lästige Kleinarbeit automatisiert wird und die Konzentration für Wichtigeres übrig bleibt.
• Kundenzufriedenheit: Auch für deine Kunden finden es gut, wenn Rechnungen zuverlässig und fehlerfrei eintrudeln, denn das erspart langwierige Rechnungsprüfungen.

Für wen ist die automatisierte Rechnungserstellung wichtig?

Grundsätzlich ist automatisierte Rechnungsstellung für alle wichtig, die im beruflichen Kontext regelmäßig und häufig Rechnungen versenden müssen. Es ist also keinesfalls ein Thema, das nur für Global Player relevant ist! Auch Unternehmen mit kleinerem Headcount oder Solopreneure gewinnen mit automatisierter Rechnungsstellung.

• Agenturen: Insbesondere kleine und mittlere Agenturen verschaffen sich mehr freie Kapazitäten und eine bedeutend niedrigere Fehlerquote, wenn sie ihre Rechnungen mit einer passenden Agentursoftware automatisch erstellen. 
• Kreative Dienstleister: Spare dir deine Kreativität lieber für Kundenprojekte auf und automatisiere deine Buchhaltung. Gerade in kreativen Projekten ist Zeit Geld, und die ist anderweitig besser investiert.
• IT- & Software-Unternehmen: Das Kerngeschäft ist IT, nicht Rechnungswesen. Wenn euer Rechnungsprogramm automatisierte Rechnungsstellung bietet, könnt ihr die Personalkosten niedriger halten.
• Kleine & mittelständische Unternehmen: Hier kann es für die Buchhaltung einen großen positiven Effekt bedeuten, wenn ihr auf automatisierte Rechnungsstellung setzt.

So geht’s: Rechnung automatisch erstellen mit der Agenturverwaltung

Wenn du es für eine gute Idee hältst, die Rechnungsstellung in digitale Hände zu legen, stellt sich als Nächstes die Frage nach der richtigen Software. Da kommt unsere Agentursoftware Die Agenturverwaltung ins Spiel. 

Sie ist der digitale Knotenpunkt für die Zeiterfassung deines Teams, Angebote und Kostenvoranschläge, Projektmanagement und -auswertung, Fremdleistungsmanagement sowie Personalverwaltung. Wenn du also viele praktische Funktionen in einer einzigen Lösung bündeln willst, dann solltest du einen Blick riskieren!

Der Rechnungsworkflow mit der Agenturverwaltung

Die automatisierte Rechnungsstellung ist nur ein Teil des Rechnungsworkflows mit der Agenturverwaltung. Grundsätzlich ist es wichtig, Rechnungsstellung nicht als isoliertes To-do zu begreifen, sondern als eine Aufgabe, die sich sinnvoll in eure Prozesse eingliedern lässt. Automatische Rechnungsstellung eignet sich vor allem dann, wenn du regelmäßig abrechenbare Beträge in stets gleicher Höhe geltend machen willst. Und so funktioniert es:

1. Für eine wiederkehrende Leistung legst du einen neuen Kundenkontakt sowie ein neues Projekt an und bezifferst dieses mit einem bestimmten Budget. 
2. Die Agenturverwaltung erzeugt aus den von dir bereitgestellten Daten, also dem Budget, den Kontaktdaten des Kunden etc. vollautomatisiert eine Rechnung.
3. Den Versand kannst du ebenfalls vollständig und vollautomatisiert der Agenturverwaltung überlassen.
4. Wichtig: Du willst zwischen automatischer Rechnungsstellung und Versand der Rechnung nochmal einen prüfenden Blick darauf werfen? Auch das ist kein Problem, denn du kannst eine Zeitdifferenz zwischen Rechnungserstellung und Versand voreinstellen, sodass du in Ruhe prüfen kannst.

Weitere Funktionen der Agenturverwaltung rund um Rechnungen

Die Agenturverwaltung ist das Rundum-sorglos-Paket des Agenturalltags und ganz besonders, wenn es um Rechnungen geht. Die automatisierte Rechnungsstellung von wiederkehrenden Beträgen wie Retainern haben wir dir bereits erklärt. Aber auch bei anderen Fällen nimmt sie dir oder deinem Buchhaltungsteam Arbeit und Mühe ab und spielt ihre Talente dann voll aus, wenn du z. B. schon den Kostenvoranschlag darin angelegt hast.

In dem Fall nämlich kannst du ganz einfach Positionen des Kostenvoranschlags – ob nun Arbeitszeit oder Pauschalleistungen – mit einem Klick in eine Rechnung überführen. Das klappt nach vollständigem Projektabschluss, aber auch Teilleistungen lassen sich unkompliziert mit einer Akontorechnung abrechnen. Das kann besonders hilfreich sein, wenn du Fremdleistungen externer Dienstleister zu zahlen hast.

Dir wird im Business außerdem bestimmt schon die eine oder andere E-Rechnung begegnet sein. Die eine oder andere? Ganz recht, denn bekanntlich gibt es mit ZUGFeRD und XRechnung gleich zwei in Deutschland anerkannte Formate. Wenngleich das erstgenannte Format unser Favorit ist, kann Die Agenturverwaltung beide erstellen und verarbeiten.

Als digitales Finanzgenie hat Die Agenturverwaltung zudem KI in die Buchhaltung integriert. Das hilft dir, wenn du eingehende Belege sortieren musst. Klingt nach einem tollen Gesamtpaket? Das finden wir auch!

Wenn automatische Rechnungserstellung, dann mit dem richtigen Tool!

Fassen wir zusammen: Automatische Rechnungsstellung erspart Zeit, Fehler und hilft dir bei der Burnout-Prävention. Wenn es einen Bereich der Buchhaltung gibt, in dem Digitalisierung und Automatisierung perfekt Hand in Hand gehen, dann ist es wohl dieser.

Die Agenturverwaltung punktet bei der automatischen Rechnungsstellung und mit zahlreichen weiteren, nützlichen Fähigkeiten im Agenturalltag. Willst du mehr erfahren? Dann starte direkt deine kostenlose Demo!