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title: "Tool-Wildwuchs in Agenturen: Den Überblick über die Software gewinnen – so geht’s!"
description: Du hast den Überblick über deine eingesetzten Software- Lösungen verloren? Wie du den Überblick wiedergewinnst und dich in Zukunft für die richtigen Tools entscheidest und dabei Geld sparst erfährst du hier.
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[Die Agenturverwaltung ](https://www.dieagenturverwaltung.de/de-de/blog)

# [Tool-Wildwuchs in Agenturen: Den Überblick über die Software gewinnen – so geht’s!](https://www.dieagenturverwaltung.de/de-de/blog/tool-wildwuchs-agenturen)

 Geschrieben von [Achim Koellner](https://www.dieagenturverwaltung.de/de-de/blog/author/achim-koellner) | 23.07.2025

**Du führst eine Agentur oder ein Beratungsunternehmen und verlierst langsam den Überblick über Deine Software-Tools?** Dann bist Du nicht allein. Ob Projektmanagement, Buchhaltung oder Zeiterfassung – die Tool-Landschaft in Agenturen wächst schnell und wird unübersichtlich.

In diesem Artikel erfährst Du:

- welche Tool-Kategorien wirklich notwendig sind,
- welche Tools häufig unnötig Geld verbrennen,
- wie Du Software smart kombinierst,
- und warum manche Agenturen 6.000 € pro Monat für Tools ausgeben – oft ohne es zu merken.

**Die 6 wichtigsten Software-Kategorien für Agenturen**

Wenn Du eine Agentur leitest – egal ob 3 oder 30 Mitarbeitende – brauchst Du bestimmte Tools einfach, um effizient zu arbeiten. Aber welche genau?

**1. Projektmanagement & Aufgabenverwaltung**

Beispiele: **Asana, Trello, Notion, Monday.com**

Hier steuerst Du Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten. Das Problem: Viele Agenturen nutzen zwei oder mehr Tools gleichzeitig – z. B. Trello *und* Notion – was zu Verwirrung und Mehrarbeit führt.

💡 *Typisches Setup*: Eine kleine Agentur mit 8 Mitarbeitenden nutzt Monday.com. Bei 12 €/User sind das knapp 100 € monatlich. Wird das Tool nicht konsequent genutzt, ist es rausgeschmissenes Geld.

**2. Finanzen, Buchhaltung & Rechnungswesen**

Beispiele: **Lexoffice, Billomat, Candis, FastBill**

Rechnungen schreiben, Eingangsrechnungen verarbeiten, Liquidität im Blick behalten – das geht nur mit einem soliden Tool. Oft gibt es auch hier Tool-Dopplungen: z. B. ein Tool für Rechnungen, ein weiteres für Eingangsrechnungen, und nochmal eines für Angebote.

💡 *Beispiel*: Eine Agentur nutzt Lexoffice (9,90 €), Candis (ab 30 €) und Easybill (ab 15 €). Das klingt wenig – summiert sich aber auf rund 650 € im Jahr.

**3. HR & Mitarbeitermanagement**

Beispiele: **Personio, Kenjo, HRworks**

Auch bei kleineren Teams braucht es Übersicht: Urlaube, Krankheit, Verträge, Zeiterfassung, On- und Offboarding. Viele Unternehmen arbeiten hier noch mit Excel – was spätestens bei 10+ Leuten chaotisch wird.

💡 *Praxisbeispiel*: Eine Digitalagentur mit 12 Leuten zahlt 10 €/Mitarbeiter im Monat für ein HR-Tool. Das sind 120 € monatlich – bei nur gelegentlicher Nutzung.

**4. CRM & Sales-Tools**

Beispiele: **HubSpot, Pipedrive, Close**

Ein CRM gehört zu den Basics: Kundenkontakte speichern, Angebote verfolgen, E-Mails automatisieren. Doch viele Agenturen nutzen den vollen Umfang gar nicht.

💡 *Erfahrung*: Ein Unternehmen zahlt 400 € im Monat für HubSpot, nutzt aber nur E-Mail-Templates. Hier wäre ein einfacheres Tool oder ein kostenloser Plan völlig ausreichend.

**5. Kommunikation & Collaboration**

Beispiele: **Google Workspace, Microsoft 365, Slack, ChatGPT**

Ohne Mail, Kalender und Cloud-Zugriff geht nichts. Aber auch hier lauert Kosten-Potenzial: Viele Unternehmen nutzen Slack *und* Teams, was nicht nötig ist.

💡 *Beispielrechnung*: 12 € für Google Workspace + 7 € für Slack + 20 € für ChatGPT = 39 €/Mitarbeiter/Monat – multipliziert mit 15 Mitarbeitenden sind das fast 600 € monatlich.

**6. Zeiterfassung & Compliance**

Beispiele: **Clockify, Toggl, Moco**

Spätestens mit der Zeiterfassungspflicht brauchst Du ein Tool, das transparent dokumentiert. Viele setzen auf Toggl oder Clockify – einfach und DSGVO-konform.

💡 *Kalkulation*: Bei 20 Mitarbeitenden zu je 10 €/Monat für Zeiterfassung zahlst Du 200 € monatlich – auch wenn nur die Hälfte tatsächlich Zeiten erfasst.

**Toolkosten: So schnell entstehen 6.000 € im Monat**

Ein Beispiel:

| Tool-Kategorie | Beispiel-Tool | Kosten/Monat/Nutzer | Teamgröße | Gesamtkosten |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Projektmanagement | Monday.com | 12 € | 15 | 180 € |
| Zeiterfassung | Toggl | 10 € | 15 | 150 € |
| HR | Personio | 10 € | 15 | 150 € |
| Finanzen | Lexoffice + Candis | 40 € | 4 | 160 € |
| CRM | HubSpot Starter | 50 € | 5 | 250 € |
| Kommunikation | Google + Slack + ChatGPT | 39 € | 15 | 585 € |

 

👉 **Gesamtkosten: 1.475 € pro Monat – ohne Spezial-Tools für Design, SEO oder Videoproduktion.**  
Bei größeren Teams oder weiteren Tools kommst Du locker auf **6.000 € und mehr im Monat**.

 

**Die häufigsten Fehler bei Tool-Auswahl & -Nutzung**

❌** Tool-Redundanz**

Slack *und* Teams. Trello *und* Asana. Rechnungsprogramm *und* Angebotssoftware. Das ist häufig – aber selten sinnvoll.

✅ **Tipp:** Reduziere auf *ein Tool pro Kategorie*. Lieber ein Tool gut nutzen als drei Tools halbherzig.

 

❌** Fehlende Integration**

Ein CRM, das nicht mit dem E-Mail-Tool spricht? Eine Zeiterfassung, die nicht ins Projektmanagement integriert ist? Das kostet Zeit und Nerven.

✅ **Tipp:** Nutze Tools mit **Schnittstellen** oder setze direkt auf eine **integrierte Lösung** wie **dieagenturverwaltung.de**, die mehrere Module verbindet.

 

❌** Keine Kostenkontrolle**

Wer hat welches Tool bestellt? Wie viele Lizenzen laufen? Wer nutzt was überhaupt?

✅ **Tipp:** Führe eine monatliche **Tool- und Lizenzübersicht**. Beziehe dabei auch Testversionen und Legacy-Zugänge ein.

 

❌** Kein Tool-Onboarding**

Mitarbeitende loggen sich nie ein oder nutzen Tools falsch – einfach, weil sie nie erklärt wurden.

✅ **Tipp:** Jede Software braucht ein kurzes **Onboarding-Video oder Schulung**. Das spart später Stunden.

 

**Fazit: Weniger ist mehr – wenn es smart verbunden ist**

Die Lösung liegt nicht in „mehr Tools“, sondern in **besserer Auswahl und Integration**. Wenn Du Dir die richtigen Fragen stellst – „Brauchen wir das Tool wirklich?“, „Ist es mit anderen verbunden?“, „Wird es genutzt?“ – dann sparst Du nicht nur Geld, sondern schaffst auch Klarheit.

 

**FAQ: Häufig gestellte Fragen – direkt & ehrlich beantwortet**

💬** Wie viele Tools braucht eine Agentur wirklich?**  
So wenig wie möglich – aber so viele wie nötig. Ziel: *ein Tool pro Kategorie* (Projekt, HR, Finanzen, Kommunikation, CRM, Zeiterfassung). Alles, was doppelt ist, kritisch hinterfragen.

💬** Warum wird das Tool-Chaos in Agenturen oft übersehen?**  
Weil Tools oft „nebenbei“ eingeführt werden. Der Praktikant holt sich Asana, der Vertrieb HubSpot, die Buchhaltung Candis – und niemand schaut aufs große Ganze.

💬** Wie kann ich schnell herausfinden, welche Tools unnötig sind?**  
Mach einen Audit: Wer nutzt welches Tool wie oft? Gibt es Überschneidungen? Was kostet es? Notion z. B. wird in vielen Teams nur zur Ablage genutzt – da reicht vielleicht Google Docs.

💬** Was bringt eine integrierte Lösung wie dieagenturverwaltung.de?**  
Du sparst Schnittstellen, doppelten Login, Onboarding-Aufwand – und bares Geld. Alles in einem System bedeutet weniger Fehler, bessere Übersicht, einfacheres Team-Management.

💬** Wir sind erst 5 Leute – brauchen wir überhaupt Software für HR oder Zeiterfassung?**  
Noch nicht zwingend. Aber wenn Du wachsen willst, ist ein skalierbares Setup Gold wert. Starte mit Tools, die auch für 50+ Mitarbeiter geeignet sind, aber bei 5 schon Sinn machen.

 

🎯 **Dein nächster Schritt:** Lass uns gemeinsam Deine Tool-Landschaft analysieren und schauen, wo Du optimieren kannst – kostenlos, unverbindlich, ehrlich.

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