Eine Teilrechnung (auch Teilschlussrechnung genannt) ist eine Rechnung für bereits erbrachte Teilleistungen während eines laufenden Projekts. Anders als bei einer Abschlagsrechnung (A-Konto-Rechnungen) rechnest du hier konkrete, nachweisbare Leistungen ab - nicht pauschale Vorschüsse. In diesem Leitfaden erfährst du, was eine Teilrechnung ist, wie sie sich von anderen Rechnungsarten unterscheidet und wie du sie korrekt erstellst.
Schneller Überblick über den Inhalt: Du lernst die wichtigsten Definitionen kennen, bekommst eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung, siehst Praxisbeispiele aus verschiedenen Branchen und findest Antworten auf häufige Fragen. Egal ob du Agenturen, Freelancer oder andere Dienstleister - Teilrechnungen können deine Liquidität erheblich verbessern.
Eine Teilrechnung ist eine Rechnung über eine vollständig erbrachte Teilleistung eines größeren Auftrags. Du stellst sie für konkrete Arbeitsschritte oder Projektabschnitte aus, die du bereits fertiggestellt hast. Synonyme sind Teilschlussrechnung oder Teilabrechnung.
Profi-Tipp: Verstehe zuerst das “Was” bevor du dich mit dem “Wie” beschäftigst. Eine Teilrechnung ist immer leistungsbezogen - du rechnest nur ab, was du tatsächlich geliefert oder geleistet hast.
Der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung ist entscheidend:
Die Beziehung ist einfach: Teilrechnung → für erbrachte Leistungen → Schlussrechnung als finaler Abschluss.
Teilrechnungen bieten dir entscheidende Vorteile für dein Unternehmen:
Liquiditätssicherung: Du bekommst Geld für bereits erbrachte Leistungen und musst nicht bis zum Projektende warten. Laut Branchenstudien verbessern Teilrechnungen die Liquidität um bis zu 30% bei langfristigen Projekten.
Risikominimierung: Falls der Kunde zahlungsunfähig wird, hast du bereits einen Teil deiner Leistung vergütet bekommen.
Bessere Planung: Du kannst den Projektfortschritt kontrollieren und deine Finanzen planbarer gestalten.
4. Vergleichstabelle: Teilrechnung vs. Abschlagsrechnung vs. Schlussrechnung
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Kriterium |
Teilrechnung |
Abschlagsrechnung |
Schlussrechnung |
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Zeitpunkt |
Nach Fertigstellung von Teilleistungen |
Nach vereinbarten Terminen |
Nach Projektabschluss |
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Basis der Abrechnung |
Konkret erbrachte Leistung |
Pauschale/Prozentsätze |
Gesamtleistung abzgl. Vorauszahlungen |
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Gewährleistung |
Für abgerechnete Teilleistung |
Keine direkte Gewährleistung |
Für Gesamtleistung |
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Steuerliche Behandlung |
Wie normale Rechnung |
Vorauszahlung |
Endgültige Abrechnung |
Bevor du eine Teilrechnung erstellst, prüfe diese Punkte:
Checkliste für erforderliche Informationen:
Vertragliche Vereinbarungen überprüfen: Stelle sicher, dass dein Auftrag Teilrechnungen explizit erlaubt. Im Baugewerbe ist das meist Standard, bei Dienstleistungen solltest du es vorher klären.
Lesetipp: So lässt man sich Projekte zeitnah bezahlen als Agentur.
Detaillierte Anweisungen für die Rechnungserstellung:
Pflichtangaben nach aktuellem Recht (seit 01.01.2025 E-Rechnungspflicht im B2B):
Empfohlene Tools und Software: Nutze ein professionelles Rechnungsprogramm wie Die Agenturverwaltung, sevDesk, Lexoffice oder DATEV. Diese Software unterstützt dich bei der korrekten Erstellung und sorgt für die Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen.
Umsatzsteuer korrekt ausweisen: Teilrechnungen werden steuerlich wie normale Rechnungen behandelt. Du musst die Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung abführen.
Buchungshinweise für die Finanzbuchhaltung: Buche Teilrechnungen auf die entsprechenden Umsatzkonten. Bei der späteren Schlussrechnung musst du die Teilrechnungsbeträge korrekt saldieren.
Erfolgsmetriken: Überwache deine Liquidität, das Verhältnis von Teilrechnungen zu Gesamtauftragswert und die Zahlungseingänge.
Fehler 1: Verwechslung mit Abschlagsrechnung; Viele stellen Abschlagsrechnungen (A-Konto-Rechnungen) aus, obwohl sie Teilrechnungen meinen. Der Unterschied: Teilrechnungen basieren auf erbrachten Leistungen, Abschlagsrechnungen (A-Konto-Rechnungen) sind pauschale Vorauszahlungen.
Fehler 2: Unvollständige Pflichtangaben: Besonders die genaue Beschreibung der erbrachten Teilleistung wird oft vernachlässigt. Dein Kunde muss genau verstehen, wofür er bezahlt.
Fehler 3: Falsche steuerliche Behandlung: Teilrechnungen sind sofort umsatzsteuerpflichtig. Behandle sie nicht wie Anzahlungen oder Vorauszahlungen.
Profi-Tipp: Verwende Vorlagen und eine Software mit automatischen Pflichtangaben. So vermeidest du Fehler effektiv und sparst Zeit bei der Rechnungsstellung.
Wann kann ich eine Teilrechnung stellen?
Du kannst eine Teilrechnung stellen, sobald du eine abgrenzbare Teilleistung vollständig erbracht hast. Die Leistung muss für den Kunden prüfbar und abnahmefähig sein.
Muss ich immer eine Schlussrechnung nach Teilrechnungen erstellen?
Ja, auch wenn der Restbetrag 0 Euro beträgt, ist eine Schlussrechnung rechtlich erforderlich. Sie schließt das Projekt formal ab und regelt Gewährleistungspflichten.
Wie unterscheidet sich die Buchung von Teilrechnungen?
Teilrechnungen werden wie vollständige Rechnungen gebucht. Bei der Schlussrechnung müssen alle vorherigen Teilrechnungsbeträge korrekt saldiert werden.
Kann ich Teilrechnungen auch bei kleinen Aufträgen verwenden?
Grundsätzlich ja, aber bei kleineren Beträgen ist der Aufwand oft nicht gerechtfertigt. Als Faustregel gelten Aufträge ab 10.000 Euro und Laufzeiten über 2 Monate.
Was passiert bei Mängeln an einer Teilleistung?
Der Kunde kann bei Mängeln die Zahlung der entsprechenden Teilrechnung verweigern. Du behältst aber deine Gewährleistungspflicht für alle erbrachten Teilleistungen.
Die 5 wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Nächste Handlungsschritte: Teste ein professionelles Rechnungsprogramm wie Die Agenturverwaltung. Bei komplexen Projekten solltest du bereits in der Angebotsphase die Teilrechnungsstruktur festlegen.