Projektbudget effizient erstellen und verwalten: So gehts!

Wer in der Kreativ- oder Dienstleistungsbranche tätig ist, kennt das: Das Briefing stimmt, ihr kommt in einen Flow und liefert ein kreatives Ergebnis. Dann kommt aber heraus: Ihr habt das Projektbudget überzogen. Was könnt ihr tun, damit euch das nicht noch einmal passiert?

Entscheidend ist, dass du im Projektmanagement von Anfang an die Budgetkontrolle berücksichtigst – und das fängt mit einer sorgfältigen Planung an. Wenn du nach deiner nächsten Projektauswertung bei bester Laune sein willst, dann lies unbedingt weiter!

Was ist ein Projektbudget?

Ein Projektbudget umfasst das Gesamtpaket an Ressourcen, die dir und deinem Team für ein bestimmtes Projekt zur Verfügung stehen. Die wichtigste Komponente ist die geplante Kostenseite für eure Leistungen, die der Kunde freigeben muss. Personelle Kapazitäten und die geschätzte Arbeitszeit fallen ebenfalls hinein.  

Damit die Kalkulation stimmt: Das Projektbudget und seine Bestandteile im Überblick

Wenn du ein Projektbudget planen möchtest, musst du seine Bestandteile in den Blick nehmen, um zum passenden Ergebnis zu gelangen. Zeit, Geld und Personalressourcen sind selbsterklärend, aber das Thema lässt sich feinjustieren:

• Kosten für dein Team: Mit Gehältern allein ist es nicht getan – du musst auch Aspekte wie Steuern und Sozialabgaben einplanen. Falls das Projekt Dienstreisen erfordert, bedenkst du Kosten für Fahrkarten, Benzin sowie Hotelübernachtungen ebenfalls bei der Budgetplanung des Projekts.
• Kosten für externe Dienstleister: Wenn du auf Freelancer und Subunternehmer zurückgreifst, musst du diese Kosten im Projektbudget berücksichtigen. Behalte auch Aspekte wie den Künstlersozialkassenbeitrag im Hinterkopf!
• Materialkosten: Erfordert der Auftrag den Einkauf größerer Materialmengen – selbst wenn es „nur“ Porto, Briefumschläge oder Druckerpatronen sind – kalkulierst du sie ein. 
• Zeit ist Geld: Wenn du einen Budgetplan erstellst, musst du unproduktive Zeiten einplanen, in denen du bspw. Rechnungen schreibst, Löhne verwaltest oder Ablage machst.

Warum und wozu? Die Ziele des Projektbudgets erklärt

Die Budgetplanung im Projekt folgt vor allem betriebswirtschaftlichen Überlegungen. Effiziente Projekt-Budgetplanung ist elementarer Bestandteil der Projektverwaltung und verfolgt konkrete Ziele:

• Finanzen im Blick: Wenn du einen Budgetplan erstellst, leitest du euch finanziell durch das Projekt und schützt euch vor unkontrollierten Kosten.
• Betriebswirtschaftlicher Erfolg: Mit konsequentem und konstantem Projektbudget-Tracking stellst du sicher, dass das Projekt nicht nur kreativ, sondern auch wirtschaftlich ein Erfolg für euch ist. Nichts ist ärgerlicher, als wenn du am Ende draufzahlen musst.
• Transparenz: Ein sauber kalkuliertes Projektbudget sorgt für Vertrauen bei deinen Kunden und zeigt dich als zuverlässigen, verantwortungsbewussten Agenturkopf.
• Flexibilität: Mit dem Projektbudget im Blick fällt es dir leichter, auf unerwartete Kostenblöcke umsichtig zu reagieren und bei einem eventuellen Fehlkurs rechtzeitig gegenzusteuern.

In 5 Schritten ein Projektbudget erstellen

Für ein gut kalkuliertes Projektbudget musst du verschiedene Parameter einbeziehen. In Zeiten der Digitalisierung bist du daher mit einer Projektcontrolling-Software wie unserer Agenturverwaltung am besten beraten. Damit klappt es einfach, schnell und übersichtlich. 

Wir zeigen dir, wie du ein Projektbudget in der Praxis erstellst:

1. Im ersten Schritt wirst du dir über die Kundenwünsche und den genauen Umfang des Projektes klar und hältst diesen schriftlich fest. Das Projektziel solltest du ebenfalls definieren.
2. Mit unseren oben genannten Kostenkategorien wie Personal, Material, Zeit und ggf. Reisekosten im Kopf schätzt du die Kosten für das Projekt ein. So erhältst du einen ersten Überblick, was an Ressourcen aufzuwenden ist.
3. Für euren internen Gebrauch erarbeitest du einen sauber untergliederten Budgetplan. Die Agenturverwaltung mit ihrer Funktion als Angebotssoftware hilft dir, deine Berechnungen in eine vorlagefähige Form zu gießen und dem Kunden als konkretes Angebot zuzusenden. 
4. Im Idealfall gibt der Kunde nun sein Go, und ihr könnt loslegen. Die Agenturverwaltung als Kapazitätsplanungssoftware unterstützt dich dabei, dein Team sinnvoll auf Aufgaben zu verteilen. 
5. Jetzt geht es darum, ob ihr euch im Verlauf des Projekts an den geplanten Rahmen haltet. Du überprüfst also kontinuierlich die aufgewendete Arbeitszeit und hast ein Auge auf weitere Kosten wie Material etc. Eventuelle Anpassungen des Projektbudgets sind ebenfalls dein To-do.

Ganz wichtig: Spare dir die mühsame Arbeit mit Excel-Sheets – effiziente Projekt-Budget-Planungstools übernehmen das heute deutlich smarter. Andernfalls riskierst du Mühe, Zeit und Nerven, die dir keiner bezahlt.

Not quite easy: Herausforderungen bei der Erstellung eines Projektbudgets

Projektbudgets sind mit der richtigen Software, etwa mit einem Tools für agiles Projektmanagement, kein Hexenwerk. Dennoch gibt es ein paar Herausforderungen, die du kennen solltest: 

Mangelnde Informationsdichte

Wenn dir wesentliche Informationen fehlen, um das Projektbudget zu kalkulieren, sei nicht schüchtern! Fragst du beim Kunden nicht nach, riskierst du eine finanzielle Bruchlandung. Besorge dir also alle relevanten Infos, die du für deine Kalkulation brauchst.

Zu viel Optimismus

Manchmal ist man so begeistert von einem Projekt, dass man zu optimistisch plant. Das kann dann zu unrealistischen Kalkulationen führen, die dich später viel Geld kosten. Also bitte immer realistisch bleiben und möglichst genau und sorgfältig kalkulieren!

Kunden mit Sonderwünschen

Kritisch wird es, wenn sich der Kunde nicht an den Leistungsumfang hält und die eine oder andere Extrameile von dir und deinem Team fordert. Es gilt, freundlich, aber bestimmt Grenzen aufzuzeigen, respektive Leistungsbereitschaft gegen Zahlung zu signalisieren. Nur so geht deine Budgetplanung im Projektmanagement wirklich auf.

Knappe Deadlines

Wenn allzu sportliche Zeitvorgaben seitens des Kunden eure Zeitplanung durcheinanderwirbeln, kann das Auswirkungen auf das Projektbudget haben. Insbesondere, wenn dein Team Überstunden schiebt, Nachtzuschläge bekommt oder am Ende noch krankheitsbedingt ausfällt, wird es herausfordernd. Eine gesunde Einschätzung und klare Kommunikation gegenüber dem Kunden helfen weiter.

Klarheit beim Projektbudget: Warum Controlling entscheidend ist für wirtschaftlichen Erfolg

Ein Projektbudget gibt den Rahmen für euren Ressourceneinsatz vor. Um diesen Rahmen nicht zu sprengen, ist ständige Kontrolle das A und O. Arbeitszeit & Co. sind schließlich variabel und müssen daher im Controlling berücksichtigt werden. Mit der richtigen Software klappt das: 

• In unserer Agenturverwaltung hältst du die Leistungen und die Arbeitszeit mit konkreter Projektzeiterfassung deiner Teammitglieder fest. Du hast also volle Transparenz über euren Ressourceneinsatz.
• Du behältst jederzeit den Überblick über das Verhältnis von geplantem und tatsächlichem Aufwand, weil du dazu regelmäßig automatisierte Reports bekommst.
• Die Agenturverwaltung macht Restbudgets transparent und schlägt Alarm, falls es zu Abweichungen vom kalkulierten Budget kommt – alles ersichtlich für dich auf Dashboards.

Von den ersten Zahlen bis zum Reporting: Projektbudget mit der Agenturverwaltung

Ein Projektbudget ist kein dröges Zahlenwerk, das eure Kreativität einschränkt, sondern vielmehr das Wundermittel, das eure Ideen profitabel macht. Mit der Agenturverwaltung sitzt du in der Kommandozentrale der Budgetverwaltung: Sie unterstützt dich von der Budgeterstellung über die Leistungserfassung bis hin zur Auswertung auf Knopfdruck. Meld dich gerne jetzt bei uns! Dann erklären wir dir in einem unverbindlichen Gespräch, was die Agenturverwaltung sonst noch alles für dich leisten kann. Wir freuen uns auf dich!