easybill ist ein solides Rechnungsprogramm für Freelancer und kleine Dienstleister. Für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitenden, mehreren Kunden und parallellaufenden Projekten reicht es aber nicht aus. Sobald du Ressourcenplanung, Projekt-Controlling und flexible Abrechnung in einem vernetzten Workflow brauchst, stößt easybill an seine Grenzen.
Dieser Artikel zeigt dir, wo easybill funktioniert, wo es versagt und warum eine All-in-One-Agentursoftware wie Die Agenturverwaltung die bessere Wahl ist. Der Fokus liegt auf Agenturen im DACH-Raum: Werbeagenturen, Digitalagenturen, Designstudios, PR-Büros und Beratungsboutiquen mit dem typischen Mix aus Retainer-Kunden, Einzelprojekten und laufenden Betreuungsverträgen.
Die kurze Antwort: easybill deckt Rechnungsstellung und einfache Projektverwaltung ab. Für vernetzte Projektabläufe, skill-basiertes Staffing und Echtzeit-Controlling fehlen ihm die Funktionen. Agenturen, die mehr als Rechnungen schreiben müssen, brauchen eine Plattform, die alles von der Kalkulation bis zum DATEV-Export in einem System vereint.
Das nimmst du aus diesem Artikel mit:
Rechnungen schreiben ist der letzte Schritt einer langen Kette. Agenturen mit mehreren Kunden und laufenden Projekten brauchen vernetzte Prozesse, die vom ersten Angebot bis zur finalen Abrechnung und einem nachvollziehbaren Rechnungsmanagement ineinandergreifen. Getrennte Tool-Welten, bei denen Projektmanagement in Asana stattfindet, Zeiterfassung in einer Excel-Tabelle und Rechnungsstellung in einem separaten Rechnungsprogramm, erzeugen Datenbrüche, Fehler, fehlenden Überblick über Kunden-, Projekt- und Finanzdaten und verbrannte Margen.
Der Ablauf in einer gut organisierten Agentur sieht so aus: Angebot erstellen, Projekt anlegen, Ressourcen zuweisen, Zeiten erfassen, Budget kontrollieren, abrechnen – und aus dem Angebot müssen später auch saubere Rechnungen aus Angeboten ohne Medienbruch entstehen. Jeder dieser Schritte muss auf den vorherigen aufbauen, ohne dass jemand Daten manuell von einem Tool ins nächste kopiert.
Wenn du ein Angebot mit strukturierter Kalkulation erstellst, sollten die kalkulierten Stunden direkt in die Ressourcenplanung fließen. Eine sinnvolle Anpassung von Vorlagen oder Abläufen ist dabei wichtig, damit Kalkulation und spätere Abrechnung zu unterschiedlichen Kundenanforderungen passen. Und wenn das Projekt läuft, müssen erfasste Zeiten automatisch gegen das Budget gerechnet werden. Bei isolierten Tools entsteht genau an diesen Übergängen das Excel-Chaos, das viele Agenturinhaber jeden Montag in der Projektrunde frustriert.
Eine Agentur mit 12 Mitarbeitern und 8 parallelen Projekten muss wissen: Wer hat nächste Woche noch Kapazität? Wer kann UX-Design, wer kann Frontend-Entwicklung? Wer ist im Urlaub, wer auf einer Messe?
Ohne diese Informationen an einem Ort passiert Folgendes: Senior-Developer werden auf Aufgaben gesetzt, die ein Junior erledigen könnte. Oder schlimmer: Jemand wird doppelt verplant, während ein anderer Leerlauf hat. Skill-basiertes Staffing mit Kapazitäts-Forecasts verhindert beides. Die Kapazitätsplanung der Agenturverwaltung zeigt auf einen Blick Überbuchungen und Unterauslastungen, indem sie Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Projektbudgets in einer Team-Übersicht zusammenführt.
Wenn du erst bei der Schlussrechnung merkst, dass ein Projekt schon etwas über Budget liegt, ist das Geld bereits verbrannt. Agenturen brauchen Soll-Ist-Vergleiche auf Aufgaben- und Phasenebene, nicht nur eine Gesamtzahl am Projektende.
Ein funktionierendes Controlling-System erkennt automatisch zur Neige gehende Budgets und benachrichtigt die Projektleiter. Es filtert problematische Projekte für die Montagsrunde heraus und liefert kundenübergreifende Auswertungen zur Kapazitäts- und Liquiditätsplanung, mit denen Agenturen auch den Status offener Zahlungen besser einordnen können.
Die Ersteinrichtung wird als einfach beschrieben. Für das, was easybill ist, nämlich eine Rechnungssoftware, funktioniert es gut. Fast alle der Nutzer bestätigen, dass easybill ihre Anforderungen erfüllt. Das Problem: Die Anforderungen einer Agentur gehen weit über Rechnungsstellung hinaus, und gerade bei mehreren Kunden gewinnt auch die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder zwischen internen Rollen an Bedeutung.
easybill ermöglicht Zeiteinträge mit einem Klick im Projekt. Projekte und Zeiten können verwaltet werden, und easybill generiert automatische Rechnungsentwürfe aus Zeiteinträgen. Leistungsberichte können in PDF, Excel oder CSV generiert werden. Das klingt zunächst brauchbar.
Was fehlt: Gantt-Charts, Meilenstein-Planung, Aufgabenabhängigkeiten, Workflows über Projektphasen hinweg. Es gibt keine Verbindung zwischen Projektplanung und Zeiterfassung im Sinne eines durchgängigen Workflows. Projekte können in easybill erstellt und in Rechnungen umgewandelt werden, aber der Weg dorthin ist manuell. Du siehst keinen Projektfortschritt in Echtzeit, sondern nur abgerechnete Positionen und offene Posten.
Für eine Agentur mit 3 Projekten und 6 Mitarbeitern reicht das. Für eine Agentur mit 12 laufenden Projekten, die jedes Quartal Ressourcen nach Kapazitätsgrenzen und Skillprofilen aufteilen muss, nicht.
easybill kennt Mitarbeiterrollen und Zugriffsrechte für jeden Account. Was es nicht kennt: eine grafische Übersicht der Personalauslastung über Wochen und Monate, Skill-Profile, automatische Vorschläge, wer für welche Aufgabe am besten geeignet ist, oder die Verknüpfung von Urlaubsplanung und Krankentagen mit der Projektplanung.
Die Personalverwaltung der Agenturverwaltung löst genau das: Abwesenheitskalender mit konfigurierbaren Abwesenheitsgründen (Homeoffice, Messe, Weiterbildung, Elternzeit), Vertretungsanfragen über das System und ein Dashboard, das zeigt, wer heute mobil arbeitet. Diese Daten fließen direkt in die Kapazitätsplanung.
easybill bietet Auswertungen über abgerechnete Leistungen und offene Posten. Für Agenturen im Controlling reicht es jedoch oft nicht, nur Zahlungsstände zu sehen; auch jede Dokument- oder Korrektur-Version sollte nachvollziehbar bleiben. Die Software hilft Agenturen, Budgets für Projekte zu definieren, und Projekte können jederzeit überwacht werden. Leistungsberichte können auf Knopfdruck erstellt werden.
Was fehlt: Brutto- vs. Nettomargen auf Aufgabenebene. Forecasting von Budgetverbrauch. Earned-Value-Analysen. Frühwarnsysteme, die automatisch melden, wenn ein Teilprojekt sein Budget aufbraucht. Kundenprofitabilität über mehrere Projekte hinweg. Ohne diese Informationen triffst du Entscheidungen im Blindflug.
Die Agenturverwaltung ist keine weitere isolierte Software und keine Legacy-Lösung aus den 2000ern. Sie ist eine cloud-native, DSGVO-konforme Plattform, die den gesamten Agenturalltag in einem System vereint: von der Kalkulation über das Projektmanagement bis zur E-Rechnung und zum DATEV-Export.
So sieht ein durchgängiger Workflow in der Praxis aus:
| Kriterium | easybill | Die Agenturverwaltung |
|---|---|---|
| Projektmanagement | Projekte anlegen, Budget definieren, Zeiteinträge zuordnen | Phasen, Meilensteine, Aufgabenabhängigkeiten, Deadlines, Priorisierung |
| Zeiterfassung | Zeiteinträge mit Klick, Stundensätze verwaltbar | Minutengenau, skill-basiert, automatische Budgetkontrolle |
| Controlling | Berichte über offene Posten und abgerechnete Leistungen | Soll-Ist in Echtzeit, Budgetwarnungen, Margenanalysen pro Aufgabe und Kunde |
| Ressourcenplanung | Keine Kapazitätsübersicht, kein Skill-Matching | Kapazitäts-Forecasts, Auslastungsübersicht, Abwesenheitsintegration |
| Personalverwaltung | Rollenverwaltung und Zugriffsrechte | Urlaubskonten, Abwesenheitskalender, Vertretungsanfragen, Homeoffice-Dashboard |
| Abrechnungsmodelle | Standard-Rechnungen, Abschlagsrechnungen, automatische Projektabrechnung | Akonto, Teilabrechnung, Time & Material, Pauschalen, Retainer in einem System |
| E-Rechnungen | ZUGFeRD und XRechnung | ZUGFeRD und XRechnung, nahtlos integriert in den Projektworkflow |
| Automatisierung | Automatisiertes Mahnwesen, API-Schnittstelle | Workflow-Automatisierung über alle Module, DATEV-Export, Kalender- und E-Mail-Integration |
easybill vereinfacht die Rechnungsstellung durch eine zentrale Kundenverwaltung. Die Agenturverwaltung geht einen Schritt weiter: Sie verbindet Kundendaten, Projekte, Ressourcen und Finanzen in einer Plattform, sodass keine Daten manuell übertragen werden müssen.
easybill staffelt Funktionen über vier Tarife: Free, Starter, Professional, Premium. Die Projektverwaltung und Zeiterfassung sind erst im Premium-Paket enthalten. Bei Überschreitung der Dokumentenlimits entstehen Zusatzkosten. Das Free-Paket erlaubt maximal 50 Dokumente pro Monat, Starter 250.
Die Agenturverwaltung setzt auf ein modulares Cherry-Picker-Preismodell: Du zahlst nur für die Module, die du tatsächlich nutzt. Keine versteckten Onboarding-Gebühren, keine starren Pakete, bei denen die Hälfte ungenutzt bleibt. Das Modell skaliert mit deinem Team von 5 bis 25 Mitarbeitern, ohne dass du bei jeder neuen Funktion ein komplett neues Paket buchen musst.
Der Wechsel von einem Rechnungsprogramm zu einer All-in-One-Lösung klingt nach Aufwand. Diese drei Schmerzpunkte hören wir am häufigsten.
Wenn Projektdaten in Trello liegen, Zeiten in einer Excel-Tabelle und Rechnungen in easybill, entsteht manueller Abgleich-Aufwand bei jedem einzelnen Projekt. Fehler bei der Datenübertragung sind dabei keine Ausnahme, sondern die Regel.
Die Lösung: Migration der vorhandenen Kontakte und Daten in eine strukturierte Projektdatenbank. Alle Module synchronisieren sich automatisch. Der Aufwand für den Import ist einmalig; die Zeitersparnis im Arbeitsalltag ist dauerhaft.
easybill erlaubt die Gruppierung von Kunden für gezielte Auswertungen. Aber ohne Echtzeit-Dashboards mit Budgetkontrolle auf Aufgabenebene erfährst du zu spät, dass ein Projekt seine Marge aufgefressen hat.
Die Agenturverwaltung zeigt dir in der Projektkosten-Übersicht sofort, welche Projekte profitabel laufen und welche nicht. Automatische Benachrichtigungen bei kritischen Budgets verhindern, dass Probleme erst in der Monatsauswertung sichtbar werden.
E-Rechnungen sind ab dem 01. Januar 2025 bei B2B-Geschäften verpflichtend. E-Rechnungen gemäß ZUGFeRD und XRechnung werden von easybill unterstützt; das ist eine seiner Stärken. easybill ermöglicht automatischen Postversand von Rechnungen, sodass Agenturen damit auch auf jedem Gerät flexibel arbeiten können. Rechnungen können per SEPA-Lastschrift eingezogen werden, und die API-Schnittstelle ermöglicht automatisierte Rechnungsstellung.
Die Agenturverwaltung bietet dieselbe E-Rechnungs-Kompatibilität, integriert sie aber nahtlos in den gesamten Workflow: Von der Leistungserfassung über die automatische Rechnungserstellung bis zum DATEV-Export für den Steuerberater. easybill bietet eine DATEV-Schnittstelle für Steuerberater, die Nutzung von DATEV und steuerberaterfähigen Dokumenten wird durch easybill erleichtert. Aber die Daten, die dort exportiert werden, sind nur so gut wie die Prozesse, die sie erzeugen – auch wenn die E-Rechnungspflicht gilt, ist oft noch etwas Prozessanpassung nötig, wenn Projekt- und Abrechnungsdaten aus getrennten Systemen kommen.
easybill ist eine bewährte Rechnungssoftware mit guter Benutzerfreundlichkeit und solidem Support. Es ist für Agenturen geeignet, die mehrere Kunden und Projekte betreuen, solange die Anforderungen bei einfacher Rechnungserstellung und Basisabrechnung bleiben. Rechnungen können individuell gestaltet werden, inklusive Anpassung von Vorlagen und Einstellungen, um das Branding zu repräsentieren. easybill bietet automatisiertes Mahnwesen mit konfigurierbaren Mahnstufen. Es ermöglicht automatisierte Projektabrechnung und die einfache Verwaltung von Projekten und Zeiten. Für kleine Teams oder Gründer mit klarem Fokus auf Abrechnung ist das oft ausreichend. easybill erlaubt die Verwaltung von Stundensätzen für Abrechnungen.
Für Agenturen, die über reine Rechnungsstellung hinausgehen müssen, also Agenturen mit vernetzten Projektabläufen, mehreren Abrechnungsmodellen, skill-basierter Ressourcenplanung und Echtzeit-Controlling, fehlen easybill die entscheidenden Funktionen. Gerade bei wachsenden Agenturen wird der fehlende Gesamt-Überblick über Projekte, Ressourcen und Finanzen schnell zum Problem.
Die Agenturverwaltung vereint alles in einem System: Projektmanagement und Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Controlling, Abrechnung, Personalverwaltung und Automatisierung. Cloud-native, DSGVO-konform in der EU gehostet, mit dem Cherry-Picker-Preismodell skalierbar für Teams von 5 bis 25 Mitarbeitern.
Deine nächsten Schritte:
Ja. Kundendaten, Kontakte und Belege lassen sich per Import übernehmen. Der Onboarding-Support hilft bei der Migration, damit keine Informationen verloren gehen.
Durch das Cherry-Picker-Preismodell zahlst du nur für Module, die du nutzt. Es gibt keine versteckten Onboarding-Gebühren. In vielen Fällen sparst du Geld, weil du Lizenzen für separate Projektmanagement-, Zeiterfassungs- und Buchhaltungstools kündigst.
Ja. Das modulare Preismodell ist genau für diese Größenordnung konzipiert. Du startest mit den Modulen, die du brauchst, und skalierst bei Bedarf.
DATEV-Export für den Steuerberater, Kalender-Integration, E-Mail-Anbindung und weitere Schnittstellen sind verfügbar. Für Onlinehändler können je nach Geschäftsmodell zusätzliche Anbindungen ebenfalls relevant sein. Alternativen wie sevdesk (von über 170.000 Unternehmen genutzt) oder Billbee (ideal für E-Commerce) decken jeweils nur Teilbereiche ab. FastBill richtet sich an kleine Unternehmen und Agenturen, bietet aber kein Projektmanagement. WISO MeinBüro bietet Funktionen über Buchhaltung hinaus, erreicht aber nicht die Tiefe einer spezialisierten Agentursoftware.
Finde heraus, wie Die Agenturverwaltung deinen Agenturalltag einfacher macht – ganz unverbindlich.
Buche dir jetzt einen Kennenlern- Termin mit uns