Digitaler Rechnungseingang: Automatisierst du schon oder lochst du noch?

Ein digitaler Rechnungseingang sollte heute Standard sein – immerhin verschickst du E-Mails und keine Brieftauben. Trotzdem hinkt das Rechnungswesen der Bürokommunikation manchmal etwas hinterher, was die Digitalisierung angeht. In vielen Unternehmen ist es noch gängig, mit Papierrechnungen zu arbeiten.

Klingt etwas altbacken, oder? Ist es auch, wenn du uns und den Gesetzgeber fragst, denn der hat die Zeichen der Zeit erkannt und die E-Rechnungspflicht eingeführt. Falls du also gerade dabei bist, Papierrechnungen zu lochen, leg den Locher beiseite und lies lieber unseren Artikel über die Digitalisierung von Eingangsrechnungen!

Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang?

Digitaler Rechnungseingang bedeutet, dass Rechnungen in elektronischer Form eingehen und nicht als Papierrechnung. Ihre Weiterverarbeitung soll konsequenterweise ebenso digital und ohne Medienbruch funktionieren – und nicht, indem die Buchhaltung ein Rechnungs-PDF ausdruckt. Ein elektronischer Rechnungseingang impliziert also auch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung mit einem Rechnungsprogramm für Dienstleister.

Optimierungspotenziale und Probleme: Manuelle vs. digitale Eingangsrechnungsverarbeitung im Vergleich

Die Papierrechnung ist eine gute alte Bekannte. Die Versuchung kann daher groß sein, auch digitale Rechnungen einfach auszudrucken, anstatt auf eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung zu setzen. Wir sagen: Halt, Stopp! Keine gute Idee. 

Manuelle vs. digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Digital und automatisiert durchstarten: Vorteile und Chancen des digitalen Rechnungseingangs

Den Empfang von Eingangsrechnungen zu digitalisieren, ist definitiv eine gute Idee – sogar ohne Gesetz und Pflicht. Du profitierst so, wenn du die Eingangsrechnungsverarbeitung digital aufstellst:

• Du gewinnst Zeit. Alle lästigen Handarbeiten entfallen – vom Sortieren der Eingangspost bis zur finalen Ablage im Leitzordner.
• Fehler, weil bei einer Überweisung die IBAN mit Zahlendreher abgetippt wurde, gehören der Vergangenheit an. Das erspart dir Rückläufer, Mahnungen und Stress.
• Freiraum statt Stauraum: Deine Aktenschränke atmen auf, wenn sie nicht mehr mit Rechnungsbergen überlastet werden.
• Dank zügiger Bearbeitung hast du stets alle Finanzvorgänge im Blick und weißt, was rausgeht und was reinkommt.
• Eine Papierrechnung kann nur von einer Person zu einem Zeitpunkt bearbeitet werden. Ein digitaler Rechnungseingang ermöglicht den Workflow im Team.
• Dein Buchhaltungsteam kann ortsunabhängig arbeiten – unverzichtbar für eine moderne und flexible Zusammenarbeit.
• Kosten für Stempelkissen und Co. kannst du dir sparen und das Altpapier wird weniger, wenn du keine Briefumschläge mehr wegwirfst.

Wie gelingt dir ein effizienter Workflow für digitale Eingangsrechnungen?

Damit du von all diesen Benefits profitieren kannst, musst du die Prozesse um Eingangsrechnungen ganzheitlich digitalisieren. Dafür brauchst du für die Eingangsrechnungsverarbeitung die richtige Software, die du konsequent nutzt – bitte keine analog-digitalen Parallelstrukturen! Um dem vorzubeugen, solltest du unbedingt dein Team ins Boot holen und alle auf den digitalen Rechnungseingang einschwören.

Elektronischer Rechnungseingang: Mit der richtigen Software Eingangsrechnungen digitalisieren

Zunächst zur Differenzierung: Digitaler Rechnungseingang bedeutet, dass du digitale Rechnungen empfängst und elektronisch weiterverarbeitest. Eingangsrechnungen zu digitalisieren bedeutet, dass du z. B. Papierrechnungen einscannst. 

Damit dir beides leicht von der Hand geht, benötigst du eine Agentursoftware, die deine Anforderungen versteht. Unsere Lösung Die Agenturverwaltung weiß, was du brauchst: Mit KI in der Buchhaltung erkennt sie Eingangsrechnungen sowohl als Mailanhang als auch eingescannt und überträgt alle relevanten Zahlungsdaten. Und das nicht nur intern – über eine DATEV-Schnittstelle fließen die Daten direkt in die Buchhaltung deines Steuerberaters. 

Für deinen optimierten Workflow: Schritt für Schritt zum digitalen Rechnungseingang

Dein digitaler Rechnungseingang ist näher, als du denkst! Mit unseren Schritten kommst du einfach zur zeitgemäßen Eingangsrechnungsverarbeitung:

1. Eine Rechnung geht ein: In der Agenturverwaltung klickst du auf den Reiter „Finanzen“ und erfasst über die Schaltfläche „Neue Eingangsrechnung“ den neuen Beleg. Das gelingt für E-Mail-Anhänge wie für Scans.
2. Die KI erkennt die wesentlichen Rechnungsdaten und überführt sie ins System. Wenn es sich z. B. um Fremdleistungen aus einem Kostenvoranschlag handelt, kann sie das bei Nennung der Projektnummer erkennen und den Beleg verknüpfen.
3. Du machst eine schnelle Sichtkontrolle der Daten. Stimmt alles? Dann lädst du Beleg und Rechnungsdaten für die weitere Bearbeitung durch die Buchhaltung in der Agenturverwaltung hoch.
4. Dein Buchhaltungsteam bezahlt die Rechnung mittels automatisch ausgefülltem Überweisungsträger mit wenigen Klicks. Erledigt! So funktioniert ein moderner Rechnungsworkflow.

Tipps für Profis: Was du für eine effiziente Rechnungsbearbeitung wissen solltest

Eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit Software ist eine feine Sache. Bei aller Begeisterung ist es jedoch wichtig, ein paar wichtige Aspekte im Hinterkopf zu behalten:

• Was elektronisch eingeht, muss auch elektronisch bleiben – so will es das Gesetz. Also bitte nicht E-Rechnungen ausdrucken und abheften, sondern GoBD-konform digital archivieren.
• Was in Papierform kommt, darf eingescannt oder abfotografiert und digital weiterverarbeitet werden. Du darfst also nahezu alle gedruckten Eingangsrechnungen digitalisieren und das Papier vernichten, sofern dein Ablagesystem GoBD-konform ist.
• Kam die Rechnung per E-Mail-Anhang, dann solltest du auch die E-Mail auffindbar archivieren.
• Bei der Ablage musst du auf eine sogenannte Verfahrensdokumentation achten, die den GoBD entspricht.
• Egal ob als Papierrechnung oder digital: Vor der Umsatzsteuer sind alle Rechnungen gleich und müssen stets nach den gleichen steuerrechtlichen Prinzipien behandelt werden.
• Und nochmal: Bitte alle analogen Eingangsrechnungen digitalisieren! Nichts ist nerviger, als Parallelstrukturen pflegen zu müssen.

Darum digitaler Rechnungseingang statt Locher und Aktenordner!

Die Pflicht zur Digitalisierung ruft! Da macht das Gesetz auch vor dem Rechnungswesen nicht Halt. Umso sinnvoller ist es, lieber früher als später auf einen digitalen Rechnungseingang zu setzen und Papierrechnungen konsequent zu digitalisieren. Dann kannst du Locher und Aktenordner mittelfristig ausmustern. 

Wenn du wissen willst, wie viel einfacher und effizienter ein digitaler Rechnungseingang mit der richtigen Software ist, lass dir die Chance auf eine kostenlose Demo der Agenturverwaltung nicht entgehen. Wir freuen uns auf dich!