Keine Frage – um überschaubare Angelegenheiten wie den Wocheneinkauf, die Packliste für den Kurztrip oder dein nächstes DIY-Projekt zu managen, ist die gute alte To-do-Liste genau richtig. Aber: Wenn du Projekte mit steigender Komplexität, mehreren Beteiligten und möglicherweise knappen Deadlines nur über Listen zum Abhaken in den Griff bekommen willst, wird’s brenzlig.
Wenn keine To-do-Listen, was dann? Dank Digitalisierung geht es heute auch anders. Aufgabenmanagement und Teamwork wird mit einer Task-Management-Software erst so richtig effizient und erfolgreich. Wie das klappt und welches Tool du dafür brauchst, liest du in diesem Artikel.
Ein Task-Management-Tool unterstützt dich bei der digitalen Aufgabenverwaltung. Du kannst den Mitgliedern deines Teams individuell Aufgaben zuweisen, diese mit Fristen versehen und den Fortschritt verfolgen. Das klappt, indem du in der Task-Management-Software die zugewiesenen Aufgaben als „in Arbeit“ oder als „erledigt“ kennzeichnest.
Theoretisch könntest du Aufgabenmanagement auch auf einer Magnettafel oder in Excel umsetzen. Aber so richtig zeitgemäß ist das nicht mehr – wer gerade im Homeoffice ist, sieht schließlich die Tafel nicht und von der Excel-Tabelle wird es bald zig verschiedene Speicherstände auf jedem Laptop geben.
Du lässt also eine ganze Reihe von Vorteilen links liegen, die dir Projektverwaltung und Aufgabenmanagement mit einem Task-Management-Tool bieten:
Was du brauchst, wenn du Aufgabenverwaltung mit Software abbilden willst, ist nicht einfach eine digitale To-do-Liste. Du benötigst vielmehr ein Bündel an zentralen Funktionen, die sinnvoll miteinander verzahnt sind. Sprich: ein Multifunktionstool fürs Aufgabenmanagement. Am besten fährst du mit einer Agentursoftware, die weiß, was dein Team und du im Arbeitsalltag brauchen, und die vielseitige Skills hat.
Als Task-Management-Tool bietet dir unsere Lösung Die Agenturverwaltung diese Funktionen, um Aufgabenmanagement zu deinem persönlichen Lieblings-Task zu machen:
Künftige Tasks definierst du in unserer Task-Management-Software exakt und präzise mit Titel, Deadline und Zuweisung an ein Teammitglied. Das geht aus einer Liste oder einer KV-Position und natürlich Freestyle. Du und die verantwortliche Person können auch Notizen und Hinweise beifügen, damit der Arbeitsauftrag zweifellos klar ist. Im Sinne der Projektzeiterfassung kannst du ein geplantes Zeitbudget für die Aufgabe hinterlegen.
Die Wochenansicht der Agenturverwaltung gibt dir die Möglichkeit, die Tasks wie in einem Stundenplan auf deine Teammitglieder zu verteilen. Sie unterstützt dich dabei smart beim Zeitmanagement. Sollte das eingeplante Zeitbudget nicht mit der Arbeitszeit des verantwortlichen Teammitglieds und der Deadline in Einklang zu bringen sein, macht die Agenturverwaltung Meldung, und du kannst umplanen.
Als viel beschäftigtes Team müsst ihr im Zweifel mehr als nur eine Deadline im Blick behalten. Rückt eine davon bedrohlich näher, warnt euch die Agenturverwaltung mit orangen und roten Markierungen, wenn es ganz akut wird. So wird garantiert nichts Wichtiges übersehen.
Du und das Team können in der Agenturverwaltung außerdem ein individuelles Kanban-Board für visuelle Aufgabenverwaltung anlegen. Die Spalten konfiguriert ihr nach euren Wünschen. Und das mit cleveren Verknüpfungen: Bewegt ihr eine Karte z. B. in die Spalte „fertig“, wird auch der zugehörige Vorgang geschlossen. Zudem seid ihr nicht auf Kanban festgelegt: Scrum und weitere Methoden lassen sich ebenfalls abbilden.
Mit den Funktionen, die wir dir oben vorgestellt haben, bist du bei einer Task-Management-Software grundsätzlich auf der sicheren Seite. Unabhängig davon, für welches konkrete Tool du dich entscheidest, solltest du einige Gesichtspunkte berücksichtigen, die deine Lösung auf dem Kasten haben muss. Welche das sind, haben wir für dich zusammengefasst.
Finger weg von Task-Management-Tools, die lange Einarbeitung oder gar Schulungen voraussetzen! Schließlich soll dir eine Task-Management-Software das Leben erleichtern und nicht zum zusätzlichen lästigen To-do werden. Achte daher auf intuitive Nutzbarkeit, denn dann holst du auch dein Team problemlos ab beim Aufgabenmanagement.
Dein Team und eure Tasks lassen sich nicht in starre Schablonen pressen. Achte daher auf einen möglichst hohen Grad an Individualisierbarkeit in der Task-Management-Software, sei es bei Kanban-Boards, anzulegenden Tasks etc. Nur wenn das Task-Management-Tool anpassungsfähig ist, passt es auch zu euch.
Die Task-Management-Software deiner Wahl sollte verbinden, was logischerweise zusammengehört. So zum Beispiel, indem sie Arbeitszeiten deiner Teammitglieder mit den Zeitbudgets der Tasks in Einklang bringt. Wenn auch noch Abwesenheitsmanagement und Urlaubskalender verknüpft sind und automatisch ins Task-Management einbezogen werden, kann so gut wie nichts mehr schiefgehen.
Was du brauchst, ist eine ganzheitliche Lösung, die dich, dein Team und deine Projekte vom Kostenvoranschlag bis zur Abschlussrechnung und Projektauswertung begleitet. Aufgabenverwaltung wird dann zur Erleichterung, wenn sie sinnvoll in eure Arbeitsabläufe integriert wird und sich die wesentlichen Informationen automatisiert zieht, anstatt einzeln gefüttert werden zu müssen.
Tasks wollen abgearbeitet werden, und, tja, das kann dir und deinem Team auch die beste Task-Management-Software nicht abnehmen. Was sie euch allerdings abnehmen kann, sind lästige Zettelwirtschaft, unklare Zuständigkeiten, unfaire Aufgabenverteilung und verschlafene Deadlines. Klingt nach einer echt hilfreichen Lösung, oder?
Damit ihr an der Fülle eurer beruflichen Herausforderungen wachst anstatt zu scheitern, solltest du lieber heute als morgen über die Anschaffung eines cleveren Task-Management-Tools nachdenken. Worüber du dann auch gleich nachdenken solltest, ist eine Nachricht an uns – wir zeigen dir gern, was Die Agenturverwaltung sonst noch alles für euch leisten kann. Starte direkt deine kostenlose Demo!