Wer als Agenturinhaber oder Projektleiter zwischen ProSonata und Die Agenturverwaltung wählt, steht vor einer grundlegenden Weichenstellung: Reicht ein schlankes Einstiegstool für Zeiterfassung und Faktura, oder braucht dein Team eine durchgängige Plattform, die Projektmanagement, Ressourcenplanung, HR, Controlling und E Rechnungen in einem System vereint? Der entscheidende Unterschied liegt nicht in einzelnen Features, sondern darin, ab welcher Teamgröße und Projektkomplexität welche Lösung tatsächlich funktioniert.
Kurzfassung: ProSonata ist eine solide, günstige Agentursoftware für Freelancer und sehr kleine Teams, die vor allem Projekte verwalten, Zeiten erfassen und Rechnungen schreiben wollen. Die Agenturverwaltung ist die modernere, cloud-native All-in-One-Lösung für Agenturen mit 5 bis 25 Mitarbeitern, die neben Projektmanagement Zeiterfassung auch Ressourcenplanung, Personalverwaltung, Echtzeit-Controlling und Automatisierung brauchen. Für wachsende Agenturen ist Die Agenturverwaltung in der Regel die bessere Wahl, weil sie den gesamten Agenturalltag ohne Medienbrüche abbildet.
ProSonata ist eine webbasierte Agentursoftware, die in Deutschland entwickelt und gehostet wird. ProSonata ist seit 2010 auf dem Markt und seit 15 Jahren kontinuierlich optimiert. Die Software ProSonata bezeichnet sich als schlank und leistungsfähig für einfaches Projektmanagement und Faktura.
Der Fokus liegt auf Projektverwaltung, Zeiterfassung und Faktura: Angebote, Rechnungen und Abo-Rechnungen lassen sich direkt erstellen, ProSonata erstellt Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. ProSonata ist auf kleine bis mittlere Agenturen und Freelancer ausgelegt, wobei die typische Zielgruppe Selbstständige und sehr kleine Teams bis drei Benutzer umfasst. Die Einstiegspreise sind niedrig: ProSonata startet bei etwa 8 € pro Monat pro Nutzer.
Erweiterte Funktionen wie Ressourcenplanung, CRM oder Urlaubsverwaltung sind als Zusatzmodule gegen Aufpreis verfügbar. ProSonata bietet eine intuitive Benutzeroberfläche für Agenturen, allerdings zeigt sich bei wachsender Teamgröße, dass die modulare Nachrüstung an Grenzen stößt, insbesondere bei Automatisierung und HR-Tiefe.
Die Agenturverwaltung ist eine cloud-native, KI-gestützte All-in-One-Agentursoftware aus Deutschland, die speziell für Agenturen, Studios und Beratungen mit 5 bis 25 Mitarbeitern konzipiert ist. Die Agenturverwaltung integriert Projektmanagement, Finanzen, HR und CRM in einer Plattform.
Die Kernmodule decken den gesamten Agenturprozess ab: Angebot & Kostenvoranschlag, Projektmanagement & Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Projektkosten & Controlling, Abrechnung & Finanzen inkl. E Rechnungen, Personalverwaltung & HR sowie Automation & Integration.
Statt starrer Komplettpakete setzt Die Agenturverwaltung auf ein transparentes Cherry-Picker-Preismodell: Agenturen zahlen nur für die Module, die sie tatsächlich brauchen, und skalieren bei Bedarf. DSGVO-konformes EU-Hosting ist Standard. Die Agenturverwaltung positioniert sich damit als moderne Antwort auf Legacy-Agentursoftware und isolierte Finanz- oder Task-Tools, die ab einer gewissen Teamgröße nicht mehr mithalten.
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Unterschiede zwischen ProSonata und Die Agenturverwaltung zusammen. So erkennst du auf einen Blick, wo die beiden Lösungen sich grundlegend unterscheiden und welche besser zu deinem Agenturalltag passt.
| Faktor | ProSonata | Die Agenturverwaltung |
|---|---|---|
| Am besten geeignet für | Freelancer, Solo-Selbstständige, Mini-Teams (1–5 Nutzer) | Agenturen mit 5–25 Mitarbeitern, mehreren Projekten und Rollen |
| Preisstruktur | Lizenzpakete ab 8 €/Monat (1 Nutzer), Zusatzmodule je nach Paket | Modulares Cherry-Picker-Modell ab ca. 15 €/User/Monat, Premium ca. 45 €/User |
| Projektmanagement & Ressourcenplanung | Projektmappe, Kanban Boards, Gantt Charts; Ressourcenplanung als Zusatzmodul | Integrierte Ressourcenplanung, Kapazitätsübersichten, Budgetabgleich im Standard |
| Controlling & Reporting | Standard-Reports, Rohertrag/Deckungsbeitrag pro Projekt | Echtzeit-Soll-Ist-Vergleiche, Budgetwarnungen, über 200 KPIs |
| HR & Personalverwaltung | Einfache Urlaubs-/Arbeitszeiterfassung (teils als Modul) | Vollwertige Personalverwaltung: Abwesenheitskalender, Urlaubs-/Zeitkonten verknüpft mit Kapazitäten |
| Automatisierung & KI | KI-Belegerkennung für Eingangsrechnungen, E-Rechnung | KI-gestützte Angebots- und Belegverarbeitung, automatisierte Workflows, DATEV-Export |
ProSonata ist als schlanker Einstieg für sehr kleine Teams solide. Die Agenturverwaltung bietet für strukturierte, wachsende Agenturen deutlich mehr Steuerungsmöglichkeiten und verbindet alle Prozesse in einem durchgängigen System.
Die Teamgröße und Projektkomplexität sind die wichtigste Entscheidungsgrundlage bei der Wahl zwischen diesen beiden Tools. Denn was für ein Zwei-Personen-Team ausreicht, bringt eine 12-köpfige Digitalagentur schnell an operative Grenzen.
ProSonata funktioniert in der Praxis gut für Freelancer und sehr kleine Teams mit überschaubarer Projektanzahl. Beide Systeme bieten verschiedene Ansätze zur Verwaltung von Projekten und Ressourcen. ProSonata ist für Freelancer und kleine Teams bis drei Benutzer geeignet, und auch bis fünf Nutzer bleiben die Basisfunktionen oft ausreichend. Sobald du aber über diese Schwelle hinauswächst, verändert sich alles: Mehr parallele Projekte, unterschiedliche Rollen (Konzept, Design, Entwicklung, Account Management), Fremdleistungen, Abwesenheiten durch Urlaub oder Teilzeit, steigender Margendruck.
Genau für diese Phase ist Die Agenturverwaltung konzipiert. Die Agenturverwaltung ist für Teams mit 5 bis 25 Mitarbeitern entwickelt worden und richtet sich an wachsende Agenturen mit hohem Verwaltungsbedarf. Strukturierte Ressourcenplanung, verknüpfte HR-Daten und ein einheitliches Datenmodell von der ersten Kalkulation bis zur Schlussrechnung machen den Unterschied.
Ein konkretes Beispiel: Eine 12-köpfige Digitalagentur mit Retainer-Kunden, mehreren laufenden Kampagnen (Grafik, Video, Web) und Remote-Mitarbeitern braucht Rollentrennung, verschiedene Stundensätze und eine klare Auslastung aller Teammitglieder. Mit ProSonata müsstest du Zusatzmodule buchen und trotzdem Excel-Workarounds oder externe Tools einsetzen. Bei Die Agenturverwaltung sind all diese Funktionen integrativ vorhanden.
Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil sie explizit auf Agenturen mit 5–25 Mitarbeitern ausgelegt ist und Wachstum ohne Tool-Bruch ermöglicht, während ProSonata vor allem als Einstiegs- und Freelancer-Lösung punktet.
Für Agenturen mit mehreren Mitarbeitern und parallelen Projekten ist die Kombination aus Projektmanagement, Ressourcenplanung und Zeiterfassung geschäftskritisch. Wer hier mit getrennten Tools oder manuellen Listen arbeitet, verliert Produktivität und Marge.
ProSonata bildet Projekte über eine digitale Projektmappe ab. ProSonata bietet Gantt-Charts zur Projektplanung, dazu Kanban Boards und Listenansichten. Die Zeiterfassung erfolgt über einen Projekttimer oder manuelle Eingaben: ProSonata ermöglicht manuelle und automatische Zeiterfassung, und Mitarbeiter können mehrere Projekt Timer gleichzeitig nutzen. Die Ressourcenplanung ist allerdings kein Standardteil, sondern ein Zusatzmodul. Wird es gebucht, lassen sich Aufgaben mit Start-/Zieldaten und geplantem Zeitaufwand hinterlegen, die Auslastung pro Person wird berücksichtigt. Allerdings bleibt die Verknüpfung zwischen Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Kapazitätsplanung oft lückenhaft.
Die Agenturverwaltung löst das anders: Aufgaben lassen sich direkt aus Angeboten generieren, Kapazitäten werden pro Mitarbeiter reserviert und mit dem Projektbudget abgeglichen. Eine zentrale Kapazitätsübersicht zeigt Über- und Unterlast sofort an. Die Projektzeiterfassung fließt nahtlos ins Projektcontrolling und in die Abrechnung, ohne Medienbrüche. Beide Lösungen unterstützen Zeiterfassung und Fakturierung für Agenturen und Dienstleister, aber der Unterschied liegt in der Tiefe der Integration.
Stell dir eine Kampagne mit Fixbudget vor: Vier Rollen (Konzept, Design, Entwicklung, Account Management), unterschiedliche Stundensätze, enge Deadline. In Die Agenturverwaltung siehst du in Echtzeit, welche Rolle wie viel Budget verbraucht hat und wo noch Luft ist. In ProSonata musst du dafür mehrere Module kombinieren und trotzdem oft manuell abgleichen.
Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil Projektmanagement, Ressourcenplanung und Zeiterfassung in einem Flow zusammenlaufen und Über- bzw. Unterlast direkt sichtbar werden. ProSonata ist hier solide, aber weniger tief integriert und eher auf klassische Projektlisten ausgerichtet.
Seit 2025 ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland Realität. Gleichzeitig entscheidet Margentransparenz darüber, ob deine Agentur profitabel arbeitet oder nur beschäftigt wirkt.
ProSonata deckt die Basics solide ab: Faktura umfasst Angebote, Rechnungen und Abo-Rechnungen. ProSonata erstellt Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format. Ein integriertes Mahnwesen sorgt dafür, dass offene Posten nicht vergessen werden. Rechnungen können an das Corporate Design angepasst werden, und Faktura-Dokumente können per E-Mail versendet werden. Dazu kommen FiBu Export, Deckungsbeitrags- und Rohertragsberechnungen sowie Kostenerfassung für Fremdleistungen. Für kleine Teams mit einfachen Anforderungen reicht das oft aus.
Die Agenturverwaltung geht deutlich weiter: Rechnungen lassen sich direkt aus erfassten Projektzeiten und Angeboten erzeugen, verschiedene Abrechnungsmodelle (Retainer, Akonto, Time & Material, Pauschalen) sind integriert. Die Agenturverwaltung bietet automatisierte E-Rechnungen und KI-gestützte Belegerfassung. Ein Offene-Posten-Management mit Zahlungserinnerungen, SEPA-Sammelüberweisungen für Lieferanten und Liquiditätsauswertungen liefern den finanziellen Durchblick, den Inhaber brauchen. Die Agenturverwaltung verfügt über umfangreiche Controlling-Möglichkeiten mit über 200 KPIs, die von der einzelnen Aufgabe bis zur unternehmensweiten Profitabilität reichen. Der strukturierte DATEV-Export macht die Übergabe an den Steuerberater einfach und steuerberaterfreundlich.
Konkreter Nutzen: schnellere Abrechnung, weniger gebundene Liquidität, keine manuellen Excel-Listen mehr für den Monatsabschluss.
Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil sie Finanzprozesse von der Projektkalkulation bis zum DATEV-Export durchgängig denkt. ProSonata deckt die Basics ab, braucht in vielen Agenturen aber ergänzende Finanz- und Controlling-Tools.
Ab ungefähr fünf Mitarbeitern sind HR-Funktionen nicht mehr optional. Wer Teilzeit, Elternzeit, Remote-Arbeit und verschiedene Arbeitszeitmodelle manuell verwaltet, riskiert Überbuchungen und unrealistische Deadlines.
ProSonata bietet eine integrierte Urlaubsverwaltung und Faktura-Tools. Urlaubs- und Krankheitszeiten können einfach erfasst werden, und die integrierte Urlaubsverwaltung im Zeiterfassungstool deckt grundlegende Anforderungen ab. Tiefere HR-Funktionen wie ein umfassender Abwesenheitskalender, Vertretungslogik, individuelle Arbeitszeitmodelle oder die Verknüpfung von Personalverwaltung mit Kapazitäten sind allerdings limitiert oder nur rudimentär über Erweiterungen möglich.
Die Agenturverwaltung bietet umfassende HR-Funktionen wie Abwesenheitsmanagement an. Der Abwesenheitskalender zeigt, wer im Home-Office, krank, in Elternzeit oder auf einer Messe ist. Eigene Abwesenheitstypen lassen sich erstellen. Urlaubs- und Gleitzeitkonten sind direkt mit der Kapazitätsplanung verknüpft, eine Vertretungslogik stellt sicher, dass niemand ohne Backup in den Urlaub geht. Ein Home-Office-Assistent auf dem Dashboard zeigt, welche Teammitglieder heute mobil arbeiten.
Konkretes Beispiel: Montagmorgen in einer 10-köpfigen Agentur. Zwei Mitarbeiter in Teilzeit, eine Kollegin in Elternzeit, ein Remote-Teammitglied. In Die Agenturverwaltung siehst du auf einen Blick, wer verfügbar ist, und kannst die Woche realistisch planen. In ProSonata müsstest du diese Daten aus verschiedenen Modulen zusammensuchen oder auf externe Listen zurückgreifen.
Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil Personalverwaltung und Kapazitätsplanung in einem System stattfinden. ProSonata bietet Basiselemente, ersetzt aber kein echtes HR- und Kapazitätsmodul.
2026 sind Cloud-Nativität, Automatisierung und eine moderne Oberfläche keine Kür mehr, sondern entscheidende Unterscheidungsmerkmale bei der Wahl einer Agentursoftware.
ProSonata arbeitet webbasiert mit responsivem Interface. ProSonata ist vollständig DSGVO-konform und in Deutschland gehostet. Datenübertragungen sind durchgängig mit AES-256 verschlüsselt, und die Software nutzt keine Dienste von Firmen aus Drittländern. Das sind starke Datenschutz-Argumente. Bei der Automatisierung bleibt ProSonata allerdings beim klassischen Web-Tool-Ansatz: KI-Belegerkennung für Eingangsrechnungen, Standard-Benachrichtigungen und eine REST-API für Schnittstellen. Die Integrationen beider Plattformen unterstützen nahtlose Verknüpfungen mit Tools wie DATEV und Slack, wobei ProSonata hier eher auf Basisintegrationen setzt.
Die Agenturverwaltung bietet tiefgreifende Automatisierungsfunktionen zur Vereinfachung administrativer Abläufe. Automation & Integration ist ein eigenes Modul: automatisierte Workflows, Erinnerungssysteme, Rechnung-Abonnements, KI-gestützte Textvorschläge in Angeboten, intelligente Belegerfassung. Schnittstellen zu DATEV, Kalendern, E-Mail und weiteren Tools sorgen dafür, dass manuelle Klickarbeit auf ein Minimum sinkt. Sowohl ProSonata als auch Die Agenturverwaltung bieten eine modulare Erweiterbarkeit für spezifische Bedürfnisse an, aber der Grad der nativen Automatisierung unterscheidet sich deutlich.
Ein typischer Workflow in Die Agenturverwaltung: Angebot erstellen, Projekt starten mit Aufgaben direkt aus dem Angebot, Zeiten erfassen, automatische Budgetwarnung erhalten, Rechnung aus erfassten Zeiten erzeugen, DATEV-Export für den Steuerberater mit einem Klick. Kein Copy-Paste, keine Excel-Brücke.
Gewinner: Die Agenturverwaltung – weil sie moderne Automatisierung und Integrationsfähigkeit in den Mittelpunkt stellt und so manuelle Arbeit reduziert. ProSonata bleibt in vielen Bereichen beim klassischen Web-Tool-Ansatz.
Es gibt nicht die eine Lösung für alle. Entscheidend sind deine Teamgröße, die Projektkomplexität und die Frage, wohin sich deine Agentur in den nächsten Jahren entwickeln soll.
ProSonata kann für den Start sinnvoll sein, wenn du primär Projektzeiten und Rechnungen digitalisieren willst.
Die Agenturverwaltung ersetzt als All-in-One-System das Tool-Chaos und die Excel-Workarounds, die in vielen Agenturen den Alltag prägen. Der konkrete Mehrwert: Zeitersparnis, bessere Marge, weniger Stress vor dem Monatsabschluss und dem Jahresgespräch mit dem Steuerberater.
Wenn du eine nachhaltige, skalierbare Lösung für die nächsten 5–10 Jahre suchst, ist Die Agenturverwaltung die logische Wahl.
Viele Agenturen steigen von ProSonata oder ähnlichen Legacy-Tools auf Die Agenturverwaltung um, wenn die bisherige Cloud Software nicht mehr mit dem Wachstum mithält. Der Umstieg ist weniger aufwendig, als viele befürchten.
Die Agenturverwaltung bietet einen kostenlosen Demo-Zugang und Onboarding-Service, damit der Wechsel ohne größere Unterbrechungen funktioniert.
ProSonata ist ein solider Einstieg für Freelancer und sehr kleine Teams, die vor allem Zeiterfassung und Faktura digitalisieren wollen. Die Agenturverwaltung ist die moderne, skalierbare All-in-One-Lösung für Agenturen mit 5–25 Mitarbeitern, die Skalierung, Projekt- und Ressourcenplanung, HR, Controlling, Automatisierung und E Rechnungen in einem durchgängigen System brauchen.
Die wichtigsten Differenz-Punkte: Die Agenturverwaltung bietet integrierte Ressourcenplanung statt nachgerüsteter Module, tiefes Projektcontrolling mit über 200 KPIs statt Standard-Reports, vollwertige Personalverwaltung statt einfacher Urlaubsanträge, und moderne Automatisierung statt klassischer Web-Tool-Logik. Die meisten wachsenden Agenturen profitieren auf Dauer von einem System wie Die Agenturverwaltung deutlich mehr als von einem reinen Einstiegs-Tool.
Dein nächster Schritt: Schau dir Die Agenturverwaltung in einer kostenlosen Live-Demo an und erlebe selbst, wie Angebote, Projekte, Zeiten, Controlling und Finanzen in einem System zusammenspielen. Starte deine Testphase und vergleiche den Unterschied direkt im Agenturalltag.
Hier klären wir die typischen Fragen, die beim Vergleich und beim Umstieg zwischen ProSonata und Die Agenturverwaltung auftauchen.
Die Schwelle liegt typischerweise zwischen 5 und 10 Mitarbeitern. Ab dieser Größe steigen die Anforderungen an Ressourcenplanung, HR-Integration, E Rechnungen und Controlling so stark, dass ein reines Einstiegstool nicht mehr ausreicht. Spätestens bei 15 Mitarbeitern ist der Wechsel praktisch zwingend, wenn du Profitabilität und Überblick behalten willst.
Ja, ein paralleler Test ist empfehlenswert. Die Agenturverwaltung bietet einen kostenlosen Demo-Zugang, sodass du beide Systeme nebeneinander vergleichen kannst. Besonders gut lassen sich in der Testphase Projektzeiten, Reports, Rechnungen und Budgetübersichten gegenüberstellen, um den Unterschied im Alltag zu spüren.
ProSonata startet bei 8 €/Monat für einen Nutzer und bietet Pakete bis 80 €/Monat für 20 Nutzer. Viele Funktionen erfordern aber Zusatzmodule, die den Preis erhöhen. Die Agenturverwaltung beginnt bei ca. 15 €/User/Monat (Basic) und reicht bis ca. 45 €/User/Monat (Premium). Der Einstiegspreis pro Nutzer ist höher, dafür sind viele Funktionen integriert, die Agenturen sonst über mehrere Tools und Pakete abbilden müssten. Aktuelle Details findest du auf der Preisseite von Die Agenturverwaltung.
Ja. DSGVO-konformes EU-Hosting ist Standard bei Die Agenturverwaltung, inklusive täglicher Backups und AV-Verträgen. Für Agenturen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten oder öffentliche Aufträge betreuen, ist das ein wichtiger Faktor. Auch ProSonata ist vollständig DSGVO-konform und wird in Deutschland gehostet. Die Software nutzt keine Dienste von Firmen aus Drittländern.
Der DATEV-Export von Die Agenturverwaltung vereinfacht die Übergabe erheblich. In der Praxis heißt das: Standard-DATEV-Export nutzen, Kontenrahmen einmalig mit dem Steuerberater abstimmen, Belege und Rechnungen strukturiert übergeben. Die meisten Steuerberater im DACH-Raum kennen diesen Workflow und schätzen die saubere Daten-Übergabe.
ProSonata bietet einige Nischenfeatures wie die PDF Ausgabe von Faktura Dokumenten in bestimmten Layouts oder den Einsatz als FTP Client für spezifische Workflows. Auch die sehr niedrigen Einstiegskosten und die Eignung für Einzelnutzer sind ein klarer Vorteil von ProSonata. Die Agenturverwaltung legt den Fokus stattdessen konsequent auf integrierte Agenturprozesse, Automatisierung und Skalierbarkeit für Teams. Wer als Freelancer nur Basisfunktionen braucht, ist mit ProSonata gut bedient. Wer als Agentur mit mehreren Mitarbeitern Alternativen zu fragmentierten Tool-Landschaften sucht, findet in Die Agenturverwaltung die umfassendere Lösung.
Finde heraus, wie Die Agenturverwaltung deinen Agenturalltag einfacher macht – ganz unverbindlich.
Buche dir jetzt einen Kennenlern- Termin mit uns