Podcast Episode 15: Viertagewoche in der Agentur: Produktivitätsbooster oder Organisationsfalle?

In einer aktuellen Podcast-Folge spricht Edin, Geschäftsführer von iGrow, über die Einführung der Viertagewoche in seiner Agentur. Was nach New-Work-Romantik klingt, ist in der Praxis vor allem eines: eine Frage von Struktur, Prozessen und Tool-Setup.

Die zentrale Frage lautet nicht: Ob eine Viertagewoche funktioniert.
Sondern: Ist dein Unternehmen organisatorisch überhaupt dafür gebaut?

„Es ist ein schleichender Prozess.“ – Edin, Geschäftsführer von iGrow

„Es ist ein schleichender Prozess. Wenn ein neues Teammitglied kommt, sprichst du über Erwartungshaltungen. Und dann fragst du einfach: Bist du jemand, der gerne fünf Tage in der Woche arbeitet?“
– Edin

Bei iGrow ist die Viertagewoche kein dogmatisches Modell. Sie entsteht im Hiring-Prozess. Individuell. Situativ. Strategisch.

Viele jüngere Mitarbeitende studieren nebenbei oder absolvieren einen Master. Andere wünschen sich einen fixen freien Tag. Das Unternehmen reagiert darauf flexibel – aber nicht planlos.

Denn klar ist auch:

„Du brauchst Planungssicherheit als Unternehmer. Die Kunden sind von Montag bis Freitag da.“
– Edin

Und genau hier beginnt die eigentliche Herausforderung.

Welche Modelle der Viertagewoche gibt es für Agenturen?

1. 32-Stunden-Modell (echte Arbeitszeitverkürzung)

Vier Tage arbeiten. 32 Stunden statt 40. Freitag bleibt geschlossen.

Klingt attraktiv. Ist aber im Agenturumfeld selten praktikabel.
Warum? Service-Level-Agreements. Kundenreaktionszeiten. Kampagnen, die laufen.

Vollständige Agentur-Schließung am Freitag ist eher die Ausnahme.

2. 4×10 Stunden Modell

Vier Tage à 10 Stunden. Arbeitszeit bleibt bei 40 Stunden.

Vorteil: Ein fixer freier Tag.
Nachteil: Lange Tage. Mit gesetzlicher Pause bist du faktisch von 9 bis 19 oder 20 Uhr im Unternehmen.

Für Social-Media-Teams oder performancegetriebene Units kann das funktionieren.
Aber nur, wenn Vertretungsregeln sauber definiert sind.

Die eigentliche Herausforderung: Prozesse, nicht Arbeitszeit

„Du kannst das Geschäft um freie Tage herum organisieren. Aber du brauchst klare Regelungen, wer wen vertritt.“
– Achim

Das Problem entsteht nicht durch den freien Tag.
Das Problem entsteht durch fehlende Transparenz.

Typische Risiken:

• Aufgaben liegen bei abwesenden Personen
• Berechtigungen verhindern Zugriff auf Dokumente
• E-Mail-Pingpong ohne klare Zuständigkeit
• Excel-Listen statt zentralem System

Und genau hier trennt sich saubere Agenturführung von Chaos.

Wie iGrow das Thema strukturell löst

1. Zentrale Wissensdatenbank

„Du brauchst ein zentrales Tool. Dort baust du deine SOPs.“
– Edin

Standard Operating Procedures sind kein Nice-to-have.
Sie sind Pflicht, wenn du mit flexiblen Arbeitsmodellen arbeitest.

Dokumentiert wird:

• Was passiert bei einer Kundenanfrage?
• Wo liegen Zugänge?
• Wie läuft Rechnungsstellung?
• Welche SEO-Tools werden genutzt?
• Welche Schritte gelten bei Content-Freigaben?

Das Ziel:

„Es ist so geschrieben, dass sich jeder auskennt, der selbst noch nichts damit zu tun gehabt hat.“
– Edin

2. Content- und Projekttransparenz

Statusdefinitionen sind klar:

• In der Pipeline
• Wartet auf Freigabe
• Beim Kunden
• Freigegeben
• Veröffentlicht

„Wir wissen ganz genau, was wo offen ist. Und ich kann das von überall kontrollieren.“
– Edin

Jeder ist verpflichtet, Status-Updates selbstständig einzutragen.
Keine Updates? Problem.

3. Proaktive Kundenkommunikation

Wenn eine Woche atypisch läuft, wird vorproduziert.

„Wir schicken zwei Artikel voraus anstatt einen in der Woche.“
– Edin

Der Kunde merkt nichts von internen Abwesenheiten.
Und genau das ist das Ziel.

Der häufigste Fehler bei Einführung der Viertagewoche

Viele Agenturen diskutieren Arbeitszeitmodelle.
Aber sie prüfen nicht ihren Tool-Stack.

Das erinnert an die Homeoffice-Welle während Corona.

Damals wurde klar:
Nicht jedes System kann Remote-Arbeit sauber abbilden.

Dasselbe gilt hier.

Du brauchst:

• Vertretungsregeln in deinem Projekttool
• Rollen- und Rechteverwaltung
• Transparente Kapazitätsplanung
• Klare Zuständigkeiten
• Dokumentierte Prozesse

Ohne das wird die Viertagewoche zur operativen Dauerbaustelle.

Fazit: Viertagewoche ist kein Benefit. Sie ist ein Organisations-Test.

Wenn deine Prozesse sauber sind, funktioniert sie.
Wenn nicht, deckt sie strukturelle Schwächen brutal auf.

Oder anders formuliert:

„Schreib’s einmal auf. Und dann verweist du immer wieder drauf. Dann gibt es kein ‘Ich hab’s nicht gewusst’.“
– Edin

FAQ zur Viertagewoche in Agenturen

Funktioniert die Viertagewoche in einer Marketingagentur überhaupt?

Ja. Aber nur mit klarer Vertretungsstruktur und einem zentralen System für Aufgaben, Dokumente und SOPs.

Sollte die ganze Agentur freitags geschlossen sein?

In den meisten Fällen nein. Kunden erwarten werktägliche Erreichbarkeit. Besser sind individuelle freie Tage mit geregelter Vertretung.

Ist 4×10 Stunden sinnvoll?

Kann funktionieren. Vor allem in reaktionsgetriebenen Bereichen wie Social Media oder Performance Marketing. Lange Tage müssen jedoch arbeitsrechtlich und organisatorisch sauber geplant sein.

Welche Tools brauche ich zwingend?

• Projektmanagement-System mit Kapazitätsplanung
• Rollen- und Berechtigungsverwaltung
• Zentrale Wissensdatenbank (SOPs)
• Transparenter Content- oder Aufgabenstatus

Was ist der größte Risikofaktor?