Agenturen wissen, dass Zeit Geld ist.
Und trotzdem scheitern viele genau an dieser simplen Gleichung.
Auch bei textbest war das lange Zeit Realität. Die Berliner Content-Agentur arbeitete mit Kanban-Boards, Excel-Tabellen und viel Erfahrung. Das Geschäft lief. Die Kunden auch. Doch mit wachsendem Team wurde klar, dass Übersicht kein Bauchgefühl sein darf.
Zeit wurde erfasst, aber nicht gesteuert
Die Herausforderung lag nicht in fehlender Disziplin, sondern in fehlender Verbindung. Zeit, Projekte und Budgets existierten nebeneinander, aber nicht miteinander.
Kathi, Prokuristin textbest:
„Ein ausschlaggebender Punkt war die Zeiterfassung, die wir nicht mehr auf Zetteln machen wollten. Und das Projektcontrolling darzustellen. Also wie laufen die Projekte eigentlich?“
Zeiten wurden notiert. Projekte liefen. Abgerechnet wurde. Doch Antworten auf zentrale Fragen blieben aufwendig oder unscharf.
Excel konnte das nur mit manueller Pflege leisten. Und genau das wurde zum Risiko.
Excel ist flexibel. Aber nicht verlässlich, wenn mehrere Projekte, mehrere Personen und laufende Abrechnung zusammenkommen.
Achim Kölner:
„Viele sagen, Zeiterfassung haben wir doch schon. Irgendwo. Aber dann liegt das Budget hier, die Abrechnung dort und die Aufgaben ganz woanders.“
Das Problem war nicht die Zeiterfassung an sich, sondern die fehlende Verknüpfung. Daten mussten mehrfach gepflegt werden. Fehler blieben unbemerkt. Steuerung war rückblickend, nicht vorausschauend.
Projektcontrolling als Anker
Die Entscheidung für eine Agenturverwaltung fiel nicht aus Wachstumsdrang, sondern aus dem Wunsch nach Kontrolle. Kontrolle im positiven Sinn.
Kathi:
„Das Projektcontrolling ist unser Anker. Daran halten wir uns fest, wenn wir über unseren Output sprechen.“
Mit der Agenturverwaltung wurden Zeit, Projekte und Budgets erstmals in einem System zusammengeführt. Nicht als Controlling-Tool für die Geschäftsführung, sondern als gemeinsame Grundlage.
Ein heikler Punkt in vielen Agenturen ist die Akzeptanz im Team. Bei textbest wurde bewusst auf Vertrauen gesetzt.
Kathi:
„Wir arbeiten mit Vertrauensarbeitszeit. Wir rennen niemandem hinterher. Aber wenn Zahlen nicht plausibel sind, schauen wir gemeinsam drauf.“
Zeiterfassung dient nicht der Kontrolle einzelner Personen, sondern der Plausibilisierung von Projekten. Auffälligkeiten werden im Team geklärt, nicht sanktioniert.
Achim:
„Es geht nicht darum, die letzte Minute rauszuquetschen. Sondern zu erkennen, ob man Leistungen dauerhaft unter Preis anbietet.“
Ein zentraler Unterschied zur früheren Arbeitsweise ist die Transparenz. Mitarbeitende sehen Projektstände, Budgets und Zeitverbräuche.
Kathi:
„Man kann fast anfassen, warum es wichtig ist, Zeiten einzutragen. Und was passiert, wenn man es nicht tut.“
Diese Transparenz schafft Verantwortung, kann aber auch Druck erzeugen. Genau deshalb wird sie aktiv begleitet.
Kathi:
„Gerade bei neuen Mitarbeitenden fragen wir, wie es ihnen damit geht. Ob es Einarbeitung ist oder fehlende Informationen.“
Vom Erfassen zum Steuern
Der entscheidende Mehrwert entstand dort, wo Daten zusammenliefen. Zeiterfassung ist kein Selbstzweck. Erst im Zusammenspiel mit Projekten, Budgets und Abrechnung entsteht Steuerbarkeit.
Achim:
„Wenn man Daten schon einträgt, kann man sie auch gegenüberstellen. Aufgaben, Umsetzung und Abrechnung hängen enger zusammen, als viele denken.“
Die Agenturverwaltung wurde so zum zentralen System für Entscheidungen. Nicht alles wird darüber abgebildet, bewusst nicht. Aber das, was wirtschaftlich relevant ist.
Agentursteuerung beginnt nicht bei Software, sondern bei Klarheit
Textbest hat nicht wegen Wachstum, sondern wegen Komplexität umgestellt. Die Agenturverwaltung löste kein Einzelproblem, sondern verband bestehende Prozesse.
Zeit wurde sichtbar. Projekte vergleichbar. Budgets steuerbar.
Oder anders gesagt:
Nicht die Software hat Ordnung geschaffen, sondern die Entscheidung, Agenturführung datenbasiert zu denken.
Was war das konkrete Problem bei textbest vor der Agenturverwaltung?
Zeiten, Projekte und Budgets waren nicht miteinander verknüpft. Steuerung war aufwendig und rückblickend.
Warum reicht Excel für Agenturen oft nicht aus?
Weil Daten mehrfach gepflegt werden müssen und keine Echtzeit-Verknüpfung zwischen Aufwand, Budget und Abrechnung besteht.
Wie wurde Zeiterfassung im Team akzeptiert?
Durch Vertrauensarbeitszeit, Transparenz und regelmäßige Einordnung der Zahlen im Team.
Welche Rolle spielt Projektcontrolling?
Es dient als Entscheidungsgrundlage für Wirtschaftlichkeit, Prozessverbesserung und realistische Kalkulation.
Ist Agenturverwaltung nur für große Agenturen sinnvoll?
Nein. Gerade kleinere Teams profitieren früh von Klarheit und Struktur, bevor Komplexität zum Problem wird.