Agenturgründer stehen heute vor einer goldenen Chance – aber auch vor einem entscheidenden Risiko: Wer beim Aufbau seines digitalen Setups spart oder unüberlegt handelt, bremst sich selbst aus, noch bevor der erste Kunde kommt.
Was früher Server, Telefonanlage und Excel waren, sind heute CRM, Agentursoftware, Projektmanagement-Tools und smarte Schnittstellen.
Doch was brauchst du wirklich? Was hilft dir zeit- und kosteneffizient zu skalieren, statt später alles umständlich zu ersetzen?
Edin C. ist Gründer der Agentur iGrow in Wien – spezialisiert auf Online Marketing, SEO & Google Ads. Er weiß:
„Wenn du nicht vom ersten Tag an strukturiert arbeitest, zahlst du später mit Frust, Zeitverlust und Umsatzlecks.“
Hier ist unser erprobter Fahrplan.
Beide Lösungen bieten:
Tipp: Entscheide dich früh für ein System – das beeinflusst viele Folge-Tools (z. B. bei CRM oder Automatisierung).
Ein gutes CRM ist kein Luxus, sondern Voraussetzung für:
„Bevor du eine GmbH gründest – klär, welches CRM du nutzt.“ – Edin
Alternativen: Pipedrive, Zoho CRM, Close.io
Empfohlen für Startups: HubSpot Free/Starter – später erweiterbar.
Die meisten Gründer unterschätzen ihre Website.
Dein Ziel: Möglichst wenig Hürden bis zum Termin.
Frage dich: Wie schnell kann ein Besucher einen Termin mit dir buchen – ohne E-Mail-Pingpong?
Tools wie Asana oder Trello helfen, Aufgaben zu strukturieren, Deadlines zu tracken und den Überblick zu behalten.
Aber Achtung: Viele Gründer nutzen zu viele Tools nebeneinander – ohne Integration.
Besser: Ein zentrales System, das mit CRM, Kalender und Zeiterfassung kommuniziert.
In Deutschland & Österreich ist Zeiterfassung gesetzlich verpflichtend – und wirtschaftlich sinnvoll:
Tools wie Toggl, Clockodo oder integrierte Agentursoftware-Lösungen sparen hier doppelt Zeit.
Je mehr Einzeltools, desto mehr Chaos:
Schnittstellenprobleme, doppelte Datenpflege, hohe Lizenzkosten.
Die Alternative: Eine Agentursoftware, die u. a. enthält:
Vorteil: Weniger Tools, mehr Fokus, niedrigere Kosten.
Gerade beim Wachstum musst du skalierbar Mitarbeiter onboarden. Tools wie:
lassen sich mit Agentursoftware koppeln und schaffen saubere Prozesse bei Lohnbuchhaltung, Abwesenheitsmanagement & Recruiting.
„Tool X kostet 15 €/Monat, Tool Y nochmal 20 €. Das läppert sich.“
Aber was ist mit den versteckten Kosten?
Ein gutes Tool kostet nicht – es spart.
Edin bringt’s auf den Punkt:
„Ich zahle 1.000 € im Monat für mein Tool-Setup – mit Vergnügen. Weil es mir und meinen Kunden messbare Ergebnisse bringt.“
Wer beim Tooling spart, spart an der falschen Stelle.
Deine Infrastruktur entscheidet, wie skalierbar, professionell und effizient du arbeitest.
Willst du dein Tool-Setup professionell prüfen lassen?
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