Agentursoftware

Warum Die Agenturverwaltung?

Es gibt viele Gründe eine Agentursoftware zu verwenden und damit einen wichtigen Grundstein auf dem Weg in die Digitalisierung zu legen.

Klar, mit der Agenturverwaltung kann man Zeiten und Fremdleistungen erfassen, Kostenvoranschläge kalkulieren und Rechnungen erstellen. Wir haben uns aber tiefergehender mit dem ganzen Prozess befasst.

Unser Ziel ist es, manuelle Eingaben durch die Benutzer nach Möglichkeit zu eliminieren oder auf ein Minimum zu reduzieren.

Im Folgenden haben wir ein paar der Besonderheiten, die Die Agenturverwaltung ausmachen, zusammengefasst:

Drei Arten der Zeiterfassung

Die Agenturverwaltung bietet drei Arten der Zeiterfassung, um für jede Art von Projekt eine einfache und schnelle Möglichkeit zum Erfassen von Arbeitszeiten anbieten zu können.

  • Liste
  • Timer
  • Wochenansicht

Fremdleistungsmanagement der nächsten Generation

Die Organisation von Fremdleistungen kann schnell unübersichtlich werden, wenn Eingangsbelege nicht korrekt verknüpft und gemäß eines standardisierten Prozesses abgewickelt werden. Die Agenturverwaltung hilft genau dort durch:

  • Fehlerfreie Verbuchung von Eingangsrechnungen auf Projekte
  • Digitale Belegerfassung
  • Verknüpfungen der Eingangsrechnung mit KV, Projekt und später der Ausgangsrechnung bildet den gesamten Lifecycle der Fremdleistung transparent ab.
  • Erfassung eingekaufter Nutzungsrechte

Rasante KV-Erstellung

Die Erstellung von Kostenvoranschlägen stellt in vielen Agenturen einen signifikanten Anteil im Bereich der nicht-fakturierbaren Leistungen dar. Mit der Agenturverwaltung beschleunigen wir den Erstellungsprozess und erleichtern die Übernahme von KVA-Positionen in Projekte.

  • Vorlagen verwenden
  • Import von Teilen aus anderen Dokumenten
  • Positionen aus ausgehandelten Preislisten verwenden
  • Tages-, Stundensätze oder Pauschalen kalkulieren
  • Duplizieren von Positionen und Dokumenten
  • Vordefinierte Textbausteine mit Variablen
  • Vordefinierte Werte zB. PO-Nummers am Kunden definieren

Abrechnung mit einem Klick

Viele Arbeitserleichterungen in den Agenturverwaltung entstehen durch schlaues Verknüpfen von Dokumenten und Ansichten. So auch bei der Abrechnung, welche eine Abrechnung direkt aus dem KVA oder aus der Übersicht von geleisteten Stunden ermöglicht und damit Zeit spart und Fehler bei der Datenübernahme vermeidet.

  • Monatlich Retainer Abrechnungen mit Vorlagen
  • Fixpreis-Projekte mit einem Klick abrechnen
  • Angefallene Agentur- und Fremdleistungen eines Zeitraum mit einem Klick abrechnen
  • Ausführliche Kostenvoranschläge in kompakte Rechnungen überführen

Volle Kontrolle über Projekt KPIs

Agentur- und Projekt-Controlling ermöglicht es, proaktiv eingreifen zu können, wenn es notwendig ist ruhig zu schlafen, wenn alle Projekte “auf grün stehen”.

  • Überlieferungen im laufenden Projekt früh erkennen
  • Kampagnen mit vielen Projekten auswerten
  • Kundengruppen, Branchen oder Teams auswerten
  • Feingranulare Berechtigungen im Team
  • Projektbudgets automatisch aus Kostenvoranschlägen oder frei definieren

Agentur KPIs im Blick

  • Wertvolle Agentur-Kennzahlen zur Auslastungs- und Liquiditätsplanung
  • Forecast der kommenden 12 Monate
  • Überblick: Hat das Team alle Zeiten erfasst?