Agentur-Know-How Agentursoftware Rechnungsstellung

Sollten Funktionen oder Gewerke im Kostenvoranschlag ausgewiesen werden?

Wenn wir einen Kostenvoranschlag kalkulieren, haben wir die Wahl zwischen zwei Methoden. Wir können einerseits Produkte (Pauschal-Preise) kalkulieren oder andererseits Leistungen nach Gewerken (Funktionen) aufschlüsseln.

Beispiel für produktbasierte Kalkulation:

"Logo-Touchup" 1.200 EUR

Beispiel funktionsbasierte Kalkulation:

"Logo-Touchup"
12 Stunden Grafik Design zu 50,- EUR
6 Stunden Art Direction zu 100,- EUR
= 1.200 EUR

Vor- und Nachteile der beiden Methoden

Die funktionsgebundene Kalkulation ist sowohl für die Agentur als auch für den Kunden transparenter. Für die Agentur ergeben sich vor allem Vorteile beim Projekt-Controlling: Wir können erfasste Zeiten mit dem kalkulierten Wert vergleichen und die Effizenz des Projekts so bewerten und ggf. bereits früh im Projektverlauf erkennen, ob nachverhandelt werden sollte.

Der Nachteil besteht darin, dass dem Kunden so 100%ig offengelegt wird, wieviel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Das kann unter Umständen zu ungewünschten Diskussionen mit dem Kunden führen.

Hat man mehrere Positionen in dieser Form aufgeführt, kann es sein, dass der Kunde bei der zeitlichen Gewichtung der einzelnen Positionen mitreden möchte, was in der Praxis zu einer schlechteren Qualität beim Ergebnis und zu Unmut auf Kundenseite führen kann.

Mit den ausgeklügelten Druckversionsoptionen der Agenturverwaltung können wir zu diesem Zweck Details in der Druckversion von Kostenvoranschlägen und Rechnungen ausblenden.
Bei der Kalkulation können wir also für uns dokumentieren, wieviele Stunden Grafik-Design und Beratung wir einplanen. Wir geben diese Zahlen allerdings nicht an den Kunden weiter; sie dienen nur unseren internen Zwecken und helfen uns, das Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen.

Aus einer detaillierten, mehrseitigen Rechnung wird so ein kompaktes Dokument und wir geben unserem Kunden nur so viel Transparenz wie benötigt.

Links sind zwei Positionsblöcke mit diversen Funktionen aufgeführt, rechts das gleiche Dokument mit kollabierter Positionsliste.

Das sichert der Agentur die notwendige Flexibilität, um das bestmögliche Ergebnis zu erzielen und dabei kosteneffizient zu arbeiten.