Rechnungsstellung Kunden Onboarden Agentur-Know-How

So lässt man sich Projekte sicher und zeitnah bezahlen

Die richtige Strategie im Umgang mit Kunden und deren Zahlungszielen kann für eine Agentur überlebenswichtig sein.

Vielleicht ist das auch in eurem Alltag nicht ganz ungewöhnlich: Ein Kunde beauftragt euch mit einem Projekt, der Kostenvoranschlag wird freigegeben und dann verzögert sich gleich zu Beginn der Projektstart um 6 Wochen. Wenn es dann losgeht, wird noch einmal der Umfang des Projekts erweitert. Schön und und gut. Durch fortlaufende Verzögerungen ziehen weitere 4 Monate ins Land, bis man endlich zu einer Rechnungsstellung kommt. In dem Zuge erfährt man dann schlimmstenfalls noch von den üblichen 90 Tagen Zahlungsziel des Kunden.

Über die Dauer von fast neun Monaten hat die Agentur hier Leistungen für den Kunden erbracht und auch das Risiko eines Zahlungsausfalls getragen.

Dabei ist es leicht, dem entgegenzuwirken. In der Regel ist es gar nicht die Absicht eures Kunden, euch lange hinzuhalten oder eure Mittel als erweiterten Dispositionskredit zu nutzen. Wenn jedoch eure Agentur keinen konkreten Plan vorschlägt, wird das Angebot die Leistungen "auszulegen" sicher dankend angenommen.

a) Kampagnen und grosse Projekte unterteilen

Auch wenn ein Kunde möglicherweise nur ein Kostenvoranschlags-Dokument haben möchte: Fast alles über 10.000 EUR kann aufgeteit werden. Euer Kostenvoranschlag erzählt ja bereits eine Geschichte. Unterteilt sie in Kapitel (Milestones) und vereinbart von vornherein, dass diese Kapitel einzeln - also vor Gesamt-Projektabschluss - abgerechnet werden können.

b) Mehrere Akonto-Rechnungen vereinbaren

Vereinbart auch bei kleineren Beträgen eine - oder noch besser - mehrere Teilzahlungen in Form von Aktonorechnungen.

Beispielsweise kann ein Kostenvoranschlag über 30.000 EUR zu 33 % bei Freigabe, weitere 33% bei Lieferung eines bestimmten Milestones und 33% am Schluss abgerechnet werden. Macht Ihr das mit allen Kunden, erhaltet Ihr einen konstanten Cash-Flow und überbrückt ggf. Liquiditätsengpässe.

In der Agenturverwaltung lassen sich Akonto-Rechnungen mit einem Klick aus einem Kostenvoranschlag erzeugen. Wird später die Schlussrechnung gestellt, werden zuvor erzeugte Akonto-Rechnungen zum Abzug gebracht. Das vermeidet Fehler und erhöht die Transparenz für den Kunden.

c) Zahlungsziele festlegen

Bei Neukunden sollten neben den Preisen für eure Leistungen auch - ganz wichtig - die Zahlungsziele vorab definiert werden. Eine Akonto-Rechnung nach Freigabe nützt euch wenig, wenn Ihr dann 3 Monate auf Zahlungseingang wartet. Bei Konzern-Kunden sind solche Zahlungsziele manchmal unvermeidbar aber fast immer gibt es mehr Verhandlungsspielraum als man denkt, in den meisten Fällen wird das Thema bei der Verhandlung jedoch nicht einmal angeschnitten.

Beim Anlegen eines neuen Etats werden in der Agenturverwaltung verhandelte Eckdaten wie Zahlungsziele oder die Dauer der Gültigkeit von Kostenvoranschlägen festgehalten. Beim Anlegen eines neuen Kunden, wird der Nutzer wie durch eine Best-Practice-Checkliste geführt.

d) Fremdleistungen als Durchläufer behandeln

Werden grössere Positionen des Kostenvoranschlags durch einen Lieferanten geliefert, kann es Sinn machen, mit dem Kunden zu vereinbaren, dass eure Agentur diese Leistungen lediglich beauftragt und die Durchführung überprüft, die Rechnung des Lieferanten aber direkt auf  den Kunden ausgestellt wird. So befreit Ihr euch einerseits  vom Zahlungsausfallrisiko, andererseits davon, die Kosten für den Kunden auszlegen. Das macht z.B. Sinn, wenn ihr von einer Media-Agentur Kontingente für euren Kunden einkauft oder eine Filmproduktion für euren Kunden beauftragt.

Die Agenturverwaltung verfügt zu diesem Zweck bei Fremdleistungen über den Kostentyp "durchlaufend". Die Lieferanten-Rechnung kann zu Dokumentationszwecken und zur Gesamtkostenübersicht im Projekt erfasst werden, verhält sich dann jedoch kostenneutral.

d) Monatlich wiederkehrende Leistungen über Pauschalen abrechnen

Handelt es sich bei eurem Kostenvoranschlag beispielsweise um ein Angebot für über ein Jahr laufende Serviceleistungen empfiehlt es sich, eine monatliche Abrechnung zu vereinbaren. Idealerweise erfolgt diese über einen Pauschalbetrag, z.B. 1/12 der Jahressumme bei einem Jahresvertrag und nicht nach dem tatsächlich entstandenen Aufwand. Bei manchen Kunden kann dieser sehr unterschiedlich ausfallen, in einigen Monaten wird extrem viel geliefert, dann wieder über Monate nichts. Mit einer Pauschale lässt sich die Liquidität der Agentur besser planen und man kann im Verlauf des Jahres absehen, ob das gelieferte Kontingent dem Angebot entspricht oder ob beispielsweise nachverhandelt werden sollte.

Die Agenturverwaltung bietet hierfür die erforderlichen monatlichen Reports auf Knopfdruck.

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