Agentur-Know-How Rechnungsstellung

Wie lassen sich wiederkehrende Leistungen schnell abrechnen?

In diesem Post erklären wir euch, wie ihr wiederkehrende Leistungen im Rahmen einer monatlichen Retainer-Vereinbarung abrechnen könnt.

Dabei gibt es grundsätzlich zwei Arten der Abrechnung wiederkehrender Leistungen:

  1. Monatliche Abrechnung nach Aufwand
  2. Pauschale monatliche Abrechnung eines Fix-Betrags

Welches Modell zur Anwendung kommt ist Verhandlungssache. Beide Abrechnungsmodelle haben Vor- und Nachteile.
Bei der pauschalen Abrechnng kann die Agentur mit einem festen Budget planen, das macht Sinn wenn die Aufwände sich einigermassen gleichmässig verteilen.
Bei der Abrechnung nach Aufwand wir es mit der Planbarkeit schon etwas komplexer, dafür kann die Agentur hohe Aufwände in einzelnen Monaten auch direkt abrechnen.

Monatliche Abrechnung nach Aufwand

Bei der monatliche Abrechnung nach Aufwand stellen wir zu Beginn eines Monats jeweils die angefallenen Leistungen des Vormonats in Rechnung.

Beispielsweise könnte die Agentur mit einem Website-Betreiber vereinbart haben, monatlich zu von ihm gelieferten Themen Webseiten-Inhalte zu erstellen. Da die Anzahl der gelieferten Themen saisonal schwankt, schwankt auch der Aufwand von Monat zu Monat.

Die Agenturverwaltung unterstützt uns bei der Abrechnung, indem sie uns im Projekt-Reporting die erfassten Agenturenleistungen und angefallenen Fremdleistungen anzeigt und wir auf Knopfdruck eine Rechnung für einen gewünschten Zeitraum erstellen können.

Im Projektreporting der Agenturverwaltung wird per Knopfdruck eine Ausgangsrechnung für den ausgewählten Reporting-Zeitraum erzeugt. Diese Rechnung kann anschliessend ggf. auch ergänzt werden.

Pauschale monatliche Abrechnung eines Fix-Betrags

Die zweite Möglichkeit ist die pauschale monatliche Abrechnung. Wurde mit dem Kunden eine wiederkehrende Pauschale vereinbart, wird jeden Monat der gleiche Betrag - z.B. ein Zwölftel der Summe des Jahresbudgets - abgerechnet

In diesem Fall kann die Rechnung monatlich entweder aus einer Vorlage oder aus der Rechnung des Vormonats in den neuen Monat kopiert werden.

Eine Ausgangsrechnung lässt sich per Knopfdruck kopieren.

Im Projekt-Report wird gegenübergestellt, welche Leistungen bisher angefallen sind und wie sie sich zu den bisher abgerechneten Pauschalen und dem vereinbarten Budget verhalten verhalten. Dabei kann der Gesamtzeitraum des Retainer-Projekts oder z.B. der aktuelle Monat betrachtet werden.

Im Projektreporting werden Budgets sowie angefallene Agentur- und Fremdleistungen auf Blick sichtbar.

Die monatliche Pauschalrechnung bezieht sich auf den Kostenvornaschlag und enthält selbst keine weiterführenden Informationen. Sie entspricht einer Abschlagsrechnung, vergleichbar mit einem monatlichen Stromkosten-Abschlag des  Elektrizitätswerks.

Die Agenturverwaltung bietet neben der automatisierten Rechnungsstellung auch eine Leistungsübersicht in Form einer Druckversion an, die so einer Pauschal-Rechnung beigelegt werden kann. Aus dieser Übersicht geht für den Kunden transparent hervor, wieviele Stunden in welcher Funktion zu welchem Preis im Abrechnungszeitraum geleistet wurden und welche Fremdleistungen (z.B. Kuriere, Reisekosten, Drucksachen etc.) angefallen sind.
Sie kann darüberhinaus auch darstellen wieviel Vertragsbudget bis dato verbraucht wurde und wieviel noch zur Verfügung steht.

Weiterführende Informationen

Welche der beiden Abrechnungsmethoden zur Anwendung kommen, sollte abhängig von Regelmäßigkeit der Aufwände zwischen Agentur und Auftraggeber vereinbart werden.

Unabhängig davon, welches der beiden vorgestellten Modelle verwendet wird, bringen Retainer-Vereinbarungen im Vergleich zum Honorarabrechnung diverse Vorteile für Agentur und Auftraggeber mit sich. Dieses findet ihr uns auf unserer Retainer-Seite: LINK