FAQ Onboarding Agentursoftware

Rechnungsnummern in der Agentursoftware

Die Agenturverwaltung erlaubt die Erstellung komplexer Rechnungsnummernmuster und kann auch auf ein bestehendes System aufsetzen und von dort an selbständig weiterzählen.

Die Agenturverwaltung stellt dabei sicher, dass
a) keine Rechnungsnummern doppelt erzeugt werden können
b) keine Rechnungsnummern fehlen.

Ausserdem erlaubt die Agentursoftware das Führen von Rechnungsnummern in sogenannten Rechnungsnummernkreisen.
Ihr könnt beispielsweise für jeden Kunden einen eigenen Rechnungsnummernkreis öffnen. So wird für den Kunden nicht aus der Rechnungsnummer erkennbar, ob und wieviele Rechnungen ihr anderen Kunden stellt. Das deutsche Steuerrecht erlaubt das führen solcher Rechnungsnummernkreise.

Sprecht uns an, wenn ihr weitergehende Fragen zu diesem Thema haben.

Empfehlung Rechnungsnummern

Uns sind im Verlauf der letzten Jahre schon etliche (mehr und oft auch weniger nützliche) Nummersysteme begegnet.
Wenn es keinen Grund dafür gibt - z.B. externe Systeme die mit den gleichen Nummern arbeiten - sollte die Nummer so einfach wie möglich gehalten werden.

Beispiel:

RG-TUI-2018-012
RG-BAB-2019-001

Die Nummern setzen sich zusammen aus
<RG-Präfix>-<Kundenkürzel>-<vierstelliges Jahr>-<dreistellige durchlaufende Zahl>

Die dreistellige durchlaufende Zahl der Rechnung beginnt zum Jahreswechsel erneut mit der 001. Sollte es in einem Jahr tatsächlich mal mehr als 999 Rechnungen an einen Kunden geben, wird die Zahl automatisch vierstellig.

Vorteile dieses Musters

  • Die Nummer ist als Dateiname - sogar auf einem Webserver - geeignet
  • Das Präfix unterscheidet zwischen Rechnung und Kostenvoranschlag
  • In einem Dateisystem sortieren sich nach Rechnungsnummer benannte Dateien automatisch nach Kunde, Jahr und durchaufender Nummer
  • Das Kundenkürzel definiert für den Kunden einen eigenen Nummernkreis

  • Rückschlüsse des Kunden auf den Agenturumsatz sind nicht möglich
  • Wenn Kundenkürzel in der Agentur etabliert sind, lässt sich leicht danach suchen