Agentur-Know-How Controlling

Frühzeitig erkennen, ob ein Projekt erfolgreich verläuft

Hinterher ist man immer schlauer. Agentur- und Fremdleistungen waren gut und mit etwas Spielraum im Kostenvoranschlag kalkuliert aber im Verlauf des Projekts wurden einige Anforderungen leicht verändert. Bei der Schlussrechnung stellt sich dann heraus, dass das Budget alles andere als ausreichend war.

Dabei gibt es Wege, schon früh zu erkennen, dass es Handlungsbedarf gibt. Wenn das Problem erkannt ist, lässt sich in den meisten Fällen etwas machen. Man kann das Gespräch mit dem Kunden suchen und nachkalkulieren oder ein Projekt mit möglichst geringen Aufwand zu Ende bringen.

Welche Indikatoren warnen mich rechtzeitig vor einer Budget-Überziehung?

a) Überlieferung nach Funktionen

Ich habe in meinem Kostenvoranschlag für die Umgestaltung und Programmierung einer Landingpage mit folgenden Funktionen kalkuliert:

4 Stunden Grafikdesign zu 100 EUR = 400 EUR
10 Stunden Programmierung zu 90 EUR = 900 EUR

Nun kann es passieren, dass auf dem Projekt in der ersten Woche 6 Stunden Grafikdesign und 2 Stunden Programmierung anfallen.
In der Summe entspricht das einem Gegenwert von 780 EUR, es verbleibt ein Budget von 520 EUR. Ein Blick auf das Gesamtprojekt ist daher nicht alarmierend. Allerdings hat der Grafiker mit 6 geleisteten Stunden bereits 50% überliefert. Aus Erfahrung ist es unwahrscheinlich, dass wir diese Volumen bei der späteren Programmierung wieder einsparen.

b) Überlieferung nach Kostenvoranschlagspositionen

Kalkuliere ich eher mit Produkten oder "Storys" würde mein Kostenvoranschlag etwa diese Positionen enthalten:

Gestaltung Landingpage Theme 400 EUR
Realisation Landingpage 900 EUR

Die Agenturverwaltung erlaubt uns, bereits bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags, bestimmte Positionen, also "Storys" für die Zeiterfassung freizugeben.
Der Grafiker kann hier also seine Zeit auf "Gestaltung Landingpage Theme" buchen, der Programmierer auf "Realisation
Landingpage".
Dadurch können wir früh im Projektverlauf erkennen, ob die angefallenen Aufwände im kalkuliertem Budget bleiben oder ob wir nachsteuern müssen.

c) Überlieferung wegen geänderter Anforderungen

Wir arbeiten heute alle in mehr oder weniger agilen Umfeldern und es kommt nicht selten vor, dass sich im Verlauf eines Projekts Anforderungen ändern. Wenn sich diese Änderungen nicht in einem neuen oder zumindest aktualisierten Kostenvoranschlag wiederfinden, passiert es schnell, dass Leistungen zu neuen Teilaufgaben geliefert werden, die zuvor gar nicht kalkuliert waren. Es kann an dieser Stelle Sinn machen, den ursprünglichen Kostenvoranschlag in Teilen abzurechnen und die neuen Anforderungen in einem neuen Kostenvoranschlag zu vereinbaren.

Vier Wege einer Überlieferung vorzubeugen

Funktionsgebunden kalkulieren

Wird in einem Kostenvoranschlag mit Funktionen kalkuliert - z.B. 12 Stunden Grafikdesign, 4 Stunden Beratung -  lassen sich im Verlauf des Projekts kalkulierte und gelieferte Agenturleistungen regelmässig nach Funktionen vergleichen.
Möglicherweise sind im Projekt bisher nur 5,5 Stunden Beratung angefallen, trotzdem haben wir hier bereits überliefert.

Die Agenturverwaltung stellt im Projekt funktionsgebunden kalkulierte Leistungen mit den angefallenen Stunden der Mitarbeiter gegenüber und weist den Projektmanager auf Überschreitungen hin. Wir erkennen daher bereits früh im Projektverlauf, dass etwas nicht stimmt und können ggf. Maßnahmen ergreifen.

Gegenüberstellung von kalkulierten und angefallenen Leistungen nach Funktionen gruppiert. Hier werden wir aus zwei Gründen gewarnt. Die Funktion "PR-Beratung Reise" war gar nicht im Kostenvoranschlag kalkuliert und in der Funktion "Lektorat" wurde das kalkulierte Budget um 17% überliefert.

Möglichst kleinteilig Zeiten erfassen

Wenn das Team seine Zeiten innerhalb eines Projekts auch noch auf bestimmte Aufgaben z.B. "Übersetzung" oder "Retusche Produktbilder" erfasst, erlaubt uns das einen besseren Blick auf den Fortschritt der einzelnen Projektabschnitte.

Lieferantenrechnungen mit kalkulierten Positionen vergleichen

Bereits bei der Erfassung einer Lieferantenrechnung sollte verglichen werden, ob die kalkulierte Fremdleistungen und die Lieferantenrechnung zusammenpassen.

Die Agenturverwaltung erlaubt bereits beim Erfassen eines Lieferantenbelegs die Zuordnung zur entsprechenden Kostenvoranschlagsposition. Dadurch ist im Projekt immer ersichtlich
a) welche Fremdleistungen bereits an uns berechnet wurden,
b) welche davon wann und in welcher Rechnung an den Kunden abgerechnet wurden und
c) ob der kalkulierte Wert mit dem tatsächlich berechneten Betrag des Lieferanten korrespondiert.

Reserve bei der Auftragsvergabe einplanen

Beim Kalkulieren bereits konkrete Angebote und die entsprechenden Preise von Lieferanten vorliegen zu haben, ist essentiell. Trotzdem sollten diese Preise mit einer "Rerserve" an den Kunden weitergegeben werden. Möglicherweise kann der Lieferant den Preis nicht halten, muss nachkalkulieren oder den angebotenen Preis erhöhen, weil sich das Projekt verzögert hat und die geplanten Ressourcen nun nicht mehr zum angebotenen Preis bereit stehen. Üblich ist beispielsweise ein Hinweis in der Fußzeile, dass die angebotenen Lieferantenpreise um +/- 10% schwanken können. Auch ist es wichtig, darauf zu achten, was der Lieferant in seinem Angebot angegeben hat, diese Information sollte sich auch in unserem Kostenvoranschlag wiederfinden.

Projekt in kleine Abschnitte unterteilen

Wir empfehlen fast immer die Unterteilung von Projekten, da sie sich einerseits schneller und einfacher abrechnen lassen und andererseits viel einfacher zu erkennen ist, ob wir ein Budget überschreiten.

Ist in einem Kostenvoranschlag beispielsweise eine ganze Kampagne definiert
- z.B. die Erstellung von Key-Visuals, Content-Erstellung für die Webseite, zwei Erklärfilme und ein Flyer - so wird es schwer, die Effizienz der einzelnen Kampagnenteile wie z. B. "Key-Visuals" oder "Erklärfilm 1"  zu prüfen.

Die Agenturverwaltung unterstützt in solchen Fällen das Konzept der "Etats". Das sind Gruppen von Projekten innerhalb eines Kunden. Diese Etats erlauben eine Sichtweise auf den Erfolg der gesamten Kampagne während die Projekte uns Kontrolle über die einzelnen Kampagnenteile geben.

Ansicht eines Projekt-Reports in der Agenturverwaltung. In diesem Beispiel haben wir 75% des Budgets für Agenturleistungen (aubergine) und Fremdleistungen (koralle) verbraucht.

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