Agentur-Know-How Controlling

Frühzeitig erkennen ob ein Projekt erfolgreich verläuft

Hinterher ist man immer schlauer. Agentur- und Fremdleistungen waren gut und mit etwas Spielraum im Kostenvoranschlag kalkuliert, aber im Verlauf des Projekts wurde einige Anforderungen leicht umgestellt. Bei der Schlussrechnung stellt sich dann heraus, dass das Budget alles andere als ausreichend war.

Dabei gibt es Wege, schon früh zu erkennen, dass es Handlungsbedarf gibt. Wenn das Problem erkannt ist, lässt sich in den meisten Fällen etwas machen. Man kann das Gespräch mit dem Kunden suchen und nachkalkulieren oder ein Projekt mit möglichst geringen Aufwand zu Ende bringen.

Welche Indikatoren warnen mich rechtzeitig vor einer Budget-Überziehung?

a) Überlieferung nach Funktionen

Habe ich in meinem Kostenvoranschlag für die Gestaltung und Programmierung einer Landingpage mit Funktionen kalkuliert, ...

4 Stunden Grafikdesign zu 100 EUR = 400 EUR
10 Stunden Programmierung zu 90 EUR = 900 EUR

... kann es passieren dass auf dem Projekt in der ersten Woche 6 Stunden Grafikdesign und 2 Stunden Programmierung anfallen.
In der Summe entspricht das einem Gegenwert von 780 EUR, es verbleibt ein Budget von 520 EUR. Alles scheint gut auszusehen, der hat jedoch Grafiker bereits 50% überliefert. Es ist unwahrscheinlich, dass wir diese Volumen bei der späteren Programmierung  wieder einsparen.

b) Überlieferung nach Kostenvoranschlagspositionen

Kalkuliere ich eher mit Produkten oder "Storys" würde mein Kostenvoranschlag etwa diese Positionen enthalten:

Gestaltung Landingpage Theme 400 EUR
Realisation Landingpage 900 EUR

Die Agentuverwaltung erlaubt uns bereits bei der Erstellung eines Kostenvoranschlags, bestimmte Positionen, also "Storys" für die Zeiterfassung freizugeben.
Der Grafiker kann hier also seine Zeit auf "Gestaltung Landingpage" buchen, der Programmierer auf "Realisation".
Wir können früh im Projekverlauf erkennen ob die angefallenen Aufwände im kalkuliertem Budget bleiben oder ob wir nachsteuern müssen.

c) Überlieferung wegen geänderter Anforderungen

Wir arbeiten heute alle in mehr oder weniger agilem Umfeld und es kommt nicht selten vor dass im Verlauf eines Projekts Anforderungen geändert werden. Wenn sich diese Änderungen nicht in einem neuen oder zumindest aktualisierten Kostenvoranschlag wiederfinden passiert es schnell dass Leistungen zu neuen Teilaufgaben geliefert werden die zuvor gar nicht kalkuliert waren. Es kann an dieser Stelle Sinn, machen den ursprünglichen Kostenvoranschlag in Teilen abzurechnen und die neuen Anforderungen in einem neuen Kostenvoranschlag zu vereinbaren.

Vier Wege einer Überlieferung vorzubeugen

Funktionsgebunden kalkulieren

Wird in einem Kostenvoranschlag mit Funktionen kalkuliert - z.B. 12 Stunden Grafikdesign, 4 Stunden Beratung -  lassen sich im Verlauf des Projekts kalkulierte und gelieferte Agenturleistungen regelmässig nach Funktionen vergleichen.
Möglicherweise sind im Projekt bisher nur 5,5 Stunden Beratung angefallen, trotzdem haben wir hier bereits überliefert.

Die Agenturverwaltung stellt im Projekt funktionsgebunden kalkulierte Leistungen mit den angefallenen Stunden der Mitarbeiter gegenüber und weist den Projektmanager auf Überschreitungen hin. Wir erkennen daher bereits früh im Projektverlauf dass etwas nicht stimmt und können ggf. Massnahmen einleiten.

Gegenüberstellung von kalkulierten und angefallenen Leistungen nach Funktionen gruppiert. Hier werden wir aus zwei Gründen gewarnt. Die Funktion "PR-Beratung Reise" war gar nicht im Kostenvoranschlag kalkuliert und in der Funktion "Lektorat" wurde das kalkulierte Budget um ein Sechstel überliefert.

Möglichst kleinteilig Zeiten erfassen

Wenn das Team seine Zeiten innerhalb eines Projekts auch noch auf bestimmten Aufgaben z.B. "Übersetzung" oder "Retusche Produktbilder" erfasst, erlaubt uns das einen besseren Blick auf den Erfolg der einzelnen Projektabschnitte.

Lieferantenrechnungen mit kalkulierten Positionen vergleichen

Bereits bei der Erfassung einer Lieferantenrechnung sollte verglichen werden ob die kalkulierte Fremdleistungen und die Lieferantenrechnung zusammen passen.

Die Agenturverwaltung erlaubt bereits beim Erfassen eines Lieferantenbelegs die Zuordnung zur entsprechenden Kostenvoranschlagsposition. Dadurch ist im Projekt immer ersichtlich
a) welche Fremdleistungen bereits an uns berechnet wurden,
b) welche davon wann und in welcher Rechnung  an den Kunden abgerechnet wurden und
c) ob der kalkulierte Wert mit dem tatsächlich berechneten Betrag des Lieferanten korrespondiert.

Margen bei der Auftragsvergabe einplanen

Beim Kalkulieren bereits Preise von Lieferanten vorliegen zu haben, ist essentiell. Trotzdem sollten diese Preise mit einer Marge an unseren Kunden weitergegeben werden. Möglicherweise kann der Lieferant den Preis nicht halten, muss nachkalkulieren oder den angebotenen Preis erhöhen weil sich das Projekt verzögert hat und die geplanten Ressourcen nun nicht mehr zum angebotenen Kurs bereit stehen.

Projekt in kleinere Abschnitte unterteilen

Wir empfehlen fast immer die Unterteilung von Projekten da sie sich eineseits schneller und einfacher abrechnen lassen und andererseits viel einfacher zu erkenn ist ob wir ein Budget überschreiten.

Ist in einem KV beispielsweise eine ganze Kampagne definiert - z.B. die Erstellung von Key-Visuals, Content-Erstellung für die Webseite, zwei Erklärfilme und ein Flyer, so wird es schwer den Erfolg der einzelnen Kampagnenteile z.B. "Key-Visuals" oder "Erklärfilm 1" laufend zu prüfen.

Die Agenturverwaltung unterstützt für solche Fälle das Konzept der "Etats". Das sind Gruppen von Projekten innerhalb eines Kunden. Diese Etats erlauben eine Sichtweise auf den Erfolg der gesamten Kampagne während die Projekte uns Kontrolle über die einzelnen Kampagnenteile geben.

Ansicht eines Projekt-Reports in der Agenturverwaltung. In diesem Beispiel haben wir 75% des Budgets für Agenturleistungen (aubergine) und Fremdleistungen (koralle) verbraucht.