Agentursoftware

Agentursoftware oder spezialisierte Tools für verschiedene Aufgaben?

Wenn wir unsere Cloud-Software bei Agenturen einführen treffen wir oft schon etablierte Systeme, z.B. für Zeiterfassung oder Buchhaltung an.

Klar, wer eine Agentur gründet kümmert sich nicht im ersten Schritt um eine Verwaltungssoftware. Mit der Zeit entsteht ein ganzes Biotop aus Systemen: Zeiterfassung hier, Excel-Listen da, eine Buchhaltungssoftware, Kanban Board, Google Drive, Slack usw.

All diese Systeme sprechen - wenn überhaupt - über APIs miteinander. In der Realität fällt die Integration aber meist dürftig aus oder erfordert die Programmierung von Workarounds die dann wieder nur von Experten umgesetzt werden kann.

Viele Daten müssen in solchen Szenarien doppelt in verschiedenen Systemen erfasst werden. Das macht nicht nur Arbeit sondern ist auch fehleranfällig.

Die Agenturverwaltung ist ein System, das viele dieser (teilweise kostenintensiven) Komponenten ablöst und alle Daten miteinander verbindet.

Wenn beispielsweise ein Kostenvoranschlag in einem System bereits angelegt wurde, warum sollte dieser nicht die Grundlage für Controlling und Forecasting sein? Warum sollte man das Budget in einem anderen System erneut definieren?

Mehrfacheingaben vermeiden

Die Agenturverwaltung ist eine Software die den gesamten Ablauf eines Geschäfts - vom Lead, über die Angebotserstellung, die Projektabwicklung bis hin zur Abrechnung - begleitet. Dokumente wie Lieferantenrechnungen oder Kostenvoranschläge werden nur einmal angefasst. Alle Daten laufen nachvollziehbar im System zusammen. Das spart nicht nur Nerven, dabei werden auch Fehler vermieden. Durch Automation bleibt immer transparent, wann eine Lieferantenrechnung einging, wie sie zuvor kalkuliert und wo sie später abgerechnet wurde, obwohl sie nur ein einziges Mal beim Rechnungseingang verbucht wurde.

Kollaboration vereinfachen

Agentursoftware vereinfacht die Dokumentation von Prozessen, da diese in vielen Fällen automatisiert verläuft. Dadurch wird die Kollaboration im Team stark vereinfacht. Ein Projektmanager muss dann nicht mehr rätseln, ob ein KV nun freigegeben war oder welcher Teil davon bereits wann und wie abgerechnet wurde.
Benachrichtigungssysteme weisen Mitarbeiter darauf hin, dass z.B. ein Urlaubsantrag genehmigt wurde, eine Lieferantenrechnung einem Projekt zugordnet werden soll, oder ein Projekt dabei ist den Budgetrahmen zu sprengen. Diese ereignisgetriebene Arbeitsweise kann u.U. sogar wöchentliche Team-Meetings erübrigen.

Kennzahlen über alle Systeme hinweg auswerten

Sind also Budgets z.B. aus Kostenvoranschlägen, die Arbeitszeiten des Teams und angefallene Lieferantenrechnungen bereits im System erfasst, erlaubt die Auswertung dieser Daten dann auch glaubhafte - weil vollständige - Einblicke in die Projekthistorie - Was habe ich geliefert und was hatten wir kalkuliert? - und kann sogar einen Ausblick in die Zukunft geben - Welches Budget muss ich noch für kommende Lieferantenrechnungen zurückhalten, wieviele Tage wird das Team übernächsten Monat ausgelastet sein, reicht das um die Fixkosten der Agentur zu decken?

Was sind eure Erfahrungen?

Nutzt ihr viele verschiedene Applikationen? Lasst uns wissen wie ihr damit zurecht kommt: info@dieagenturverwaltung.de